质量环境职业健康安全管理体系程序文件

通州建总集团有限公司企业标准Q/TZ Q.E.O-B-2013质量管理体系环境管理体系职业健康安全管理体系程序文件2013年3 月28日发布 2013年 3月28日实施通州建总集团有限公司发布发布令集团公司依据GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008标准、GB/T50430-2007标准、GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004标准和GB/T28001-2001标准、《质量手册》(Q/TZ Q-A-2013)、《环境管理手册》(Q/TZ E-A-2013)、《职业健康安全管理手册》(Q/TZ O-A-2013)编制《程序文件》(Q/TZ Q.E.O-B-2013)。

它是集团公司“三体系”文件的重要组成部分，是集团公司管理活动的准则。

为了实现集团公司的方针和目标，全体员工必须认真学习“三体系”程序文件，并遵照执行。

《程序文件》（Q/TZ Q.E.O-B-2013）于2013年3月28日发布、实施，原《程序文件》【Q/TZ Q.E-B-2012】同时废止。

本《程序文件》由工程技术部负责管理，其中各程序具体解释工作由各主相关部室负责。

管理者代表：瞿启忠 2013年3月28日程序文件目录文件控制程序(Q/TZ Q.E.O-B01-2013)1 目的为了对与管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本，特制定本程序。

2 范围适用于与管理体系有关的文件控制。

3 术语和定义采用《质量手册》、《环境管理手册》和《职业健康安全管理手册》中规定的术语和定义。

4 职责4.1 集团公司4.1.1 总经理负责手册的审批发布。

4.1.2 管理者代表负责程序文件的审批发布。

4.1.3 综合办公室是文件控制的归口管理部门，负责文件的收发和档案管理工作。

4.1.4 工程技术部结合年度内审，组织对管理体系文件的适宜性、有效性、充分性进行评审；同时负责体系文件的修改、换版等管理工作。

4.1.5 各职能部室负责相关文件的编写、更改和管理，并配合工程技术部作好相关程序的评审和修订工作。

4.2 分公司4.2.1 分公司经理批准分公司文件。

4.2.2 各职能科室负责相关文件的编写、更改和管理。

4.2.3 办公室负责文件的发放和建档管理。

4.3 项目部4.3.1 项目经理批准项目部文件。

4.3.2 资料员负责文件的收发和管理。

5 工作程序5.1 体系文件的分类5.1.1 手册；5.1.2 程序文件；5.1.3 支持性文件；5.1.4 标准、规范、法律、法规等。

5.2 编号和标识5.2.1 文件必须按规定进行编号：a 质量手册 Q/TZ Q-A-△b 环境管理手册 Q/TZ E-A-△c 职业健康安全管理手册 Q/TZ O-A-△d 程序：三体系兼容程序 Q/TZ Q.E.O-B□-△安环兼容程序 Q/TZ E.O-B□-△质量程序 Q/TZ Q-B□-△环境程序 Q/TZ E-B□-△职业健康安全程序 Q/TZ O-B□-△e 支持性文件 Q/TZ-C□-△□—顺序号△—年号5.2.2 手册、程序文件采用书面或电子形式，并标注唯一分发号。

5.2.3 失效及作废文件，应注以“作废”标识。

5.3 编写5.3.1 管理者代表组织编写手册及程序文件。

5.3.2 各职能部门负责相关文件的编写工作。

5.4 批准5.4.1 集团公司级文件由总经理签发，综合办公室主任复核，分管领导会签，部门领导审稿。

5.4.2 手册由总经理审批发布。

5.4.3 程序文件由管理者代表审批发布。

5.4.3 分公司级文件由分公司经理批准，分管领导会签。

5.4.5 项目部级文件由项目经理批准。

5.5 文件的发放5.5.1 集团公司综合办公室负责将手册、程序文件发放至集团公司领导、职能部室及分公司。

5.5.2 分公司办公室负责将手册、程序文件发放至相关科室及项目部。

5.5.3 文件的发放，由拟发部门填写“文件拟发审批表”。

5.5.4 文件发放须填写“文件发放登记表”。

5.5.5 文件的领用/代领人要在“文件发放登记表”上签名，如收文人在外地需邮寄时，需在“文件发放登记表”相应栏注明谁经手办理。

5.5.6 文件丢失后，须向原发文部门办理申请和批领手续，申请中要说明丢失原因，如是受控文件，补发的文件另给新的发文号，同时注明原丢失文号作废，必要时将作废的发文号通知有关部门。

5.5.7 集团公司、分公司及项目部的文件管理人员负责填写“收文登记表”，并注明处理办法（如存档、转发、传阅等）。

5.5.8 集团公司文件由综合办公室发至分公司，分公司根据需要再发至项目部。

5.5.9 对需传阅或转发的文件，由相关部门办理“传阅单”。

5.6 文件的更改5.6.1 文件需更改时，由更改提出人填写“文件更改审批表”，说明更改原因。

5.6.2 文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，当指定其他部门审批时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。

5.6.3 综合办公室发放“文件更改（销毁）通知单”，并办理手续。

持有人收到文件更改通知后，在原文件作出明显标识。

5.6.4 非文件更改部门/人不得以任何理由自行修改任何文件。

5.7 文件的换版与作废5.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时可进行换版，原版本文件作废，换发新版本。

5.7.2 作废文件由文件持有者自行销毁，需作保留的作废文件，必须加盖“失效留用”标记后方可留用。

5.8 文件的管理5.8.1 文件经拟定、审核、批准后，文件底稿由发文单位的文件管理员登记归档。

5.8.2 需借阅文件的人员，填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅者应按期归还文件。

5.8.3 各职能部室/科室负责相关法律、法规、标准、规范的收集，识别其适宜性和有效性，并列入“法律、法规清单”，根据需要，分发给相关部门和人员。

5.8.4 各单位文件管理员及时做好收发登记。

5.8.5 工程技术部应在每年的第二次内审后，根据两次内审的情况和各部门的反馈情况，对体系文件的适宜性、有效性、充分性进行年度评审。

体系文件如需修改，按本程序5.6执行。

5.8.6 归档文件的保存期限，执行《档案管理制度》及综合办公室门有关文件执行。

5.9 电子文件管理5.9.1 电子文件的发放，由拟发部门在信息化平台的办公自动化中新发起一个针对企业内部或者外部的发文处理过程。

5.9.2 电子文件的发放有同步流程和流程模板两种流程模式。

5.9.3 点“同步流程”页签，将电子文件审批人员从“未选名单”中选到“已选名单”中，点〖确定〗按钮，同步流程选好。

5.9.4 点“流程模板”页签，选定“模版类型”，在此类型下，选择相应“模版名称”，根据实际发文需要完成流程节点设置，点〖确定〗按钮，完成流程模版的设置。

5.9.5 采取以上两种任意一种发文流转模式流程结束后，由文件发放人按照选择定义好的流程模板流转文件，并打印三份纸质文件存档。

5.9.6 按照定义好的收文流程，收文自动流转，在信息化平台的办公自动化内部收文中查收文件。

5.9.7 信息化平台中的电子文件，都集中归档到发文、收文维护，档案管理员可根据文件的流转情况对文件是否有效进行备注。

6 记录和表格6.1 文件拟发审批表（Q.E.O-B01-01 ；Q.E.O-B01-02） 6.2 文件发放登记表（Q.E.O-B01-03）6.3 收文登记表（Q.E.O-B01-04）6.4 法律、法规清单（Q.E.O-B01-05）6.5 文件更改审批表（Q.E.O-B01-06）6.6 文件更改通知单（Q.E.O-B01-07）6.8 文件借阅登记表（Q.E.O-B01-08）6.9 传阅单 (Q.E.O-B01-09)7 相关文件7.1 《档案管理制度》7.2 《记录控制程序》（Q/TZ Q.E.O-B02-2013）7.3 《企业信息化管理系统用户操作手册》文件拟发审批表注：本表适用于集团公司及分公司范围内的文件拟发审批。

文件拟发审批表注：本表适用于项目部文件拟发审批。

文件发放登记表收文登记表法律、法规清单Q.E.O-B01-05文件更改审批表文件更改通知单文件借阅登记表文件传阅单记录控制程序(Q/TZ Q.E.O-B02-2013)1 目的对管理体系运行记录予以控制和管理，为证明产品符合规定的要求及体系的有效运行提供有效的客观证据，为制订改进措施和纠正措施、预防措施提供依据，特制定本程序。

2 适用范围适用于管理体系运行过程中所有的记录。

3 术语和定义采用《质量手册》、《环境管理手册》及《职业健康安全管理手册》中规定的术语和定义。

4 职责4.1 集团公司4.1.1 工程技术部是本程序的归口管理部门，负责对各部门记录管理进行监督、指导和检查。

4.1.2 各部门负责本部、室记录的收集、整理、保存。

4.1.3 综合办公室负责归档记录的保存。

4.2 分公司4.2.1 技术质量科负责对分公司各科、室及项目部记录管理的指导监督及检查，并归档上报有关记录。

4.2.2 各科、室做好本科、室记录的收集、整理、保存。

4.3 项目部资料员负责项目部记录的收集、整理、保存。

5 工作程序5.1 记录的分类5.1.1 体系运行记录；5.1.2 产品、过程记录。

5.2 记录的标识5.2.1 程序文件中有规定的记录表格，严格按程序文件设定的编号进行标识。

5.2.2 产品、过程中的记录按照国家和地方的规定进行标识。

5.2.3 同样的表格有多张时应编顺序号，按顺序号排列。

5.2.4 作废的记录标识要求执行《文件控制程序》。

5.3 记录的收集、编目5.3.1 各部门及时做好各自记录的收集、整理。

5.3.2 按不同类别和内容进行编目，即应有封面、名称、目录等，便于检索。

5.3.3 各部门将本部门所形成的记录按不同名称列入“记录清单”内。

5.4 记录的填写要求5.4.1 记录的字迹要清晰、真实，如有改变，应在修改处划杠，标明更改内容，对重要信息和数据的更改应由更改人签字或盖章，并注明日期。

5.4.2 填写记录必须使用钢笔、签字笔、园珠笔或打印。

5.5 记录的查阅、借阅5.5.1 归档前的记录查阅、借阅由部门负责人批准，并办理手续。

5.5.2 归档后的记录查阅、借阅执行《档案管理制度》。

5.6 记录的保存、保护5.6.1 归档前的记录由各部门负责保存。

5.6.2 集团公司/分公司各部门年终将本年度的记录整理，移交至综合办公室/技术质量科。

5.6.3 工程竣工验收后，项目部及时将体系运行记录和一套工程竣工资料整理移交至技术质量科。

5.6.4 技术质量科将Ⅰ类项目竣工资料移交至集团公司综合办公室。

5.6.5 归档后记录的保存、保护执行《档案管理制度》。