文件与资料管制控制程序,文件编号、分发与回收规定
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3职 责
3.1文控中心：负责受控文件及外来文件的储存、分发、作废、回收、且留下记录。
3.2各 部 门：编写、更新相关体系文件，及时签收受控文件、将失效的文件退回文控中心，妥善保管各类受控文件。
4定 义
4.1程序文件：系统要项所含之各程序，如管理责任、品质系统等。
4.2指导文件：凡工作上使用之文件资料及支援程序之文件皆属之，如作业指导书、检验计划、规范、标准、工程图纸及管理规定等。
7相关记录
7.1文件总目录表
7.2文件分发/回收记录表
7.3文件遗失/增补单
7.4文件更改通知单
8流程图〔无〕
总经理
文控中心
程序文件〔QP〕
部门主管
管理者代表
总经理
文控中心
作业指导书文件〔SOP〕
相关人员
部门主管
管理者代表
文控中心
表单〔FOR〕
相关人员
部门主管
管理者代表
文控中心
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文件与资料管制控制程序
制作日期：2008/12/20
页 次：2
5.2 文件分阶代号及编号规则：
一阶 品质手册 QM
二阶 程序文件 QP
统一补增。
5.9外来文件的管理
5.9.1用于制造或检验使用的外来文件，由各相关部门收集。有关政府法令法规的外来文件，由管理部每半年向有关单位索取一次。各类外来文件须经5.1权责人员核准后，由文控中心统一管制，并记录于文件总目录表中。外来文件如必需发行时，由文控中心加盖文件发行章，发行回收依5.4作业
文件与资料管制控制程序
制作日期：2008/12/20
页 次：1
1目 的
1.1规范本公司文件及资料的编写、审核、分发、回收、作废及更改等运作，确保体系文件有效性、适宜性及充分性，确保文件的使用现场得到有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。
2范 围
2.1本公司各类程序文件、作业指导书、品质表格及外来文件的编写、审核、分发、回收、作废过程。
4.3表单：与体系有关的一些记录。如Байду номын сангаас验记录、测量记录、培训记录等。
4.4外来文件资料：如国际标准、国家标准、客户标准等。
5程序
所有受控文件在发行前，各部门必需对文件内容的适用性进行评审。各类文件的编写、检察、核准必需按以下权限要求执行:
文件类别
制订
检察
核准
收发管制部门
品质手册〔QM〕
管理代表
总经理
三阶 作业指导 SOP
四阶 表单 FOR
5.3文件编号规则：
例如本文编号为：ZL-QP-01
ZL□□□ □□
代表智力胶袋 代表文件 代表流水号
5.4文件版本/版次规定
5.4.1各类文件版本编号为：A~Z循环，例如第一版为：A，第二版为：B，如此类推，直至Z版后再循环〔禁止使用I、O、Q、X等四个字母作为版本编号〕。
5.4.2版次：为避免修订次数太多，影响文件真实内容，标准时为A版本 0版次，第一次修订时为A/1，内容经过十次变更，整份文件必需重新发出，更新为B版。各版本中之版次可以不同，但须能看出各修订页之核准.
5.5文件的分发与回收
5.5.1各文件接收部门必需于文件分发/回收记录表上签名确认。
5.5.2除文控人员外，任何部门人员不得私自复印受控文件。
5.10.2到文控中心借阅文件，必需办理借阅登记手续并于规定日期内归还。
5.11文件的作废
5.11.1已作废的受控文件正本，由文控员盖上“作废〞 章后，分开存放，将回收之作废副本由文控员进行统一销毁。
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6相关文件
6.1《品质记录管理控制程序》
5.7文件的作废
5.7.1文件假设有不符现状必需作废，得由提议部门以联系单方式，提出作废原因，经5.1权责人员审核后，交文控中心办理。
5.7.2文控中心依文件分发/回收记录表回收废止之文件并作好记录。
5.7.3作废文件编号应列管，不可再重复使用。
5.8文件的遗失、增补
5.8.1受控文件严禁私自复印，如部门认为某文件的发放数量不够，或是遗失必需增补时，由必需要部门填写文件遗失/增补单，由部门部长确认，管理代表批核后，由文控
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文件与资料管制控制程序
文件编号:ZL-QP-01
修 订 记 录
制 修 订
日
期
DCN NO.
修订内容摘要
页
次
版本
/
版次
总页数
制作
检察
核准
2008-12-20
1
无
无
A/0
4
晏
小
辉
黄
华
晏
志
强
分发部门：资材部
□总经理 □管理者代表 □制造部 □品管部 □工程部 □资材部 □行政部 □业务部
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5.5.3当外间机构或客户必需要我司提供受控文件时，必需经过管理代表核准，由文控员在副本上印上“此文件为受控文件 不可复印 仅供参照〞字样。并在文件分发/回收记录表上记录。
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5.6文件的更改
5.6.1受控文件一旦发出，任何人不得在文件中随意更改，如客户要求改变或体系优化的必需要对文件进行更改时，先由提出部门填写文件更改通知单，写出更改的原因及描述更改、新增、删减之内容，页码、段落。交制订部门签核后，按5.5执行。
5.9.2客户资料更新时，应按5.5项要求将旧版本回收，发放新版本。
5.9.3外来文件编号方式：
5.9.3.1外来文件本身有编号及版本的，依其本身的编号和版本。
5.9.3.2外来文件没有编号及版本的，则依据接收日期为编号。
5.10文件储存与借阅
5.10.1现场使用之文件，须置于作业现场四周。非现场使用之文件，须由各单位指派专人管理。
3.1文控中心：负责受控文件及外来文件的储存、分发、作废、回收、且留下记录。
3.2各 部 门：编写、更新相关体系文件，及时签收受控文件、将失效的文件退回文控中心，妥善保管各类受控文件。
4定 义
4.1程序文件：系统要项所含之各程序，如管理责任、品质系统等。
4.2指导文件：凡工作上使用之文件资料及支援程序之文件皆属之，如作业指导书、检验计划、规范、标准、工程图纸及管理规定等。
7相关记录
7.1文件总目录表
7.2文件分发/回收记录表
7.3文件遗失/增补单
7.4文件更改通知单
8流程图〔无〕
总经理
文控中心
程序文件〔QP〕
部门主管
管理者代表
总经理
文控中心
作业指导书文件〔SOP〕
相关人员
部门主管
管理者代表
文控中心
表单〔FOR〕
相关人员
部门主管
管理者代表
文控中心
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页 次：2
5.2 文件分阶代号及编号规则：
一阶 品质手册 QM
二阶 程序文件 QP
统一补增。
5.9外来文件的管理
5.9.1用于制造或检验使用的外来文件，由各相关部门收集。有关政府法令法规的外来文件，由管理部每半年向有关单位索取一次。各类外来文件须经5.1权责人员核准后，由文控中心统一管制，并记录于文件总目录表中。外来文件如必需发行时，由文控中心加盖文件发行章，发行回收依5.4作业
文件与资料管制控制程序
制作日期：2008/12/20
页 次：1
1目 的
1.1规范本公司文件及资料的编写、审核、分发、回收、作废及更改等运作，确保体系文件有效性、适宜性及充分性，确保文件的使用现场得到有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。
2范 围
2.1本公司各类程序文件、作业指导书、品质表格及外来文件的编写、审核、分发、回收、作废过程。
4.3表单：与体系有关的一些记录。如Байду номын сангаас验记录、测量记录、培训记录等。
4.4外来文件资料：如国际标准、国家标准、客户标准等。
5程序
所有受控文件在发行前，各部门必需对文件内容的适用性进行评审。各类文件的编写、检察、核准必需按以下权限要求执行:
文件类别
制订
检察
核准
收发管制部门
品质手册〔QM〕
管理代表
总经理
三阶 作业指导 SOP
四阶 表单 FOR
5.3文件编号规则：
例如本文编号为：ZL-QP-01
ZL□□□ □□
代表智力胶袋 代表文件 代表流水号
5.4文件版本/版次规定
5.4.1各类文件版本编号为：A~Z循环，例如第一版为：A，第二版为：B，如此类推，直至Z版后再循环〔禁止使用I、O、Q、X等四个字母作为版本编号〕。
5.4.2版次：为避免修订次数太多，影响文件真实内容，标准时为A版本 0版次，第一次修订时为A/1，内容经过十次变更，整份文件必需重新发出，更新为B版。各版本中之版次可以不同，但须能看出各修订页之核准.
5.5文件的分发与回收
5.5.1各文件接收部门必需于文件分发/回收记录表上签名确认。
5.5.2除文控人员外，任何部门人员不得私自复印受控文件。
5.10.2到文控中心借阅文件，必需办理借阅登记手续并于规定日期内归还。
5.11文件的作废
5.11.1已作废的受控文件正本，由文控员盖上“作废〞 章后，分开存放，将回收之作废副本由文控员进行统一销毁。
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文件与资料管制控制程序
制作日期：2008/11/20
页 次：4
6相关文件
6.1《品质记录管理控制程序》
5.7文件的作废
5.7.1文件假设有不符现状必需作废，得由提议部门以联系单方式，提出作废原因，经5.1权责人员审核后，交文控中心办理。
5.7.2文控中心依文件分发/回收记录表回收废止之文件并作好记录。
5.7.3作废文件编号应列管，不可再重复使用。
5.8文件的遗失、增补
5.8.1受控文件严禁私自复印，如部门认为某文件的发放数量不够，或是遗失必需增补时，由必需要部门填写文件遗失/增补单，由部门部长确认，管理代表批核后，由文控
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文件与资料管制控制程序
文件编号:ZL-QP-01
修 订 记 录
制 修 订
日
期
DCN NO.
修订内容摘要
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版次
总页数
制作
检察
核准
2008-12-20
1
无
无
A/0
4
晏
小
辉
黄
华
晏
志
强
分发部门：资材部
□总经理 □管理者代表 □制造部 □品管部 □工程部 □资材部 □行政部 □业务部
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5.5.3当外间机构或客户必需要我司提供受控文件时，必需经过管理代表核准，由文控员在副本上印上“此文件为受控文件 不可复印 仅供参照〞字样。并在文件分发/回收记录表上记录。
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文件与资料管制控制程序
制作日期：2008/12/20
页 次：3
5.6文件的更改
5.6.1受控文件一旦发出，任何人不得在文件中随意更改，如客户要求改变或体系优化的必需要对文件进行更改时，先由提出部门填写文件更改通知单，写出更改的原因及描述更改、新增、删减之内容，页码、段落。交制订部门签核后，按5.5执行。
5.9.2客户资料更新时，应按5.5项要求将旧版本回收，发放新版本。
5.9.3外来文件编号方式：
5.9.3.1外来文件本身有编号及版本的，依其本身的编号和版本。
5.9.3.2外来文件没有编号及版本的，则依据接收日期为编号。
5.10文件储存与借阅
5.10.1现场使用之文件，须置于作业现场四周。非现场使用之文件，须由各单位指派专人管理。