外勤管理制度(1)教程文件

外勤管理制度

一、目的

为了规范公司的外勤事务管理和外勤员工的采购权限、报销手续、标准，特制定本制度。

二、范围

适用于公司下属的光伏设备安装、调试、维修部门。

三、定义

1、《外勤报告》适用于光伏设备安装调试、技术指导、设备售后服务等外勤事务的工作记录。

2、《工作日志》适用于用户现场安装调试的工作记录，包括到达用户家的时间、安装项目、及所用材料等。

3、市内交通指达到外勤目的地后产生的交通费用，包括公共汽车、打车的费用等。

四、具体内容

（一）外勤管理流程及注意事项

1、公司设备安装人员接到外勤指令后，若员工本人在公司需认真由填写《外勤通知单》，由主管部门领导签字确认，并上报副总经理批准，交于人事部备案后，方可执行外勤事务；若员工在外地，可由主管部门领导代填写《外勤通知单》，按程序审批并备案。

2、部门经理

主管接到外勤指令后，预计执行外勤事务的时间天数，制定此次

外勤项目负责人，确定外勤人员数量，认真填写《外勤通知单》，并呈报副总经理审核批准后方可执行外勤事务。

3、光伏设备安装调试外勤工作人员在执行外勤事务时，必须随身携带涉及工作上岗证、备齐全专业安装调试工具；若有工作服，需穿工作服，佩戴公司工作证，言行稳妥、举止大方，处处体现良好的形象并维护公司的利益。

4、光伏设备安装调试项目负责人在执行外勤事务时，要严格遵守客户单位的各项规章制度，与客户交流要虚心、耐心、不亢不卑、详细记录客户提出的宝贵意见。

5、项目负责人要严格管理整个外勤团队，安排好外勤团队的吃、住、行等工作；确保外勤人员的人身安全。若因工作需要需请临时工，应严格挑选，确保工作按时完成。

6、光伏设备安装人员执行完外勤事务后，应及时赶回公司并向主管领导汇报相关情况，若无法回到公司的需及时打电话向主管领导汇报，并仔细填写《外勤报告》或《工作日志》，在返回公司时递交主管领导。对于几个部门同事执行外勤任务时，不同部门的外勤负责人需向其部门领导递交详细的《外勤报告》或《工作日志》。

7、外勤产生的非市内交通费用，原则上以公共交通为主要交通工具（6 小时以上长途火车可报销普通硬卧，飞机、动车卧铺需提前申请），对于特殊情况需要乘坐的士的，需提前电话请示部门主管领导，在征得部门主管领导同意后方可乘坐，在回到公司报销费用时需附乘坐明细（写明原因），部门主管领导签字后方可报销。对于乘坐6 小

时以上长途火车没有买到硬卧车票或没有购买硬卧车票的，在报销外勤费用时，公司将按照实际车票价（普通硬坐或无坐票）的 80%给予额外补助。

8、报销长途客车凭电脑票报销。确实无电脑票区间发生交通费用，须请示本部门领导经同意确认后方可报销，在报销时须附明细（注明发车及到达地点、日期、去哪个单位），否则不予报销。

（二）外勤采购及权限

因特殊的情况需要在外采购材料和工具的，项目负责人应统计清楚所需材料和工具的种类、型号、规划等报请主管领导，主管领导核实后上报副总经理、总经批准后，可自行在当地购买。

（三）外勤报销

1、光伏设备安装调试人员外勤报销时，需认真填写《费用报销单》，粘贴好各种票据，并附上《外勤通知单》、《外勤报告》或《工作日志》。

2、主管领导要认真审核安装调试人员递交的《费用报销单》，对于不实或不符合本规定要求的报销费用要及时予以纠正，对无《外勤通知单》、《外勤报告》或《工作日志》的不得批准报销。

3、经主管领导审核合格并签字的《费用报销单》交给财务后，由出纳进行复核。复核合格的及时报副总经理、总经理审批后予以报销。

4、出纳要认真复审相关票据。对符合报销要求、手续齐全、票据规范的外勤事务应及时办理报销手续；对相关不符合报销要求、手

续不齐全、票据不规范的外勤事务，应及时退回。