基于实体分类法的教学档案管理
高校档案实体分类法的改革设想
、
高校执行《 高实法》 现状
作为行业标准 ，高实法》的分类思想是把反映ｍ高等学校 《
案的形成规律 、 内容 、 的同一门类档 案的管理性和业务性材 料 的正本分类。这样处理 ， 特点 虽不影响本校的档案管理 ， 但不利于高校
集 中在一起。其分类方案选择 的是年度——问题的分类法 ， 在类 目 档案信息资源共享。 设置上是根据学校档案产生 的领域范畴 ，结合档案记述的 内容性
Ｂ１ 高实法》 的分类 设置 案实体分类法》 以下简称《 （ 高实法》 。笔者结合 自己的工作实践 ， ） 对 Ｃ ４等是按 出版物的物种分类 。而有学校对《
高校 十余年来在部门立卷制的档案管理模式下执行《 高实法》 中ｍ现 有 自己的理解 ， 不按 照它 的二级类 目结构的分类号设置 ， 将 版类
的不 足， 提出自己的观点和建议 ， 与大家共同研究和探讨 。
一
档案 的二级 分类 设定 为 ：综 合——ｃ １ ； ＸＸ× 》 报纸 ） Ｂ １《 报 （ —— Ｃ ２《 Ｂ１ ； 甲学报》 刊物 ） ｃ ｌ ； 乙学报》 刊物 ） （ —— Ｂ ３ 《 （ ——ｃ ４ 《 Ｂｌ ；丙 学报》 刊物 ） —ｃ １ ； 丁学 报》 刊物 ） （ — Ｂ ５《 （ ——ｃ １ Ｂ ６等是 按Ｉ 版物 叶 Ｊ
关键词
目前 ， 大多数高校执行国家教委 １８ ９ ９年制定 的《 普通高等学校 档案指导学校档案 作 ， 学校档案归档工作采取的是部 门
２对《 ． 高实法》 分类类 目理解不一致。 高实法》 《 中推荐的 版类
立卷制度 ， 档案实体分类执行囝家教委 １９ ９ ３年颁布 的《 高等学校档 档案 实 体分 类结 构 是 ： 合 Ｃ １ ； 纸 Ｃ ２ 刊 物 Ｃ Ｉ ； 综 Ｂ １报 ＢＩ ； Ｂ ３ 书稿
档案实体分类大纲和分类编号办法
档案实体分类大纲和分类编号办法一、编制目的为适应我校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案的住处资源作用，为教学、科研、医疗、党政管理工作和社会主义建设事业服务。
根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》的标准，结合我校的工作实际，特编制本法。
二、编制的原则本法的编制，以辨证唯物主义为指导，突出教学、科研档案在学校档案中的核心地位，党政管理档案统率全局的作用，充分反映学校职能活动的特点和规律。
以学校全部档案为对象，以各部门从事社会活动的职能分工为基础，根据档案的内容、特点和形式的规律，按照我校档案形成的领域范畴，把产生于同一活动领域有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的情况下，把同一门类的管理性和业务性文件材料作为有机整体，归入相同的类别。
类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。
类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。
做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。
类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、实体分类大纲（一）一级类目的划分与标识一级类目是高校档案实体分类的最高层位。
根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群类主要包括党组织、团组织、工会、民主党派及统战工作形成的文件材料。
上级机关与本校党务管理的文件材料。
XZ 行政类主要包括校办、人事、审计监察、武装、保卫、总务、医务、图书情报行政部门的工作总结及上级机关与本校行政管理的文件材料。
JX 教学类主要包括研究生、本科生、专科生、成人教育及继续教育的教学管理、教学实践及教学研究中形成的文件材料。
KY 科研类主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，按其自然形成的规律分为科研准备阶段，研究实践阶段，课题鉴定阶段，成果申报和奖励及推广应用阶段的科技文件。
高等学校档案实体分类法
高等学校档案实体分类法引言高等学校档案是对学校历史、组织结构、人事变动、学术研究、学生管理等方面信息的记录与保存。
为了更好地管理和利用这些档案信息，制定一套科学合理的分类法至关重要。
目的高等学校档案实体分类法的制定旨在规范高校档案整理、存储和检索的方式，使档案信息更加有序和便捷地被利用，同时便于长期保存。
分类法的原则1. 层次性原则高等学校档案实体分类法应当具有明确的层次性，即从总体到细节的分类结构，使用户可以根据需要快速定位所需档案信息。
2. 类别一致性原则同一类别下的档案应具有相似的属性和特征，以便实现档案信息的规范化存储和检索。
3. 适应性原则高等学校档案实体分类法应当灵活适应不同学校的特点和需求，以满足不同档案管理工作的实际情况。
分类体系1. 学校方面•校史资料•校园建筑档案•学术科研档案•学生管理档案•教师管理档案•行政管理档案2. 学生方面•招生档案•学籍管理档案•学生活动档案•学生作品档案3. 教师方面•教师招聘档案•教师任职档案•教师科研档案•教师评优档案4. 课程方面•课程设置档案•课程教材档案•课程评估档案5. 行政方面•行政文件档案•行政会议记录档案•行政奖惩档案档案管理应用1. 档案整理高等学校档案实体分类法可作为档案整理的基础，将档案按照分类法进行归档整理，提高档案管理效率。
2. 档案检索通过分类法，用户可以根据需要快速找到所需信息，节省检索时间，提高工作效率。
3. 档案保存分类法的建立使档案信息得以规范保存，便于长期保存和传承学校的历史文化。
结语高等学校档案实体分类法是高校档案管理的重要工具，它的制定和应用有利于提高档案管理效率，规范档案管理流程，为高校档案信息的利用和传承提供有力支撑。
愿各高校能根据实际情况，制定出更适合自身的分类法，完善档案管理工作。
以上是关于高等学校档案实体分类法的文档，详细介绍了分类法的目的、原则、分类体系以及档案管理应用。
希望对您有所帮助！。
高等学校档案实体分类法
高等学校档案实体分类法中华人民共和国国家档案局1995-06-12批准1995-10-01实施第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。
二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。
高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。
要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
（二）符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。
1.采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。
2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。
3.类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。
大学档案实体分类方案
大学档案实体分类方案为了保证学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，依据国家档案局颁布实施的《高等学校档案实体分类法》（DA/T10-1994），特制定本方案。
本方案由类目设置及标识符号（含主表）、档号编制方式、附则等三部分组成。
一、类目设置及标识符号档案类目通常分为：一级类目、二级类目和三级类目。
（一）一级类目及其标识符号根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质和载体特点，学校档案分为党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产和科技开发类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类、人事类、人物类和征集类等15个一级类目。
一级类目是档案实体分类的最高层位。
一级类目的标识符号，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“DQ”即“dangqun”（党群）的简称。
其名称、标识符号和主要内容如下：党群类DQ主要包括：校（院）党委、工会、团委、民主党派等党群系统在工作中形成的文件材料。
行政类XZ主要包括：校行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料和各学院除“党群类”之外的文件材料。
教学类JX主要包括：反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料（含学生学籍类文件材料）。
科研类KY主要包括：科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
基本建设类JJ主要包括：基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
仪器设备类SB主要包括：仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
产品生产与科技开发类CP主要包括：产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
出版类CB主要包括：出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
外事类WS主要包括：外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
财会类CK主要包括：财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
声像类SX主要包括：以声音、图像为内容，以磁性或感光材料为载体，可阅读保存使用的文件材料。
档案实体管理的方法
档案实体管理的方法档案实体管理是指对档案实体进行分类、整理、保管、利用和销毁等一系列管理工作的过程。
合理的档案实体管理方法能够确保档案的完整性、安全性和可访问性，提高档案管理的效率和质量。
本文将介绍几种常见的档案实体管理方法。
一、分类管理分类管理是档案实体管理的基础，通过对档案实体进行分类，能够使档案的组织结构清晰，便于查找和利用。
在分类管理中，可以根据档案的主题、形式、时限等要素进行分类，同时也要考虑档案的生命周期和业务流程，确保档案分类的科学性和合理性。
二、整理管理整理管理是指对档案实体进行整理、著录和编目等工作，以确保档案的准确性和完整性。
在整理管理中，需要对档案实体进行鉴定、排序、装订和标识等操作，同时也要编制档案目录和索引，方便档案的检索和利用。
三、保管管理保管管理是指对档案实体进行妥善保管和防火防灾等工作，以确保档案的安全性和可持续性。
在保管管理中，需要选择合适的存储设备和环境，如防潮、防尘、防虫、防磁等措施，同时也要制定档案保管规程和安全措施，加强档案的监督和管理。
四、利用管理利用管理是指对档案实体进行查询、借阅和复制等工作，以满足用户的需求和提高档案的利用价值。
在利用管理中，需要建立健全的档案利用制度和服务机制，提供便捷的查询和借阅服务，同时也要保护档案的隐私和知识产权，合理授权和限制访问。
五、销毁管理销毁管理是指对档案实体进行销毁和处置等工作，以清理过期、无效和冗余的档案，保持档案库的清洁和空间的有效利用。
在销毁管理中，需要制定档案销毁规程和程序，确保销毁操作的合法性和安全性，同时也要进行档案销毁的记录和审计，以便后续的追踪和监督。
档案实体管理的方法包括分类管理、整理管理、保管管理、利用管理和销毁管理等几个方面。
通过科学合理地运用这些方法，能够确保档案的完整性、安全性和可访问性，提高档案管理的效率和质量。
在实际操作中，还应根据不同的档案实体和管理需求，灵活运用这些方法，使档案管理更加科学、规范和便捷。
教学类档案工作规范.
教学类档案工作规范为了提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在学院教育管理和教学活动中的作用，并为考核教学档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案实体分类法》与《高等学院档案工作规范》等规章，结合我院实际，特制定本规范。
一、教学档案的收集和归档（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（二）归档范围：详见《教学类档案归档范围和保管期限表》。
（三）不归档的文件材料1、上级有关教学的普发的(非专指本院)、不需办理的文件；2、上级有关教学的未定稿的文件；3、重份文件；4、无查考利用价值的事务性临时性文件；5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；6、院内或院内其他部门发文；7、与院外单位交换来的材料；8、只有请示没有批复或只有请示，上级又无口头同意，本院又没有执行的文件。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（四）形成积累1、新学年伊始，各教学部门应在布置教学工作的同时，布置形成积累教学文件材料的任务。
2、各教学部门专兼职档案人员按文件材料分类目录分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
3、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
4、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(学术专著、优秀教材等)除原稿外，根据实际情况，酌加副本。
（五）整理组卷1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系、部或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，厚度2CM为宜；对问题单一、文件较少者，可将内容相近的几个问题的文件材料合为一卷；对不便合并的文件材料，也可按不同内容分别组成薄卷。
高校档案实体分类法
高校档案实体分类法
1. 高校档案实体分类法，哎呀呀，就像是给知识宝贝们安个家！比如你的各种获奖证书，那就是值得好好收藏的宝贝呀！
2. 高校档案实体分类法，这可真是个神奇的法宝呢！想想看，把你大学的点点滴滴按照不同类别整理清楚，这不就像是给你的青春拼图吗？就像整理照片，每一张都是独特回忆！
3. 嘿，高校档案实体分类法，不了解可不行哦！好比你书架上的书，按照不同类型放好，找起来多方便呀，档案分类不也一样嘛！你说对吧？
4. 哇塞，高校档案实体分类法，简直是开启大学记忆宝库的钥匙啊！像你的实验报告，放在专门的类别里，随时都能拿出来回味，这多棒呀！
5. 高校档案实体分类法啊，真的特别重要呢！你想想，要是没有它，你的大学经历不就像一团乱麻了吗？比如社团活动资料，得好好分类呀！
6. 哎呀，高校档案实体分类法真是个好东西呀！这就像是在茫茫人海中给每个人找到属于自己的位置一样，你的档案也需要这样精准的分类呀，比如你的实习记录！
7. 大家可别小瞧了高校档案实体分类法哟！它就如同是一个优秀的管理员，把你的大学生活管理得井井有条，像是你的课程作业档案分类放好，找的时候多轻松呀！
8. 高校档案实体分类法真的太有用啦！它能让你的大学记忆清晰可寻，绝不会像无头苍蝇一样混乱。
就好比整理衣柜，不同季节的衣服分类放置，多有条理呀！所以，一定要重视高校档案实体分类法呀！
我的观点结论：高校档案实体分类法对于大学生来说非常重要，能够很好地整理和保存大学期间的各种重要资料和记忆，必须认真对待和好好运用。
南京邮电大学档案实体分类法与档案工作规范
南京邮电大学档案实体分类法与档案工作规范第一部分 实体分类法第一章 编制概况一、编制目的为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，特制定本方案。
二、编制原则1、我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。
3、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4、类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。
各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。
下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。
同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
三、类目设置与主要内容(一) 一级类目的设置与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。
我校档案确定的一级类目计10个。
其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例：行政（Xing Zheng）标识为“XZ”。
一级类目名称、标识符号和主要内容如下：1、党群 DQ 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
2、行政 XZ 主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。
3、教学、学生 JX 主要包括教学管理、实践与学生管理活动中形成的文件材料。
4、科学研究 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
5、产品生产与科技开发 CP 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6、基本建设 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
7、仪器设备 SB 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
对《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议
实 际 进 一 步 规 范 档 案 实 体 分 类 方 案 。在 保 持 党 群 、行
政 、教 学 、科 研 、基 建 、设 备 、产 品 、 出版 、外 事 、 财 会 十 大 类 和 特 殊 载 体 “ 像 类 ” 不 变 的 基 础 上 ，又 声 增 加 了 “ 物 档 案 ” 和 “ 人 档 案 ” 两 大 类 。 在 二 级 实 名 类 目 中 ，除 行政 大 类 中 的 监 察 与 审 计 、武 装 与 保 卫 分 别 设 置 外 ，其他 未 变 。 教 学 类 选 用 第 一 套 方 案 ，即 按 教 学 环 节 分 类 ；科研 、设 备 、基 建 、产 品 四 大 类 的 二 级 类 目除 １ 为 综 合外 ，其 他均 按 随机 项 目分 别设 类 。 １ １ ３ 逐步 调整 （ ０ 年 至 今 ） ． ２ ０１ 随 着 时 间 的 推 移 和 档 案 工 作 的 发 展 变 化 ， 我 们 在 贯彻 落 实 “ 类 法 ” 的实 践 中遇 到 的 老 问题 愈 加 突 分 出 ，新 问题 不 断 涌 现 ，迫 使 我 们 不 得 不 从 ２ ０１ 开 ０ 年 始 ，逐 步 对 原 定 的档 案 实 体 分 类 方 案 进 行 适 当调 整 。 首 先 ，对 科 研 档 案 分 类 遇 到 的 问 题 进 行 调 整 。 科 研 档 案 起 初 是 分 年 度 按 项 目分 别 设 置 二 级 类 目 ， 比 如 ２０ 一 ０ ０ ＫＹ】 （ 合 ） ｌ综 、ＫＹ１ （ 一 个 项 目 ） 、ＫＹ１ ２ 第 ３
一
涵 却 相 对 贫 乏 （ 多 内 容被 其他 大类 下 的综 合 类抽 走 很 了 ）；二 是 科研 、设 备 、基建 等大 类 的二 级 类 目因情 况 复 杂 很 难统 一模 式 ；三是 处 理 各级 次 类 目之 间交 叉 问 题 的 合 理 分 流 与 准 确 归 属 比较 棘 手 。 试点 工 作 结 束
高等学校档案实体分类法
高等学校档案实体分类法高等学校档案实体分类法是在高等学校档案管理工作中采用的一种分类方法。
它是以高等学校机构、部门、学科专业等实体为主要分类依据，将大量的档案材料有机地组织起来，方便管理和利用。
本文将介绍高等学校档案实体分类法的基本概念、方法和应用价值。
一、基本概念高等学校档案实体分类法，简称实体分类法，是指根据高等学校的机构、部门、学科专业等实体特点，将档案材料分门别类地加以分类，以便进行有效管理，方便使用。
它是一种实用性强、灵活性大、有条理、易操作的档案分类方法。
实体分类法的主要分类依据是高等学校的实体特点。
高等学校是以机构、部门和学科专业为主要实体的组织形式，不同实体存在着明显的区别和联系，因此可以根据实体的不同，将档案材料进行分类，构建科学合理的分类体系。
二、方法实体分类法的具体分类方法包括如下几个步骤：（一）确定分类体系根据高等学校机构、部门、学科专业等实体特点，确定档案分类体系。
分类体系一般按照高等学校的管理层级结构，分为多个层次，构建起一个完整的档案分类网络。
（二）制定分类规则根据不同实体的特点和档案资料的实际情况，制定细致、全面、具体的分类规则。
分类规则应该统一、明确、便于操作和理解。
（三）分门别类将档案材料按照分类规则进行分类，分门别类地整理，建立起档案分类清单。
（四）编号归档根据分类清单，对档案材料进行编号，建立档案系统，进行归档。
（五）更新维护对档案材料进行不断更新和维护，以及对档案分类规则和体系进行不断修订和完善，保证档案管理的科学性和有效性。
三、应用价值实体分类法在高等学校档案管理中发挥着重要的作用，具有以下几个方面的应用价值：（一）提高档案管理效率实体分类法可以将大量的档案材料有机组织起来，使其条理清晰，减少了档案管理人员花费大量时间和精力查找和整理档案的成本，提高了档案管理的效率。
（二）方便档案利用实体分类法可以充分考虑到高等学校管理的实体特点，使查找需要的档案材料更加方便快捷，节省了用户查找档案资料的时间和精力，提高了档案利用效率。
高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范
国家教育委员会关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的通知教办[1993] 429号各省、自治区、直辖市及计划单列市教委、高教（教育）厅（局），国务院有关部委教育司（局），委属各高等学校：为适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高等学校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，我委在反复论证、广泛征求意见并在分片试点的基础上，制定了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》（以下简称《分类法》、《规范》），现予发布，自１９９４年１月１日起施行。
《分类法》和《规范》对现行的高等学校档案分类及管理有了很大改进，是高等学校档案工作的重要基础建设，望各部门切实加强领导，精心组织实施。
在执行过程中，有何问题、建议，请及时报我委办公厅。
《分类法》和《规范》适用于高等学校，中等职业技术学校亦可参照执行。
《分类法》和《规范》的印发办法将另行通知。
国家教育委员会一九九三年十一月十六日高等学校档案实体分类法第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。
二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。
高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。
要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
学校档案实体分类方案
学校档案实体分类⽅案档案实体分类⽅案⼀、编制⽬的为了统⼀我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提⾼我校档案业务建设的整体⽔平，根据《⾼等学校档案实体分类法》、《⾼等学校档案⼯作规范》所确定的基本原则，结合我校档案⼯作实际，特制订本⽅案。
⼆、编制原则1、考虑我校档案⼯作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中⼼地位，党政管理档案统率全局的作⽤。
2、以我校全部档案为对象，并按照形成同⼀活动领域的档案作为⼀个整体归⼊相同类别的原则进⾏编制。
三、类⽬设置与主要内容（⼀）⼀级类⽬的设置与标识⼀级类⽬是我校档案实体分类的最⾼层位。
我校档案确定的⼀级类⽬计13个。
其标识采⽤⼀级类⽬名称汉字的第⼀个拼⾳字母。
⼀级类⽬名称、标识符号和主要内容如下：1、党群类 DQ 主要包括⾼等学校党委、⼯会、团委、民主党派等组织的各种会议⽂件、会议记录及纪要；各党群部门的⼯作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的⽂件材料。
2、⾏政类 XZ 主要包括⾼等学校⾏政⼯作的各种会议⽂件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于⼈事管理、⾏政管理的材料。
3、学⽣类 XS 主要包括⾼等学校培养的学历教育学⽣的⾼中档案、⼊学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业⽣登记表等。
4、教学类 JX 主要包括反映教学管理、教学实践等活动的⽂件材料。
5、科研类 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的⽂件材料。
6、基本建设类 JJ 主要包括基本建设管理和项⽬建设中形成的⽂件材料。
7、仪器设备类 SB主要包括仪器设备⼯作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使⽤、维修改造、申请报废等各个环节形成的⽂件材料。
包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术⽂件以及在接收、使⽤、维修和改进⼯作中产⽣的⽂件材料。
8、产品⽣产类 CP 主要包括产品⽣产、科技开发管理及活动过程中形成的⽂件材料、样品或者样品照⽚、录像等。
新形势下高校档案实体分类法的探讨
为” 久”“ 期 ” 种 ， 期 中再实行标 时制 ， 为 ３ 永 、定 两 定 分 Ｏ年 、
规定 》 的颁布 ，分类法》 《 已不能适应新形势发展的需要 ， 重新
修订 《 分类法》 规范 管理高校分类势在必行。笔者 结合 工作 ，
１ Ｏ年。有些省份 已根据国家档案局 ８号 限规定 ， 如江西
件 的不同和档案人 员的素质及《 分类 法》 自身的局限性等诸
多 因素 ， 国各地高校档 案的实体分类执 行未能统一 ， 在 全 存 以下情况 ：
１归 类不 一 。 随 着 高 校 形 势 的发 展 和 变 化 ， ． 高校 档 案 反
映的 内容也有所变化 ， 在进行档案 实体分类工作 的实际操作
少地 对《 分类法》 行了修 改 ， 进 按问题分类法的同时糅合进按
文件来源 分类的思想 ， 随意增 加类别 ， 形成 同一全 宗内按 问 题 分类与按来 源分类并 存的混乱局面 。例如 ， 高校学生工作 处的各项工职 责与其他部 门有交 叉， 对其归档 文件按 问题整
｜ ４２
０ ｜
务 探 索
省教育 厅制定 了《 江西省文件材料归档范围和文书档案保 管 期 限规定》 将 高校文书档 案保管期 限定 为永久 、 ， 定期两种 ， 定期 一般 分为 ３ Ｏ年、 １ Ｏ年。而《 分类法》 的保管期限仍是永
对《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议
对《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议作者：晋平来源：《档案管理》2010年第06期摘要:在《高等学校档案实体分类法》修订之际,本文结合实践经验与教训,总结分析了“分类法”实施中的问题与对策,对进一步完善高校档案实体分类方法提出建议。
关键词:高校档案,实体分类,修订意见随着教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的发布,作为贯彻落实这一法规的配套措施,研究修订《高等学校档案实体分类法》(以下简称“分类法”)的问题愈加凸显出来。
本文结合我校近20年来贯彻落实“分类法”的实践与体会,就如何进一步完善高校档案实体分类方法进行探讨。
1简要回顾现行的《高等学校档案实体分类法》是1993年11月16日由原国家教委教办[19931429号文件发布的,自1994年1月1日起施行,而我校作为国家教委确定的首批试点单位之一,从1992年就开始了“分类法”的尝试,近20年来我校贯彻落实“分类法”经过了“初步试点-恪守敦行一逐步调整”的实践历程。
1.1初步试点(1992年～1994年)1992年4月28日,国家教委办公厅“关于组织《高等学校档案实体分类法》试点的通知”(教厅档[1992]24号文件)下发后,我校即刻根据通知精神,积极开展试点工作。
我们选取了1991年度档案作为试点对象,按照《分类法》试点稿,归类整理了1149卷。
经过初步尝试,我们认为,新的分类办法总体而言类目体系比较清晰、周全,大多数归档文件材料可以“对号入座”,但也遇到一些问题:一是感觉一级类目“行政管理”的理论外延比较庞杂而实际内涵却相对贫乏(很多内容被其他大类下的综合类抽走了);二是科研、设备、基建等大类的二级类目因情况复杂很难统一模式;三是处理各级次类目之间交叉问题的合理分流与准确归属比较棘手。
试点工作结束后,我们及时进行了总结,并将总结材料上报业务主管部门。
1.2恪守敦行(1995年～2000年)国家教委办公厅“关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的通知”下发后,我们严格按照正式发布的分类办法,结合本校实际进一步规范档案实体分类方案。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
基于实体分类法的教学档案管理作者：孟丽
来源：《办公室业务·上半月》2020年第08期
【摘要】教学档案管理是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。
近几年来，顺应数据时代的发展需要，教学档案的分类整理体系相应呈现出新形式。
本文以北京林业大学教学档案为实际案例，从档案管理学角度诠释教学档案实体分类整理的规则、方法，拟定了较科学的教学档案分类标准，力图给读者呈现一个较全面的教学档案整理体系。
【关键词】实体分类法;教学档案管理;北京林业大学;慕课
教学档案是学校档案的主体、核心和重点，教学档案管理是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。
教学档案的分类具有两方面的含义：一方面是指对档案实体的分类整理;另一方面是指对档案信息的分类编目。
本文主要从档案分类整理方面，对北京林业大学教学档案信息分类整理体系进行研究。
北京林业大学现有17个学院，63个本科专业，截至2018年12月，拥有本科生13449名。
面对如此庞大数量的教学档案管理工作，建立严谨、科学的档
案实体分类整理体系不仅是规范教学档案的必要条件，同时也有助于理清学校专业发展的脉络。
因此，教学档案实体分类整理体系研究具有重要意义。
一、研究范围、方法与基本原则
（一）研究范围。
教学档案实体分类的范围依据教育部和国家档案局2008年发布实施的《高等学校档案管理办法》和1987年的《高等学校教学档案文件材料归档范围》两份文件的规定。
（二）研究方法。
教学类管理档案实体分类整理体系研究方法，是将传统理论对教学类文件保管对象——实体文件的关注，转变为对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注，注重档案实体的实用性、逻辑性。
档案整理理论是纸质档案管理中最为重要的核心理论，档案整理的基本原则——来源原则，即把来源于任何一个特定机构的全部档案集中在一起，构成一个不可分割的全宗。
档案实体分类整理的方法主要有：年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题年度分类法。
本文主要采用年度—组织机构分类法，这种组织机构分类标准根据文件的形成者进行分类，是比较常见的方法，能够比较完整地反映内部组织机构的活动情况，能够比较充分地体现文件的价值。
（三）基本原则。
具体如下：1.《高等学校档案实体分类法》是开展学校教务档案实体分类的基石。
1993年11月16日，国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》根据教学工作的环节把教学档案划分为8个二级类目：综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位、毕业生、教材。
北京林业大学教务处主要从强化专业内涵建设、加强优质教材建设、高水平校内外实践教学平台建设、规范学生学籍管理与教学运行等方面开展工作。
依托教委颁发的文件，结合北京林业大学教务处的岗位职责，北京林业大学教学类档案分类体系主要包含了五个方面：教学类综合文件、学籍学位管理、教材与视频课程、学科建设、实践管理（如图1）。
2.尊重文件拟稿人的意图，完善教学类综合文件整理标准。
综合类的教务文件包括北京市教委文件、教育部文件、北京市其他部门文件，以及教务处依据上级部门的指示转发的文件。
教务处科室所发文件一般是由负责本科室工作的科长拟稿，领导把关。
他们对文件形成原因及其处理过程有着比较透彻的了解，在撰写文件时需要考虑如何使文件适应现行需要，以及单位如何使用这些文件。
教务档案工作者依据这种整理思路，接受初期文件整理状况，往往能比较合理地确定文件归属。
另一方面，还要遵照请示在前、批复在后的整理原则，遵循文件形成时的原有顺序，保持文件之间的有机联系。
北京林业大学教学类综合文件类遵循年度—组织机构分类法，2015-2018年实体分类整理情况如表1。
3.扎实审批环节，健全学籍档案材料。
学籍档案是学校教学档案整理工作的重要组成部分。
学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字
和电子文档，包含学生休学、复学、退学及编级等学籍变动的文件，是需要永久保存的文件（如图2）。
它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。
此类教学类文件的整理原则应遵循学生休学、退学、复学事件形成的过程，注重事件的文件原始材料的支撑，例如：家长知情权（签字），学生申请书
（签字），院系各部门的审核（签字），校有关职能部门审核
（签字）等各类支撑文件形成过程的有机联系。
表2中，2015-2018学生休学、复学人数较均衡。
2017年编级人数较多。
2018年退学人数为13人，是因为还有2017年想办理退学的学生手续没有办完。
此外，学籍管理文件还包含学生免试研究生推荐文件;历年毕业生成绩单;学位管理文件主要涉及毕业生学位授予文件。
学生毕业学籍变动原始档案整理工作的完整性，为学生查档提供了良好的数据保证。
表3体现2013级与2014级毕业生成绩单归档情况，从该表中可以看出园林毕业生规模有所缩减，经济管理类的专业毕业生规模有所增加。
二、分类框架
教务档案工作者在确定教务文件分类标准后，就可以根据该标准制定高校教务档案实体分类的框架。
如下文中的JX11.13，JX表示教学工作这个一级类目;小数点前面的数字表示教学档案中的二级分类号;小数点后面的数字表示三级类目。
以2018年北京林业大学教务类档案实体分类为例。
（一）关于JX11.13（教学类综合文件）。
在这一类中
“整体教学工作”是综合性最高的一个类型。
其归档范围包括上级以及各有关教学工作的文件、学校教学工作的有关规章制度、实践教学等。
（二）关于JX14.13（学籍学位授予类文件）。
其归档范围包含学位授予、休学、复学、退学、编级以及学生成绩电子类文件。
（三）关于JX15.13（专业设置人才培养类文件）。
其归檔范围包含各专业教学大纲、教学计划、培养方案等。
三、现代信息技术促进了教学档案内容与形式多样性的发展
注重现代信息技术与教材、课堂教学与实践教学电子化档案的深度融合是未来教学类档案文件整理的发展趋势。
教学实物档案信息的数字化有利于教学档案利用方式的多样性，同时现代信息技术也极大丰富了教学档案的内容。
慕课作为一种新的电子课程资源，是新时代新背景下发展起来的一种较适合面向普及类课程的大众课程资源，是大规模开放的在线课程
（Massive Open Online Course）的简称。
2018年，北京林业大学档案馆把“声像档案”列为单位档案收集和归档的重点内容。
在这种大环境下，优质教材电子资源、优质课堂教学电子化资源、以及实践教学视频资源在当前与未来教学档案归纳整理体系中会占有越来越重要的地位。
近年来北京林业大学视频类课程开课情况见表4。
慕课资源长期保存是电子资源管理不可分割的内容，北京林业大学慕课课程存档权应是归属本校所有。
慕课永久访问的内容通过云存储模式在电子平台上进行文件的大容量分享。
目前慕课类电子资源的分类模式以及保存方式、资源归属形式尚在探讨中。
【参考文献】
[1]王向明.档案管理学原理[M].上海大学出版社，2010.
[2]刘丹，赵华.高校教学档案分类与管理研究——以湖南水利水电职业技术学院教务处档案为例[J].教育科学，2016（4）.
[3]丁光勋.数字时代档案学理论建设与功能研究[M].格致出版社、上海人民出版社，2009.。