模块一秘书信息工作认知

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（三）信息帮助企业密切保持与客户沟通 市场竞争的核心工作之一，就是如何获取消 费者的青睐和认可。因此注重倾听消费者的心声， 密切保持与消费者沟通是企业市场工作的重中之重 。企业通过信息反馈，可以加强与消费者的紧密关 联，更多地获取消费者的消费感受及需求诉求，准 确掌握市场需求及其变化趋势，以正确地调整产品 或市场策略，充分满足消费者的各种需求，改进客 户关系和客户服务水平，从而提升企业的品牌形象 ，最终加强消费者对于企业品牌的忠诚度。
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信息传递是借助一定的载体，通过一定的渠道 ，将经过加工整理的信息传递给需要者。 信息存储是将有查考利用价值的信息存放保管 起来，以备利用。信息按程序存储后，便完成了变 原始信息为有序信息、变单一信息为综合信息、变 无序信息为有序信息、变低层次信息为高层次信息 、变零散信息为系统信息的过程。 信息利用是将经收集、整理、存储的信息资源 提供给企业决策层利用，满足其信息需求的过程。 开发和利用信息，可以使信息不断增值，发挥更大 的效能，最终达到服务于决策，提高工作效率这一 根本目的。
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【任务描述】 远利股份有限公司招聘市场部商务秘书 1名， 岗位职责包括： （1）负责公司市场业务信息的收集，开拓与 维护新老客户； （2）负责公司概况及公司产品服务等方面的 演示与讲解，并组织市场宣传推广活动（包括广告 宣传、专题会筹备）等工作； （3）负责有效客户信息的管理工作；
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大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。 经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意 采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术 改造。 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的 ，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了 一个亿！ 小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的 说法一点不假！您是怎样获得这些信息的呢？”
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卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们 有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本 子上写着；还有的托着腮在沉思…… 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主 任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮 食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问 题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将 涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行 高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议 。”
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任务二 认识企业管理中的信息工作 早在两千多年前，中国古代军事家孙子就提出 了“知己知彼，百战不殆；不知己知彼，每战必殆 ”观点。这不仅适用于军事战争，同样适用于市场 经济中的企业竞争。一个企业或者其管理者，在商 业竞争中，要做到知己知彼，实质就是要展开全面 的信息工作。信息和信息工作对臵身于这个时代的 企业来说其重要性不言而喻。
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（三）多变性 由于客观事物的复杂多变，反映其状况的信 息也会随之变化，加上信息总是滞后于事实的特点 ，因此有价值的信息总是处于不断的更新、矫正、 扬弃、变化的过程中。 （四）共享性 信息资源与其他物质资源不同，物质资源在 使用时具有一次性的特点，信息则不然。当信息的 拥有者把信息传递给他人时，他仍有该信息的使用 权。可见，除了需要保密的少量信息外，其他一切 信息都不具有独占性。
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案例 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书 ，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究 竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感 到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让 小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。 会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以 提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金 ，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的 副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主 任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参 考。领导们的目光一起转向了他。
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四、信息工作的程序 信息工作的程序包括收集、整理、传递、反馈 、存储、利用。各个环节相互连接，密不可分，形 成完整高效的信息工作流程。
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信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息 过程。信息收集是秘书信息工作基本内容，也是信 息工作关键的一步。 信息整理就是将所获取的信息分门别类地加以 归纳，使原来分散的、个别的、局部的、无系统的 信息，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化 的轨迹或状态，论证其道理或指出其规律的系统的 信息。这是一个“去伪存真，去粗取精”的过程。 去掉信息中虚假的、不确切的成分，留下真实可靠 、有用的信息；去掉信息中粗糙的、相关性不大的 成分，留下有价值的信息。
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任务一 了解信息和信息工作 人类进入信息化社会后，所有的制约因素又与 企业能否了解和充分掌握信息、运用信息有着不可 分割的关联。企业时刻要关注对市场竞争起着关键 作用的信息。谁能及时抓住瞬间万变的信息，在大 量的信息中去伪存真，把信息变成有用的情报，谁 就能真正提高自身企业的竞争能力，谁就能拥有持 续发展的竞争优势。
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三、信息工作 所谓信息工作，是信息工作人员有组织、有目 的、有计划地进行信息的收集、整理，并将形成的 信息文稿报送相关决策者的过程及其所需要从事的 相关工作。对于信息工作的基本概念，应当把握这 样几个层次的问题： 一是信息工作的主体。所谓信息工作的主体， 是指信息工作的启动者和实施者，也就是在组织中 具体负责信息工作的部门或个人，也就是信息工作 者。信息工作的主体一般由信息工作的决策者、组 织者和实施者三部分“人”组成。信息工作的主体 在信息工作中始终处于主动地位，他们的素质如何 对信息工作关系极大。
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源自文库
（一）信息是企业决策的基础 企业管理的核心就是决策，而决策的成败关 系到企业的存亡。决策在本质上就是一个信息处理 过程，由信息的收集、分析、判断，方案的拟定、 选择等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息 的支持。决策失败的原因，根本的一条，是判断的 错误，是对信息的错误分析，是信息的不准确或缺 少造成的盲目，是我们说的“情况不明”。只有积 极主动地了解和掌握环境信息，全面、实时地搜集 与企业发展相关的宏观经济趋势、产业政策、行业 信息和市场信息，挖掘和利用信息体系资源，建立 快速反应机制，才能把握市场脉搏和机遇，提高企 业的风险预警能力和企业整体决策水平。
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二、信息的主要特征 （一）真实性 信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载 体发出的有关内容，因此，任何信息都要求能如实 反映客观的事实，凡不符合事实的东西只能称为讹 传，不具有任何使用价值。
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（二）价值性 信息强调的是各种事物通过物质载体发出的 一切有价值的内容，因此，信息总会或多或少地对 完成某项工作有所帮助。当然，信息的价值度有高 有低，凡具有较高价值的信息往往是在对大量原始 信息进行加工处理后才取得的，那些未经过正确取 舍与筛选的信息往往比较分散，其价值性也要降低 很多。
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案例 日本尼西奇公司原是一家生产雨伞的小企业。 一次偶然的机会，董事长多博川看到了一份最近的 人口普查报告。从人口普查资料获悉，日本每年有 250万婴儿出生，他立即意识到尿布这个小商品有 着巨大的潜在市场。按每个婴儿每年最低消费 2 条 计算，一年就是 500万条，再加上广阔的国际市场 ，潜力是巨大的。于是立即决定转产被大企业不屑 一顾的尿布，结果畅销全国，走俏世界。如今该公 司的尿布销量已占世界的 1/3，多博川本人也因此 成为享誉世界的“尿布大王”。 提示：1.信息如此重要，那什么才是信息呢？ 2.秘书怎样才能做好信息工作呢？
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“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮 食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国 际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾 害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业 粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今 年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不 少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿 酒业，都将以粮食为原料。
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一、信息的含义 “信息”一词来源于拉丁文“Information”，意 思是解释和陈述。一般说来，信息是指客观存在的 一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、 数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。 信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的 内容。 人们常常把信息和信号及消息相混淆，其实， 三者的含义是不同的。信号可以用来传递某种约定 的声音、光线和标志等。
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二是信息工作的客体。所谓信息工作的客体， 是指信息工作所要服务的对象，或者叫做信息工作 的受益者。信息工作的服务对象主要是具有决策权 力的决策者，它可能是某个拥有决策权力的个人， 也可能是具备相应决策职能的集体或组织。信息工 作能否顺利开展，信息工作能否顺畅，其成果能否 被服务对象所接受，在很大程度上与信息工作的客 体密切相关。
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三是信息工作的影响效应。所谓信息工作的影 响效应，是指信息工作的目标经过信息工作实施的 一切有组织的活动而得以实现的程度，它是信息工 作成效的体现。它主要表现在两个方面：一是作为 信息工作客体的决策者，对作为信息工作主体的信 息工作者的工作是否持积极肯定的态度；二是信息 工作是否对决策者的决策行为直接或间接地产生了 积极的影响效应。 信息工作的上述三个构成要素，对信息工作 有着直接的影响。做好信息工作，必须把握好信息 工作的相关基本要素，并弄清它们之间相互作用、 相互制约、互相依存的内在的关系，从而进一步把 握信息工作的基本规律。
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（4）负责业务跟踪记录表的统计和管理以及 项目信息的采集、汇总和定期汇报工作； （5）负责下列市场业务日常工作：包括外来 电话的接听记录，宣传资料的准备和邮寄，资料及 文件（包括培训记录、会议记录、经济合同、出差 计划与总结报告等）的整理归档，项目评审移交等 工作。 文秘专业应届毕业生夏婷，正面临着毕业找工 作的烦恼。看到招聘启事后，她开始了准备工作， 争取一举拿下。但是对于秘书工作中的信息工作她 一直以来都不是特别懂，她开始了解什么是信息和 信息工作。
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项目一 认识信息工作 【学习目标】 知识目标 了解信息的概念、特征和主要工作内容、程序。 了解企业信息工作的重要性和企业信息内容。 能力目标 能够正确理解信息工作的意义。 能够认识到信息对企业的重要作用，熟悉企业信 息内容。
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一、企业信息工作的重要作用 在现代社会条件下，正确无误的战略，行之有 效的战术，无疑是每一个企业努力追求的理想目标 。好的结果取决于好的行动，好的行动取决于好的 决策，而好的决策取决于准确地、全面地获取信息 ，这是一个科学的因果关系，是经实践证明了的获 胜途径。我们关注的企业信息工作就是为企业制定 或选择正确的战略战术服务的，在现代企业发展中 发挥着至关重要的作用。主要表现在如下几个方面 ：
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卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境 。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但 不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利 用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金， 把小张引入了对信息工作的深层思索。①
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（二）信息可以提高企业的竞争力，掌握主动 权 信息被人们称之为除技术、资金、人才之外 的第四大管理要素。企业要想在激烈的市场竞争中 占据优势，适应市场实效经济的要求，在竞争中掌 握主动权，只有借助于企业的信息工作。通过有效 的企业信息工作，密切了解竞争对手的产品策略和 市场动向，及时跟踪产业技术发展方向和态势，不 仅可以为企业制订产品战略、市场战略等提供决策 依据，始终保持企业的产品开发和市场竞争处于优 势地位，还可以主动地根据市场的需求变化及时调 整企业的市场对策，抢占先机。