QP01文件和资料控制程序
QP01管理文件控制程序1-21
1．目的和范围1.1本程序规定了文件的编制、修改、审批、发放等程序及要求，以保证各项文件的规范性、适用性和一致性，以确保对管理体系有效运行、产品一致性起重要作用的各个场所得到并使用有的文件为有效版本。
1.2本标准适用于与管理体系、CCCF认证要求有关的管理文件，包括与管理体系、CCCF认证要求有关的外来文件的管理和控制。
2．引用（相关）标准和文件2.1标准化工作导则2.2企业标准化工作导则2.3质量管理体系基础和术语2.4记录控制程序3．术语3.1文件----指企业在产品设计、开发、制造、检验（质量及产品一致性）、销售及售后服务等过程中需要协调统一的管理事项所制定的标准或文件及公司经营层面的工作要求和规定。
3.2管理事项----指在人事、财务、采购、工艺、生产、检验、能源、安全、卫生环保、行政及本公司其他等管理中的事物和概念。
4．职责4.1总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准。
4.2 各部门负责本部门程序文件的编制/修订、审核，管理者代表负责程序文件的批准。
4.3 公司品管处负责组织质量手册、程序文件的编制，组织对现行体系文件定期评审。
4.4 公司技术处负责组织技术性文件编制/修订、审核、报批、更改、发放和归档。
4.5公司行政部负责公司管理类文件和日常文件的归口管理。
4.3公司全质办负责与质量管理体系、CCCF有关的管理文件的归口管理。
4.4公司各部门负责本部门三级文件的编制/修订、批准、发放和归档管理。
5．文件分类和管理5.1管理文件包括与管理体系、CCCF有关的管理手册、程序文件、管理标准、工作标准、支持性文件及公司经营层面文件。
公司文件划分为四个级别：一级文件：质量手册二级文件：程序文件三级文件：管理制度、岗位职责、各部门内部管理文件和支持性文件。
第四级文件：质量记录等。
5.1.1质量手册、程序文件纳入公司质量管理体系标准。
5.1.2工作标准由管理者代表组织各部门制定。
5.1.3其他与管理体系、CCCF有关的支持性管理文件，如质量计划、生产计划、采购计划、产品开发指令及部门制定的管理文件等，应按以下要求进行控制：5.1.4 文件编制方法：5.1.4.1 质量手册： KWZ— QM—A/0①②③① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的的拼音缩写；② QM：“QM”代表质量手册的英文缩写；③ A/0：“A”代表第一版的版本号，换版后的各次分别用大写字母“B”、“C”、“D”……顺序表示，但应去掉“I”、“O”，“/0”代表本次版本的修订次数；如“KWZ—QM—A/0”表示公司未经修改的第一版质量手册5.1.4.2 程序文件： KWZ—QP—XX①②③① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的拼音缩写；② QP：“QP”代表程序文件的英文缩写；③ XX：“XX”代表程序文件编号；如“KWZ—CX-09”表示公司编号为09的程序文件。
QP01文件管理程序
1.目的为确保本公司质量文件的一致性、正确性、有效性、适用性，确保质量制度之相关单位(人员)持有最新之文件，以及防止不适当的文件被误用。
2.适用范围凡本公司与质量管理体系相关之内部(质量手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动相关之文件均属之)。
3.职责3.1本程序由ISO办公室制定，管理者代表审查，总经理批准，相关人员配合执行。
3.2文件的制定：由部门(各部门之最高负责人)制定或专人制定。
3.3文件的审查：质量手册、程序文件、三级文件由管理者代表审核。
3.4文件的批准：3.4.1质量手册、程序文件由本公司总经理批准。
3.4.2三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等)，由管理者代表批准。
4.定义4.1 质量手册：有关本公司经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。
4.2程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明，如采购管理程序。
4.3作业指导书：为执行质量要求，在技术上所规定之具体方法、手段与判定要领，如作业指导书等。
5.作业内容5.1文件的分类与编号：5.1.1本公司质量体系文件从内容上分为四级：即一级为质量手册；二级为程序文件；三级为作业指导书等；四级为记录、外来文件等。
5.1.2文件编号：5.1.2.1质量手册的编号为QM01，其各代号是指：“QM”为手册文件；“01”代表文件序号。
5.1.2.2程序文件的编号为QP□□，其各代号是指：“QP”代表二级质量文件；其“□□”代表文件序号。
5.1.2.3三级文件的编号为WI□□，其各代号是指：“WI”代表三级质量文件；其“□□”代表文件序号。
5.1.2.4 外来文件的编号为WL□□□□□□-□□□-□□，其各代号是指：“WL”代表外来文件，其前八个□代表外来文件接收的年月日，其后的四个□代表文件序号，最后的两个□代表外来文件版本，该文件需登录于“文件总览表”并注明“外来文件”字样（备注：该种序号可根据需要升为更多位）。
文件控制程序 QP01
审核
批准
管理体系文件管理。 4.2.5文件编制输入应包含客户要求、国家强制标准要求、公司业务流程的要求等；编 制者对文件的正确性、 完整性和可操作性负责。 文件审核者应主动了解文件编制的一些 基本过程，对文件的适用性、合理性负责。批准人对文件编制、审核的完整性负责。
4.3 文件编号
4.3.1 质量手册编号 DR/ QM -□□□□ 年 代 号 质量手册 文件编号 4.3.2 程序文件编号 DR/QP□□ 公司代码
文件 制定 Y N 4.2.1质量手册由质量管理部组织编写，由质量管理部经理审核，管理者代表批准；二 阶质量管理程序文件由质量管理部组织编写， 由质量管理部经理审核， 管理者代表批准； 三阶质量管理文件由业务相关度最大的部门牵头制订， 相关部门经理或授权人审核， 管 理者代表批准。 4.2.2技术文件的制定、审核、批准按技术文件相关管理办法执行。 N 4.2.3文件的审核和批准以本人签字或盖章为有效。 4.2.4外来文件(指国际/国家/行业标准/法律法规等与产品质量符合性相关的)视同质量
2
顺 序 号 程序文件 公司代码
流程图
流程说明
广东德豪润达电气股份有限公司
标题：文件控制程序
编 号：DR/QP01 页 次：3/5
版本号：D2 页 数：5
更改日期：2013பைடு நூலகம்04-10
4.3.3 第三阶文件（管理类文件）与外来文件编号：
2
DR/
△
WM ○○ □□ 顺 序 号 部门代码 工作手册(外来文件用“DEO”表示) 单位代码 公司代码
4.6 文件的维护与管理
4.6.1 发行的一、二、三、四阶文件（包括外来文件）均加盖“受控文件”章。原稿由 文件管理部门保管，原文稿均不加盖“受控文件”章。 4.6.2 第一、二、三、四阶文件（包括外来文件）即受控文件总览表由文件管理部门或 单位建立电子档， 以供各部门查阅及核对文件版本， 受控文件总览表由文件管理部门一 个月更新一次。 4.6.3 经文件管理部门发行（加盖红色“受控文件”发行章）的文件均视为受控文件， 如发行单位因需要必须再复印，应向文件管理部门另行申请，不得自行复印。 4.6.4 作废文件在集中回收之后，相关文件管理职能部门第一时间在作废文件上加“作 废”印戳并集中销毁。如果保留作法律用途或供学习参考用途的作废文本，相关文件管 理职能部门在其上面加盖“保留文本”印戳。 “作废”印戳和“保留文本”印戳样式见 附录 2 4.6.5 文件在保存期间，由各文件管理职能部门和使用部门建立管制档案，进行标识、 编目和索引。保存期间需注意防火、防潮、防盗、防虫蛀，所有的文件必须具有安全保 存的条件。电子文档需一个月考盘一次并注意防磁、防热处理。 4.6.6 文件使用部门在使用文件时，对文件进行防护，以确保文件的清晰、易于识别， 防止涂改和丢失。 4.6.7 所有质量管理体系文件均为公司保密文件， 未经管理者代表或单位负责人许可不 得自行复印与拷贝或向任何第三方透露。
JJ—QP—01 文件控制程序
1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。
2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。
3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。
4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。
包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。
可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。
4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。
QP-01文件控制程序
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。
TQM-QP-01文件控制程序
深圳市诺尔卡科技有限公司文件名称：文件控制程序文件编号：TQM-QP-01版本：A生效日期：2009-04-10文件修改记录编制：审核：批准：1.目的规范文件管理，确保使用质量环境一体化管理体系文件的所有部门都能获得文件的有效版本，使公司的各项工作按正确的程序进行。
2.范围公司所有与质量环境一体化管理体系有关的文件及外来文件的管理与控制。
3.职责3.1 总经理：负责批准管理手册及程序文件等相关文件。
3.2 各部门：负责编制本部门之程序文件、作业标准书及记录格式。
3.3管理者代表：负责编制质量环境管理手册及审核相关的程序文件。
3.4文控中心：负责体系文件、技术文件的建档、发放和管理、并及时更新《受控文件清单》。
4.流程图：（见后面）5.程序内容：5.1文件的制订，修订和废止作业5.1.1质量环境一体化管理体系文件在制订、修订和废止前，需有相关部门填写《文件申请单》，交管理者代表审核，总经理批准后，方可执行文件的制订、修订和废止作业。
5.1.2已制订、修订好的质量环境一体化管理体系文件依5.2的要求进行审核、批准后，由文控中心依要求进行发放和管理。
电子版文件原稿由文控中心保管，设立专用文件夹和访问权限，并作备份管理。
5.1.3 单页修改时只作抽换；整份修改时，均在封面记录，同时回收旧文件，发放新文件并登记《文件分发/回收记录表》，。
5.1.4文控中心回收的旧文件于回收后副本销毁，作废之正本文件由文控中心进行回收后加盖"作废”印章，保存一年。
5.2质量环境一体化管理体系文件的制订、审核和批准为确保文件的充分性和适宜性，已制订、修订好的质量环境一体化管理体系文件在发放前需5.3 文件的分发管制5.3.1 已制定或修改好之质量环境一体化管理体系文件依5.2的要求进行审核或批准后，交文控中心依《文件申请单》上“需分发部门”一栏之要求进行发放。
5.3.2文件正本在其反面盖红色“受控文件”印章，副本在其正面加盖红色“受控文件”。
MH-QP-01文件资料与记录控制程序
5.9.1记录表格被确定后，由表格编制部门负责对记录的填写方法进行指导，以确保记录的正确使用，记录要求真实、准确、及时和规范地填写，文字要清晰整齐易辨，不可用铅笔、红笔填写，涂改液涂改，不能填写的栏目应写上“无”或划上“/”，记录、审批者应签名并写上日期。
5.9.2记录表格格式编制人负责对相关使用记录表格人员进行培训，以确保表格使用的最新版本。
5.6文件控制和管理：
5.6.1文件控制
5.6.1.1所有受控文件由文控统一发布，文件编号由文控统一管理。
5.6.1.2对质量系统有效运作的各工作场所,应具有适切版本的适当文件,任何人均不得在文件上加标记或书写任何文字、符号等，以确保文件之正确性。
5.6.1.3现场使用的文件须置于作业现场，使用完后及时回收保管；非现场使用文件由使用部门文件管理员集中保管。
5.3文件的修订：
5.3.1原制订部门发现或各部门在执行过程中，若发现文件规定与实际情况不符时，向原制订部门提出，经协商同意后，由原制订部门提出《文件制订/修改与废止申请单》，经上级审核认可后，承办人参照相关文件架构拟定文件修订内容，一、二阶及工作指引类三阶文件修订时，须在变更或增加的内容处用单下划线标示，并将修改内容概要记录于文件“修改记录”页内，文件修订完成后（二阶文件和工作指引类三阶文件含其相关表单需交关联部门会审），制订承办人再交原审批部门负责人审批后交给文控发行文件。
5.1.3.1一阶文件编号规定：
MH-QM-XX
文件序号（顺序号从01开始）
文件性质代号（QM代表质量）
公司代号
例如：编号MH-QM-01代表《质量手册》
5.1.3.2二阶文件编号规定：
MH-QP-XX
文件序号(顺序号从01开始)
QP01 文件控制程序
QP01 文件控制程序1.目的对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.范围适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。
3.职责3.1综合办是文件控制的归口部门，负责质量手册的编制，及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准，确保体系文件有效实行。
并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。
3.2总经理负责批准发布质量手册。
3.3管理者代表负责质量手册的审核，程序文件和第三级文件的审批。
3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。
4.工作程序4.1.文件分类4.1.1.质量手册：包括质量方针、质量目标。
4.1.2.程序文件4.1.3.第三级文件：包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。
4.2.文件编号：4.2.1.代号规定a)本公司代号：JJ；b)各文件代号：质量安全手册:QM；程序文件：QP；技术文件（第三级文件）：JS；管理制度GL；质量记录：QR（原QS管理体系记录沿用JL代号）；c)各部代号：生产部SC；销售部：XS；质量部：ZJ；综合办ZH；采购：CG；HACCP文件：HACCP；PRP 文件：PRP； OPRP文件：OPRP。
4.2.2.《食品安全管理手册》编号：公司代号/QM(ISO)-编制/修改年份例如：JJ/QM(ISO)-2015,表示2015年编写质量安全管理手册，若其他年份修改了则同步变更，如2016年修改，则改为JJ/QM(ISO)-2016。
4.2.3.程序文件编号：公司代号/QP+文件序号（两位数）-编制年份例如：JJ/QP01-2005表示广东银创加家食品有限公司第一个程序文件。
4.2.4.HACCP文件、PRP文件、OPRP文件公司代号/HACCP-序号公司代号/PRP-序号公司代号/OPRP-序号4.2.5.工作文件（第三级文件）编号：1、本公司代号/QW（A/B/C) +文件序号（两位数）; A-管理制度；B-生产工艺流程；C-作业指导书。
MDQP 01 质量管理体系文件控制程序
4.4文件的变更和废止
4.4.1质量管理体系文件在使用过程中发现问题，需要提出更改或废止时，由提出部门填写《文件修改/废止申请单》（），经原文件审批部门进行审批后（若指定其他部门进行更改或废止审批时，该部门应获得更改所需依据的有关背景材料），由设计部专人负责按照要求实施变更或作废。
1、目的
通过对质量管理体系文件的编制、审批、发布、使用保管、变更和废止等进行控制，确保各部门在使用时可获得适用文件的有效版。文件是管理活动的依据，文件的控制是质量活动有效进行的保证。因此，必须严格执行本程序，为质量活动正常和有效开展提供可靠依据。
2、适用范围
本程序适用于下述文件的控制：
2.1本公司的文件
《技术文件控制程序》
6、相关记录
《质量管理体系文件发放清单》
《文件目录》
《文件发放回收登记表》
《文件修改/废止申请单》
《文件修改/废止通知单》
《文件借阅登记表》
序号
修订内容
修订日期
备注
2.2.3顾客提供的图纸，在本文件的规范中将不涵盖此内容，此管理规范参照《技术文件控制程序》（）。
3、职责
3.1总办负责质量手册、程序理；
3.2设计部负责质量手册、程序文件和支持性文件（管理基准）的规范管理；
3.3各使用部门负责质量管理体系文件的规范使用和有效保管，以及本部门作业基准的归口管理。
4、程序
4.1文件的编号
4.1.1公司文件的编号原则主要采用以下方式：
A、质量手册：MDQM 01，其中MD：公司代号；QM：质量手册代号；01：序列号。
01、文件和资料控制程序
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。
QP-01 文件控制程序
文件控制程序文件性质：二级文件生效日期：2020.04.101.目的：建立一套完整的文件管制程序，以求发行文件之一致性、有效性，并配合整个品质管理体系的作业。
2.范围：与质量管理体系相关之文件及资料的收发、编号的管理(含外部文件)。
3.职责3.1 文管室：负责所有文件的编码，发行，保存，撤销之管制。
3.2 部门主管：指定部门相关人员进行相关文件之管制。
4.定义4.1一阶文件：品质手册，叙述公司经营理念与品质政策之文件，涵盖ISO9001：2015国际标准各项要求之纲要性文件。
4.2二阶文件：品质程序书，与ISO9001系统要项相关之所需程序文件，是为实施各管理系统所涉及到的各职能部门的完成过程及规定何人何时、做何事，用何种方法做事等。
4.3三阶文件：为协助二阶文件之达成所制定之具体书面描述化指导文件，说明如何做。
如作业指导书、操作使用说明书、检验规范、QC工程图、包装规格书、事务性文件及规章制度等。
4.4四阶文件（表单）：相关记录/报告，含证明品质系统有效执行之记录所用的空白表单。
4.5非管制文件：不列入文管中心发行，由各单位自行分发处理，变更时无需收回更新的文件。
4.6管制文件：凡影响作业品质的文件，如公司的一、二、三、四级文件。
4.7外来文件：有关客户提供的规格或国家、国际法规、法令、标准等。
5.内容5.1 作业流程： <图一>5.2 作业说明：5.2.1 文件制订/修订/作废申请，审查与核准5.2.1.1 各级文件之制订/修订/作废，应先填写文件制订/修订/作废申请单，并依照以文件控制程序页码4 / 9下权责表进行审查与核准：5.2.1.2 文件制订/修订/作废5.2.1.2.1 一，二级文件的制订：5.2.1.2.1.1：一阶文件由管理代表统一组织和领导；5.2.1.2.1.2：二阶文件由各单位相关人员撰写，由各部门主管负责督促及修改。
5.2.1.2.1.3：必要时，编写过程中应召开有关部门人员进行讨论磋商。
新BE文件件与资料控制程序
伯恩光学(惠州)有限公司 Biel Crystal (Huizhou) Ltd., Co.
文件及资料控制程序
文件编号 版 页 本 数
BE-QP-01
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生效日期
5.4.5 各工序负责人负责本工序的工作流程以及作业指引的编写， 由部门主管审核， 生产主管批准。 5.4.6 各类外部的技术文件(如标准和顾客提供的技术资料)由品质工程师审查，品质主管批准。 5.4.7 其他管理支持文件由各责任部门负责编写，各部门负责人审查批准。 5.4.8 字体及格式要求： 1）公司题头以及文件标题使用 16 号黑体字，其中英文字符使用 16 号 Arial。 2）文件编号、页码以及正文内容使用 11 号宋体字，其中英文字符使用 11 号 Arial。
伯恩光学(惠州)有限公司 Biel Crystal (Huizhou) Ltd., Co.
文件及资料控制程序
修 修订次 页 码 订 履 历 修 订 内 容
文件编号 版 页 本 数
BE-QP-01
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批准 日期
伯恩光学(惠州)有限公司 Biel Crystal (Huizhou) Ltd., Co.
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BE-QP-01
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1. 目的 对涉及质量体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件为最新的有效的版本。 2. 范围 本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。 3. 定义 外来文件:指从外部转来的文件,如 ISO9001:2008 标准、法律法规和顾客提供的图纸规格书等。 4. 职责 4.1 文控部负责对管理体系文件与资料（含外来文件）的分类编目、发放、归档、 更改打印和作废文 件的销毁处理等工作。 4.2 各部门负责本部门文件及资料的编写、审核以及管理等工作。 4.3 各部门主管负责本部门作业指引及流程的审核、批准工作。 4.4 厂长负责质量手册的批准和发布。 5. 工作程序 5.1 文件的状态 5.1.1 本公司质量管理体系文件分为“受控” 、 “非受控”以及“作废”三个状态。 5.1.2 受控文件包括质量手册、程序文件、作业指引、外来文件（上级文件）以及客户资料等，必须 始终保持有效版本，并加盖受控印章，复印件无效； 5.1.3 非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用； 5.1.4 作废文件为过期受控文件，由文控部加盖作废印章，不得在公司内部流通 5.2 文件及资料的分类及编号 5.2.1 管理体系文件及资料分为如下几类：
JP-QP-01文件管理程序
因文件丢失、严重破损或其它情况（如提供给认证机构或法律法规要求需要提供的等）需申请领用时，由申请者填写《文件领用申请单》。质量手册及程序文件经其主管部门审核及管理者代表批准后方可领用，三阶文件及其它文件经其部门经理批准后方可领用。行政部文控根据《文件领用申请单》将文件原件复印一定份数加盖“受控文件” 印章及分发号后发放并作好相应发放签收记录。若需对外提供文件，由需求部门经理提出申请由总经理批准后作为受控文件，则需加盖受控印章，并按本程序的管理要求予以控制。
2）外来参考文件与法律法规、标准类文件直接采用原文件编号
5.2 文件的编制、审核和批准
5.2.1 质量方针与年度质量目标由总经理制定并批准发布。
5.2.2 质量手册由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.3 程序文件由责任部门经理编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.4 三阶文件和四阶文件由责任部门编写审核，部门经理批准。
3.2管理者代表负责各部门质量目标、程序文件的批准及程序文件发放范围的批准；负责组织对质量手册和程序文件的评审。
3.3 行政部负责文件的发放、回收、销毁，原稿的保存(包括电子版)及做好相关记录；负责编制并及时更新《文件发放总览表》；负责法律法规与标准及外来执行文件的控制。
3.4 各部门负责相关文件的编制和使用保管。部门经理负责制定本部门质量目标；批准三阶文件；组织对三阶文件及部门其它文件的评审。
4.3 程序文件
是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件。
4.4三阶文件
JP SIGNATURE程序文件
文件编号
版 号
A.0
文件管理程序
01 文件控制程序(TSHQP01-2015)(1)
1、目的规定了质量体系有关文件及技术文件的控制范围和要求，旨在确保相关部门和相关场所及时得到并使用有效版本文件。
2、范围：适用于与本公司质量保证体系有关的文件和技术文件（包括外来文件）的控制。
3、职责：3.1 质保工程师负责组织质量体系文件的组织、编制、更改控制和管理。
3.2 质量手册由质保工程师审核，董事长批准。
程序文件及相关文件由相关职能部门和责任人编制，质保工程师审批。
3.3 技术文件由技术质量部负责编制，经具备资格的相关人员审核，技术负责人批准。
3.4 技术质量部负责质量体系文件与资料和技术文件（包括外来文件）的统一管理及其发放、回收与存档。
3.5 办公室负责人负责行政性文件和资料的统一管理及其发放、回收与存档。
3.6 各有关部门负责各自部门的专用文件的保管。
4、定义4.1质量手册：根据TSG D2001-2006《压力管道元件制造许可规则》、TSG Z0004-2007《特种设备制造、安装、改造、维修质量保证体系基本要求》和ISO9001：2008要求，阐述本公司质量管理体系，包括“TS”的标识、保护和管理。
4.2程序文件：描述为实施特种设备制造许可和ISO9001：2008的要求所涉及的各职能部门活动的文件。
4.3技术性文件：图纸、工艺规范、作业指导书、外来文件（外来图纸、软盘、技术标准等）等，凡在作业过程中须使用的文件均属之。
4.4质量记录（表、单等）5、程序5.1文件的编号GZY / Q M 01 — 15编制年份（记录表单中代表相应程序文件中表单的顺序号）顺序号（表单中代表与相应程序文件相对应的顺序号）QM质量手册、QP程序文件、GL管理规定、JS技术规范、ZY作业指导书（操作规程）、JL质量记录、WL外来文件天胜阀门集团有限公司关于其他文件（例如技术、规范、制度、标识等方面的文件）的编号规则不作统一规定，若属外来文件应使用其原编号；质量记录与ISO9000等其他体系相同时可借用相应的质量记录表单。
YLM-QP-01文件管理控制程序
1 目的规定与质量管理体系相关的文件的控制和管理要求，确保现行有效文件得到正确的使用。
2 范围本程序适用于公司质量管理体系所有文件（包括质量手册、程序文件、所有记录、技术文件、外来文件和操作规程）更改的过程控制。
3 职责3.1 质量部负责管理体系文件的登记、发放、管理、存档和销毁等过程。
3.2各职能部门负责本部门的程序文件、管理规程、操作规程、记录表单的编制、更新和使用。
4 文件控制流程5 文件的控制5.1.1 质量手册：包含质量方针及质量目标5.1.2 程序文件5.1.3 支持性文件5.1.3.1 标准操作规程：所有过程的规范化管理和操作的指导性文件；5.1.3.2 技术文件：产品标准、工艺文件（验证文件）以及外来文件。
5.1.4 记录表单5.2 文件的格式：文件的格式要求仅适用于质量手册、程序文件及管理操作规程。
5.2.1 文件主标题采用宋体小三号字体；文件1级标题采用五号宋体粗体字；1级标题后面英文翻译采用8号Arial粗体字体。
文件正文采用五号宋体，行距采用1.5倍行距。
5.2.2 文件内容的序列号由“项目符号和编号”中的“多级符号”生成，数字和英文均采用五号Arial字体。
5.2.3 文件内容按“目的”、“范围”、“职责”、“正文”、“相关文件及记录”、“文件更新历史”等内容进行编写。
5.2.4 文件页眉居中为文件标题、文件编号、审批记录。
5.3 文件编号5.3.1 质量手册（QM）YLM-QM-01顺序号质量手册代号企业代号质量手册的版本号为字母序号，初始正式发行的版本为A版本，依次是B，若到Z版后继续升级版本则标识为A0，A1，A2，A3，A4，A5，A6，A7，A8，A9，B0，B1，B2，….., 依次到Z9。
5.3.2 程序文件（QP）YLM-QP- 01顺序号程序文件代号企业代号程序文件的顺序号从01开始，依次往后，01,02，……，99。
文件初始正式发行的版本为A版本，依次到B，若到Z版后继续升级版本则标识为A0，A1，A2，A3，A4，A5，A6，A7，A8，A9，B0，B1，B2，…..,依次到Z9。
文件资料控制程序..HQ-QP-01
二阶文件
文件资料控制程序
编号：HQ/QP-01
1.目的
为使公司质量体系文件资料控制操作有据可依，特制定本程序。
2.适用范围
适用于公司质量体系下各个环节的范围覆盖、均属之。
3.权责
文控中心: 负责本程序文件的控制、发放、回收、作废等权限。
管理代表：负责本程序文件的编制、审核权限
总经理：负责本程序文件的批准权限
相关部门：负责本程序文件的使用、执行、保管等权限。
4.名词定义
一阶文件：指质量手册。
二阶文件：指程序文件、管理制度。
三阶文件：指作业标准、检验标准、图纸、BOM表等指导性的文件。
四阶文件：指统计表单及记录性的报表。
5.相关文件
001
03
HQ/QR-DC-004
005
HQ/QR-DC-006
“受控文件”印章
作废。
AF-QP01文件控制程序
文件控制程序
程序文件
质量部
AF-QP01-C0
编制/日期:
审核/日期:
批准/日期:
版次: C/0
ANANDA程序文件。
规定管理要求请相关工作人员严格遵循。
4.3文件的更改
4.3.1文件审核不通过时，编写人员按主管要求
进行修改。
4.3.2日常工作中，根据顾客要求、或改进需要，
编写人员进行评审后，进行更改。
4.3.3修改时间计算在文件编写计划时间之内。
4.3.4需要更改的文件由更改者填写《更改通知
单》经审批后发行；其中产品图样、工程
规范等技术文件的更改，在需要时应征得
顾客同意后方能更改。
4.3.5质量部收到《更改通知单》后，按《文件
发放登记表》记录收回原发放文件，由文
表》…………………………………………………………………………………………………………………………AR-QP01-08
7.8。
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5、依据标准
本程序依据IATF16949:2016 质量管理体系中标准条款7.5.1；7.5.1.1；7.5.2；7.5.3.1；7.5.3.2 编制。
6、工作程序
6.1、文件编制、审批、发放流程 担当部门 各部门 管理者代表 作业流程 6.1.1文件分类 工作内容或标准 6.1.1.1 文件包括管理性文件、技术文件和外来文件； 6.1.1.2 按受控要求分受控和非受控两类。 6.1.2.1 质量手册编号方式： SKJC/QM — XX —XXXX， SKJC为企 业代号；QM为手册代号；XX为版本号（A～Z）；XXXX为年代号； 6.1.2编制 6.1.2.2 程序文件编号方式：SKJC/ QP XX — XXXX，SKJC为企业 代号；QP为程序代号；XXX为流水号（001～999）；XXXX为年代号 。工作指导文件编号方式：参见《文件编码规则》； 6.1.2.3 技术文件编号方式参见《产品型号、图号编制方法》。
*****公司
文件和资料控制程序
修改记录
修改页数
全部 全部 2和4页
编
号：
版本号：B
序号
1 2 3
修改日期
2015.07.07 2015.07.07 2017.01.06
版本号
A A B 更改文件格式 将作业流程进行细化
修改内容
根据IATF16949:2016标准更改依据条款，更改表格的格式号
第1页，共4页
*****公司 1、目的
文件和资料控制程序
编
号：
版本号：B
建立文件编制、审批、发放、更改、回收和销毁的统一管理办法，防止不适用或旧版文件、作废文件的混 用；保证文件的符合性、适宜性和有效性。
2、适用范围
适用于对本厂所有文件的控制。
3、职责
3.1、技术质量部负责管理性文件的管理。 3.2、综管部负责技术文件和外来文件的管理。
No
各部门 技术质量部 总经理 部门经理
6.1.3.1 质量手册批准、程序文件批准； 6.1.3.2 技术文件批准； 6.1.3.3 工作指导文件。
6.1.3批准
Yes
6.1.4.1 受控文件加盖受控印章，表示受控文件； 6.1.4.2 作废管理性文件在加盖“作废”印章后由质量部保存；作 废技术文件在加盖“作废”印章后由技术部保存。 第2页，共4页
综管部 相关部门 6.3.3文件归档/发放/更改
6.3.3.1 6.3.3.2
第3页，共4页
*****公司
6.4、 文件的管理 6.4.1 6.4.2 6.4.3
文件和资料控制程后，原件交综管部登记归档； 质量体系文件的有效版本保存期限为长期，作废保留文件的保存期限为3年； 文件保存环境要适宜，防止损坏、变质和丢失。
技术质量部
6.1.4文件标识
*****公司
担当部门
文件和资料控制程序
编
号：
版本号：B
工作内容或标准
作业流程
技术质量部 6.1.5文件发放
6.1.5.1 总装配明细表发技术质量部、生产运营部综管部；零件图 纸、组件图纸发技术质量部、生产运营部；作业指导文件发执行部 门；其它文件按确定的发放范围发放； 6.1.5.2 原稿文件归档；
6.1.5.3 文件发放并填写《文件、资料发放与回收记录表》； 采购 6.1.5.4 发放到供方的受控文件如（图纸、技术规范等），由采购 负责发放、登记及回收等管理工作，对需要更改的由采购及时收 回，更改后再发放或以更改后的新文件调换原文件。 6.1.6.1 建立部门《文件资料归档清单》； 6.1.6签收/登录 综管部 6.2、受控文件更改/回收/销毁/再发放流程 6.2.1.1技术文件的更改按QP07-08执行； 6.2.1申请 多功能小组 执行部门 6.2.1.2其它文件的更改由执行部门提出并填写《文件更改审批表 》； 6.2.1.3 新申请或使用者丢失文件后，应填写《文件遗失重领申请 表》办理领用手续； 归口部门 （6.1流程） 6.2.2批准
4、术语和定义
4.1、 文件分类：管理性文件、技术性文件和外来文件。 4.1.1、管理性文件：质量手册、程序文件、部门作业指导书、其它管理性文件（如各种管理制度、岗位职责、管 理评审报告、内审报告及相关支持性文件）和记录表格。 4.1.2、技术性文件：产品图纸、工艺文件和产品标准。 4.1.3、外来文件：来自本厂外部的法律、法规、标准、上级文件；顾客或供方提供的图样、技术资料、合同、协 议、业务往来文件、安全或质量保证文件等。 4.2、 文件受控：受控和非受控。 4.2.1、受控文件：受本厂控制并能对其实施更改的文件，为更改通知版本，在文件发生更改时能追溯到全部使用 者，并对文件实施更改，以确保其现行有效。受控文件须加盖“受控”印章，分发时应作发放登记，并注分发号 。 4.2.2、非受控文件：指外来文件和无须进行更改控制的本厂体系文件（包括用于投标、顾客非现场使用及其他特 殊发放的文件，生产计划、质量简报、与季节有关的作业文件等具有时效性到期自动作废的文件），为更改不通 知版本，本厂只保证发放时其现行有效，不进行跟踪维护。非受控文件由授权人员批准后发放，只作发放登记， 不注分发号。
QR-01-A QR-02-A QR-03-A QR-04-A QR-05-A QR-06-A QR-07-A QR-08-A QR-09-A QR-10-A QR-11-A
第4页，共4页
7、支持文件
《文件编码规则》 《产品型号、图号编制方法》 《质量记录控制程序》 《工程变更管理程序》
8、质量记录
格式号 记录名称 文件、资料发放和回收登记表 文件资料归档清单 文件借阅复印申请表 文件遗失重领申请单 文件更改审批表 文件（质量记录）销毁报告单 受控文件清单 文件资料发放范围审批表 工程更改申请及通知单 外来文件一览表 外来文件评审记录 保存部门 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 保存期限 3年 3年 记录当年+1个日历年 记录当年+1个日历年 记录当年+1个日历年 记录当年+1个日历年 3年 3年 3年 在用期+1个日历年 在用期+1个日历年
综管部
6.2.4文件再发放 6.2.5文件回收/归档
6.2.4.1 按6.1.5执行； 6.2.5.1 过期、失效或作废的文件应及时从使用现场撤出、收回， 并标识其所处状态以防误用； 6.2.5.2 文件的更改应在《文件更改状态一览表》中加以记录。
综管部
综管部 6.3、外来文件的管理 综管部
6.2.6.1保留一份失效的文件以供必要时查阅文件的演变过程； 6.2.6处理 6.2.6.2 对收回/到期且无保存价值的文件即时销毁。
Yes No
接收部门
6.1.6.2
建立《受控文件清单》。
6.2.2.1 原审批部门（见6.1流程）或指定其它部门审批时，需获 得依据的有关背景资料。 6.2.3.1 根据申请进行文件更改；
编制部门
6.2.3文件更改
a. 质量手册、程序文件采用换版更改，以版本号（采用A、B、C …标识）加修订状态来区分；每次修改的内容需用斜体字注明修改 部分； b. 其它文件采用换版更改，区分方式采用直接在原文件编号后加 版本号（采用A、B、C…标识）。
6.3.1外来文件
6.3.1.1
外来文件登记。
接收部门
6.3.2评审
6.3.2.1 由接收部门组织相关部门在10个工作日内完成对外来文件 的评审工作，必要时填写《外来文件评审记录》； 6.3.2.2 外来文件涉及工程更改时，按QP07-16程序进行。 依据评审结果归档或发放； 当涉及文件更改时依6.2执行。