浅谈高校干部档案在整理中发现的问题及对策

2016年3

月刊

【摘要】干部人事档案材料收集归档工作，是指干部人事档案管理部门

按照干部管理权限，记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料并收集齐全，使干部档案能够反映干部本人的基本面貌。本文通过对人事档案整理过程中发现的问题提出科学、规范的解决对策，确保了本校档案管理

的规范化、

系统化。【关键词】高校人事档案；整理；对策高校人事档案是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。为规范干部人事档案材料收集归档工作，为公道正派的选人用人，人事档案的规范完整，在整个档案工作中占有非常重要的地位。

本校对全校在职教师档案进行全面的审理、重整，从中发现很多问题。现就整理过程中发现的问题总结如下：

一、人事档案整理中存在的问题

（一）档案材料缺失、内容不完整按照中组部《干部人事档案收集归档规定》要求：“在形成材料之日起一个月内按要求送交人事档案管理部门归档并履行移交手续”，但在整理人事档案中发现各类档案材料不齐全、填写不完整等情况主要有以下两种。

⑴随着干部职务的变化、学历水平的提高而不断增加新的内容。材料不全主要是年度考核登记表、工资调整审批表、职称评审表、学历学位材料等缺失。形成原因有两个方面：①个人缺乏归档意识，不及时交干部

人事档案管理部门存档，私自保管。

②各部门转递材料不及时。干部人事档案材料来源十分广泛，凡与干部有关的部门和单位都有可能产生人事档案材料。如干部任免审批表由组织部门形成，工资调整审批表由工资部门形成等，但在实际工作中存在档案材料形成部门不按程序办事，随意性强的问题，造成转递材料不及时，材料积压现象。

⑵干部人事档案形成意识薄弱，主要表现在：①有些干部填写材料时，用纸、书写不规范极易造成难以辨别，难以保存等现象；②个别干部在填写表格、材料时，出现填写内容不完整现象，如在填写干部履历表中学习、工作经历时间上不衔接，落款处无签名等。

（二）人才引进造成档案材料不完整

对急需引进的人才，在本人与原工作单位未解除劳动关系而无法调出本人档案的情况下，单位往往采取重新为本人建立一份人事档案，但由于时间与内容往往不能衔接，不能连贯的反映干部的个人历史和工作经

历，造成档案与个人实际情况的

“时间差”，不仅破坏了干部档案的完整性，还影响干部人事档案的真实性和使用价值。高层次人才的引进在提升本单位整体业务水平的同时，也给档案管理工作带来了实际困难。

（三）“人走档在”的死档现象

在整理过程中发现少数干部存在擅自离职或经单位培养提高学历后不回原单位工作的现象。干部已离职多年，但档案仍然躺在档案柜里的现象，失去了档案存在的意义与价值。

（四）个别档案中出现“张冠李戴”现象形成的原因：①人事档案管理管理方式仍较为原始，档案存放量大，

入档材料多、

档案管理人员少、造成效率低、准确性差。②重名现象的存在。

（五）档案材料纸张格式不统一

按照中共组织部印发《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字［２０１２］２８号文），干部人事档案材料和目录采用国际标准Ａ４纸型。在实际档案整理过程中，发现很多档案材料使用纸张存在大小格式不统一的情况，给档案技术加工带来了很大的困难。

（六）档案材料的保管在档案整理过程中，发现如订书针、大头针等金属材质未拆除，金属

材质生锈造成档案材料的损坏。档案材料破损、

卷角、折皱现象较多。二、解决的对策

（一）认真检查，规范转递程序

严格执行中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档》。对于新进干部档案，对照人事档案的十大类别，认真细致检查确定无混装、缺失、损坏、错误等问题，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备、方可签收；对不合格的档案，要求补齐后才可入档；对新引进人才，在人员报到半个月内，本人档案仍未到达，应立即与原单位加强联系，确保干部人事档案材料的准确性和真实性。

（二）技术加工

对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一份材料；铺面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得破损，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。幅面过小的材料应进行拖裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当及时拆除。

（三）后期对档案材料进行补充完善针对档案材料缺少的情况，视材料的性质和内容等情况而定，采取不同的方法进行补充完善。常用方法有补充收集资料、复制与重新填写等。例如：干部履历表、入党志愿书缺失可采取补填的方法；年度考核表缺失可由单位出具证明并加盖公章；学历学位材料缺失的可复印原件并加盖原毕业学校公章等。为手续欠缺的档案材料提供真实可靠的补充资料，并补充完善相关手续。

（四）加强档案管理人员责任意识

干部人事档案材料每年都有新内容的增加，如干部年度考核表、干部学历的变化、职称的晋升、工资晋升等。为了加强档案材料的收集工作，

确保归档材料的及时性、

完整性、真实性。档案管理人员要与转递档案材料负责人随时沟通，可采取“上门收集”等方式，做到手勤、口勤、腿勤，及时追补和不断补充新的资料，把那些能够真实反映干部“德、能、勤、绩、廉”且具有长期参考价值的材料全部收集补充到档案中，力争档案资料能够反映出最新、最全、最真实的个人档案信息。

（五）加强个人归档意识

今年来，特别是全国范围内开展干部人事档案专项核查整治工作以来，各级组织人事部门进一步加大干部人事档案材料的收集、鉴别、归档力度，为丰富干部档案内容，充实档案信息打下了坚实基础。三龄两历一身份的审核直接关系到干部的职务、工资以及职称等切身利益，因此，干部本人有必要之情哪些材料是需要入档的，档案管理人员可将需要入档的材料内容汇总，通过电子邮件、会议等方式把信息传达给本人，这样既使档案内容及时更新，又确保了档案材料的完整，本人在充分认识人事档案的重要性，增强档案意识的同时，也积极营造人人重视档案、人人关心档案、人人维护档案的人事档案工作浓厚氛围中。

我们将以这次档案整理为契机，认真查找工作中的不足和薄弱环节，进一步加大档案管理力度，不断加强对管档人员的业务培训，不断提高档

案管理工作的信息化、

现代化程度，使我校干部档案管理工作在原有的基础上不断有新的提升和发展。在新时期，最大限度发挥干部人事档案作为信息资源的作用有着积极的现实意义。

【参考文献】

［１］安胜男．浅谈人事档案管理存在的问题及改进对策［Ｊ］．黑龙江档案，２０１０，（３）．［２］唐菖霞．千部人事档案管理与利用存在的问题及对策［Ｊ］．管理观察，２０１２（３）：［３］李嶙朔．干部人事档案管理存在的问题及其对策［Ｊ］．档案，２０１０（４）．［４］何思明．浅谈人事档案管理的问题和建议［Ｊ］．人力资源管理，２０１４（９）．

作者简介：

张珺（１９８４—），女，河北省保定市人，单位：河北农业大学，助教职称，研究方向：人力资源。范伏生（１９７７—），男，河北省保定市人，单位：河北农业大学，工程师职称，研究方向：工程管理。

常宽（１９８７—），男，河北省保定市人，单位：河北农业大学，研究方向：思政。郝丽（１９８３—），女，河北省石家庄市人，单位：河北农业大学，讲师职称，研究方向：人力资源。

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张珺范伏生常宽郝丽

（河北农业大学，河北保定０７１０００）

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