会议接待培训讲义(PPT 36张)

节

会议接待
一、案例展示

陆一帆主编的《语言美》，讲到一位年轻的大学老师 经历的一件事： 有一次，我去某市政府参加座谈会，因为塞车， 迟到了15分钟，以至于在市政府门口不知何去何从。 这时一位年近半百的大姐迎上前来。 “请问，您是某某老师吗？” “是的。” “我是市政府接待室的。请跟我来，会议室在这 边儿。”她很自然地伸出右手，手心向上，手指朝着 会议室方向。“路上车子挤吧？您辛苦了。”


10.粗枝大叶 办事不细心，写作或打印文稿总是出现错 别字、文理不通、数字不准的现象。不能叫人 放心。 11.酗酒抽烟 酗酒伤身，还容易误事，影响工作。在公 共场所抽烟，违反国家规定，污染空气，影响 办公室环境，让同事唯恐避之不及。这都是一 些极为不良的习惯。
12.接打电话时不得体的语言交流

7.贪图小便宜 在工作中应严格做到“公私分明”，不贪图 小便宜，否则会导致单位利益和个人形象受损。 如，不要用单位的电话打私人长途，不要用单位 的信纸写私人信件，不要用单位的纸张复印私人 文本等。与同事之间也要注意“礼尚往来”，吃 工作餐时，不要随意让别人给自己付账；女性平 时不要总是让男士请客。

2.办事拖拖拉拉 秘书要强化时间观念，提高办事效率，反对
作风疲沓，办事拖拉。即使上司什么也不说，也
不代表他并不在乎你迟到。要尽量遵守时间，最 好比规定上班时间提前10-15分钟到达办公室。

3.性格大大咧咧，言语过多，大声说话 不要在上班时间与同事过多聊天。滔滔不绝 ，不但表明你没事儿可做，还会耽误别人的工作 进度。单位的休息室、洗手间是可以放松的场所 ，但不要以为在这里就可以放松地随意说笑或议 论人非。在单位的电梯或走廊里，也不要随便“ 发言”。在会议中或会见客人等正式的场合中， 要注意谨言慎行，不要给人留下鲁莽唐突的印象 。接打电话、与人交谈时不能大喊大叫，影响他 人工作。


喂！ 喂，找谁！
给我找一下xxx。 你等着！ 他不在这儿 。 他现在不在。 你是谁呀？ 你有什么事？ 你说完了吗？ 那样可不行。 什么？再说一遍！ 把你的地址、姓名告诉我。 你的声音太小了！




18
3.细致周到
第一，制订周密完整的接待方案，并报领 导审批（重点：确定接待规格） （参见教材53-54页）
二、会议接待的基本原则
1.诚恳热情 2.讲究礼仪 3.细致周到 4.按章办事
1.诚恳热情
俗话说：情暖三冬雪，善待天下客 “有朋自远方来，不亦乐乎” “上交不谄，下交不渎”（孔子）
秘书要掌握常用的接待语言
1.请 2.您好 3.非常感谢（谢谢） 4.劳驾 5.打扰了 6.好的 7.幸会 8.非常荣幸 9.对不起 10.XX先生或小姐 11. XX经理或主任 12.贵公司 13.XX的父亲或母亲 14.久仰 15.欢迎光临 16.请问 17.后会有期 18.请稍等（候） 19.抱歉 20.没关系 21.不客气 22.见到您很高兴 23.请多指教 24.有劳您了 25.请多关照 26.拜托 27.麻烦您 28.再见（再会） 29.您慢走 30.请转达我的问候
2.讲究礼仪
（1）仪表：面容整洁，衣着得体，面带微笑 （2）举止：稳重端庄，风度自然，从容大方 （3）言语：声音适度，语气温和，礼貌文雅

职业秘书的无形禁忌

1.穿着不得体 职业秘书的衣着不应有一点点的不得体。过短 的衬衫、透明的衣服都表明你不够职业化。在你早 晨上班走出家门之前，弯下腰够一下脚趾头，看看 你露出多少身体？秘书浓妆艳抹、发型新潮都是不 合适的。在讲究“包装”的今天，秘书着装讲究庄 重、保守，应与时尚拉开一定的距离，不能一味地 追赶潮流，将所有的流行顶尖元素都带入办公空间 。

5.性格过于孤僻 逃避面对面的交流，会把你和其他可以信任的 人隔绝开来。每天都在办公室里走一圈，向大家问 个好，比你什么事情都通过电话、微信交流、电子 邮箱、网上达，要温暖得多。

6.当众化妆 修饰避人，这是一条重要的礼仪原则。化妆、 补妆属于个人私事，只能在私人空间或无人在场的 情况下进行。

8.与异性相处时不注意分寸 要尊重异性，不能对异性“动手动脚”或有 言语上的骚扰。避免不必要的身体碰触，不随意 侵犯对方的私人空间。单独寒暄时，不要涉及两 性之间的话题。不要谈论异性的身体或对方隐私 ；不宜送贴身物品（如香水、首饰、内衣、皮带 、领带等）给异性同事。

9.在办公室吃零食 经常把零食带到办公室来，上班时间拿出来 吃，不仅影响观瞻和公共场所卫生，而且会在他 人心目中形成你工作不专心的印象。

4.言行举止过于随意 工作场合一定要懂得尊敬他人。在一起工作的 时间长了，秘书与同事之间的关系会变得很熟悉， 这时候容易犯的错误，就是言行上过于随意。有的 秘书对上司常常直呼其名，上司一般也不会介意。 但是遇到有上级领导或重要客户来的时候，秘书仍 然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬， 也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系 熟，也不能忘记礼貌。工作场合不要随意和他人称 兄道弟，称呼他人绰号，将上司称呼为“老大”。 与他人勾肩搭背、拍拍打打，或在工作时间， 随意串岗，乱动他人的电脑，乱翻他人的抽屉和文 件资料，都是过于随意的做法。
一、案例展示
“噢，不好意思，我迟到了。” “请不必介意，您那么忙，能来参加座谈会，我 们已经很感激的了。” 到了会议室门口，她关切地问：“里面冷气很猛 ，您要不要休息一下，收收汗再进去呢？” ………… 真是“慧于心而秀于言”，年轻老师深深感叹着 。这位秘书沉稳端庄、平实优雅的气质和口才风格显 然产生了一种无形的魅力，以致事后年轻老师回味她 的谈吐，仍有亲切、甘甜的感觉。

3.细致周到

第二，迎来送往，有始有终 迎接，是给前来参加会议的重要嘉宾 形成良好第一印象的关键一环。迎接嘉宾 应注意：对前来参加会议、访问、洽谈业 务的外国、外地客人，应首先了解对方到 达的车次、航班，安排与客人身份、职务 相当的人员前去迎接。若因某种原因，相 应身份的主人不能前往，前去迎接的主人 应有礼貌地解释说明。