内部财务管理手册

内部财务管理手册
第一章会计基础工作规范
第一条为了适应公司发展需要，使公司资金做到合理有效运用，规范公司财务行为，加强公司内部财务管理和会计核算工作，规范公司内部财务活动，根据《企业财务通则》、《商品流通公司会计制度》，结合本公司特点和管理工作要求，特制定本规范。

第二条本规范遵循国家法律、法规的规定，是根据公司管理制度、发展目标和管理要求，结合公司实际情况的细化。

第三条本公司实行统一核算制，各部门、各门店为公司内部的非独立核算单位，负责本部门、本门店的经营管理。

第四条公司设立财务管理部，负责全公司的会计核算、财务管理工作，具体职责可分为：
1、财务管理与会计制度的研究、设计。

2、年度预算的拟订、执行、汇编、分析。

3、会计凭证的审核、编号、装订及保管事项。

4、会计帐册的整理、处理及保管。

5、税务会计事项的处理。

6、成本、费用的计算及分析。

7、帐目及存货的盘查。

8、应收帐款的整理及催款事项。

9、资金的筹措、经营、调度。

10、现金、票据、有价证券的保管，银行存款的调度。

11、现金的出纳、票据的签发及记录。

12、各项资金、津贴的核发。

13、财务报表、会计报表、分析与呈报。

14、对财务核算电算化及电脑系统作业管理，以保证会计信息及时性、准确性、安全性。

15、发票管理。

16、门店会计作业管理和指导。

17、内部审核。

18、其它有关财务、会计、出纳事项的办理。

19、总经理室临时交办事项的办理。

第五条本公司会计年度以公历年度，即1月1日起至12月31日止。

第六条会计凭证、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。

第七条各部门办理事务必须填制或取得原始凭证，并及时送交财务。

从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位公章。

从个人处取得的原始凭证，必须盖有填制人的签字。

自制原始凭证必须有经办人签字。

购买实物的原始凭证，必须有验收证明。

第八条财务人员根据审核的原始凭证编制记帐凭证。

记帐凭证的内容必须具备：填制凭证的日期、凭证编号、业务内容、会计科目、金额、所附单据张数、会计签名，在收款和付款记帐凭证上出纳必须签字。

记帐凭证应连续编号。

记帐凭证可根据一张或若干张原始凭证填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记帐凭证上。

除结帐和更正错误的记帐凭证可以不附原始凭证外，其他记帐凭证必须附原始凭证。

第九条财务工作人员应当会同有关部门定期进行财务清查，保持帐簿记录与实物、款项相符。

第十条财务工作人员应据帐簿记录编制会计报表报总经理，并送有关部门。

会计报表包括：资产负债表、损益表、现金收支日报表、费用明细表等，其中资产负债表、损益表、费用明细表每月上报一次，现金收支日报表每日上报，并须有填制会计签名。

第十一条财务工作人员对本公司实行会计监督。

财务工作人员对不真实、不合格的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。

第十二条财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理或主管副总经理书面报告，并请求查明原因，作出处理。

财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。

第十三条财务工作人员应当建立内部稽制度。

出纳人员不得兼稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。

第十四条财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。

财务工作人员办理交接手续，必须列出移交清单，接交人员按移交清单逐项核对点收。

1、现金、有价证券要与会计帐簿记录保持一致，不一致时，移交人员必须限期查清，若查不清，移交人赔偿。

2、会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。

如有短缺，必须查清原因，并在移交清单中注明，由移交人负责。

3、银行存款帐户余额要与银行对帐单核对，如不一致，应当编制银行存款调节表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细帐户余额要与总帐有关帐户余额核对相符。

4、移交人员经管的各种票据、印章和其他实物，必须交接清楚。

对未了事项和遗留问题，应写出书面材料。

凡在电脑系统中操作的要对其数据在实际操作状态下进行交接。

5、会计人员交接必须有监交人。

一般会计人员交接由会计部门经理指定人员监交，部门经理交接由总经理指定人员监交。

6、交接完毕，交接双方应在移交清单上签名。

移交清单一式三份，移交双方各执一份，存档一份。

第十五条会计档案管理
1、凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。

2、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明起止年、月份、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章，由总经理指定专人归档保存。

3、会计报表应分月、季、年报按时归档，由总经理指定专人归档保管。

4、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。

第十六条出现下列情况之一的，财务人员应予以解聘：
1、违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；
2、拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；
3、伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；
4、利用职务便利，非法占有或虚报昌领、骗取公司财物的；
5、弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；
6、在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；
7、有其他渎职行为和严重错误，应当予辞退的。

第二章货币资金管理制度
本制度所指货币资金，指公司所有的库存现金、银行存款、存折（卡）款及返利卡。

第一条现金管理制度
1、现金使用范围
⑴职工工资、津贴、奖金的；
⑵支付给个人的劳动报酬；
⑶出差人员差旅费支出；
⑷结算起点以下的零星开支（人民币1000元以下，结算规定的调整由总经理确定）；
⑸总经理批准的其他开支。

除上述规定外，确需支付现金的，经会计审核，总经理批准后支付现金。

2、现金使用规定
⑴ 必须凭公司规定的符合手续的合法凭证收支现金，禁止白条抵库；对违反规定的单据，现金出纳有权力拒绝支付；
⑵ 不得坐支现金，因特殊情况确需坐支的，应事先报总经理批准；
⑶ 不准私事借支公款；
⑷ 现金出纳支付现金后，收款人必须在相关单据上签字确认；
⑸ 现金出纳收到的每一笔现金，无论金额大小，都必须开具现金收据；
⑹ 现金收据中必须注明以下要素：缴款人或单位、缴款日期、金额（大小写必须一致）、缴款内容、缴款人签名、现金出纳签名等；
3、现金核算与盘点
⑴ 现金出纳应当逐笔记摘“现金日记帐”。

⑵ 每日业务终了，应及时结出现金余额，并按面值分别清点其数量，盘出实存现金，与现金账核对无误，做到日清月结；
⑶ 现金日记账与现金总账应由现金出纳定期核对，至少每月一次，做到帐帐相符。

⑷ 现金出纳每日10点之前将前日现金状况按收支项目编制现金日报表，报送财务经理和总经理；
⑸ 财务负责人有权力不定期且至少每月一次对现金进行抽盘。

对现金盘点发现的盘盈、盘亏应查明原因及时进行处理。

如果经查明盘盈属于记账错误、丢失单据等，应及时更正错账或补办手续，如属少付他人则应查明退还原主，如果确实无法退还，应经过一定审批手续可以作为公司收益处理。

对于盘亏如查明属于记账错误应及时更正错账，如果属于出纳会计工作疏忽或业务水平问题，应按规定由过失人赔偿。

4、妥善保管保险柜钥匙、密码，确保资金安全。

第二条银行存款管理制度
1、银行开户及结算规定
⑴ 除总公司规定的基本账户和结算账户之外，不得另行开设账户。

确属需要的，需报总经理核准；
⑵ 公司银行账户不得出租、出借给外单位使用；
2、银行存款的核算与核对
⑴ 依据经会计人员审核，符合公司支付规定的原始凭证作为银行存款支付依据。

同时按原始凭证逐笔序时登记银行存款流水账。

⑵ 每日业务终了，银行出纳人员应及时结出银行存款流水账余额。

⑶ 银行出纳应每日下午下班前，核对公司所有银行帐户余额。

若与银行存款流水帐余额有差异，应立即核对查明原因，不允许将带有问题的余额转入第二天；
⑷ 银行存款流水账、日记账与银行存款总账定期核对，至少每月一次，做到帐帐相符。

⑸ 每月初，银行出纳人员应及时到银行索取银行对账单，编制银行存款余额调节表。

银行存款余额调节表由会计主管人员负责核对，核对完毕报送财务负责人一份。

3、单据的填写要求：
⑴ 填写单据必须用黑色钢笔或水笔填写；
⑵ 票据的出票日期必须使用中文大写；
⑶结算凭证上的日期可以使用小写填写；
⑷ 人民币大写书写标准：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、整；
⑸ 不得涂写和折叠票据，大写金额应紧接“人民币”后填写，小写金额前应加填￥符号；
4、受理支票应注意事项：
⑴ 出票人签章是否符合规定，大小写金额是否一致；
⑵ 对收到的支票，银行出纳应及时到银行进行进帐，以确保能安全收汇。

第三条支票管理制度
公司支票分为现金支票和转帐支票两种。

在使用支票时，应注意以下几点要求：
⑴ 银行出纳签发支票，必须经结算会计和财务负责人同意，支票填写要素必须齐全；
⑵ 不得签发空头支票、远期支票，如开空头支票罚款应由出纳自己承担。

不得出租、出借支票或将支票转让给其他单位、个人使用；不得将支票交给销货单位代为签发；
⑶ 公司收到转帐支票，经审核无误后，及时填制进帐单根据情况送缴开户银行或出票人开户行办理托收。

资金未进帐，不得发货。

⑷ 建立支票登记簿，填制人在支票登记部上签字备查，支票使用后应及时清理，超过期限应及时核对和清查。

⑸ 银行出纳会计应妥善保管未签发的支票及已签发的支票存根。

第四条印鉴管理规定
1、印鉴必须分处分专人保管，不可一人同时保管使用。

一般情况，法人章由财务主管保管，印鉴及相关票据由出纳保管，出纳付出结算票据，必须由财务主管审核后加盖法人章。

2、上班时间，印鉴必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁。

下班时印鉴必须放入保险柜中，不得随意摆放。

3、印鉴外借必须经总经理同意，进行登记，注明用途。

4、印鉴必须由总经理批准后方可刻制。

5、对于各类对帐结果和财务证明必须经总经理同意后才能加盖。

6、银行印鉴签应存放在保险柜。

第五条存折似同银行存款管理。

第六条返利卡由总经理指定财务人员单独管理，应设置“返利卡发放、缴销登记簿”，发放时按号码登记，并由现金出纳统一管理，返利卡销售收回现金应单独记帐。

门店收回返利卡似同现金结算，现金出纳应按券别分别清点其数量，交返利卡管理人员，返利卡管理人员应逐张进行缴销。

返利卡销售帐务处理：
销售时：借：现金
贷：预收帐款——返利卡
收回时：借：预帐货款——返利卡
贷：商品销售收入——**店
应交税金——增值税——销项税
第七条备用金借款的管理规定
1、使用备用金的对象、用途和金额限制
额使用备用金的对象用途限制金额
门店收银收银找零周转使用800~1000元/人
门店财务主管临时急需费用类支出使用5000~30000元/店
行政采购零星采购需要使用提出预算，由总经理核批
商品类采购商品采购需要使用提出预算，由总经理核批
其他临时业务其他支出频繁等原因需要备用金的
人员
总经理特批
2、申请审批及归还手续：
借款人根据公司规定或计划填写“借款单”申请签名——部门经理审核——总经理批准——财务主管审核——出纳审核付款
注：会计核算设置科目：“其他应收款---备用金---部门/**人”；
借款时：借：其他应收款---备用金---部门/**人
贷：现金
借款人归还现款或以报销费用抵冲：
借：现金
库存商品（或费用）
贷：其他应收款---备用金---部门/XX人
3、备用金管理
⑴ 依据工作需要、管理需要原则，备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围由总经理批准可进行调整；
⑵ 备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借他人；
⑶ 备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反映；
⑷ 因人员调动或离职等原因造成备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还二条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。

⑸ 公司财务部必须不定期且至少每月一次对门店财务主管备用金进行实地盘点，门店财务主管必须定期对收银备用金进行实地盘点，作好盘点记录。

⑹ 除公司规定的门店使用的固定性备用金外，商品采购不得超过回公司后3天内，行政采购和其他均不得超过7天。

4、处罚条例
⑴ 财务部未经批准私自扩大备用金使用范围或备用金限额的，视情节轻重对财务部主管处___元以上罚款。

⑵ 出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名。

⑶ 出纳、门店财务主管无任何手续或白条抵库，私自借款的，一律除名。

⑷ 到期备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣罚___元。

⑸ 财务部主管负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；对于备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；盘点盈余，交分公司财务部作挂账处理，无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。

⑹ 备用金超过归定时间不归还，每逾期一天按3‰计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经部门经理证明，总经理批准后免于罚息。

⑺ 若借款人拒不归还情况下（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。

⑻ 借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人力资源部承担借款损失。

第八条门店销售款管理规定
1、门店一律不得欠款销售，必须收到全款后打出销售小票，门店任何人员无权指示收银违规操作。

注：欠款销售包括收取部分货款即开票发货，送货到家后再收取余款。

2、门店可以预收定金，开出“提货卡”，当日结帐时将收取“提货卡”的现金交公司财务，公司财务按“返利卡”销售管理。

3、每日收银员交接班或营业终了，后台打印收银员收款日报表，收银员将现金及返利卡、提货卡、信用卡结算单一并交门店财务负责人，收银员必须保证当日收到的
现金与当日收银日报一致。

收银员交清销售款后，将留存备用金交门店财务负责人统一保管。

门店财务负责人必须妥善保管保险柜钥匙、密码，确保资金安全。

4、除县城门店在公司规定的范畴内，可坐支销售款外，其余各门店一律不得擅自动用销售款。

5、门店如遇特殊情况需动用销售款的，经办人必须经门店店长和主管副总签字，并由总经理审批。

6、门店店长不得干涉财务人员（含帐务处理人员）按财务规定执行的工作内容，门店财务的职能管理部门为财务部，门店店长和其他人员不得指使财务人员违规操作，对于门店店长和其他人员的违规指令，财务人员有权拒绝执行。

7、门店店长必须配合财务人员按规定进行工作，排除其他人员对财务人员工作的干扰和不正当指令。

8、处罚条例
⑴ 在公司准许范围外借支动用销售款的、收银人员白条抵库的，借支动用人和收银一律作除名处理。

⑵ 对违规行为，门店财务主管隐瞒不报的，处以100元以上罚款。

造成公司损失的，一律作除名处理。

⑶ 财务部经理不加强制度执行，对违规操作不作处理的，由财务副总视情节严重进行处罚和处理。

⑷ 财务副总不加强制度执行、监控不严，对违规操作不作处理的，由总经理视情节严重进行处罚和处理。

9、银行卡风险防范
随着银行卡的普及，刷卡消费的比例在大幅度上升。

银行卡的风险也逐步显现，伪造银行卡成为一种新的犯罪手段。

为防范银行卡的风险，要求各门店收银人员规范银行卡操作，必须核对签购单与银行卡的卡号，核对签名。

收银员不得将POS机交于他人操作，如有银行或银联人员维修维护POS机，必须要求其出示证件或与分管门店管理的负责人联系。

第三章费用管理制度
第一条为有效的降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度。

1、公司费用实行分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条块管理模式。

这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用。

2、各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。

第二条费用报销基本要求及原则
1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。

2、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。

3、各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必须齐全。

4、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。

5、出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合公司制度的原始票据及越权审批的费用和支出一律不得报支，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡不符合规范报支的，按报支额的15%处以罚款。

6、各种原始凭证由所属费用项目的部门审核并呈报审批，门店费用一律由门店财务主管初审，门店店长签字后方可呈报总部审批，否则总部不予审批。

7、各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。

8、对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐规定进行报支。

第三条费用开支审批程序
1、公司各部门应根据工作需要，事先拟订费用支出计划，报总经理同意签批后，交财务部备案，审批流程不完整的财务不于受理。

2、计划内费用报销程序经办人签字——部门经理或门店店长审核签字——财务主管审核是否超预算并填制付款凭证等（对大额支出及超预算部分由总经理审批）——出纳检查单据后付款。

3、所有费用开支，若总经理不在，需经电话请示总经理后，方可予以开支，待总经理回到公司再予补签；
第四条费用开支管理
1、人工费用管理
⑴ 人工费用包括所有人员基本工资、工龄工资、各种奖金、加班工资、补贴工资等支出。

⑵ 人力资源部根据公司实际情况和要求，对各部门、各门店进行定编定岗，确定各岗位的基本工资标准。

⑶ 各部门、各门店必须在每月2日以前将审核无误的考勤表上报公司人力资源部，并同时在本部门张贴考勤表。

后勤各部门由总办统一上报。

4日以前为各部门员工对考勤结果反馈时间，人力资源部负责检查各部门考勤表是否真实，发现情况不实，责成纠正。

5日以前人力资源部必须把核实后的考勤表报送财务部。

考勤记录规定：各部门报考勤时，必须将出勤情况分清病假、产假、婚丧假、探亲假、事假、旷工（无经领导批准的请假视作矿工）等如实记录。

在公司规定范围之外凡需加班的，要填报加班申请表一式两份，报人力资源部审批。

无加班申请表的不予计算加班工资。

部门之间人员调动，根据人力资源部开出的员工调职通知单等，调出部门负责报调出前的考勤，调入部门应在调入之日起，开始登记考勤。

⑷ 财务部依据人力资源部提供的基本工资、工龄工资、考勤情况的通知及各部门、各门店绩效完成情况计算工资。

工资计算标准：
① 日工资以基本工资为准计算，每月按30天/月计算日工资。

②基本工资为岗位工资，月内岗位变动分段计算。

③旷工超过1小时为半天，扣发一天工资，旷工一天扣两天工资。

④员工迟到一次罚款2元，主管以上和后勤人员一次扣4元。

⑤县城店员工旷工、请假期间不享受生活补贴。

⑥绩效工资=（基本工资－旷工－请假）×绩效工资标准。

⑸ 工资发放时间定为每月8-10日，财务部应及时将工资发放到员工本人，并完善发放手续。

离职人员必须到总部领取。

⑹人力资源部对定编定岗、基本工资标准的合理性，工龄工资及其他工资项目的准确性负责。

财务部对工资计算和发放的及时性、准确性负责。

2、配送费用管理
⑴ 配送费用指门店之间的商品调拨费用和配送费用等。

包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。

⑵ 由于配送费用受销售情况影响较大，公司对配送费用依据销售变化情况实行定率管理，各分公司配送部门负责管理所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。

配送中心负责整个公司配送资源整合，对所属各类配送费用发生负有第一责任。

⑶ 自有车辆按照配送中心的规定进行规范管理，对购买的燃料财务（或**部门）必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核消。

购燃料必须开具增值税发票，并按规定进行抵扣。

长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。

⑷ 配送部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。

⑸ 市外采购商品用车油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程，由配送中心主任根据里程表、耗油标准、加油时间、数量复核签字，采购部经理验核签字。

⑹ 对车辆实施中大维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单。

⑺ 对商品配送或采购中发生的过路费司机应及时让配送中心主任签字，配送中心主任根据出车路线、时间核实签字。

⑻ 配送中心因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关仓储费用支出，按公司费用审批程序执行。

3、广告费用管理
⑴ 广告费用内容包括各类媒体广告及宣传性支出，④M、展台等支出以及应向厂方可收部分的收入。

⑵ 营运部根据年度销售计划及促销活动计划，制定公司年度广告收支计划和成本预算，经总经理审批后财务部备案。

⑶ 采购部根据营运部的年度支出计划和成本预算，筹划传播途径，分解广告费用并报公司总经理审批，交财务部备案。

注：广告费回收计划必须详细到供应商、品类交财务部挂应收，应收广告费必须得到供应商确认。

⑷ 广告费的回收由采购部相关业务员负直接责任。

⑸ 财务部凭广告成本预算和应收计划进行收付结算，没有应付计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。

4、办公费用管理
⑴ 办公费用包括水电费、固定电话费、移动通讯费、办公用品、其他行政办公费等。