文件控制程序(最新)

文件控制程序
制定日期2014 年9 月17 日印
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文件修订记录
修订日期修订前版本修订后版本修订内容修订人2014.9.17 A/0 首次制订
编制审核批准
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注意：体系文件为公司内部保密资料，未经许可不得私自复制或外传！
1.0 目的
规范和统一公司管理体系中所有相关文件的编制和格式，指导公司程序文件、工作流程文件以及各种记录
文件的编制, 达到规范化管理。

2.0 范围
本程序适用于公司所有文件的编制、修订、发行、回收、作废、借阅、增补、评审、归档管理。

3.0 定义
受控文件：指更改、发布均受到控制的文件，受控文件一般具有制修订与分发记录，修订后须重新分发，失
效时应及时收回作销毁处理，并应随时保持最新版本，文件上每页盖有受控识别印章，失效文件每页有失效
及作废标识。

4.0 职责
4.1 管理者代表: 负责主导公司各体系文件的策划，并跟进其落实；
4.2 文控中心： a 负责监督公司各体系文件的有效性与适宜性；
b 负责公司各类体系文件的统筹管理，包括文件的发放、回收、作废、销毁等；
c 负责体系文件年度评审计划实施的跟进；
4.3 各部门: a 负责根据需要进行文件的制/ 修订，并予以培训与宣导；
b 负责根据已发布文件执行、落实各项要求；
c 负责妥善管理本部门之受控文件与资料。

5.0 程序
5.1 总要求
各职能部门根据部门流程繁简程度且需满足体系的要求, 制订相应的体系文件, 经过相关人员的审批后, 由文控编号、盖章后发行相关文件, 并由制订部门于文件发行两周内对使用部门人员进行培训，以便执行。

5.2 文件阶层: 质量管理文件共分为四个阶层，如下：
a 一阶文件：管理手册；
b 二阶文件：程序文件
c 三阶文件：制度类、作业指导类、标准类、技术资料类文件等。

d 四阶文件：记录、表单、文件的编撰格式。

5.3 文件制/ 修订完成后交部门负责人进行初审, 初审合格后经各相关部门会签以及相关权责人员审核﹑批
准后，交文控中心发布生效，文件审批权限详见下表:
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体
文
文
核 批 准 一级文件 质管理者代表 —理 二级文件 程序文件 部人 管理者代表理 制度类、作业指 Q E O 管
工人 部人 管理者代表 第三阶文 导准类 理体系 件 工
人 直接上级 部人 其他类 部人 直接上级 管理者代表
四级
文件 表录 工人 部人 管理者代表
5.4 文件编撰格式 5.4.1 管理文件的封面及正文格式参照“文件编撰格式”执行； 5.4.2 文件编写条目按以下格式 : 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1
2.0
2.1 2.1.1
2.1.1.1 ⋯ ⋯ 依此类推
5.4.3
文件的页次: 页次总页如1/5 即“第 1 页，共 5 页”。

5.4
.4
版次 : 版次号 / 修订数，须全页更改不
行单页修订。

在一个版次内只能修订九次 , 超九次后 , 变更版本号 (O,I 不作使用 ): A/0→A/1 →A/2→A/3 →A/4→A/5→A/6→ A/7→A/8 →A/9 B/0→B/1 →B/2→B/3 →B/4→B/5→B/6→ B/7→B/8 →B/9 ⋯ ⋯ 依此类推 5.4.5 文件的字体 5.4.5.1 公司名---- 宋体小四号 5.4.5.2 文件题---- 宋体小二加粗 5.4.5.4 文件“ 1--5 ”内容 ---- 宋体五号 5.4.6 管理体系文为word 文档，表单格式不限； 5.4.7 文档行距：文档自设固定行距 20 磅； 5.4.8 流程图求
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包含流程图、执行部门、依据文件、执行记录四个部分，具体编制要求如下：
椭圆形代表开始及结束
长方形代表工作内容
菱形代表审批、检验、判断
A B C
圆形表示页次之间的连接
实线箭头代表同意(OK)往下
虚线箭头代表不同意(NG) 返回
5.4.9 文件中须包含以下内容：
1.0 目的：介绍编制此文件的作用和意义。

2.0 范围：介绍文件适用的范围，如：按使用的场所（组织别）、产品、职能等进行界定。

3.0 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或较难理解的则需要进行解释。

没有时写“（无）
4.0 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。

（已发行的流程文件中暂时保留“流
程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。

）
5.0 程序：文件的主体部分，描述各项工作的运作流程及相关要求。

6.0 相关文件: 与此文件一起相互配合或相互引用、参照的文件。

没有时写“（无）”
7.0 相关记录：文件使用过程中产生的记录表单，没有时写“（无）”。

8.0 附件：本属于文件的组成部分，但为了突出其内容或保证其独立性、完整性才附在正文之后，
没有时则删除此条款。

附件应与正文的文件一起妥善保管和受控。

5.5 文件编号规则
5.5.1 管理体系一、二阶文件编号规则
JH - □- 01
流水号
文件阶层
公司代号
注：A. 第一段“KSL”代表公司代号。

B. 第二段“□”代表文件阶层, 如质量手册为“QEO”，程序文件为“QP”；
5.5.2 第三阶文件编号规则：
JH - □- □- □
流水号
文件类别
部门代码
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公司代号
A．部门代码与受控号如下表：
部门部门代码受控号部门部门代码受控号总经理GEN 01 管理者代表MR 02 人事行政部HR 03 技术品质部QA 04 生产部MD 05 物控部PM 06
营销中心YX 07 财务部CW 08 B．第三阶文件类别具体代码如下：
文件名称文件代码文件名称文件代码文件名称文件代码包装明细表PW 承认书REG QC工程表QCFC 管理类工作文件MAN 检验标准QI 临时文件LS
设备操作规范QX 技术图纸DRG 环境/ 安全
ES
操作/ 测试/ 检查/ 测量指导书
制度
WI 材料明细BOM 外来文件WL
5.5.3 第四阶文件（表单）编号规则
JH - FM - 001 - A/0
版本号
流水号
四级文件代码
公司代号
5.6 表单编写格式与内容：
5.6.1 公司名称：word 宋体三号字/ 加粗excel 宋体16 号字加粗；
5.6.2 表单名称：word 宋体四号加粗/excel 宋体14 号加粗；
5.6.3 正文内容：word 宋体五号/excel 宋体10 号；
5.6.4 表单编号：word 宋体小五号/excel 宋体10 号；
5.6.5 审批流程/ 备注/ 说明：word 宋体小五号/excel 宋体10 号。

5.7 文件的受控/ 发放/ 回收：
5.7.1 新编制文件，编制部门应将文件以电子档或其它方式发送相关部门评审，并按5.3 条规定逐级报批；
5.7.2 文件获得批准后，所有管理类文件由编制部门填写《文件受控申请单》、技术类文件则分每个系列每
种类型文件在初次受控时写一张《文件受控申请单》经部门负责人审核、相关部门签署评审意见、
管理者代表审批后连同获批文件一并交文控中心受控；当技术类文件后续再有同系列同类型的新文
件受控时则不再填写《文件受控申请单》；
5.7.4 文控中心依据《文件受控申请单》确定的文件发放对象及数量复印适当的份数，加盖蓝色“受控印
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章”，填上分发号，分发到相应部门，文件使用场所负责人或领用人在《受控文件发放记录表》上签
收；
5.7.4 所有受控文件原件（正本）由文控中心保存。

签字的原件版本，归档存放，不用盖章，如再有使用
需求，复印后再盖受控章。

5.7.5 各部门因工作需要，需增加文件发放份数时﹐可填写《文件补发申请单》，经部门负责人、管理者代
表审批后，向文控中心申请补发。

5.7.6 文件失效或修订后分发新版文件时，文控须收回所有旧版文件，收文部门在接收到新版文件后必须
在三天内将旧版回收至文控处，对收回的旧版失效文件，文控应检查数量与内容的完整性，并于《文件更改申请单》上作相应登记。

对于已确认无法收回的文件，经调查处理后由文控中心以公告形式
声明作废。

5.8 文件的修改和废止：
5.8.1 文件修改方式：
5.8.1.1 手动修改：由提出修改部门填写《文件更改申请单》并说明原因，经管理者代表审批后，文控中
心依据发放范围将文件统一回收并交由文件编制部门采用手工局部修改，修改时将原
文件内容划掉方式进行修改，并在修改处签上修改人的姓名及修改日期，手动修改后
原文件版本保持不变，文控中心需确认每份文件均有被修改到及修改的一致性，无误
后按原发放范围进行发放。

5.8.1.2 书面修改：由提出修改文件的部门或个人填写《文件更改申请单》并说明原因，连同修改后的书
面文件一同交管理者代表审批后进行书面更改并升版；
5.8.2 修改/ 废止原因相同的不同文件，可只填写一份《文件更改申请单》，但应附录一份修改/ 废止文件目
录。

目录上最少应包括文件名称、编号、版本号；
5.8.3 受控文件需要废止时，应由申请人填写《文件更改申请单》，经文件审批权限表的规定权责人员审批
后执行废止，产生的作废文件副本由文控员收回，及时销毁。

作废文件正本由文控员加盖红色“作
废文件”印章标识，填写《作废文件清单》并保存；对于作废或换版之文件，文控员应在《受控文
件分发记录表》中注明文件已升版或作废。

5.8.4 文件因实际需要，需转换部门并更改文件编号时文件升版原则为：当文件名称发生变化时则将原部
门文件废止，新文件以本部门的文件编号受控，当文件名称未发生变化时，则在原文件的基础上进
行升版并更改为本部门的文件编号；
5.8.5 对已保存到期和已失效的文件书面档，由使用部门提出申请，经管理者代表签核后，根据需要来确
定销毁或暂时保存，正本文件废止后需保存一年方可销毁，并在《作废文件清单》上做好相应记录，文件废止后原编号不得重复使用。

5.9 文件与记录的借阅：如需向文控中心或其他部门借阅文件时，由借阅申请人直接到文件管理部门进行借
阅，借阅文件时必须获得文件管理员的同意, 并由文件管理员亲自将被借阅文件交至借阅人员，借阅
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人需在《文件借阅记录表》中做好相应借阅登记。

5.10 文件的使用、归档与管理：
5.10.1 文控中心对公司体系文件进行统筹管理，监督各部门按要求执行文件记录的编制、审核、批准、收
发、保存、借阅、更改、销毁等工作，并不定期对各部门进行文件管理审查，文件审查不符合项责
任人应在 2 天内提交整改措施，总经办确认、跟进文件其改善效果。

5.10.3 各部门需按本文件各款项进行文件管理，如有违背者，将按照《体系运行管理制》进行相应处罚。

5.10.4 当各部门文件管理员离职或异动时，文控需列出《文件交接清单》，由此文件管理员与文件接收人
做好交接记录，并交文控保存, 否则将不予以办理离职或异动。

5.10.5 各文件使用场所使用之文件采用文件夹分类装订保存，文件夹上应标明内装文件类型，同时应标明
易于识别和管理的编号，内装文件应建立目录或《受控文件清单》，以保持文件的清晰、完整、易
于识别和检索；
5.10.6 所有置于作业现场使用之文件（如工艺文件、作业指导书等悬挂于生产拉线使用）应过塑处理，以
保证文件使用的清晰和完整, 非现场使用的文件由使用部门集中保管。

5.10.7 任何人不得擅自复印或向与质量体系运行无关的人员、特别是公司外部人员提供受控文件。

5.10.8 为确保文件使用场所的受控文件为有效版本，文控中心每季度根据《受控文件发放范围》和《受控
文件分发记录表》编制《受控文件清单》发放到各文件使用场所。

或在条件允许时，由电脑共享至
各文件使用场所，由各文件使用场所对照《受控文件清单》查看本部门文件是否是最新版本。

5.10.9 电子文档的管理：
5.10.9.1 各类受控文件的电子文档，由编制部门在文件正式交文控中心受控前，通过网络共享、软盘拷贝
等方式传给文控中心，由文控员进行标识、编目。

电子文件应加密保存，必要时进行备份保存。

5.10.9.2 各类受控文件更改时，电子文档的管理仍按 5.10.9.1 条的原则进行控制，新版本的电子文件替
换旧版本电子文件, 旧版本电子文档只保留最近一份，以作为备案。

5.10.9.3 各类受控文件作废时，由文控员在电子文档文件名称后面加“作废”字样加以识别。

建立在相
应部门“作废文件夹内”。

5.11 文件评审
5.11.1 每年由文控中心将各部门管理类文件及表格进行汇总，编制成《文件评审计划》以电子档的形式发
送到各部门；
5.11.2 各部门接收到评审计划后，对本部门的文件与表格从以下方面进行全面评审并将最终评审结果汇总
在《文件评审计划》的相应栏位回传文控中心，评审内容包括：
a 有效性: 文件是否为现行有效版本；
b 适宜性: 文件规定的流程、作业方法、引用文件和表格是否偏离了现实和标准的要求；
c 充分性: 文件规定是否包含了整个运作流程和运作细则；
5.11.3 若部门评审认为文件的牵涉面较广、需组织其它部门会议讨论的，由文件编制部门组织召开讨论会，
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并依 5.11.2 条规定将最终评审结论回传文控中心；
5.11.4 文控中心接收到各部门回传的电子档后，对评估结论进行再次评估，对于认为部门评审不合理或与
相关文件有冲突之处要求部门进行重新评估；
5.11.5 文控中心将最终确定的《文件评审计划》打印成书面档，经相关部门确认、管理者代表审核、总经
理审批后文控中心保存原稿，并复印一份发放到各部门；
5.11.6 经评审需修订或作废的文件与表格，各部门依 5.8.4 条对文件进行升版或废止；
5.11.7 文控中心依据计划表中最终评审结论及部门计划完成时间等相关信息及时跟踪各部门文件/ 表格的
完成情况；
5.11.8 在文件执行过程中，必要时由相关部门提出，管理者代表指定人员对相关文件进行评审；
5.12 试制文件控制：
5.12.1 对客户临时要求、新产品试制用技术文件、因项目改良试验要求而临时变更之作业标准等临时文件
的发行，由文件编制部门确定文件的发放范围及分发份数，经部门负责人批准后，由部门文员在文
件上加盖蓝色“试制”印章、标明实施日期并登记在《试制文件分发/ 回收记录表》上，由部门相
关人员签收后下发到相关部门；
5.12.2 试制文件有效期为三个月，过期后的试制文件自动失效，当需要延长试制文件有效期时，由试制文
件编制部门在原文件试制章处注明“本文件延期至XX月XX日”，并签上改动人员的姓名和改动日
期；
5.12.3 各使用部门应用专门的试制文件夹保存试制文件，以便于试制文件的使用管理和回收；
5.12.4 试制文件发放部门每月底对本部门发出的试制文件的有效性进行评估，对失效后的试制文件应及时
回收销毁，以防作废文件存留现场。

试制文件编制部门在正式受控文件发放前自行回收销毁试制文
件；
5.12.5 文控中心每季度底检查各部门的过期试制文件是否已作废销毁。

5.13 外来文件控制：
5.13.1 外来文件由接收或引用部门负责人审批是否可以引用及发放。

引用外来文件正本交文控员登录《外
来文件清单》并予以控制。

引用之外来文件如需发放，引用部门负责人需确定发放范围与份数，文
控中心依 5.7.4 条发放，依 5.8 条进行修改、回收与销毁。

对不予发放之外来文件，引用部门人员
可借阅参考。

5.13.2 为确保外来国家标准类文件为最新版本，文控中心应每季度利用英特网查询对应外来国家标准类文
件是否已换版，如已换版则通知相应引用部门进行评审处理。

5.13.3 若外来文件为国家或国际标准，则直接使用其原有编号和版本（以年代号为版本号）；
5.13.4 若外来文件本身没有编号，则用其原有的名称来识别，无需再编号；
5.13.5 外来文件本身没有版本且该外来文件非参考性文件，文件发放前由文控在文件的首页填写版本。

6.0 相关文件。