四川大学基建档案管理实施细则
基建处档案管理实施办法
基建处档案管理实施办法
根据《普通高等学校档案管理办法》和学校有关档案管理规定,结合基建处的实际,特制订本办法。
一、档案管理员设置
由于本处各科(室)职能比较独立,专业性强,档案多,为确保调阅查档准确及时,由基本建设科指定一人负责档案管理工作。
二、管理范围
1、基本建设科归档范围:①以处名义起草的文件、计划、总结、请示、汇报、合同(协议)及各类图表等;②上级和学校下发的重要文件;③质量监督科重要的、需随时查阅的档案复印件。
④由本部门起草承办的文件、合同、协议和招投标及各类图表等;⑤其它重要材料。
2、土地规划管理科归档范围:①由本部门起草的文件、合同、协议和招投标及各类图表等;②上级和学校下发的需要本部门完成落实的文件。
③其它重要材料。
三、立卷归档及移交
1、各科室在工作中形成的文件材料,由专门人员分别按群类档案在每年4月底前完成上一年的立卷归档工作。
2、各科室交接归档材料时做好交接目录,一式两份,接收人与移交人各一份。
四、档案的管理
1、严格按照档案借阅制度,充分发挥档案在学校各项工作中的作用。
2、做好档案收进、移出、案卷质量、利用效果的统计工作。
3、对所存档案进行定期检查,切实做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防虫的安全措施,最大限度延长档案的使用寿命。
五、档案借阅制度
1、凡借阅的案卷,不得擅自复印、摘抄、涂改、污损、拆卷、抽页、打杠作标记,确保档案安全、完整和洁净。
2、确保档案的完整性,借档要有登记,归还要有日期,移交要有手续。
基建工程部档案管理制度
第一章总则第一条为加强基建工程部档案管理工作,确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性,根据国家有关档案管理的法律法规,结合我单位实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于基建工程部所有档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条基建工程部档案管理工作应遵循以下原则:(一)依法管理,确保档案的合法性;(二)科学管理,提高档案管理水平;(三)规范管理,严格执行档案管理标准;(四)安全保管,确保档案实体和信息安全。
第二章档案管理机构及职责第四条基建工程部设立档案管理办公室,负责档案管理工作。
第五条档案管理办公室的主要职责:(一)制定档案管理制度,组织实施档案管理工作;(二)负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作;(三)监督、指导各部门档案管理工作;(四)组织档案培训,提高档案管理人员素质;(五)负责档案信息化建设,实现档案管理现代化。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围:(一)基建工程项目的立项、设计、施工、验收等阶段形成的各类文件、图纸、照片、声像等资料;(二)工程合同、招投标文件、验收报告、审计报告等;(三)各类会议纪要、工作总结、技术文件等。
第七条档案整理要求:(一)按照档案分类、编号、编目等要求,对收集到的档案进行整理;(二)确保档案的完整性和准确性;(三)按照档案保存期限,对档案进行分类归档。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求:(一)档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件;(二)档案管理人员应定期对档案进行检查,确保档案实体和信息安全;(三)档案借阅应严格审批,登记借阅情况。
第九条档案利用要求:(一)档案管理人员应提供档案查询、复制等服务;(二)档案利用者应遵守档案保密规定,不得泄露档案内容;(三)档案利用者应爱护档案,不得随意涂改、损坏档案。
第五章档案销毁第十条档案销毁应按照国家有关规定执行,经批准后方可销毁。
第十一条档案销毁前,应进行严格审查,确保销毁档案的合法性和必要性。
基本建设类档案管理实施办法
基本建设类档案管理实施办法根据国家《档案法》、国家《科学技术档案工作条例》、国家档案局和国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规,结合我校实际情况,制定本实施细则。
一、基建档案工作的基本原则1、凡在基本建设管理和工程项目过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表等,均属基建类档案。
2、本校对基建档案要实行集中统一管理的原则,确保档案材料的完整、准确和有效利用。
3、基建档案工作必须纳入基建管理工作中,配备兼职档案员,负责做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷和归档。
基建部门负责人要督促检查做好基建档案工作。
4、基建部门要做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
二、基建档案归档范围的确定(一)确定的原则1、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2、归档的积极文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。
3、归档的基建文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。
(二)归档的主要内容和重点1、归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面,具体范围见《基本建设类档案归档范围和保管期限表》。
2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。
(三)不归档的文件材料1、上级机关有关基建和普发性(非专指高校)、不办的文件;2、正式施工前的草图,未定型图纸;3、重份文件和重份图纸;4、无查考价值的临时性、事务性文件。
三、基建文件材料的归档要求和立卷方法(一)形成积累1、学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
大学基建处基建档案管理办法
大学基建处基建档案管理办法为了进一步规范我校基建档案管理工作,全面、及时收集基建文件材料,确保基建档案的真实性、完整性、安全性,发挥基建档案在学校发展建设中的作用,根据相关法律、法规,结合我校基建工作实际,特制定本办法。
一、基建档案的定义本办法所称基建档案是指在基建处工作过程中形成、与基建工程项目相关、具有保存价值的文件,包括文字、图纸、声像等不同形式与载体的文件材料。
二、基建档案管理的原则(一)统性原则。
基建档案由综合科专人负责,统领导,统管理,以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
(二)完整性原则。
基建档案应该全面反映基建项目从申请立项到竣工验收的整个过程,保证档案的完整。
(三)准确性原则。
基建档案归档前应认真审核,保证基建档案的准确。
(四)系统性原则。
基建档案应按不同类别及时收集、整理、归档,便于管理和使用。
(五)安全性原则。
基建档案必须妥善保管,有完整的查阅与借阅制度,以确保档案的安全。
(六)有效利用原则。
基建档案应该得到充分、有效的利用,发挥其在学校发展建设中的应有作用。
三、基建档案的归档范围(一)基建项目前期文件1.决策立项文件。
包括项目建议书及批复;可行性研究报告批复;项目评估报告;环境预测、调查报告;设计任务书、计划任务书。
2.建设用地、征地、拆迁文件。
包括征占用地的相关文件;规划意见书及附图;建设用地规划许可证及附件、附图;国有土地使用证;国有土地使用权出让交易文件等。
3.勘察、测绘及设计文件。
包括工程地质、水文地质勘察报告;建筑用地钉桩通知单;验线合格文件等;设计任务书;审定设计方案通知书;初步设计图纸及说明;施工图设计及说明;设计计算书;消防设计审核意见;施工图审查通知书;各阶段设计图纸等。
4.招投标文件及合同。
包括勘察招投标文件及合同;设计招投标文件及合同。
5.工程开工文件。
包括年度施工任务批准文件;修改工程施工图纸通知书;建设工程规划许可证、附件及附图;建设工程施工许可证;工程质量监督手续等。
大学高校建设工程档案资料管理实施细则
建设工程档案资料管理实施细则第一章总则第一条为了加强和规范建设工程档案管理,提高建设工程项目管理水平,根据《档案法》,《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设工程质量管理条例》等法律、法规、规章,结合《城市建设档案管理规定》、《XXX大学基本建设项目管理办法》等,特制定本细则。
第二条建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。
建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证,规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。
第三条本细则所指的建设工程是指XX学院建设办负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。
第二章工程资料的归档内容第四条新建、改扩建项目一、前期文件(一)综合性文件1、重要会议记录、纪要、考察、调查报告,专家建议文件2、有关请示、批复、批准等文件3、有关合同、协议等文件4、动拆迁文件(二)立项依据性文件1、项目建议书(含报请审批的报告与文本)、附件及批复2、可行性研究报告(含报请审批的报告与文本)、附件、环境影响评估报告及批复3、设计任务书及批复4、建设用地选址意见书及批复5、国家土地使用证及地形图6、建设用地规划许可证及核准的地形图7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图8、环保、卫生、消防(审图证)、人防、交警、绿化等审核文件二、设计技术文件1、勘察、设计合同及招标、投标文件2、工程水文、地质勘探报告及地质图3、方案设计及工程估算4、初步设计及工程概算5、施工图设计及工程预算6、工程结构设计计算书及说明书三、施工技术文件(一)综合文件1、施工合同及招标、投标文件2、施工预算3、施工组织设计等质量计划文件4、开、竣工报告5、工程质量事故报告及处理记录6、重大工程事故责任人登记文件(二)测量类文件及沉降观察1、施工定位测量2、工程沉降,位移观测记录3、工程测量成果资料(边界、标高、测设、导线、水准点等)(三)桩基类文件1、桩施工记录2、桩标高的偏差和位移实测记录3、桩加固处理记录4、桩检测报告5、维护结构及设计说明6、其他地基、基础处理记录7、桩基竣工报告1、单位工程外观、实测、内业资料综合评分表2、分项、分部工程质量验收证明书(桩基、基础、主体)3、电梯分部工程质量验收证明书4、烟(风)道,垃圾道检查记录表5、地基验槽记录6、隐蔽工程验收记录7、单位工程感观质量评定表(五)施工材料质量保证文件1、原材料汇总及质量证明单、试验报告(1)水泥、砂、石、钢筋、焊条(2)防水、防腐、隔热保温材料2、施工试验汇总表及试验报告(1)砂浆级配通知单,试块抗压试验(2)混凝土级配通知单(或出厂通知单)及抗渗、抗压试验(3)钢筋焊接试验(4)砂垫层环刀测定(5)防水工程试水试验(6)回填土密实度测定3、预制构件明细表及合格证、试验报告(1)钢筋混凝土构件、钢构件(2)钢门窗、木制门窗(六)设计变更的依据性文件1、设计变更的依据性文件汇总表2、设计变更通知书3、业务联系单4、技术核定单5、工程师指令6、工程会议纪要1、监理合同及招标、投标文件2、各施工阶段的质量评估报告3、工程质量评估报告四、竣工验收文件(一)工程竣工验收备案文件1、建设工程竣工验收备案表2、建设工程竣工验收报告3、勘察单位工程质量检查报告(合格证明书)4、设计单位工程质量检查报告(合格证明书)5、施工单位工程质量竣工报告(合格证明书)6、监理单位工程质量评估报告(合格证明书)7、XX建设工程档案审核意见书及汇总8、XX市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件(二)工程决算及审价报告(三)XX市建设项目(工程)档案验收合格证(四)XX市建设工程竣工规划验收合格证明(含竣工规划验收测量成果)(五)XX市房地产权证(含房屋土地测绘技术报告书)(六)其他专业竣工验收鉴定证书(包括消防、环保、卫生防疫、环卫、电梯、劳动保护等专业)(七)其他项目竣工验收文件(八)现场声像资料1、工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像2、重大工程建设全过程的照片和录像五、竣工图1、总平面布置图2、建筑、结构竣工图3、大型设备基础竣工图4、电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图5、建设用地范围内地下综合管网图(含管线接口位置)六、上述各条未列出的其他档案资料,如工程承包、材料设备采购补充协议等。
大学校园规划与基建处基本建设项目档案管理实施细则
校园规划与基建处基本建设项目档案管理实施细则(2023年修订)第一章总则第一条为了规范校园规划与基建处基本建设项目档案(以下简称“基建档案”)管理,充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建扩建等活动中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《中国地质大学档案管理办法(试行)》等文件精神,结合校园规划与基建处工作实际,制定本实施细则。
第二条基建档案是指基本建设项目从立项、招标投标、勘察、设计、材料采购、施工、监理、检测、试运行及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像、电子等具有保存价值的各种文件材料。
第三条基建档案管理纳入校园规划与基建处年度工作计划,各科室应协助、配合综合事务办公室开展基建档案管理。
第二章资料整理与装订第四条应归档的资料包括但不限于:合同及合同资料要件、勘察资料、设计资料、造价咨询资料、监理资料、施工资料、甲供材资料、结算资料、联合验收资料等。
第五条资料整理责任人按照附表1、附表2、附表3、附表4、附表5、附件6、附表7的内容要求认真筛选、整理、装订归档资料,及时汇总至资料提交责任人。
(-)质量要求①归档的文件原则上应为原件。
因故用复印件归档时,原则上应加复印件提供单位公章或档案证明章,确保与原件一致。
②归档材料应字迹清楚,图样清晰,书写材料宜采用黑色签字笔书写,不得使用铅笔、圆珠笔等,复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
③归档的材料,必须完整、成套、系统,移交的电子文件在内容、格式、相关说明及描述上应与纸质档案保持一致。
④文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm),图纸宜采用国家标准图幅。
⑤电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式,利于信息共享和长期保存,具体格式要求详见下表,专有软件产生的其他格式的电子文件应转换成规定的文件格式,若不能转换为通用格式时,应同时收集专用转件、技术资料、操作手册等。
基建科的工程档案管理制度
基建科的工程档案管理制度第一章总则第一条为规范基建科的工程档案管理工作,更好地对工程项目进行记录和管理,提高工程档案的整体管理水平,特制定本制度。
第二条本制度适用于基建科下属各工程项目的档案管理工作,包括工程设计、施工、监理、验收等各个阶段的档案管理。
第三条工程档案管理应遵循“依法管理、分类管理、统一管理、有序管理、安全管理”的原则,确保工程档案的完整性、真实性、及时性和安全性。
第四条基建科应建立统一的工程档案管理部门,并配备专业的档案管理人员,负责对工程档案的管理工作。
第二章档案管理的基本要求第五条工程项目的档案应当完整、真实、可靠、准确,便于日后查阅和使用。
第六条工程项目的档案应当按照时间顺序进行结构化管理,便于查阅和管理。
第七条对于工程项目中的关键数据和资料,应当做好备份和保管,以防止意外情况导致档案的丢失或损毁。
第八条工程项目的档案管理应当符合国家法律法规以及相关行业标准,严格按照规定对档案进行管理。
第九条工程项目的档案管理应当定期进行归档和整理,对于不再需要的档案应当按照规定进行销毁或者转移。
第十条工程项目的档案管理应当采用先进的信息化手段,提高档案管理的效率和质量。
第三章档案管理的具体措施第十一条基建科应当建立健全档案管理制度和工作流程,并不断完善和更新制度和流程。
第十二条基建科应当配备专业的档案管理人员,并对其进行专业培训,提高其档案管理的专业水平。
第十三条对于重要的工程项目,基建科应当建立专门的档案管理团队,负责对项目档案进行专门管理。
第十四条基建科应当建立工程档案的数字化管理系统,便于对档案进行查阅和管理。
第十五条基建科应当加强对工程档案的安全管理,采取各种措施防止档案的丢失、损坏或泄露。
第十六条基建科应当建立工程档案的定期审查和整理制度,对于已经归档的档案应当进行定期检查和整理。
第十七条基建科应当加强对工程档案的利用和宣传,提高档案的使用率和管理水平。
第四章档案管理的监督和检查第十八条基建科应当建立档案管理的监督和检查制度,对档案管理进行定期检查和评估。
四川大学基层教学组织建设工作实施办法
四川大学基层教学组织建设工作实施办法(试行)根据《教育部关于加快建设高水平本科教育全面提高人才培养能力的意见》(教高〔2018〕2号),为贯彻落实全国教育大会、新时代全国高等学校本科教育工作会议精神,进一步完善和规范基层教学组织的建设与管理,建立健全多种形式的基层教学组织,广泛开展教育教学研究活动,不断更新广大教师教育教学理念和方法,提高教师现代信息技术与教育教学深度融合的能力,不断增强广大教师的教学质量主体意识,更好地发挥基层教学组织在立德树人、提高教学质量和人才培养中的核心作用;为各项教学工作的有效落实提供组织保障,推动各教学单位进一步明确自身办学主体地位,培育形成全校上下重视教学、热爱教学、研究教学的教学质量文化,结合学校实际情况,特制定本办法。
一、设立原则基层教学组织是教学单位的业务主体,是负责推进学校教学运行、开展教学研究与教学改革,促进教师教学成长与发展、提升教师教学水平和指导学生学习的柔性灵活的教师教学共同体,是联系教师与学生、落实教学工作的“最后一公里”。
基层教学组织设立的整体原则应在校院教育教学发展战略目标引领和指导下,按照本科人才培养、教育教学改革与教学学术活动的需要,明确职责、统筹规划,鼓励设置跨学科的基层教学组织。
具体设置原则如下:全覆盖原则。
各教学单位必须依据专业建设与课程建设全覆盖原则建立对应的基层教学组织。
所有基层教学组织应涵盖本单位的所有任课教师(含实验指导教师等实践教学环节师资)。
多样性原则。
学校鼓励各教学单位探索创新基层教学组织形式。
基层教学组织可根据各教学单位教育教学实际需要和学科、专业特点设置,鼓励跨学科、跨院系交叉设立。
各教学单位可参照“学院—系”、“学院—系—教研室”、“学院—实验教学中心”或“学院—系—课程组”、“学院—教学团队”、“教学研究与发展中心”、“交叉学科—平台”等多种模式组建基层教学组织。
特色化原则。
基层教学组织的名称形式可根据学院(部)、教学单位实际状况进行设置调整,综合考虑与原有教学系、教研室、专业建设团队、课程教学团队等组织的有效衔接与融合。
四川大学档案管理制度
一、总则为加强学校档案工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规,结合学校实际情况,制定本制度。
二、档案范围1. 学校各类组织机构、教育教学、科学研究、行政管理、公共服务、党群工作、学生工作、财务、基建、设备、人事、科研等各方面的档案。
2. 学校教职工、学生、校友、国内外知名人士、重要来访者的档案。
3. 学校内部出版的书籍、期刊、报纸、杂志、论文、报告、讲话、讲话稿、录音、录像、照片等档案。
4. 学校获得的荣誉、奖励、专利、著作权、商标权等档案。
三、档案管理职责1. 学校档案管理部门负责学校档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
2. 学校各部门负责本单位档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
3. 学校教职工、学生和校友应积极配合档案管理部门开展档案工作。
四、档案收集1. 学校各部门在产生档案的同时,应及时将档案向档案管理部门移交。
2. 档案管理部门应定期检查各部门档案收集情况,确保档案完整。
3. 学校教职工、学生和校友应主动向档案管理部门提供相关档案。
五、档案整理1. 档案管理部门应按照国家档案分类标准,对收集到的档案进行分类、编号、编目。
2. 档案整理应确保档案的完整、准确、系统。
3. 档案整理过程中,应注重档案的保密性和安全性。
六、档案保管1. 档案管理部门应建立健全档案保管制度,确保档案安全。
2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。
3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。
七、档案利用1. 学校教职工、学生和校友可按规定查阅、复制档案。
2. 档案管理部门应提供便捷的档案查询服务。
3. 档案利用过程中,应遵守档案保密规定,不得泄露档案内容。
八、档案鉴定1. 档案管理部门应定期对档案进行鉴定,确定档案的保管期限。
2. 鉴定工作应遵循国家档案鉴定标准,确保档案质量。
3. 鉴定结果应及时通知相关部门,对不再具有保存价值的档案进行销毁。
2024年学院基建处管理工作实施细则(三篇)
2024年学院基建处管理工作实施细则基建处是学院建设工程施工阶段及保修阶段管理的责任主体,同时主管学院修缮工程立项方案的报批及质量管理等工作。
为了规范化地开展各项工作,做到人人有专责、事事有人管,特制定本实施细则。
一、建设工程管理工作(一)项目准备阶段1、参与拟建项目规划、设计方案的研讨工作,协助工程地质勘察单位现场勘察工作。
2、协助建设办进行拟建项目的招投标工作。
3、协助建设办进行拟建项目的合同签定工作。
4、负责拟建项目施工现场路通、水通、电通及施工现场平整工作。
5、负责到相关的政府主管部门办理项目报批手续。
6、负责____施工单位报送的施工____设计(方案),提出____意见,检查施工单位项目管理机构及人员。
7、复核并确认施工单位报送的施工现场复测结果。
8、熟悉设计文件及相关技术资料,总工负责____开工前的图纸会审工作。
9、审定施工单位报送的工程开工报告及相关资料,并书面通知施工单位、监理单位甲方代表人员____等。
10、在项目开工前____日向学院报《施工准备计划书》,详细报告项目开工准备工作情况,并向建设办提报项目甲供材料采购供应计划书,确保拟建项目如期开工。
(二)项目施工阶段1、项目的质量控制(1)甲方代表应参与所有隐蔽工程的验收工作及办理相关签证工作。
对关键工序及关键部位应实施旁站监督并做好记录工作,发现问题应立即要求施工单位进行整改和处理并及时向总工程师汇报。
(2)甲方代表应复核或从施工现场直接获取工程计量的相关数据,会同总工程师原始凭证。
凡涉及到造价变更或延长工期的签证均应加盖学院基建处公章。
(3)检查并确认施工自行采购的工程材料、构配件和设备的表观质量及出厂合格证、实验报告等相关资料是否齐全,必要时可现场抽取试件进行复验。
甲方代表有权禁止不符合质量要求的材料、构配件、设备等进入工地和投入使用。
(4)甲方代表负责甲供材料在施工方使用前____日向建设办提报使用材料清单。
甲供材料到工地卸车前,甲方代表应依据建设办所提供的品质验收。
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四川大学基建档案管理实施细则第一章总则第一条为了进一步加强基本建设档案资料的管理工作,充分发挥基建档案资料在工程建设、规划、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关文件精神,结合我校基建工作和基建档案管理工作的实际情况,特制定基建档案管理实施细则。
第二条基建档案是基建工作的真实记录,是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工使用的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。
它是学校基本建设工作的重要依据。
第三条基建档案是学校基本建设历史和现状的真实记录,是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分,是评估基建工作和档案工作的依据,必须实行集中统一管理,确保基建档案完整、准确、系统、安全,有利于对基建档案的开发利用。
第二章基建档案管理职责第四条学校档案馆在负责对学校基建档案的组织协调和对规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处进行档案管理业务指导的同时,具体负责基建档案的集中管理工作,主要包括:(一)宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定基建档案管理规章制度;(二)对基建档案工作进行监督、指导和检查执行情况;(三)接收、管理基建档案;(四)派员协同规划建设处参加学校重大基建项目的竣工验收。
第五条规划建设处负责学校基建档案的收集、整理和归档工作。
第六条规划建设处在学校重大基建项目竣工验收前,应及时通知档案馆派员参加工程的竣工验收会。
第七条国有资产管理处负责学校维修工程的立项、实施、监督和验收的同时,应对学校所有改建、扩建以及维修所形成的建设项目档案材料(包括改造后的水电管网图、通讯管网图、结构图、平面图、维修工程更改的文件材料等;校园管网改造后形成的总平面图等)的收集整理和归档工作。
第八条后勤管理处负责学校公共基础设施、后勤设施、非售房区等建筑维修所形成的建设项目档案材料(包括改造后的水电管网图、通讯管网图、结构图、平面图、维修工程更改的文件材料等)的收集整理和归档工作。
第九条规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处必须有一名负责人分管基建档案工作,并配备与基建档案相适应的专、兼职档案人员。
第十条规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处兼职档案员的主要工作职责:(一)按"基建档案归档范围和保管期限表"(见附件一)的要求负责收集、积累、整理本部门形成的文件材料;(二)按《四川大学档案立卷归档办法》立卷,并按档案管理权限向档案馆移交档案。
第十一条由学校授权的特殊基建项目,由授权承办单位负责档案材料的收集、整理和归档工作。
第三章基建档案形成与归档第十二条基建档案归档范围包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。
完整、准确、系统地编制竣工图和整理出有关技术文件材料是各工程管理部门、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。
基本建设项目的建设要与档案工作实行"三同步"管理,即:建设项目的立项与档案工作同步(在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及管理人员岗位职责时,同时相应地提出对档案工作的要求);建设项目的建设过程与档案工作同步(检查落实建设项目的实施过程中,同时检查落实档案的积累、整编、审定等工作的情况);建设项目竣工验收与档案工作同步(竣工验收时,同时验收工程档案资料)。
第十三条基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理。
竣工时,由总承包单位向学校基建部门提交齐全、完整、准确、系统的基建档案材料。
第十四条基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。
第十五条规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处形成的文件材料,由规划建设处、国有资产管理处及后勤管理处兼职档案员积累、整理、立卷归档。
第十六条"JJ11 综合"所列归档范围由规划建设处兼职档案员收集、整理、立卷归档。
第十七条学校总体规划图、设计总平面图、总平面图和学校(含各校区)水、电、气管道及通讯线路分布图,由规划建设处、国有资产管理处负责向档案馆归档。
第十八条由学校授权的特殊基建项目,授权承办单位应按照我校“基建档案归档范围和保管期限表”(见附件一)的要求负责对本部门形成的基建档案进行汇集、整理、立卷,并向档案馆移交。
第十九条对重大建设项目档案的形成和归档应按照国家档案局、国家发展和改革委员会所制定的《重大建设项目档案验收办法》执行(见附件二)。
第二十条归档要求1、工程竣工档案,必须真实地反映工程竣工后的实际情况,具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统,需签章的责任者的签章手续必须齐全。
所归档的文件资料应为原始件,存复印件的需注明原始件的去向。
今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用,不论是否原件,均应具有法律效用。
2、编制工程竣工档案,必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图、书写墨水,不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。
竣工图要在新施工图纸上修改,必须图面整洁,反差明显,文字材料字迹要工整、清楚。
4、各项工程验收时,竣工档案不完整、不准确、不符合要求的,不予验收。
5、基建部门在每次工程概算总投资额中预留5% 的质保证金,待工程质量验收和应归档文字材料归齐后才予以拨付。
第二十一条归档时间1、竣工档案在工程验收合格和工程项目决算完毕后两个月内向档案馆报送。
2、按项目的工作阶段或子项目结束归档,停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后两个月内向档案馆移交。
第二十二条归档手续1、基建档案归档时要简要说明归档情况,填写归档文件移交清单,一式二份,双方各存一份。
2 、移交档案要严格验收,并办理交接手续。
第二十三条组卷要求1、组卷原则竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律,并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系,符合其专业特点,便于保管和利用。
一般要求:建设项目按单项工程组卷;单项工程按先文字、后图纸组卷;文字材料和图纸均按专业分类。
2、质量要求组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整,做到不丢项不漏项,图实相符。
文字材料的抄写件要字迹工整;复印件要字迹清楚、牢固,能适宜长期保存。
编绘的竣工图应是新蓝图,图面整洁、线条字迹清楚,修改符合技术要求,图纸反差良好。
竣工图逐张加盖竣工图章。
3、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。
一般顺序为:封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。
组成的案卷力求美观、整齐。
4、图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”,标题栏、竣工图章应露在外面,图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸(297*210 毫米)为准。
小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。
5、卷内文件材料以件为单位。
每件起始页号均以“ 1”开始编制页号,有书写内容的页面均需编写页号。
页号编写位置在文字材料的右下角,双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角,背面在左下角。
图纸折叠后无论何种形式,一律编写在右下角。
6、案卷须逐项输入档案网络管理系统,在档案人员的指导下,形成卷内目录和案卷目录。
第四章基建档案的管理第二十四条基建档案库房的门窗要坚固,应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。
第二十五条基建档案库房应与基建档案管理人员的办公用房、阅览室分开。
第二十六条对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定,对已失去保存价值的档案经过有关领导审批,登记造册后进行销毁。
第二十七条基建档案借阅制度基建档案原则上只对校内单位开放,查阅基建档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信,经登记和管理人员允许后可在馆内查阅。
基建档案一般不外借。
校内各部门因工作原因外借基建档案时,须持本人身份证、工作证、单位介绍信,以及主管校领导、分管档案工作的校领导、部门负责人、国资部门负责人批示的意见办理外借手续。
借阅人员要爱护档案、资料,不得毁坏,涂描,保护档案原存排列顺序。
第五章附则第二十八条本细则由学校授权档案馆负责解释。
第二十九条本细则自公布之日起执行。
附件一基建档案归档范围和保管期限表附件二《重大建设项目档案验收办法》附件一基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11 综合序号类目名称保管期限1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规早制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总体规划永久5基建工作年度(季度)总结、统计报表长期6基建工程财务预、决算永久7全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久JJ12—1可行性研究序号类目名称保管期限项目建议书及上级批复永久12可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久JJ12—2 设计基础序号类目名称保管期限1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12—3 设计文件序号类目名称保管期限1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书长期6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批长期JJ12—4 工程管理文件序号类目名称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书永久5产权证书永久JJ12—5 工程管理文件序号类目名称保管期限1 土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期(4)建筑材料实验报告长期(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久(10)分项、分单位工程抽量检查、评定长期(11)交工验收记录证明长期(12)竣工报告、竣工验收报告永久2 设备及管线安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期(4)隐蔽工程检查验收记录长期(5)强度、密闭性试验报告长期(6)设备调试记录短期(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期(8)系统调试、实验记录长期(9)管线清洗、通水、清毒记录短期(10)管线标高位置、坡度测量记录长期(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定长期(12)竣工报告、竣工验收报告长期3 电气、仪表安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期(3)调试、整定记录长期(4)性能测试和校核长期(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期(6)操作、联动试验短期(7)电气装置交接记录短期(8)中间交工验收记录、工程质量评定长期(9)竣工报告、竣工验收报告长期JJ12—6 竣工验收2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久JJ12— 7 基建财务、器材管理序号类目名称保管期限1财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久JJ12—8 生产技术准备、试生产序号类目名称保管期限1技术准备计划短期2试生产管理、技术责任制长期3试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期4设备试车、验收、运转、维护记录长期5安全操作规程、事故分析报告长期6技术培训材料短期7工业卫生、劳动保护材料长期附件二重大建设项目档案验收办法第一章总则第一条为加强重大建设项目档案管理工作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定制定本办法。