配送作业管理 订单管理

订单确认—订单形态确认（4）
• 在接受订货业务上，表现为具有多种订单的交易形 态，应对不同的客户采取不同的交易及处理方式。
– 合约式交易订单
» 交易形态：与客户签订配送契约的交易订单，如签 订某期间内定时配送某数量的商品。见： PST020114合约式交易订单交易形态 » 处理方式：在约定的送货日，将配送资料输入系统 处理以便出货配送；或一开始便输入合约内容中的 订货资料并设定各批次送货时间，以便在约定日期 系统自动产生所需的订单资料。 » 见：PSD020107合约式交易订单处理方式
订单处理类型
• 从订单处理的类型来看，有工业订单 处理、零售订单处理和消费者订单处 理三种主要类型。 • PST020102零售订单处理 • PST020106零售订单格式1 • PST020107零售订单格式2
订单处理类型
• 从订单处理的类型来看，有工业订单 处理、零售订单处理和消费者订单处 理三种主要类型。 • PST020103消费者订单处理 • PST020108消费者订单格式1 • PST020109消费者订单格式2
批次分配—按配送区域储径划分
• 按车辆需求划分
– 若配送商品需要特殊的配送车辆(如低温车、冷 冻车、冷藏车)或由于客户所在地、下货特性等 需要特殊配送车辆，可汇总合并一起处理。见：
PST020122按车辆需求划分批次
存货分配—存货不足的异动处理
• 若现有存货数量无法满足客户需求，且客户又不愿 接受替代品时，则依据客户意愿与公司政策来规定 对应方式。
• 见：PSD020118单一订单分配
存货分配—批次分配
• 批次分配
– 输入所有的订单资料后，一次分配库存。
• 见：PSD020119批次分配
批次分配—按接单时序划分
• 按接单时序划分
– 将整个接单时段划分为几个合理区段。若一天有 多个配送批次，可配合配送批次将订单按接单先 后顺序分为几个批次来处理。
订单确认—客户信用的确认
• 客户信用的确认 • 见：PSS020102客户信用确认、PST020112 接单系统核查客户信用状况
– 输入客户代号或客户名称 – 输入订购项目资料 – 原则上，客户信用的查核由销售部门负责，但有 时销售部门往往为了获取订单并不太重视这项查 核工作，因而也有些公司授权运销部门负责查核 客户的信用问题。运销部门一旦发现客户的信用 有问题，则将订单送回销售部门再查核或退回订 单。
存货分配—存货查询
• 存货查询的目的在于确认库存是否能满足客 户需求。存货资料一般包括品项名称、号码、 产品描述、库存量、已分配存货、有效存货 及期望进货时间。
• 见：PST020118存货查询图
存货分配—单一订单分配
• 订单资料输入系统，确认无误后，最主要的处理业 务在于如何对大量的订货资料进行最有效的分类、 调拨，以便后续物流作业的顺利进行。 • 存货分配模式可分为单一订单分配及批次分配两种。 • 单一订单分配 – 这种情况多为线上即时分配，即在输入订单资料 时，就将存货分配给订单。
• 见：PSD020115订货簿或货架标签配合 手持终端机及扫描器
电子订货—销售时点系统
• 客户若有POS收银机，则可在商品库存档里设定安 全库存量，每进行一笔商品销售业务，计算机会自 动扣除该商品库存，当库存低于安全存量时，即自 动产生订货资料，将此订货资料确认后通过电信网 络传给供应商。
• 见：PSD020116销售时点系统
设定订单号码
• 每一份订单都要有单独的订单号码。 • 原因：
– 此号码一般是由控制单位或成本单位来制 定，它除了便于计算成本外，还有利于制 造、配送等一切相关的工作。所有工作的 说明单及进度报告等都应附有此号码。
建立客户档案
• 将客户状况详细记录，不但有益于此 次交易的顺利进行，而且有益于以后 合作机会的增加。 • 见：PSQ020102 客户档案表内容
电子订货—订货簿或货架标签配合手持终端机及扫描器
• 采用电子传递方式取代传统人工书写、输入、传送 的订货方式，它将订货资料由书面资料转为电子资 料，通过通讯网络进行传送 。 • 订货人员携带订货簿及手持终端机巡视货架，若发 现商品缺货则用扫描器扫描订货簿或货架上的商品 标签，再输入订货数量，当所有订货资料皆输入完 毕后，再利用数据机将订货资料传给供应商。
第一节 订单处理作业
• 难点：
– 不同形态订单的处理方法； – 分配后存货不足的异动处理方法；
• 重点：
– 订单处理流程； – 存货分配原则；
第一节 订单处理作业
• 知识结构图
工作流程
订单处理：从接到客户订单到着 手准备拣货之间的作业阶段。
订单处理类型
• 从订单处理的类型来看，有工业订单 处理、零售订单处理和消费者订单处 理三种主要类型。 • PST020101工业订单处理 • PST020104工业订单格式1 • PST020105工业订单格式2
电子订货—订货应用系统
• 客户资讯系统里若有订单处理系统，就可将订货应 用系统产生的订货资料经转换软件转成与供应商约 定的共同格式，再在约定时间将资料传送出去。
• 见：PSD020117订货应用系统
电子订货与传统订货区别
• 电子订货方式是一种传送速度快，可靠性及 正确性高的订单处理方式，它不仅可以大幅 度提高客户服务水平，还可以有效地缩减存 货及相关成本费用，但其运作费用较为昂贵， 因此，在选择订货方式时应视具体情况而定。
• 见：PST020119按接单时序划分批次
批次分配—按配送区域储径划分
• 按配送区域储径划分
– 将同一配送区域储径的订单汇总后一起处 理。见：PST020120按配送区域储径划分批次
批次分配—按流通加工需求划分
• 按流通加工需求划分
– 将需要加工处理或需要相同流通加工处理的订单 一起处理。见：PST020121按流通加工需求划分 批次
订单确认—订单形态确认（1）
• 在接受订货业务上，表现为具有多种订单的 交易形态，应对不同的客户采取不同的交易 及处理方式。 – 一般交易订单
» 交易形态：一般的交易订单，即接单后按正常 的作业程序拣货、出货、发送、收款的订单。 » 见： PSD020102一般交易订单交易形态 » 处理方式：接单后，将资料输入订单处理系统， 按正常的订单处理程序处理，资料处理完后进 行拣货、出货、发送、收款等作业。 » 见：PSD020103一般交易订单处理方式
传统的订货方式—传真订货 • 客户将缺货资料整理成书面资料，利 用传真机发给厂商。利用传真机可快 速订货，但传送的资料常因品质不良 而增加事后的确认作业量。 • 见：PSD020112传真订货
传统的订货方式—邮寄订单 • 客户将订货表单，或订货磁片、磁带 邮寄给供应商。目前，这种方式的邮 寄效率及品质基本上已经不能满足市 场的需求。 • 见：PSD020113邮寄订单
第二章 订单管理
课程内容
• 第一节 订单处理作业 • 第二节 订单作业管理
第一节 订单处理作业
• 能力目标：
– 能正确叙述订单处理的基本概念； – 能识别订单中哪些要素需要进行确认，能掌握不 同形态订单的处理方法； – 能够利用订单处理作业流程处理订单； – 能快速、准确地建立客户档案； – 能够根据客户需求与企业实际对存货进行合理分 配；
• 订单处理分人工处理和计算机处理两 种形式。 • 目前主要采取后一种形式。
接受订货
• 接受订货是订单处理的第一步。 • 接受订货有人工处理和电子订货两种 方式。
传统的订货方式—厂商补货
• 供应商直接将商品放在车上，依次给 各订货方送货，缺多少补多少，这种 方式常用于周转率较快的商品或新上 市商品。 • 见：PSD020109厂商补货
加强订单处理过程的各项活动的管理，对企业有何影 响？
• 萨姆森-帕卡德公司是一家圣餐各种规格工 业用软管接头及阀门的企业，每天处理50份 订单，每份订单处理周期15至25天。其中， 订单处理时间为4至8天，留给生产备货的时 间为11至17天。由于订单处理时间过长，客 户经常抱怨。萨姆森-帕卡德公司通过改变 订单处理流程，减少订单处理时间，从而使 订单处理周期缩短了25%，因而使客户感到 满意。萨姆森-帕卡德公司也因此使老客户 更加依赖公司的物流服务，牢固了自己在行 业中的地位。
• 见：PSQ020103分配后存货不足异动处理说明表
订单确认—订单形态确认（3）
• 在接受订货业务上，表现为具有多种订单的 交易形态，应对不同的客户采取不同的交易 及处理方式。
– 间接交易订单
» 交易形态：客户向配送中心订货，直接由供应 商配送客户的交易订单。见： PSD020105间接 交易订单交易形态 » 处理方式：接单后，将客户的出货资料传给供 应商代配。 » 见：PSD020106间接交易订单处理方式
• 见：PSQ020101传统与电子订货比较 表
订单确认—货物数量及日期的确认
• 订单确认的主要内容包括货物数量及日期的 确认，客户信用的确认，订单形态确认，订 单价格确认，加工包装确认等。 见： PSS020101常规货物数量及日期确认 – 货物数量及日期的确认
» 送货时间有误确认 见：PST020110送货时间 有误确认 » 出货时间延迟确认 见：PST020111出货时间 延迟确认
传统的订货方式—厂商巡货，隔日送货 • 供应商派巡货人员前一天先到各客户 处巡查需要补充的货物，隔天再予以 补货。这样厂商可利用巡货人员为店 铺整理货架、贴标或提供经营管理意 见等的机会促销新产品或将自己的产 品放在占优势的货架上。 • 见：PSD020110厂商巡货，隔日送货
传统的订货方式—口头订货 • 订货人员以电话方式向厂商订货，但 因客户每天需订货的种类可能很多， 数量也不尽相同，因而错误率较高。 • 见：PSD020111口头订货
பைடு நூலகம்
订单确认—订单价格确认
• 不同的客户(批发商、零售商)、不同的 订购批量有不同的售价，因而输入价 格时系统应加以检核。 • 若输入的价格不符(输入错误或业务员 降价接受订单等)，系统应加以锁定， 以便主管审核。 • 见：PST020116价格确认流程图
订单确认—加工包装确认
• 客户订购的商品是否有特殊的包装、 分装或贴标等要求，或是有关赠品的 包装等，资料系统都需专门进行确认 和记录。 • 见：PST020117包装确认流程图
传统的订货方式—业务员跑单 • 接单业务员到各客户处推销产品，而 后将订单带回公司。 • 见：PSD020114业务员跑单
人工输入订单要求认真仔细，避 免出错，同时要求速度快。 • 不管利用何种方式订货，上述订货方 式皆需人工输入资料且经常重复输入， 并且在输入、输出之间常出现时间误 差，造成无谓的浪费。
加强订单处理过程的各项活动的管理，对企业有何影 响？
• 联邦快递公司在订单处理方面的流程是，用 条形码给每份货运单据加编号，以便能够在 运送过程中用条形码扫描器方便、快速的读 取信息，进行卸货、装货、转运发货作业活 动。 联邦快递公司采用电子订单处理系统 后，能够事先对发货路线安排、交货日期计 划以及客户提货等方面进行全面规划，这也 是联邦快递公司的核心竞争力所在。
订单确认—订单形态确认（5）
• 在接受订货业务上，表现为具有多种订单的交易形 态，应对不同的客户采取不同的交易及处理方式。
– 寄库式交易订单
» 交易形态：客户因促销、降价等市场因素先行订购 一定数量的商品，然后再视需要要求出货的订单。 见： PSD020108寄库式交易订单交易形态 » 处理方式：当客户要求配送寄库商品时，系统应查 核客户是否确实有此项寄库商品。若有，则出此项 商品，否则应加以拒绝。 » 见：PST020115寄库式交易订单处理方式
订单确认—订单形态确认（2）
• 在接受订货业务上，表现为具有多种订单的 交易形态，应对不同的客户采取不同的交易 及处理方式。
– 现销式交易订单
» 交易形态：与客户当场交易，直接给货的交易 订单。 见： PST020113现销式交易订单交易 形态 » 处理方式：订单资料输入后，因货物此时已交 给客户，所以，订单资料不再参与拣货、出货、 发送等作业，只记录交易资料即可。 » 见：PSD020104现销式交易订单处理方式