百卓优采采购管理软件(个人版)用户使用手册

百卓优采采购管理软件（个人版）用户使用手册
目录
PART I基础业务 (3)
一、系统设置 (3)
1.系统设置 (3)
2.数据备份 (3)
3.数据恢复 (4)
4.消息更新设置 (4)
二、基础资料设置 (5)
1.下拉选项管理 (5)
2.请购人管理 (6)
3.公司信息管理 (7)
三、帮助介绍 (7)
四、在线客服 (8)
五、首页主要功能 (9)
1.消息中心 (9)
2.采购业务流程 (9)
六、物品管理 (10)
1.物品信息管理 (10)
2.物品类目管理 (12)
七、供应商管理 (14)
1.供应商信息管理 (14)
2.供应商分组管理 (16)
八、合约管理 (18)
1.合约信息管理 (18)
2.合约单据流转 (20)
1
PART II采购业务 (22)
九、请购管理 (20)
1.请购单信息管理 (20)
2.请购单流转 (22)
3.请购单页面具体功能 (22)
十、询报价管理 (23)
1.询价单信息管理 (23)
2.询价单流转 (25)
3.询价单页面具体功能 (25)
4.报价单信息管理 (27)
5.报价单流转 (29)
6.报价单页面具体功能 (29)
十一、订购管理 (30)
1.订购单信息管理 (30)
2.订购单流转 (33)
3.订购单页面具体功能 (34)
十二、收退货管理 (35)
1.收货单信息管理 (35)
2.收货单流转 (37)
3.收货单页面具体功能 (37)
4.退货单信息管理 (38)
5.退货单页面具体功能 (40)
十三、库存管理 (41)
1.采购入库单信息管理 (41)
2.采购入库单页面具体功能 (43)
3.出库单信息管理 (44)
4.出库单页面具体功能 (46)
5.库存信息 (47)
十四、报表中心 (48)
1.报表中心首页 (48)
2.报表介绍 (49)
2
一、系统设置
点击主界面右上方的“系统”按钮，显示下拉菜单，如下图：
1.系统设置：选择修改软件启动及关闭的默认设置，如下图：
2.数据备份：选择备份路径并修改文件名，点击“保存”按钮，如下图：
3
3.数据恢复：点击“浏览”选择对应路径下的数据库文件，点击“导入”按钮，如下图：
4.消息更新设置：设置更新报价信息的间隔时间，如下图：
4
二、基础资料设置
点击主界面右上方的“基础资料”，在下拉菜单选择点击“下拉选项管理/管理请购人/采购商基础信息管理”菜单，如下图：
1.下拉选项管理：可对下拉选项的信息执行新增、修改或删除的操作，如下图：
5
新增类别：点击“新增选项”，完善具体类别信息；
修改/删除类别：点击“修改”/“删除”按钮，进行修改/删除类别。

2.请购人管理：可对请购人信息执行新增、修改或删除的操作，如下图：
6
3.公司信息管理：可对公司信息执行添加、修改操作，如下图：
三、帮助介绍
7
点击主界面右上方的“帮助”菜单，显示下拉菜单，如下图：
可以分别点击各个菜单，进入软件下载页面、查看帮助中心内容、查看客服电话、邮件联系我们或查看软件版本信息。

四、在线客服
点击主界面上方的“在线客服”和“采购协助”进行咨询，如下图：
在线客服为您提供及时有效的应答服务，工作时间为:周一至周四9:00-17:30,周五9:00-16:15。

其他时间请您先提交留言，我们会尽快与您联系！
8
五、首页主要功能
点击主界面上方的“首页”，查看页面中部的“消息中心”，具体如下：
1.消息中心：具备订单及报价单提醒功能，可点击数量具体查看，如下图：
2.采购业务流程
采购准备工作:为便于采购工作的开展，请先完成采购准备工作，含公司信息、物品信息与供应商信息录入。

如下图：
业务流程：请根据采购业务流程图完成采购工作，如下图：
9
六、物品管理
1.物品信息管理
1.1新建物品：点击主界面上方的“物品管理”菜单，点击左侧第一行”新建物品“菜单，弹出如下窗口：
完善物品信息，点击“保存”按钮。

1.2修改/删除物品：点击主界面上方的“物品管理”菜单，点击左侧第二行”全部类目“菜单，弹出如下窗口：
10
点击“修改”/“删除”按钮，进行修改或删除物品操作。

如果该物品已发生业务操作，建议您不要修改，新增其他物品即可。

1.3删除物品还原：点击主界面上方的“物品管理”菜单，点击左侧第三行”已删除物品“菜单，如下图：
点击“还原“按钮，即可还原已删除的物品。

1.4关联供应商：点击主界面上方的“物品管理”菜单，点击左侧第二行“全部类目”菜单，弹出如下窗口：
11
点击“关联供应商”，将该物品与指定的供应商关联，表示该供应商可供应该物品；
点击“取消关联”，取消该物品与指定的供应商的关联关系。

2.物品类目管理
2.1新增物品类目:点击主界面上方的“物品管理”，选择左侧“新增类目”菜单，弹出如下窗口：
12
编辑物品类目名称，点击“保存”按钮。

2.2修改物品类目:点击主界面上方的“物品管理”，选择左侧“全部类目”菜单，在列表页点击“修改”，具体如下：
修改为合适的类目，点击“保存”按钮。

2.3物品导入与导出：点击主界面上方的“物品管理”，选择左侧第二行”全部类目“/具体类目菜单，如下图：
13
物品导入：新增物品类目后，点击主页面上方“下载EXCEL模板并导入“，下载并完善物品模板，进行物品导入操作；
物品导出：点击主页面上方“导出EXCEL“进行物品导出操作；
七、供应商管理
1.供应商信息管理
1.1新建供应商：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第一行”新建供应商“菜单，弹出如下窗口：
完善供应商信息，点击“保存”按钮。

1.2修改/删除供应商：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第二行”全部供应商“菜单，弹出如下窗口：
14
如果该供应商已发生业务操作，建议您不要修改，新增其他供应商即可。

1.3删除供应商还原：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第四行”全部供应商“菜单，如下图：
1.4关联物品：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第二行”全部供应商“菜单，弹出如下窗口：
15
点击“关联物品”，将该供应商与指定的物品关联，即表示该供应商可供对应的物品。

点击“取消关联”，将取消该供应商与物品的关联。

2.供应商分组管理
2.1新建分组：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧列表的“新增分组”菜单，如下图：
16
添加分组名称，点击“保存”按钮。

2.2调整分组：点击主界面上方的“供应商管理”菜单，点击左侧“全部供应商”/“我的分组”菜单，点击主列表的“修改”进入修改页面，具体如下：
选择合适的分组名称，点击“保存”按钮。

2.3供应商导入与导出：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧”全部供应商/我的分组“菜单，如下图：
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供应商导入：新增供应商分组后，点击主页面上方“下载EXCEL模板并导入“，下载并完善供应商模板，进行供应商导入操作；
供应商导出：点击主页面上方“导出EXCEL“进行供应商导出操作；
八、合约管理
1.合约信息管理
1.1新建合约：点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第一行”新建合约“，
如下图：
18
完善合约信息，点击“保存”按钮。

1.2查看合约：点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第二行”管理合约“，
点击合约编号，即可查看合约详情，如下图：
1.3修改/删除合约：点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第二行”管理合约“，
点击“修改/删除”按钮，即可进行修改/删除操作，如下图：
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2.合约单据流转
点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第二行”管理合约“，点击“订购”，即可将该合约流转为订购单。

如下图：
九、请购管理
1.请购单信息管理
1.1新建请购单：点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第一行”新建请购单“，
如下图：
20
完善请购单信息，点击“保存”按钮。

1.2查看请购单：点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”管理请购单“菜单，点击请购单号，即可查看请购单信息，如下图：
1.3修改/删除请购单：点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”管理请购单“，点击“修改/删除”按钮，即可进行修改/删除操作，如下图：
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2.请购单流转
点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”管理请购单“菜单，如下图：
询价单转化：点击“询价”按钮，请购单自动转化为新建的询价单；
订购单转化：点击“订购”按钮，请购单自动转化为新建的订购单。

3.请购单页面具体功能
22
点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”管理请购单“菜单，点击请购单号进入详情页，如下图：
修改请购单：点击“修改”按钮，即可对当前请购单进行修改；
复制请购单：点击“复制”按钮，即可生成新建的请购单；
询价单转化：点击“询价”按钮，请购单自动转化为新建的询价单；
订购单转化：点击“订购”按钮，请购单自动转化为新建的订购单；
十、询报价管理
1.询价单信息管理
1.1新建询价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第一行”新建询价单“菜单，如下图：
23
由请购单复制：点击“从请购单复制”，选择请购单号，即可自动生成新建询价单且带出请购内容；
直接录入：直接录入完善询价单信息，点击“保存”按钮。

1.2查看询价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，
点击询价单号，即可查看询价单信息，如下图：
24
1.3修改/删除询价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，如下图：
备注：已公开发布的询价单无法进行修改。

2.询价单流转
点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，如下图：
3.询价单页面具体功能
25
点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，点击询价单号进入查看页面。

如下图：
修改询价单：点击“修改”按钮，即可对当前的询价单进行修改操作；
复制询价单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的询价单；
询价单导出：点击“导出excel”,即可进行询价单导出操作；
报价单转化：点击“录入报价”，询价单自动转化为新建报价单；
公开发布：点击“发布到百卓采购网”，可将该询价单发布到百卓网采购网，坐收供应商报价。

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添加发送记录：点击“添加发送记录”，添加询价单发送给相应供应商的具体方式。

4.报价单信息管理
4.1新建报价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第一行”新建报价单“菜单，选择相应询价单后，如下图：
27
4.2查看报价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，如下图：
4.3修改/删除报价单:点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，如下图：
28
5.报价单流转
点击主界面上方的“询报价管理“菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，如下图：
6.报价单页面具体功能
点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，点击报价单号进入报价查看页面。

如下图：
29
复制报价单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的报价单；
报价单导出：点击“导出excel”,进行报价单导出操作；
订购单转化：点击“订购”，报价单自动转化为新建的订购单；
相关单据：点击“相关单据”，查看由此单转化的其他单据；
十一、订购管理
1.订购单信息管理
1.1新建订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第一行”新建采购订单“菜单，如下图：
30
由请购单复制：点击“从请购单复制”，选择请购单号，即可自动生成新建订购单且带出请购内容；
由报价单复制：点击“从报价单复制”，选择报价单号，即可自动生成新建订购单且带出报价内容；
直接录入：直接录入完善订购单信息，点击“保存”按钮。

1.2查看订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，如下图：
31
1.3修改/删除订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，如下图：
导入订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，点击左侧第二行“管理采购订单”菜单，选择下载导入模板，弹出下载窗口，如下图：
32
2.订购单流转
点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，如下图：点击“收货”，订购单自动转化为新建的收货单。

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3.订购单页面具体功能
点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，点击订单编号，进入采购订单查看页面。

如下图：
修改订购单：点击“修改”按钮，即可修改当前订购单；
复制订购单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的订购单；
34
订购单导出：点击“导出excel”,进行订购单导出操作；
收货单转化：点击“收货”，订购单自动转化为新建的收货单；
相关单据：点击“相关单据”，查看由此单流转的其他单据。

十二、收退货管理
1.收货单信息管理
1.1新建收货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第一行”新建收货单“菜单，如下图：
由订购单复制：点击“从订购单复制”，选择订购单号，即可自动生成新建收货单且带出订购内容；
35
直接录入：直接录入完善收货单信息，点击“保存”按钮。

1.2查看收货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第二行”管理收货单“菜单，如下图：
1.3修改/删除收货单：
点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第二行”管理收货单“菜单，如下图：
36
2.收货单流转
点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第二行”管理收货单“菜单，如下图：
点击“退货”，收货单自动转化为新建的退货单。

3.收货单页面具体功能
37
点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第二行”管理收货单“菜单，点击收货单号进入收货单查看页面。

如下图：
修改收货单：点击“修改”按钮，即可对当前收货单进行修改；
复制收货单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的收货单；
收货单导出：点击“导出excel”，进行收货单导出操作；
退货单转化：点击“退货”，收货单自动转化为新建的退货单；
相关单据：点击“相关单据”，查看由此单流转的其他单据。

4.退货单信息管理
4.1新建退货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第三行”新建退货单“菜单，如下图：
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由收货单复制：点击“从收货单复制”，选择收货单号，即可自动生成新建退货单且带出收货内容；
直接录入：直接录入完善退货单信息，点击“保存”按钮。

4.2查看退货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第四行”管理退货单“菜单，如下图：
39
4.3修改/删除退货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第四行“管理退货单“菜单，如下图：
5.退货单页面具体功能
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41
点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第四行”管理退货单“菜单，点击退货单号进入退货单查看页面。

如下图:
修改退货单：点击“修改”按钮，即可对当前退货单进行修改;
复制退货单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的退货单;
退货单导出：点击“导出excel ”,进行退货单导出操作;
相关单据：点击“相关单据”，查看流转到此单的相关单据。

十三、库存管理
1.采购入库单信息管理
1.1新建采购入库单：
点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第一行”新建采购入库单
“菜单，如下图：
由订购单复制：点击“从订购单复制”，选择订购单号，即可自动生成新建采购入库单且带出入库内容；
由收货单复制：点击“从收货单复制”，选择收货单号，即可自动生成新建采购入库单且带出入库内容；
直接录入：直接录入完善采购入库单信息，点击“保存”按钮。

1.2查看采购入库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购入库单“菜单，如下图：
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1.3修改/删除采购入库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购入库单“菜单，如下图：
2.采购入库单页面具体功能
点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购入库单“菜单，点击采购入库单号进入采购入库单查看页面。

如下图
:
修改采购入库单：点击“修改”按钮，即可对当前采购入库单进行修改;
复制采购入库单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的采购入库单;
采购入库单导出：点击“导出excel”,进行采购入库单导出操作;
相关单据：点击“相关单据”，查看流转到此单的相关单据。

3.出库单信息管理
3.1新建出库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第三行“新建出库单“菜单，如下图：
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直接录入：直接录入完善出库单信息，点击“保存”按钮。

3.2查看出库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第四行”管理出库单“菜单，如下图：
3.3修改/删除出库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，
选择左侧第四行”管理出库单“菜
单，如下图：
4.出库单页面具体功能
点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第四行“管理出库单“菜单，点击出库单号进入出库单查看页面。

如下图:
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修改出库单：点击“修改”按钮，即可对当前出库单进行修改；
复制出库单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的出库单；
出库单导出：点击“导出excel”,进行出库单导出操作;
5.库存信息
5.1新增库存物品：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第五行“库存信息“菜单，点击主列表上方”新增库存物品“，选择对应物品信息即可。

如下图：
5.2设置期初库存：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第五行“库存信息“菜单，点击主列表右侧的”设置期初库存“。

如下图：
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5.3查看出入库记录：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第五行“库存信息“菜单，点击主列表右侧的”查看出入库记录“。

如下图：
十四、报表中心
1.报表中心首页
点击主界面上方的“报表中心”菜单，进入报表中心首页，分场景展示报表类型，分为：对账报表、物品采购报表、供应商供货报表、订购报表、供应商评估、退货报表。

如下图：
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2.报表介绍
数据来源：报表数据来源收货单、退货单与订购单，准确统计采购情况；
文字分析：以文字简单分析统计结果，便于采购分析工作；
根据日期、物品或供应商即可生成对应表单，报表具有打印、导出(支持excel、word、pdf格式)等功能，如下图：
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图形展示：以饼状图、柱形图、折线图展示，直观体现采购情况，如下图：
（饼形图展示）
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