民政局采购业务管理制度
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民政局采购业务管理制度
一、制度背景
为规范民政局采购业务,提高采购效率,保障采购公平公正,特制定本管理制度。
二、适用范围
本制度适用于民政局内所有采购业务,包括但不限于物资采购、服务采购等。
三、采购流程
3.1 采购需求确定
1.采购人根据业务需要,提出采购需求申请,并填写《采购需求申请
表》;
2.采购人提交采购需求申请表给采购管理部门。
3.2 采购计划编制
1.采购管理部门根据采购需求申请,编制采购计划,明确采购品目、数
量、预算和时间节点;
2.采购计划经局领导审核批准后,下达给采购人。
3.3 供应商选择
1.采购人根据采购计划,制定《采购文件》;
2.采购管理部门将采购文件发布于相关采购平台,供应商进行响应;
3.采购管理部门根据供应商的资质、价格等评估指标,筛选并确定潜在
供应商名单;
4.采购管理部门组织招标、比选等采购方式,最终确定供应商。
3.4 合同签订
1.采购管理部门根据选定的供应商,制定采购合同草案;
2.采购人与供应商进行合同谈判,并达成一致意见;
3.采购管理部门组织合同签订,确保合同内容合法合规。
3.5 采购执行
1.采购人及时与供应商联系,确认物资或服务的交付时间和地点;
2.采购人验收供应商提供的物资或服务,如有问题,及时与供应商沟通
协商解决;
3.采购人填写《采购验收单》,提交给财务部门进行付款。
3.6 采购记录和评估
1.采购管理部门负责记录并整理本次采购的相关信息,包括采购文件、
合同、付款等;
2.采购管理部门对供应商的供货质量、服务等进行评估,并及时反馈给
相关部门;
3.采购管理部门定期汇总采购记录和评估结果,形成采购报告,报告上
级主管部门。
四、采购管理责任
1.采购人负责提出采购需求,并按规定流程提交申请,配合采购管理部
门的工作;
2.采购管理部门负责编制采购计划、发布采购文件、筛选供应商、管理
合同签订等工作;
3.相关部门负责配合采购管理部门的工作,提供相关资料和信息,参与
供应商评估;
4.财务部门负责按时完成采购付款。
五、控制措施
1.采购管理部门要建立健全采购业务档案,存档备查;
2.采购人及时反馈物资或服务的质量问题,供应商出现问题时,采购管
理部门要及时处理;
3.各相关部门要按规定配合采购管理部门工作,确保采购的公平公正;
4.定期对采购流程进行内部审计和风险评估,及时发现问题并采取整改
措施。
六、附则
本制度自颁布之日起施行,如对该制度有任何修改或补充,须经局领导审批并公告。