文书档案整理方案

文书档案整理方案
一、采用标准：
《归档文件整理规则》DA/T22-2000
二、整理步骤及方法
㈠装订
使用不锈钢装订针将归档文件按件进行装订。

页数在三张以下的可采用化学浆糊进行粘贴。

㈡分类
采用“问题－年度－保管期限”复式分类法
⒈分问题
将归档文件按文件内容进行分类，院机关综合档案分为党务、行政、业务三个类。

⒉分年度
将归档文件按形成年度（即文件落款时间中的年度）进行分类。

⒊分保管期限
将归档文件按我院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，将同一年度的归档文件按永久、30年、10年进行分类。

㈢排列
将同一问题、同一年度、同一保管期限内的归档文件，先将同一事由的文件集中，再将同一事由的文件按文件形成时间和文件逻辑关系进
行排列，最后将不同事由的文件按不同事由形成时间的先后顺序、事由的重要程度等方法进行排列。

㈣盖归档章
在每件归档文件首页上方的空白处（一般以中间为宜）盖归档章。

例：
（归档章式样）
㈤编号
在归档章中填写有关档号，
例：
××2008 1
行政30年
以上图为例说明如下：
⒈“××”为全宗号，即贵州科学院的代号。

⒉“2008”表示文件形成年度。

⒊“综合”表示归档文件的类别（问题），如归档文件分类为指导类，则填写为“指导”。

⒋“30年”表示归档文件的保管期限。

⒌“1”表示归档文件的室编件号，即归档文件在最低一级类目下（即同一问题、同一年度、同一保管期限内的归档文件）的排列顺序号。

㈥编目
归档文件根据分类方案和排列顺序编制归档文件目录（录入泰坦档案软件超越2000归档文件管理模块）
⒈件号：填写归档章第一行第三个空格处标注的件号（在编号时按1、
2、3……10、11、12……100、101……的方法填写，而此时录入时须将件号保持一致位数，即录入001、002、003……010、011、012……100、101……）。

⒉责任者：文件的发文单位（即落款盖章单位）。

⒊文号：完整的填写文件编号（含发文单位代字、年度、发文顺序号）。

⒋题名：填写文件标题（含文件内容与文种）
⒌日期：文件的落款时间，以8位阿拉伯数字标注，如20080701表示2008年7月1日。

⒍页数：每件归档文件的页数，文件中有图文的页面为一页。

⒎备注：文件需要说明的情况，一般填写密级。

归档文件目录按类别（问题）、年度、保管期限分开后加归档文件目录封面后用不锈钢订书针进行装订。

㈦装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同类别（问题）、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

㈧填写卷内备考表
⒈盒内文件情况说明：填写档案盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。

⒉整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

⒊检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

⒋日期：归档文件整理完毕的日期。

㈨盖立档单位章
在档案盒正面上方中央加盖立档单位横排印章。

㈩填写档案盒脊背
⒈全宗号：立归单位的代号，即：贵州科学院在档案局申请的代号。

⒉年度：填写盒内文件形成的年度。

以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。

⒊保管期限：填写盒内文件的保管期限。

⒋机构（问题）：填写盒内文件的类别（问题），如“综合”。

⒌起止件号（室）：填写盒内文件的起止件号。

⒍起止件号（馆）：不填。

⒎盒号：不填。