浅析旅游景区重大活动档案资料的收集工作

浅析旅游景区重大活动档案资料的收集工作

作者：余雪梅

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第6期

一、旅游景区重大活动档案资料的特征

（一）具有丰富性。旅游景区举办的重大活动是将景区管理部门的重点工作加以反映，形

成的档案资料价值比较高，涉及的内容比较多，尤其在近几年为从根本上推动旅游景区的可持

续发展与进步，很多旅游景点纷纷召开重大活动，其中所召开的重大活动是具有综合性与多样

性的，与之相对应的档案资料同样具备丰富性，根据笔者的调查与分析，景区重大活动档案资

料主要包括：旅游景区建成或者后期扩大规模所召开的各类新闻发布会与竣工仪式；具有现实

意义与宣传作用的文艺特性的旅游景区晚会或者各类庆祝活动。因为重大活动的类型不同，所

以旅游景区重大活动档案资料的类型也较多，比如像领导的演讲稿、发言稿、旅游景区重大活

动的策划方案以及活动的视频、音频等。

（二）具有阶段性。从整体角度分析，旅游景区的重大活动在举办的时候会因为举办的单位、时间、地点、形式、载体的不同而呈现出区别，从某层含义分析，旅游景区重大活动具有

普遍性，这一发展模式下所形成的档案以及资料均具有阶段性。根据笔者的整理，主要分为四

个阶段。其一是策划阶段，主要是指在重大活动筹备之前所形成的活动方案、活动构思以及设计，可以说策划阶段是重大活动的基础档案，其内容比较多，包括了调研报告、方案等。其二

是筹备阶段，该阶段也被称为准备阶段，主要是对策划方案进行修改、补充、完善、组织分工，可以说该阶段是文件材料集中形成的阶段，其内容包括了重大活动的筹备工作、会议纪律、上

级领导参与重大活动的发言稿、往来文书、合同、重大活动的总体方案、时间安排、活动场地

的邀请函、签到册等。其三是组织实施阶段，在该阶段主要形成了具有成果性的档案材料，主

要以声像档案为主。其四是总结阶段，简而言之，总结阶段便是等到活动结束之后对重大活动

进行总结、宣传以及成果统计，包括了总结材料、新闻稿等各类统计表。

二、目前旅游景区重大活动档案收集现状

（一）归档内容不完善。因为旅游景区所涉及的内容较多，很多情况下仅仅注重文本档案

收集，缺乏专门档案，尤其是旅游景区为吸引游客的兴趣会定期开展各类重大活动，但是很多

旅游景区在收集重大活动档案的时候，出现敷衍了事的现象，缺乏对其重视，导致光盘、图片

等旅游景区重大活动档案的收集无法做到完善与有效。

（二）档案收集范围狭窄。旅游景区重大活动档案资料关系到日后旅游景区的发展与进步，但是很多情况下，景区档案收集过程中会受到诸多因素的影响，导致档案资料收集范围比较狭窄，对于具有代表性的重大活动档案信息进行了收集，但是对于意义不大，或者未在社会中引

起响应的活动档案未给予全面整理与收集，导致档案收集缺少针对性。比如部分旅游景区会定

期举办活动，但是活动的规模与影响不同，由媒体记者采访的重大活动其档案收集工作做得比

较完善；但是对于影响性小的活动，其收集内容较少，甚至缺乏对这类活动档案信息的收集，

如此一来，则会对今后旅游景区档案管理工作以及旅游景区的发展造成影响与制约。

三、新时期旅游景区重大活动档案收集方法

从本质上分析，景区举办重大活动的档案基本上都是临时机构，参与活动的人员都是临时

抽调的，很多情况下待活动结束之后可自行解散，这样一来，其人员与相关机构都缺乏稳定性，因此在这种发展趋势下严格按照活动的特点制定切实有效的措施与方法至关重要。

（一）具有正确的意识。在旅游景区重大活动档案资料收集中需要具备超前意识，并且还

需要提前介入，要将传统模式下的方式打破，避免等到活动结束才对资料进行收集。档案管理

部门需要与活动组织机构加强沟通，要严格按照活动的主要特点将收集范围加以明确，还需要

针对实际的发展情况制定有效的归档制度，真正促使活动组织部门将重大活动的材料收集作为

主要内容，并将其提到日程之上。当然还需要积极纳入相关人员的主要职责，将问题进行解决，在获得相关领导的重视与支持的前提下，不断提高档案人员的意识，保证重大活动档案收集的

质量。

（二）制定完善的收集方案。档案管理部门对旅游景区重大活动档案信息进行收集之前需

要针对实际的发展情况制定完善的收集方案，尤其是影响性比较大的活动，很多情况下需要专

门成立档案收集小组，并从活动的性质、规模等角度出发进行分析，并选派一名小组长进行统

一协调与管理，从细节入手，其收集的内容包括各类照片、视频、讲话稿，还要在活动结束后

的几天时间内进行整理，如在报纸或者电视等媒介载体中出现，则需要进行拷贝，从而保证档

案资料的完善性。

（三）做好全过程跟踪收集。要想真正做好全过程跟踪收集工作，第一点档案人员需要积

极参与到重大活动之中，这样一来才能保证重大活动档案的完整性。第二点是要对活动中出现

的文件进行专人负责，要从活动开始，档案人员便需要进行全过程跟踪服务，这样才能对档案

资料收集整理工作进行随时指导。

（四）做好检查验收工作。在当前的发展趋势下，积极做好景区重大活动档案管理检查验

收工作尤为重要，作为整个活动总结阶段的内容，旅游景区的档案部门需要严格按照收集的范

围以及归档的相关要求，对所有内容加以检查与收集，并且保证其齐全性，要在指导整理归档

之后与活动组织部门做好移交的工作。比如在某旅游景区的庆祝活动完成之后，档案部门需要

提前介入其中，在全过程跟踪完成申报档案资料收集整理工作的同时，并且还需要征求他人的

意见，将众多意见参与其中，等到庆祝活动结束之后，在档案局的领导下共同收集档案，如此

一来才在一定程度上实现了档案资料的完整性，甚至还会提高档案资料的使用价值。

四、新时期旅游景区重大活动档案资料收集工作的建议旅游景区重大活动关系到旅游景区

的发展与进步，并且也是最明显的一张明信片，作为历史性事件，旅游景区开展重大活动档案

资料收集工作可以体现出当时的活动组织、活动概况、活动结果，具有鲜明的历史写照，因此

其档案资料至关重要，尤其在当前信息技术的快速发展下，需要积极树立有效的全局观念，特

别是重大活动组织领导者要从远处入手，要在活动开始就将档案收集归档作为主要的内容之一。为进一步实现旅游景区重大活动档案资料收集的有效性，还需要做到以下几点。

一是要实现档案的制度化，因为重大活动所涉及的内容比较广，所参与的部门人员比较多，工作比较分散，如果缺乏严格的规章制度那么则无法真正保证档案的整体质量。因此笔者认为

在新时期旅游景区在开展重大活动的时候要到档案部门进行备案，并做好通知工作，这样一来，才能实现对档案资料的监督、指导与管理。二是要制定完善的收集工作网络，旅游景区在举办

重大活动的时候需要明确一名领导主管，还需要在活动组织部门制定专门的档案员对档案资料

进行收集，档案部门定期对档案人员进行业务培训，保证业务人员能够按照规章要求以及档案

收集的基本准则完成档案收集工作。三是要对相关参考性资料进行收集，虽然说参考性文件不

属于重大活动的归属范畴，但是从某个角度分析，仍具有参考价值，要将其作为资料进行收集

与保存。特别在当前科学技术的快速发展下，要积极做好多种载体档案与电子文件的收集，并

根据不同的载体以及电子文件的特点，制定有效的收集归档方法，形成档案收集经验。