文书办理流程

总部常用文书办理流程

（是否合并到“文书管理制度”之中？）

适应总部工作开展需要，总裁办特参照《文书管理制度》中援引的文书类别划分方式，就部分常用文书在传阅、会签、回复等环节中的办理流程规整如下。

一、传阅、会签类文书办理

（一）传阅、会签类文书概指需相关部门及人员知晓或会签意见的文书，其判定多由文书所涉事项归口管理或承办部门负责人给出，执行主体为文书所涉事项归口管理或承办部门之具体经办人。

（二）办理流程

该流程执行主体均为来文主办部门

1、加附《文书传阅单》或《文书会签单》。主办部门（来文指定办理部门或所涉事项归口管理部门）具体文书经办人须根据领导批示对拟传阅、会签文书加附《文书传阅单》或《文书会签单》，并报呈领导明确传阅、会签的范围及要求，或在“备注”栏中注明领导指定的传阅/会签范围及要求。

2、进行文书传阅、会签。主办部门具体文书经办人在按要求于相关部门及人员间进行文书传阅、会签时，须注意跟进传阅、会签进度，适时督促文件在指定传阅范围内的流转及办理。传阅、会签文书在某一部门及人员处的停留时间原则上以半个工作日为限，出差、休假等特殊情况可先进行电话沟通，事后再补办传阅、会签手续。

3、反馈传阅、会签结果。文书按要求完成传阅、会签后，具体文书经办人须及时将传阅结果反馈至主管领导，并根据主管领导对反馈结果的处理意见办理相关事务。

4、归档。上述环节办理完毕后，具体文书经办人须将传阅、会签文书与《文书传阅单》或《文书会签单》一道送至总裁办登记存档。

二、回复类文书办理

（一）

回复类文书概指总部针对子公司来文做出的答复，执行主体为来文指定部门或所涉事项归口管理部门及其具体经办人。在来文没有指定具体承办部门且所涉事项有多个关联部门时，由总裁办依据《管理纲要》中明确的总部各部门的审批、备案事项范畴裁定主办部门及协办部门（若有）。

（二）办理流程

《文书处理单》与《文书回复单》系一纸两面

1、加附《文书处理/回复单》。由总裁办传真收发人员负责对来文加附《文书处理/回复单》，并填制、登记“来文单位”、“时间”、“文号”、“标题”及指定“主办部门”等栏目内容。如来文没有指定主办部门，前台工作人员须报呈主管领导（总裁办公室主任）裁定主办部门及协办部门（若有）。

2、办理文书交接。总裁办传真收发人员接文后应立即对《文书处理/回复单》的相关栏目内容进行填制、登记，之后将其与来文一道转交至主办部门负责人。文书交接原则上须在接文当日履行完毕，下班时段（下班时间前10分钟）来文的交接工作可视实际情况（主办部门负责人工作日程）顺延至下一个工作日完成。

3、形成处理意见。主办部门接到来文及《文书处理/回复单》后，可直接或牵头组织相关部门于《文书处理单》上签署处理意见，并整理出最终结果报分管副总裁签批后回复。

4、填制《文书回复单》。主办部门需根据《文书管理制度》中对“批复”文体的格式要求对整理汇总出的拟回复内容进行编辑、打印至《文书回复单》中指定位臵，并加盖公章。以部门名义做出的回复适用部门印章，由部门以公司名义做出的回复适用公司印章。

5、进行文书回复。主办部门在完成《文书回复单》的填制后，须以传真形式将其回复至来文单位，并负责对回复内容进行解释。

6、已复文书归档。主办部门完成文书回复后，需及时将其与《文书处理/回复单》一道送至总裁办登记存档，以备查用。文书办理及回复的整个流程原则上应于来文交接办理之日起三个工作日内完成。

三、会签下发类文书办理

（一）会签下发类文书概指以公司名义对系统内外相关单位制发的文件，多为红头形式，执行主体为发文所涉事项主办部门及总裁办。

（二）办理流程

1、撰文。由发文所涉事项主办部门或领导指定主办部门负责文件的起草，并对文件内容负责。送交总裁办套制红头的文件视为已获主办部门领导认准。

2、套制红头。由总裁办负责对主办部门送交文件统一套制红头格式、编发文号并出具

校对意见和建议，与主办部门达成一致意见后印制文件会签版本。

3、加附《发文稿纸》。总裁办对印制文件会签版本加附《发文稿纸》后，交付主办部门

进行会签。

4、会签。除部分涉及总部各部门的文件需在部门总经理及以上领导中进行会签外，其

余文件原则上由副总裁及以上领导会签即可。会签期间，若有签发人之外的其他领导外出公

干，可先进行电话沟通征得当事人同意，事后再履行补签手续。

5、印制红头。待主办部门完成会签并根据会签意见对文件内容进行最后修订后，交由总裁办按照指定份数或参照常规发放范围确定份数进行印制，原则确保总部各部门、各子公司均有一份原件。

6、发文。由总裁办负责将所发红头文件的电子版发至各子公司邮箱，纸质版原件分发至指定收文单位、个人及总部各部门、各子公司，同时传真至各子公司办公室（不包括红头文件的附件）。文件内容的解释、答疑由主办部门负责进行。

7、归档。主办部门完成会签手续后，须将《发文稿纸》及文件会签版交至总裁办，与印制好的红头文件一并归档。

四、上文未及文书的办理参照国家相关规定及《文书管理制度》执行。

附件：1、文书传阅单

2、文书会签单

3、文书处理/回复单（一纸两面）

4、发文稿纸

附件1：

文书传阅单

附件2：

文书会签单

附件3：

文书回复单