企业员工档案管理制度

企业员工档案管理制度
一、总则
为规范员工档案管理，推动企业人力资源管理工作的科学化、制度化，根据《中华人民共和国劳动法》、《公司法》、《劳动合同法》等相关法律法规和国家政策，结合公司实际，制定本制度。

本制度的制定目的在于规范和加强公司员工档案管理工作，创造美好工作环境，提高员工满意度和凝聚力，为公司的可持续发展提供人力资源保障。

本制度适用于公司所有员工的档案管理工作。

二、档案保管的基本原则
1.合法、准确、完整、及时，不得篡改和隐瞒。

2.严格保守，不得私自删改档案内容，不得擅自移交、销毁档案。

3.按照档案管理规定进行存储、保管，保证档案安全。

三、档案管理的范围
1.员工的个人基本信息（包括身份证、户口簿、学历证书、工作经历、聘用合同等）。

2.员工的薪酬福利信息。

3.员工的绩效考核信息。

4.员工的培训记录与证书。

5.员工的人事变动记录（晋升、调岗、辞职、开除等）。

6.员工的奖惩记录。

7.员工的健康档案和工伤记录。

8.其他与员工个人及工作有关的档案。

四、档案管理的程序
1.档案的建立
入职员工应自行提供以下材料：
a.身份证或有效的个人身份证明文件
b.学历证书、学位证书
c.工作经历证明、劳动合同
d.体检报告
e.退休证、兵役证、结婚证、生育证等与个人的法律法规所要求的证件
2.档案的建档
人力资源部门应对入职员工的提供的所有材料进行登记并核查，同时将员工的档案资料建立并进行编号，目录，并做好档案封面封底，加盖公司公章，交由档案管理员保管。

3.档案的存储
公司的档案应存放在专门的档案室，每个员工的档案都有其特定的位置存放，并用编号标注。

档案室保持干燥、通风，并严格控制入口。

4.档案的调阅
储存在档案室内的员工档案，只能在经过申请并得到批准的情况下进行调阅。

调阅后要立即将档案归还原处，并保证档案的完整。

五、档案管理的责任
1.公司人力资源部门应对全公司员工档案进行管理，并做好保密工作。

对于离职员工的档案，应在离职当月完成离职手续后，及时归档并加以保管。

2.档案管理员是公司员工档案的具体管理人员，应做到：档案的接收、分发、借阅、补充和整理等工作，以及做好相关档案信息查询和保密工作。

3.公司领导应严格把关，监督档案管理工作的质量，确保档案的完整性和真实性，防止档案被篡改、遗失和泄漏。

六、档案管理的保密
公司员工档案属于公司的重要资料，对其内容必须严格保密。

任何人不得擅自查阅、借用、抄录档案内容，并严禁将档案外借或转移到其他机构使用。

七、档案管理的变更与修订
公司人力资源部门应每年对档案管理制度进行一次全面检查，对档案管理工作中出现的问题和不足进行总结分析，适时修订和完善档案管理制度。

八、附则
本制度由公司人力资源部门负责解释。

本制度自发布之日起施行。