车辆管理规定及作业流程

一、目的

为确保公司车辆的有序使用、合理安排、安全运作、有效维修与保养，使之经济高效服务于集团的日常生产经营活动，特制定本制度。

二、适用范围

适用于公司的所有小型汽车、大中型客车、大中小型货车、机动叉车等机动车辆的管理。

三、权责

3.1 司机：负责所驾驶之车辆的日常常规检查，发现异常立即报告直接上级，并负责车辆的出车按规定流程的加油，加水，车辆清洁的保持与维护；

3.2 车辆管理部门：车辆管理部门为行政部，行政部负责司机的管理、车辆的异常确认、维修保养提出、货车派车与安排、休息日客车的派车与安排，车辆交通安全事故的处理、车辆用油的申请与冲值、车辆高速路费的申请与冲值、及时申请车辆车船使用税与缴税、及时处理车辆年审、及建立车辆的全部资料档案等；及负责非休息日的派车与安排、车辆保险的管理与提交审批等；

3.3采购部：负责新车辆的采购、车辆维修与保养商的资格确定与车辆维修保养单价确定、确定车辆用油的供应商与确定油品单价；

3.4 集团行政部：负责车辆相关事项的最终审批，以及对本制度的修订完善，监督本制度的执行与落实。

四、内容

4.1 车辆保险、年审、统缴、车船使用税交纳等事项的处理

4.1.1 原则上公司车辆采用全保投保的方式购买“商业车险”，以及按当地法律法规购买“交强险”，其中“商业车险”在考虑信誉、价格、服务的基础上确定保险公司；

4.1.2 行政部需要建立《车辆基本资料档案》，在保险到期日前提前1个月提出保险购买对比方案，呈权限审批者审批核准，及时购买车辆保险，原始《保险单》由行政部部门存档，保险卡随车使用，并留存复印件；

4.1.3行政部需要在当地法规定要求的时间前，申请费用依流程签批核准后办理

车辆的年度“车船使用税”的购买；

4.1.4所有车辆年审到期日前提前1个月，行政部负责申请费用依流程签批核准后交纳“年度统缴”并负责办理车辆的“年审”等。

4.2 车辆的高速路费管理

4.2.1 原则上车辆的高速路费采用当地高速一卡通的方式支付，如广东的“粤通卡”；

4.2.2 需要现金支付高速路费的，相关票据必须同《派车单》，一起配套按报销流程处理；

4.2.3 行政部负责每月申请费用，依流程签批核准后，给当地高速一卡通冲值，冲值后索取费用清单与发票；

4.2.4 每月各车辆的高速路费，由行政部门填写入《车辆每月费用统计表》，并按照规定流程和权限交予审核。

4.3车辆用油管理

4.3.1 为确保用油的质量与安全，由采购部确定用油的供应商，原则上使用大型国际石油公司、中石油或中石化的油品；

4.3.2 加油采用定点加油（例如定点中石化，可以在中石化的所有油站加油），一车一卡的方式；

4.3.3 每月由车辆行政部负责申请费用依流程签批核准后，办理加油卡业务，并取得每台车的加油清单和发票，并将用油费用填写入《车辆每月费用统计表》中，并定期每月邮件发送给部门主管，集团行政经理，以及营运经理和同等权责管理者；

4.3.4 当车辆跨省长途行车不能使用油卡加油时，司机需要详细记录加油地点，时间，并将相关票据同《派车单》一起配套按报销流程处理；

4.3.5油卡使用者，必须及时掌握卡上余额情况，确保不会出现金额不足而影响出车。

4.3.6出车返回，司机必须检查存油量，发现存油不足一格时，应尽快加油，保持足够油量，不得出车时才临时加油。

4.4用车安排与监管

4.4.1各部门申请因公用车，必须提前24小时（特殊情况除外）填写《派车单》，需注明用车时间、目的地、乘车人员（包括客户姓名、机构名称等）、事由(详细情形)等。由部门经理审核，经营运经理或同等权责管理者核准后,行政部方能安排派车；

4.4.2从节约资源的角度出发，派车人员尽量将同方向、同时间、基本同地点之人员进行拼车，不重复派车；用车人上车后，需要在随车的《出车记录表》上签字确认，出车司机负责提醒和跟进，并每周将《出车记录表》汇总交派车人员存档和统计；

4.4.3如遇到特殊情况，但来不及填写《派车单》时，或者营运经理或同等权责管理者不在工厂时（如送工伤员工、处理突发事件等），使用部门需电话请示营运经理或同等权责管理者。

车辆使用完毕，使用单位必须补填《派车单》并向营运经理或同等权责管理者详细说明情况；

4.4.4出车前，司机要填写《出车记录表》及例行检查车辆的水、电、油状况，以及其它性能是否正常，发现异常时，要立即作相应处理；

4.4.5车辆出厂时，保安必须查验《派车单》，并且出车前和出车返回时填写《车辆出入登记表》，认真登记车辆里程数、并检查车辆是否有夹带异常等物品，对没有《派车单》或《派车单》未经核准的，一律不得放行；

4.4.6保安必须认真核对并按车牌号码详细记录车辆出厂时的里程公里数，油表刻度数。车辆第一管理部门责任人员每天按照保安记录的公里数与《派车单》上的目的地进行核对，如有异常情况及时确认，对违规行为予以上报处理；

4.4.7出车回厂后，司机必须依划分之规定区域停放车辆，並例行检查车辆的水、电、油状况，并认真填写《出车记录表》。

4.5车辆保养与维修管理

4.5.1由采购部负责车辆保养维修商的选择，制定车辆保养维修商的选择标准，标准必须包括：保养维修商的法人资格、一般纳税人资格、规模、信誉、技术力

量、技术力量与分厂车辆的品牌配合度、与分厂车辆购买保险公司的合作情况等，并同维修商签订“汽车维修保养合作协议”，协议需要包括要的绝大多数单价、服务条款，并每年检讨续签；

4.5.2行政部需要建立《车辆保养与维修档案》，并每月邮件发送给部门主管，集团行政经理，以及营运经理和同等权责管理者。

4.5.3车辆日常例行保养到期，由行政部提出申请,按照规定流程和权限审批后,安排车辆到指定维修商处进行日常例行保养；

4.5.4车辆需要大修时，由行政部提出车辆大修申请，依流程签批核准后，安排车辆到指定维修商处对车辆予以大修；

4.5.5司机对于自驾车辆发现的异常情况，即时向直接上司人员汇报车辆异常维修，行政部门责任人员根据司机汇报的情况对车辆进行确认，并详细记录在《车辆异常状况登记表》,并提出维修申请, 填写《车辆维修保养申请表》, 依流程签批核准后,安排车辆到指定维修商处进行维修,对于不能到制定地点维修的特殊情况,需要特别说明；

4.5.6行政部责任人员根据司机汇报的情况对车辆进行确认，并详细记录在《车辆异常状况登记表》, 车辆第一管理部门安排专人负责填写每辆车之所有费用明细并填写《车辆维修保养申请表》提出维修申请,依流程签批核准后,安排车辆到指定维修商处进行维修，对于不能到制定地点维修的特殊情况，需要特别说明,每月作汇总报告，如有异常状况，及时分析原因。

4.5.7 车辆维修监督人员需严格核实指定汽车修理厂所列出的维修项目清单，无误后签名确认，返厂后将清单呈行政部主管人员再次核实；

4.5.8司机发现所驾车辆有故障时要立即报告直接上司人员，直接上司人员依流程申报维修。如在外地出车或在高速公路上发生严重故障不可以继续启动车辆时，司机必须电话请示直接上司人员，详细汇报车辆具体情况，经过权责主管人员同意后，方可进行就地修理。

4.5.9出车途中发生交通意外事故，司机必须在第一时间做好事故现场的处理，打开车辆危险灯，在来车的方向路段合适的位置架立三角警示牌，绝对避免交通