人事档案整理培训讲义(ppt 48页)

第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料；各种先进人物登 记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。 荣誉证书不归档。 第八类 企业违犯党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于 处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分 的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、 决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。
第二类 自传及属于自传性质的材料 第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主 要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的企业表 现情况材料，作为企业任免、调动依据的正式考察材料；年 终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，企业 考核和审计考核的综合材料。
第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料； 报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习 （培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登 记表；专业技术职务任职资格申批表，专业技术职务考绩 材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术 职务（职称）审批表；企业的创造发明、科研成果、著作 及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的） 等目录。
四、整理工作应注意的事项
必须认真做到以下几点：
1.在整理档案时，严禁抽烟，以确保档案安全。
2.不得私自涂改、抽取或伪造材料。
3.不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材 料，需进行登记，经主管领导批准后分情况予以处理。
4.在整理档案的过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失 档案材料和泄露企业人事档案内容。
1.整理企业档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目 录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条 理、精炼、实用的要求。 2.整理企业档案，事先要收集好企业档案材料，并备齐卷皮、 目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、等必需的物品和设备。 3.整理企业档案的人员，必须努力学习党的企业工作方针、政 策和档案工作的专业知识，熟悉整理企业档案的有关规定，掌 握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。
第三节 企业人事档案材料的排序与编目
一． 企业档案材料的排序 其含义是指每类所含材料的排列顺序。
排序要求
1. 档案材料的排序，必须遵循企业档案本身自然形成的规 律，保持材料之间的内在联系和材料之间的衔接。
2. 档案材料的排序，是固定卷内材料的一种手段，必须以 方便利用为原则。因此，材料的排序要有一定的规律性。
第五类中不应归入档案的材料：信封、调函、外调提纲、 调查线索、外调介绍信、审查结论和调查报考的草稿，未 经查证的有关企业政历问题的检举材料。
第六类 加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党 申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，中国共产 党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依 据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记 表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材 料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组 织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团 员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。 一般性的入党思想汇报不归档。
二、企业档案材料的归类
企业人事档案材料归类的概念 企业人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴 别的档案材料归入所属类别，通俗地说，就是将材料“对号 入座”。归类是按照每份企业档案材料的内容或其名称归入 相应的类别。分类的对象是企业档案内容，而归类的对象则 是企业档案材料；分类带有法规性、依据性（企业档案工作 条例），而归类是把分类的规定和原理运用于具体材料的一 项实际工作。
R——大类代字一级类目（人事档案）
526——员工编号（第526个员工）
企业档案分类的方法
中组部1991年制定的《企业档案工作条例》，把企业人 事档案材料按其内容性质分为十大类：
第一类 履历材料； 第二类 自传材料； 第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料； 第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、 学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材 料）； 第五类 政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依 据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；
企业人事档案材料归类的一般原则和方法
一般的方法和步骤是：首先看材料的名称，其次看材料的 内容，这两种方法和前面讲过的企业分类方法基本一致， 不再解释了。第三种方法是看材料的价值作用，一方面是 参考作用。那么体现在档案的价值上也是两种，一种是具 有凭证价值的材料，另一种是具有参考价值的材料，因此 在进行企业档案材料归类时，不可忽视档案材料的价值因 素。企业档案的第九类都是具有凭证价值的材料，第十类 是具有参考价值的材料，比如死亡生平、残疾鉴定表等。
常见的企业档案归类
第一类 履历材料：企业履历表（书）、简历表、企业、 工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、 退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员 登记表，更改姓名材料。 第一类在进行企业档案归类时，还应注意以下几点： ①带自传的履历表与其他自传内容不重复的归二类； ②涉及企业政历问题或记载审查情况的登记表归五类； ③有任免职务内容的登记表归九类。
附表二 以第六类材料登记目录顺序排序
类号
材料名称
材料形成时间
六 加入党团材料 1 入团志愿书
1974年5月1日
2 入团申请书
1972年4月1日
3 退团登记表
1980年5月1日
4 入党志愿书
1986年7月1日
5 入党申请书
1987年7月1日
6 积极分子培养登记
1988年7月1日
7 个人申请转正报告
1991年7月1日
3. 鉴于档案立卷后仍处于动态性管理，因此材料的排序， 还必须考虑到以后有利于新材料的补充。
企业档案排序的基本方式
1. 按材料形成时间的先后进行排序。适合这种排列方式的有第一类、第二 类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。
2. 以第一类材料形成时间排列登记目录为例（见附表一）
2. 按材料内容的主次关系进行排列
6. 以第五类为例（见附表三）
7. 同一问题多次审查材料的排序顺序以第五类、八类为例（见附表四）
附表一 第一类材料排序编目登记
类号
材料名称
材料形成时间
一 履历材料 1 中学生登记表
1976年7月3日
2 招工登记表 3 应征公民登记表 4 退伍军人登记表 5 职工登记表 6 企业履历表 7
1976年9月1日 1977年12月3日 1980年11月2日 1981年1月5日 1986年10月2日
人事档案整理 培训讲义
概
述
人事档案整理工作的概念、类型、要求 人事档案的分类和材料的归类 人事档案材料的排序与编目 人事档案材料的复制与加工 人事档案材料的装订与入库 人事档案保管和保护
第一节 人事档案整理工作的概念、类型、要求
一、人事档案整理工作的概念
人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将收集 起来的每个员工的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技 术加工和装订成卷，并在基础上，不断地对档案内容进行补充 的工作。
下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时企业本 人写的论文、技术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的 各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考 证、结业证。
第五类 政审材料：审查企业政治历史情况（包括党籍问题） 的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、 检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结 论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料； 入党、入团、参军、出国等政审材料；更改企业的民族、 年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见， 上级批复以及所依据的证明材料。
材料名称
政审材料 最后一次审查（复查）材料 批复 结论处分或甄别结论 本人对结论或处分意见 其他问题的结论3. 按问题结合时间进行顺序排序
4. 一个类内有几个问题的材料，先按问题分开，在一 个问题内按材料的形成时间顺序由远及近排列，这种排 列方式特点是：眉目清楚，层次分明，企业档案材料中 第四类、第九类就是用这种方式进行排序。第四类、第 九类包括的内容较多，我们可以采取二级分类排列方式 进行排序编目。（见附表五、附表六）
二、企业人事档案整理的类型
企业人事档案整理的类型就其范围来说，可分为常 规整理和局部整理。
常规整理，就是对新建档案的整理。 局部整理，也叫续整。就是因补充新材料而对原有
整理过的档案进行部分整理。其特点是：针对性强 （哪份档案有新材料就整理哪份，是第几类的材料， 就续在第几类后面）；
三、整理工作的基本要求
8 组织对转正意见
1991年7月1日
份数 页数
1
3
1
2
1
1
1 12
1
5
1
5
1
4
1
2
附表三 一次性审查材料排序编目登记
类号
材料名称
五 政审材料
1 上级批复
2 结论 3 本人对结论的意见
4 调查报告
5 调查证明材料
6 本人交代材料
附表四 同一问题的多次审查材料目录排序登记
类号 五
1 2 3 4
6 7
3. 这种排列方式是：一个类中有几个问题的材料，按主次及材料之间 的联系进行排序，这种排列方式的特点是脉络分明，企业档案材料中的 第五类、第六类、第八类就是按照这种方式。
4. 以第六类材料登记目录排序顺序为例（见附表二）
5. 第五类、第八类的排列基本相同，排列顺序为：上级批复、结论 （处分决定），本人对结论的意见，调查报告，本人检讨或交代，证明 材料等。
第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体 检表、残废等级材料；企业逝世后报纸报道的消息或讣告， 悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书， 大、中专分配报到证等。
必须要注意，十类材料必须精炼和确有参考价值，不能把 十类当作“回收站”。