采购作业流程与电子采购系统操作方法(ppt 43页)

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采购流程PPT幻灯片

(1) 采购方计划采购的产品或服务是否属于供应商正在开发但还没有实现的产品线的一部分。
(2) 供应商正在试图占领采购方所处的市场。供应商为了占据市场，会给出很多支持与优惠，这是供应商意愿度非常高的区域。采购方可以好好利用这种环境来发展与供应商的关系。
(3) 采购方是否属于供应商愿意与之合作的顾客类型。企业的文化、规模、性质、信誉等都是供应商选择客户时考虑的因素。
2020/4/2
9
2.1 潜在的供应商信息的主要来源
2020/4/2
企业潜在的供应商是非常多的。现在是信息爆炸的时代，电子商务与互联网的高速发展，使得我们能够很轻易地得到非常多的供应商信息。这有利也有弊，好处是我们有更多的潜在供应商信息来源，弊端是太多的供应商信息，增加了辨别及审核的难度，
对比以往的历史，现在获得供应商信息的渠道更加多样化，采购人员都会有一个常用的信息来源渠道。对于企业的运作而言，有一个各用的供应商信息库是非常重要的，在有紧急需求时，能够从库中找到常用的供应商。那么负责采购寻源的采购人员，就可以不断地往备用供应商库中加入新的供应商群，并备注好所有相应的信息，做好提前的基础工作，为后续的供应商评估、管理打下良好的基础。
(6) 供应商是否表现出满足企业需要和要求的意愿?
23
04 采购方式选择
在企业的采购项目中，由于不同的项目对供应指标的要求不同，所以选择合适的采购方式也是非常必要的。例如，对于一些高价值、低风险的采购项目，用招投标的采购方式就能带来极大的采购成本节约; 而对于一些低价值、低风险、需求紧急的项目，用单一来源采购的方法更能满足企业要求的快速响应。因此，采购人员应该充分了解所有采购方式的优缺点，合理利用采购方式，这对企业的高效运营是极其重要的。

采购作业流程

活动名称导入申购单
判断是否是旧产品判断是否有合格
活动内容及描述由《申购流程》或 PMC 流程后输出已核准的【申购单】或【物料需求计划】，由申购部门或生管转交到物料部门，物料部门接单后分配工作并执行接到各部门的【申购单】后，首先判断此申购的物料是新物料还是旧物料，再根据类型选择不同的采购业务流程。 1、若属已经采购过的物料，即旧物料类型，则直接进入制作订单过程。 2、若属于新物料类型，则应该查询是否有合格的供应商可供选择。若是新物料类型时，必须再判断在【合格供应商名录】中是否有合适的
1、审核不得超过半个工作日。2、研发部主管、制造工程部主管提供技术咨询和保证
《采购订单》
跟催及跟踪所订购物料
物料部
收料
N
进料检验
Y
物料部质量部
之前因采购所需而提供的图纸、样品等同时收回
《不合格品控制程序》/当即
入库
《搬运、贮存Βιβλιοθήκη 包装、物料部防护和交付控制程
序》/从入库到出库
5、采购业务作业流程描述及说明
6.1《采购审批流程》
6.2《供应商开发与评估流程》
6.3《价格评审流程》
6.4《不良品处理流程》
6.5《采购预付款流程》
6.6《采购应付款流程》
7、使用单据
4
7.1【采购申请表】 7.2【采购合同订单】
5
出具（采购订单）
N
审核、批准
Y
向供方订购
物料部
有合格供方的，一个工作日内完成。暂时还没有合格供方的一个半工作日内完成
物料部
管理者代表对采购订单价格、保密条款等进行全面审核。总经理对审核后的采购订单进行审批。

采购部流程图及说明课件

添加标题
添加标题
添加标题
采购部流程图及说明课件的内容和结构
采购部流程图及说明课件的应用和价值
帮助学生了解采购部流程图及说明
帮助学生掌握采购部流程图的绘制方法
提高学生对于采购部流程的理解和认识
增强学生的实际操作能力，提高工作效率
采购部门员工
供应链管理人员
企业管理者
供应商代表
PART THREE
供应商选择与评估的注意事项：避免单一供应商，保持竞争性；建立长期合作关系，共同发展
采购合同签订的流程
采购合同签订的注意事项
采购合同签订的风险与防范
采购合同签订的常见问题及解决方案
采购订单下达：明确采购需求，选择合适的供应商，下达采购订单订单跟踪：监控订单进度，确保按时交货，处理异常情况质量控制：对采购物料进行质量检验，确保符合采购要求付款与结算：按照合同约定支付货款，进行结算处理
PART FOUR
01 02
03 04
05 06
确定采购需求：明确所需物品的种类、数量、规格、质量等要求
市场调研：了解市场行情，收集供应商信息，分析价格走势
制定采购计划：根据采购需求和市场调研结果，制定详细的采购计划，包括采购时间、采购方式、预算等
审批采购计划：将采购计划提交给上级领导审批，确保采购计划的合理性和可行性
简化采购流程：去除不必要的环节和步骤，提高采购效率
标准化操作：制定统一的采购流程和操作规范，确保采购活动的规范性和一致性
信息化管理：利用信息技术手段，实现采购信息的实时共享和沟通，提高采购透明度和决策效的质量和交货期，降低采购成本和风险
跨部门协作：加强与其他部门的沟通和协作，确保采购活动的顺利实施和完成

采购流程汇编PPT优秀课件

劳保用品采购流程
生产管理部
汇总需求计划编制需求计划
库存资料
采购中心
提出采购计划生产管理部长审核劳保用品采购计划
采购合同
采购情况记录验收入库流
程
劳保用品采购计划
确定采购限价
选择供应商
否直接采购
部长审核
是否签定合同是
签定采购合同部长审核
采购合同
采购过程跟踪协调
采购情况记录合同归档合同档案
否
修改合同
部长审批
否
是否批准
是
提出变更要求对合同更改的意见
使用单位/相关职能部门确认
修改后的合同
法律顾问
公司法律顾问审核
是否批准
否
是
第 15 页
意见
公司法律顾问审核
是否合格
否
是
对合同条款的修改提出法律
意见
对合同条款的修改进行审核
否
是否同意
是
合同归档
合同档案
第 14 页
供应商
提出变更要求对合同更改的通知
终止合同
修改后的合同
采购合同变更流程
采购中心
与客户签定标准采购合同
使用单位/相关职能部门
执行合同
合同执行情况记录
协商
是
是否终止
合同
物资需求计划表
物资消耗定额计划表
提出物资消耗计划
提出物资采购计划
部长审核
物资采购计划
库存资料储备定额
物资采购计划
确定采购最高限价
通过招标和“三比” 选择供应商
部长审核
否直接采购
是否签定合同
是签定采购合同

采购流程ppt课件讲解

生产部门合同
财务和会计部门
产品开发部门
销售活动信息
高层管理层
仓储部门
法律部门
工作描述不清楚可能会导致以下问题：①质量低或服务：② 浪费时间和金钱：③不合理的定价；④合同纠纷和诉讼：⑤来自未经请求的反对者、代理人，甚至有时候来自市政库细审查；⑥ 销售额的损失；⑦ 顾客的不满。
采购的职责范围3、作为与供应商联系的主要人员(1)采购要联络躺联他部门在必要情泡能萄直接联的参与能过促进买卖双方充分信息交流思考：为什么多部门可与供应商直接联系?4、决定合同授予的方法(1)授予合同方式：竞争性竞标、谈判方式、两者结合总之，采购音然保留权制整个签约流稿家购价格等。
4、采购核准
CORPORATE FORMS MANAGEMENTIMPORTANT AnyCompanyIF YOU CANNOT DELIVER THIS MATERIAL OR SERVICE,BEFORE DATE REQUIRED PLEASE NOTIFY US IMMEDIATELYPURCHASING AGENT ASST BUYER AN EQUAL EMPLOYMENT
1、识别用户需求内部消费者需求通过以下各种方式表达需求：( 1 ) 采购需青描采购申请单J 能韵新主动响应(3)流动性请购单或条印刷目录卡( 4 ) 客户订单与市场预引发新的物料需求规系自动提醒补货时间、品种、数量盘点短缺引发需求
提单装箱单误差报告运送看板承诺
采购需求/工作描述新产品要求
采购订单总括订单采购和审核
NO小金额?
经审核的供应商?
1.识别用户产品或服务需求

采购部流程图及说明课件

物品质量风险
物品不符合要求
采购的物品不符合技术规格、质量标准或合同要求，可能导致生产或销售的延误、退货或索赔。
质量不稳定
供应商提供的物品质量不稳定，可能导致生产过程中的质量问题或安全事故。
采购成本风险
采购价格波动
市场价格波动、汇率变化等因素可能导致采购成本增加。
采购数量风险
采购数量不足或过多，可能导致生产中断或库存积压。
供应商管理
负责供应商的寻找、评估、谈判和选择，与供应商建立长期合作关系，确保供应商提供高质量的产品和服务。
成本控制
通过合理的采购策略和谈判，降低采购成本，提高公司的盈利能力。
采购执行
根据采购计划和策略，执行采购活动，包括询价、报价、比价、签订合同、下订单、跟单等。
采购部的工作流程
需求分析
交货期风险
交货延迟
供应商未能按时交货，可能导致生产或销售的延误。
运输风险
运输过程中出现意外情况，如天气、交通等因素，可能导致物品的损坏或延误。
应对措施
建立供应商评估体系
加强质量检验和控制
对供应商进行全面评估，选择信誉好、技术水平高、管理水平强的供应商合作。
对采购物品进行严格的质量检验和控制，确保物品质量符合要求。
05 对采购的物资和服务进行质量
检验，确保符合公司的质量要求。
付款与结算
06 根据合同约定，进行付款和结
算工作。
采购部与其他部门的关系
01
02
03
与销售部门的关系
了解市场需求和客户反馈，为销售部门提供有力的支持。
与生产部门的关系
确保采购的物资和服务能够满足生产部门的需求，配合生产部门解决生产和供应链中的问题。

采购流程图及说明.ppt

14
采购货到付款流程
采购部
开始采购流程确定付款方式采购预付款流程
是
财务部
总经理
预付款否?
否
发票审核
采购合同借支单付款申请单
核对发票
采购申请单
整理票据
验收入库单
付款申请报销发票
付款申请
否
否
审核
是
审批
是
发票核销
发票核销
付款
结束 15
采购货到付款流程说明
目的适用于公司(除费用、办公用品、厂部伙房外)的所有付款,包括但不限于购买生产物料、设备、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。流程角色主导部门：采购部配合部门：财务部参与部门: 采购部财务部总经理流程说明采购物品经检验合格入库，采购经办人员对供应商开具的发票（增值税专用发票或普通发票）进行核对，整理《借支单》、《采购申请单》、《采购合同》、《验收入库单》等有效凭证；采购经办人员填写《付款申请单》，经采购部主管签字批准后提交至财务部。财务部审核通过后呈交总经理审批，未通过审批则返回重新核对；总经理审批通过后将《付款申请单》交至财务部安排出纳付款、发票核销；附件《借支单》《采购申请单》《采购合同》《验收入库单》《付款申请单》
开始ห้องสมุดไป่ตู้
验收入库单
货品核对
采购流程
点收
入库及记账
入库记账
账务处理
出库流程
11
入库流程说明
目的对公司采购到位物品的数量进行控制，确保物品数量准确，满足生产、经营的需要。流程角色主导部门：采购部配合部门：仓库参与部门: 采购部财务部流程说明仓库根据采购人员送达的检验通过的《验收入库单》点收物品（只限于合格产品），核对数量无误后仓库按指定的区域储放。若是生产急料，仓管可放在生产备料区；点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP（K3），在规定时间内将相关票据传递至财务部；附件《验收入库单》

采购流程及采购管理培训 (共19张PPT)

2
二、跟催：
采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。
3
三、入库：
收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。
从工作量1、.工4 作询内容价、文完件成核事项对，。要询事价处文理，件问在题定解稿决，前工需作经失采误，购工人作核计对划等。方面做个简短的总结。采购流程1及.采5 购收管理集培信训息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一 2) 分析出涨价的步具体了原解因价：格这种信涨息势和会不其会他导市致求场大动于态供，。有没有人为炒作，就是前生原材料紧张，能紧张多久。在、3、询确多价定想之成：1前交做.召供6任集应何确询商确工价的定定作小方被，不组法都询召和少要开标价于想询准的为三价。什供预家么备应的这会商样供，做名确应，定单商有询。没，价有询同组更价长时简，小便向宣的组其布方通询发法价过，出步这随询骤样机，价才强方能通调式不知询断从价书提工符让出作合创其纪新相律报，，应价现介资在。绍市格总场体条竞目件争标环的、境工供下作应，安具商排有、名创分单新工能中、力询的价人文才件在
按照付款周期编制付款计划，安排付款。
7
核销环节
教育相关人员，站在公司的高度，严把材料消耗关，做到采购量和实际消耗量相符，既提升了项目精细管理水平，又净化、规范了服务环境。
做到了“三同时”：同时与公司评审人员到厂家和现场考察材料，同时与公司评审人员确定材料价格，同时与仓库收人员到现场验收材料，做到了价格透明，到场材料质量、实物量与采购合同相符，确保了人员不出问题，维护了公司利益。

采购工作流程图

采购工作流程图
本文档旨在说明采购工作流程的主要步骤和相关流程。

1. 采购需求确认
- 采购申请：依据所需项目或物品，部门提交采购申请。

- 需求评估：采购部门评估需求的合理性和紧急程度。

- 预算核准：财务部门核准采购预算。

2. 供应商选择与评估
- 供应商调研：采购部门调研潜在的供应商，并收集其基本信息。

- 供应商筛选：根据调研结果，采购部门筛选符合要求的供应商。

- 供应商评估：依据供应商的信誉、价格、质量和交货能力等因素进行评估。

3. 采购合同签订
- 咨询法务：采购部门就合同条款和风险进行法务咨询。

- 合同谈判：与供应商商讨、协商合同条款。

- 合同签订：双方就合同内容达成一致，并签订正式采购合同。

4. 采购订单下达
- 下达订单：采购部门根据采购需求和合同条款，向供应商下
达采购订单。

- 订单确认：供应商确认采购订单的接受和可行性。

5. 供应商交货与验收
- 交货安排：采购部门与供应商协商交货时间和地点。

- 交货跟进：采购部门跟进供应商交货进度，确保按时交付。

- 验收与质量检查：采购部门对交货的数量、质量进行验收和
检查。

6. 采购付款与结算
- 付款审批：采购部门提交付款申请，并经财务部门审批。

- 付款处理：财务部门根据付款申请，向供应商支付采购款项。

- 结算记录：财务部门记录采购款项的结算情况。

以上是采购工作流程的主要步骤和流程。

根据具体的采购项目
和组织需要，可能还会有一些特殊的步骤或流程，需要灵活调整。

《采购流程图及说明》课件

PART 4
采购流程优化建议
采购流程优化的必要性
提高采购效率：优化采购流程可以减少采购时间，提高采购效率。
降低采购成本：优化采购流程可以减少采购成本，提高企业利润。
提高采购质量：优化采购流程可以提高采购质量，降低采购风险。
提高采购透明度：优化采购流程可以提高采购透明度，减少采购腐败。
合同签订：与供应商签订采购合同，明确双方权利和义务
付款结算：根据合同约定，向供应商支付货款，完成采购流程
采购流程图的注意事项
流程图应清晰明了，易于理解流程图应包括所有关键步骤和决策点流程图应标明每个步骤的责任人和时间节点流程图应考虑可能出现的异常情况和应对措施
PART 3
采购流程说明
采购需求分析
供应商选择：选择合适的供应商，包括价格、交货
期、质量等
合同签订：与供应商签订采购合同，明确双方权利
和义务
收货验收：收到货物后进行验收，确保货物符合要
求
售后服务：供应商提供售后服务，确保货物正常使
用
采购需求：明确采购需求，包括数量、规格、质量等
询价报价：向供应商询价，获取报价，并进行比较
订单下达：向供应商下达采购订段：提交采购申请，等待审批
需求计划阶段：确定采购需求，制定采购计划
采购流程图分为五个阶段：需求计划、采购申请、采购订单、收货验收、付款结算
采购订单阶段：生成采购订单，发送给供应商
收货验收阶段：接收货物，进行验收
付款结算阶段：完成付款，结束采购流程
采购流程图细节解析
采购流程优化案例分享
案例一：某公司通过引入电子采购系统，实现了采购流程的优化，提高了采购效率和透明度。案例二：某公司通过实施供应商管理策略，优化了采购流程，降低了采购成本。案例三：某公司通过建立采购风险管理体系，优化了采购流程，降低了采购风险。案例四：某公司通过引入采购数据分析工具，优化了采购流程，提高了采购决策的准确性。

采购作业流程

采购作业流程在企业的运营中，采购作业是一个至关重要的环节，它直接关系到企业的成本控制、供应链稳定和产品质量。

一个高效的采购作业流程能够帮助企业降低采购成本，提高采购效率，确保供应链畅通。

因此，建立一个科学合理的采购作业流程对企业来说至关重要。

首先，采购部门需要对采购需求进行充分的了解和分析。

这包括对所需产品的种类、数量、质量要求等方面的详细了解，同时也需要对市场行情进行调研，掌握市场价格和供应商情况。

只有对采购需求有清晰的认识，才能为后续的采购工作提供有力的支持。

接下来，采购部门需要制定采购计划。

在制定采购计划时，需要考虑到企业的实际需求、资金预算、供应商情况等多方面因素。

同时，还需要根据产品的特性和市场情况，确定采购的时间节点和采购的方式，确保采购计划的合理性和可行性。

然后，采购部门需要进行供应商选择和评估。

在选择供应商时，需要考虑到供应商的信誉度、产品质量、交货周期、售后服务等方面的因素，确保选择到合适的供应商。

同时，在与供应商的合作过程中，需要对供应商的绩效进行评估，及时发现问题并加以解决，确保供应链的稳定性和产品质量的可控性。

接着，采购部门需要进行采购合同的签订。

在签订采购合同时，需要明确合同的内容和条款，包括产品的规格、数量、质量要求、交货时间、价格、付款方式等方面的内容，同时也需要对合同的履行进行监督和管理，确保合同的执行和履行。

最后，采购部门需要进行采购执行和跟踪。

在采购执行过程中，需要对采购的进度和质量进行跟踪和监控，及时发现和解决问题，确保采购的顺利进行。

同时，还需要对采购成本和效率进行分析和评估，为后续的采购工作提供参考和借鉴。

综上所述，一个科学合理的采购作业流程对企业的发展至关重要。

通过对采购需求的充分了解和分析、制定合理的采购计划、选择合适的供应商、签订合理的采购合同以及进行采购执行和跟踪，能够帮助企业降低采购成本，提高采购效率，确保供应链畅通，从而为企业的发展提供有力支持。

采购操作程序图

采购操作手册操作步骤：1．采购订单：采购订单分从物料需求分析采购建议、用料计划、采购询价单、销售订单转入和手工新增五种1.1.从物料需求分析采购建议转入：生产部门对生产计划进行物料需求分析后会生成一个物料需求计划跟踪，点击“生产”菜单→“物料需求计划跟踪”进入物料需求计划跟踪，双击下达的计划号，进入“物料需求规划建议”，点击“采购建议”，选中需要下达采购的货品，并指定供应商，点击“下达单据”按钮下达，系统会按供应商汇总生成采购订单，双击上面的货品可以查看对应的采购订单，生成的采购订单是没有审核，用户可以对相关信息进行修改，采购订单审核后生效。

1.2.从用料计划转入：生产部门可以根据生产任务单制定用料计划，用料计划审核后，采购部门点击“采购系统”→“采购订单”进入采购订单界面，点击“选择单据”按钮，在弹出的窗口中“选择单据类型”右侧点击选择“用料计划单”，再在下面选中需要下采购订单的单据和货品，选中后点确定，用户可以再对采购订单的内容进行修改，信息确认完后点“保存退出”即可，如果是由自己审核的,可以点击“单据操作”→“审核单据”直接审核单据。

1.3.从采购询价单转入：采购订单也可以用前面的采购询价单转入，具体操作方法请参考上面的从用料计划转入，操作方法基本相同。

1.4.从销售订单转入：这种用于销售的货品是直接从外面采购，不需要经过加工，具体操作方法请参考上面的从用料计划转入，操作方法基本相同。

1.5.手工新增：这是最常用的一种采购订单，采购部门按照各部门的请购单来新增采购订单，操作方法：点击“采购系统”→“采购订单”进入采购订单界面，在单据明细中的"货品编码"或"品名"的下侧选择需要采购的货品，也可以直接输入货品编码或品名按回车键，货品选择后录入需采购的数量，点击“供应商”右侧的文本框选择采购货品的供应商，再选择送货方式和送货日期等其它相关信息，信息确认完后点“保存退出”即可，如果是由自己审核的,可以点击“单据操作”→“审核单据”直接审核单据。

采购作业流程与电子采购系统操作方法

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共同供應契約採購作業流程及電子採購系統操作方法
－想參考某項標題，請直接點頁數－
• 共同供應契約集中採購項目 P2
• 共同供應契約集中採購流程 P4
• 如何登入系統
P7
• 如何維護使用者帳號資料 P10
•ห้องสมุดไป่ตู้請購範例
P13
• 新增或扣減商品額外項
P28
• 簽收及驗收
P33
• 什麼情況可不依共同供應契約採購呢？
首頁
填入所需數量後，按下放入購物車
-20-
首頁
這時對話方塊會問你是否前往購物車
若按“確定”，即前往購物車若按“取消”，即回到原來頁面

采购部工作流程图

采购部工作流程图目的：为规范采购流程，提高采购效率，特制定本制度。

一、适用范围：适用于本公司采购管理。

三、内容：1、总则为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。

所有采购人员和相关人员都应在此制度的基础上工作。

2、采购基本流程采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算一、申请商品采购流程图二、申请付款流程图三、商品到货验收流程1）采购计划：采购员应根据请购单和公司的销售计划制定采购计划。

2）供应商的选择和考核：供应商的选择和考核一般从经营、供货能力、质量能力等方面进行评估，从质量、交期、价格、逾期率、合作等方面定期打分。

3）询价、比价、议价。

4)合同签订:买卖双方经过询价、报价、谈判、比价等过程，最终双方签订相关协议，合同成立。

采购合同的签订应根据所采购货物的要求、供应商的情况、企业自身的管理要求和采购政策而有所不同。

需要和财务部门核对，确定付款条件，发货方式，售后服务等。

5)交货验收:买方必须确保货物的品种、数量、质量和交货日期正确无误。

以买方和合同的确认为验收资料。

6)质量检验:质量检验合格的产品入库，不合格的产品返修。

7)财务结算:货物入库后，进行财务结算。

3、采购管理制度：1)建立供应商资料管理(表)和售后服务管理表。

2)建立健全比价体系，确保采购设备质优价廉。

3)每月月底，收集汇总本月货款、欠款、票款欠款，提出下月资金使用计划。

4)签订采购合同后，要充分了解交货情况。

如果货物不能及时交付，我们应提前两天通知申购部门或申购人原因。

5)所有货物均应开箱验收。

如发现问题，及时联系供应商，尽快解决。

6)验收后，应在一个工作日内办理入库手续。

7)采购部应在每月5日前，将上月的采购合同号汇编成册。

交人事部备案。