外交接待的工作程序管理制度

外交接待的工作程序管理制度

一、总则

为规范企业外交接待工作程序的管理，提升企业形象和外交工作质量，依据公司发展需要，特订立本制度。

二、适用范围

适用于公司内外各级领导和相关部门，以及参加外交接待的工作人员。

三、管理标准

1. 外交接待计划编制

1.1 外交接待工作人员应依据公司发展战略和外交政策，编制年度外交接待计划。

1.2 外交接待计划应包含接待对象、接待目的、接待时间、接待地方、接待内容等认真信息。

1.3 外交接待计划应提前提交公司领导审批，并定期进行评估和调整。

2. 接待对象确认和邀请函发出

2.1 外交接待工作人员应依照接待计划，确认接待对象，并向其发出正式邀请函。

2.2 邀请函应包含接待目的、接待时间、接待地方、接待内容等认真信息，并抄送相关部门。

2.3 邀请函发出后，需保存发出记录，并及时与接待对象沟通确认。

3. 接待布置和准备工作

3.1 外交接待工作人员应依据接待对象的身份、职务、喜好等因素，合理布置接待活动内容和流程。

3.2 外交接待工作人员应提前做好接待场合的布置，并保证接待场合的乾净、温馨。

3.3 外交接待工作人员应与相关部门协调，确保接待现场的各项服务、设施等配套工作的顺利进行。

4. 接待过程中的礼仪和宴请

4.1 外交接待工作人员应向接待对象介绍企业的概况、发展情况、核心竞争力等相关信息。

4.2 外交接待工作人员应在接待过程中遵守礼仪规范，保持对接待对象的敬重和关注。

4.3 外交接待工作人员应合理布置宴请，依据接待对象的文化背景、饮食习惯等因素，供应符合要求的餐饮服务。

4.4 宴请过程中，需谨慎用酒，妥当处理接待对象的酒量和饮酒要求。

5. 接待后续工作处理

5.1 外交接待工作人员应及时整理接待对象的反馈看法和建议，并供应给相关部门进行跟进处理。

5.2 对于有关于签署合作协议或合作意向的接待对象，外交接待工作人员应及时将相关信息反馈给公司领导和合作部门。

5.3 外交接待工作人员应保存接待记录和相关资料，并妥当存档以备查阅。

四、考核标准

1. 完成度考核

1.1 外交接待工作人员应依照年度外交接待计划的完成情况进行评估和考核。

1.2 外交接待工作人员应定时完成接待对象确实认和邀请函的发出工作。

1.3 外交接待工作人员应定时布置和准备外交接待活动，并保证接待过程的顺利进行。

2. 服务质量考核

2.1 外交接待工作人员应向接待对象供应准确、详尽的企业概况和发展情况介绍。

2.2 外交接待工作人员应遵守礼仪规范，保持对接待对象的敬重和关注。

2.3 外交接待工作人员应供应高品质的宴请服务，满足接待对象的饮食习惯和需求。

3. 资料归档考核

3.1 外交接待工作人员应对接待记录和相关资料进行完整、准确的归档工作。

3.2 外交接待工作人员应确保接待记录和相关资料的可查阅性和机密性，并做好信息安全保密工作。

3.3 外交接待工作人员应定期清理和整理接待记录和相关资料，确保归档工作的规范和规定。

五、附则

制度的解释权归公司法务部门全部，公司相关部门应乐观搭配执行，违反本制度的行为将予以相应的纪律处分。

本制度自发布之日起生效，之前的外交接待工作依照本制度的要求进行调整和增补。

最新的修改版本以公司的相关通知为准，未尽事宜可依据实在情况进行增补和调整。

制度涉及敏感信息和机密资料的保密工作，相关工作人员应正确认得和执行相关保密制度，对于泄露信息的行为将予以相应的纪律处分。

制度解释权归公司法务部门全部，并保存解释和修改的权利。