纸质文书档案的整理培训课件.pptx
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7、临时机构形成的文件，由临时机构负责 归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同 级档案馆。
三、文件的整理
文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步 骤。一般情况下，文件级整理大致需要十四道程序，即收 集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保 管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制页 码、编制归档文件目录、装盒、排架。
三、文件的整理
（二）分年度 分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于
同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。
1、年度以落款日期为准。 2、跨年度的文件放入办结年度。 3、几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在 最前面的文件日期为准。 4、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制 成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。
三、文件的整理
（三）、分类别
分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和 形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。
1、分类方法 分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之 间异同点的根据和准则。
目前我们比较 常用的就是
组织机构分类法 问题分类法
保管期限分类法
三、文件的整理
2、分类方案的编制
三、文件的整理
12.本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条 例、岗位职责等。
13.本单位财产、档案交接凭证。 14.本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构 沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。 15.本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与 本机关的批复。 16.本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。 17.本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文 字材料。 18.新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、 转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。 19.本单位领导班子及成员的述职报告。
第十六条规定：各单位及其工作人员在职务活动中形 成的文件材料，交由本单位档案机构或者档案工作人员集 中管理。任何单位或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
三、文件的整理
1、全面收集 2、重点收集 3、帐外文件的收集
三、文件的整理
帐外文件的收集
1.本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议 带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言 以及会议上印发本单位的典型材料。
二、文件材料归档和不归档范围
（一）归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值 的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
二、文件材料归档和不归档范围
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体 和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
一、概 念
（一） 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
其含义有如下四层：
1、归档文件的来源是立档单位工作活动中直接形 成的。
2、归档文件的前提条件是办理完毕,没有办理完毕 的文件材料不应归档。
3、归档文件的作用是具有保存价值,无价值的文件 材料不需保存。
三、文件的整理
采用组织机构分类法分类的层次确定，主要依据本机 关大小和形成文件数量的多少来确定。
类别排列方法 ①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。 ②依据本机关习惯的排列顺序排列。 ③依据其重要程度排列。
三、文件的整理
一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政 下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。 如办公室系党政合一的综合性部门，则应将办公室排列 在前面，然后按照党委下设部门，行政下设的部门依次 排列。
一、概 念
（三） 件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿 为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为 一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、 图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一 件。
二、文件材料归档和不归档范围
依据的标准： 国家档案局8号令《机关文件材料归档 范围和文书档案保管期限规定》
分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形 式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类 体系的一种文件。是进行文件分类的依据。
三、文件的整理
（1）组织机构分类法 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形 成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内 部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的 方 法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称， 就是类名。如，办公室、机关处、企业处、法规处、 科教处就是五个类名。采用组织机构分类设置类别， 要依据编委部门或上级主管部门有关本机关内设组 织机构的批准文件设置。
三、文件的整理
依据：《中华人民共和国档案法》第十条规定，
对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定 期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理 ，任何个人不得据为己有。
三、文件的整理源自文库
《陕西省档案条例》第二条规定：本条例所称档案， 是指过去和现在的国家机关、社会团体、企业事业单位及 其他组织（以下统称各单位）和个人从事政治、经济、军 事、科学、技术、文化、教育、宗教等活动，直接形成的 对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子 文件等不同形式的历史记录。
三、文件的整理
（一）收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定 ，通过 一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中 的文件材料，加以清交、聚集的工作。
三、文件的整理
意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理 工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全 、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保 整理工作质量的前提条件和物质基础。
2.代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。 3.上级机关批转、转发本机关的文件。 4.国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系 统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。 5.本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、 总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、 专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等 文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次）
4、归档文件的形式。
一、概念
文书档案的整理按照《归档文件整 理规则》DA/T22-2015进行
一、概 念
（二） 归档文件整理：将归档文件以件为单位
进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。
其含义有如下三层：
1、归档文件整理的对象是归档文件材料。 2、归档文件整理的内容是将零散的文件材料进行 系统化和编目的工作过程。 3、归档文件整理的目的是“使之有序化” 。
三、文件的整理
传统立卷方法中，分保管期限是通过规定案卷排 列方式实现的，如《机关档案工作业务建设规范》就规 定“案卷应按不同保管期限分别排列”。因为排列是依据 分类方案进行的，所以这实际意味着必须按保管期限进 行一次实体分类。《规则》将保管期限直接作为一种分 类的标准明确提出，从简化概念、理顺工作流程来看是 必要的。
三、文件的整理
（2）问题分类法 问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和 反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的 文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是 说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件， 只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别 内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。
三、文件的整理
类别排列的方法 ①先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政 管理以及业务工作方面的类项在后。 ②综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体 排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程 度和上述规则及实际情况确定。
三、文件的整理
（3）保管期限分类法 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对 归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不 同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能 够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架 管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供 便利
三、文件的整理
6.本机关各种基础数字统计报表和分析材料。
• ⑴党员统计年报表
• ⑼党内统计年报表
• ⑵团员统计年报表
• ⑽工资统计年报表
• ⑶干部统计年报表
• ⑾劳动情况统计年报表
• ⑷离（退）休干部统计年 • ⑿保险福利费用构成情况
报表
年报表
• ⑸公务员统计年报表
• ⒀国有资产统计年报表
• ⑹机构编制、人事年报表 • ⒁财务决算报表
• ⑺党政人才资源统计年报 • ⒂各类业务综合或单项统
表
计报表
• ⑻国有事业单位管理人才、 • ⒃纪检监察案件统计报表 专业技术人才统计年报表 • ⒄审计结论。
三、文件的整理
7.领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。 8.领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。 9.本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综 合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文 件材料。 10.本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。 11.本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考 核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、 干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审 批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）
三、文件的整理
20.政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、 合同等。
①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采 购要求的文件；
②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标 会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合 同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；
③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报 告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。
二、文件材料归档和不归档的范围
2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、 由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般 不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并 有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由 党委或政府办公室归档。
3、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、 联办机关归档与否，视自身需要来确定。
二、文件材料归档和不归档的范围
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的 文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情 况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
二、文件材料归档和不归档的范围
（三）机关之间分工归档的范围
为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或 遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由 隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关 一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文 件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待 遇标准等文件。
二、文件材料归档和不归档的范围
4、联会召开的会议文件，由主办机关归档， 联办机关是否归档，视自身需要来确定。
5、联会派出调查组，检查组或联合举办的重 大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办 机关归档与否，视情况而定。、统计材料可不归 档。
二、文件材料归档和不归档的范围
6、本机关领导人兼任外机关职务而形成 的文件材料，由兼职单位负责归档。
纸质文书档案的 整理
目录
一、概念 二、文件材料归档范围与不归档范围 三、文件的整理
一、概念
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档 案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活 动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管 理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值 的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业 事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处 理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记 录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关 的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、文件材料归档和不归档的范围
（二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关 办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的 文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用 价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修 改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需 办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相 抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形 成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文 件材料；
三、文件的整理
文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步 骤。一般情况下，文件级整理大致需要十四道程序，即收 集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保 管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制页 码、编制归档文件目录、装盒、排架。
三、文件的整理
（二）分年度 分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于
同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。
1、年度以落款日期为准。 2、跨年度的文件放入办结年度。 3、几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在 最前面的文件日期为准。 4、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制 成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。
三、文件的整理
（三）、分类别
分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和 形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。
1、分类方法 分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之 间异同点的根据和准则。
目前我们比较 常用的就是
组织机构分类法 问题分类法
保管期限分类法
三、文件的整理
2、分类方案的编制
三、文件的整理
12.本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条 例、岗位职责等。
13.本单位财产、档案交接凭证。 14.本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构 沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。 15.本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与 本机关的批复。 16.本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。 17.本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文 字材料。 18.新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、 转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。 19.本单位领导班子及成员的述职报告。
第十六条规定：各单位及其工作人员在职务活动中形 成的文件材料，交由本单位档案机构或者档案工作人员集 中管理。任何单位或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
三、文件的整理
1、全面收集 2、重点收集 3、帐外文件的收集
三、文件的整理
帐外文件的收集
1.本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议 带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言 以及会议上印发本单位的典型材料。
二、文件材料归档和不归档范围
（一）归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值 的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
二、文件材料归档和不归档范围
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体 和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
一、概 念
（一） 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
其含义有如下四层：
1、归档文件的来源是立档单位工作活动中直接形 成的。
2、归档文件的前提条件是办理完毕,没有办理完毕 的文件材料不应归档。
3、归档文件的作用是具有保存价值,无价值的文件 材料不需保存。
三、文件的整理
采用组织机构分类法分类的层次确定，主要依据本机 关大小和形成文件数量的多少来确定。
类别排列方法 ①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。 ②依据本机关习惯的排列顺序排列。 ③依据其重要程度排列。
三、文件的整理
一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政 下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。 如办公室系党政合一的综合性部门，则应将办公室排列 在前面，然后按照党委下设部门，行政下设的部门依次 排列。
一、概 念
（三） 件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿 为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为 一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、 图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一 件。
二、文件材料归档和不归档范围
依据的标准： 国家档案局8号令《机关文件材料归档 范围和文书档案保管期限规定》
分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形 式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类 体系的一种文件。是进行文件分类的依据。
三、文件的整理
（1）组织机构分类法 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形 成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内 部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的 方 法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称， 就是类名。如，办公室、机关处、企业处、法规处、 科教处就是五个类名。采用组织机构分类设置类别， 要依据编委部门或上级主管部门有关本机关内设组 织机构的批准文件设置。
三、文件的整理
依据：《中华人民共和国档案法》第十条规定，
对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定 期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理 ，任何个人不得据为己有。
三、文件的整理源自文库
《陕西省档案条例》第二条规定：本条例所称档案， 是指过去和现在的国家机关、社会团体、企业事业单位及 其他组织（以下统称各单位）和个人从事政治、经济、军 事、科学、技术、文化、教育、宗教等活动，直接形成的 对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子 文件等不同形式的历史记录。
三、文件的整理
（一）收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定 ，通过 一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中 的文件材料，加以清交、聚集的工作。
三、文件的整理
意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理 工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全 、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保 整理工作质量的前提条件和物质基础。
2.代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。 3.上级机关批转、转发本机关的文件。 4.国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系 统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。 5.本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、 总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、 专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等 文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次）
4、归档文件的形式。
一、概念
文书档案的整理按照《归档文件整 理规则》DA/T22-2015进行
一、概 念
（二） 归档文件整理：将归档文件以件为单位
进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。
其含义有如下三层：
1、归档文件整理的对象是归档文件材料。 2、归档文件整理的内容是将零散的文件材料进行 系统化和编目的工作过程。 3、归档文件整理的目的是“使之有序化” 。
三、文件的整理
传统立卷方法中，分保管期限是通过规定案卷排 列方式实现的，如《机关档案工作业务建设规范》就规 定“案卷应按不同保管期限分别排列”。因为排列是依据 分类方案进行的，所以这实际意味着必须按保管期限进 行一次实体分类。《规则》将保管期限直接作为一种分 类的标准明确提出，从简化概念、理顺工作流程来看是 必要的。
三、文件的整理
（2）问题分类法 问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和 反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的 文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是 说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件， 只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别 内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。
三、文件的整理
类别排列的方法 ①先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政 管理以及业务工作方面的类项在后。 ②综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体 排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程 度和上述规则及实际情况确定。
三、文件的整理
（3）保管期限分类法 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对 归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不 同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能 够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架 管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供 便利
三、文件的整理
6.本机关各种基础数字统计报表和分析材料。
• ⑴党员统计年报表
• ⑼党内统计年报表
• ⑵团员统计年报表
• ⑽工资统计年报表
• ⑶干部统计年报表
• ⑾劳动情况统计年报表
• ⑷离（退）休干部统计年 • ⑿保险福利费用构成情况
报表
年报表
• ⑸公务员统计年报表
• ⒀国有资产统计年报表
• ⑹机构编制、人事年报表 • ⒁财务决算报表
• ⑺党政人才资源统计年报 • ⒂各类业务综合或单项统
表
计报表
• ⑻国有事业单位管理人才、 • ⒃纪检监察案件统计报表 专业技术人才统计年报表 • ⒄审计结论。
三、文件的整理
7.领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。 8.领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。 9.本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综 合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文 件材料。 10.本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。 11.本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考 核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、 干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审 批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）
三、文件的整理
20.政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、 合同等。
①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采 购要求的文件；
②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标 会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合 同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；
③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报 告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。
二、文件材料归档和不归档的范围
2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、 由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般 不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并 有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由 党委或政府办公室归档。
3、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、 联办机关归档与否，视自身需要来确定。
二、文件材料归档和不归档的范围
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的 文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情 况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
二、文件材料归档和不归档的范围
（三）机关之间分工归档的范围
为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或 遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由 隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关 一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文 件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待 遇标准等文件。
二、文件材料归档和不归档的范围
4、联会召开的会议文件，由主办机关归档， 联办机关是否归档，视自身需要来确定。
5、联会派出调查组，检查组或联合举办的重 大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办 机关归档与否，视情况而定。、统计材料可不归 档。
二、文件材料归档和不归档的范围
6、本机关领导人兼任外机关职务而形成 的文件材料，由兼职单位负责归档。
纸质文书档案的 整理
目录
一、概念 二、文件材料归档范围与不归档范围 三、文件的整理
一、概念
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档 案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活 动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管 理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值 的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业 事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处 理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记 录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关 的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、文件材料归档和不归档的范围
（二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关 办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的 文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用 价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修 改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需 办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相 抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形 成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文 件材料；