公文写作基础知识

公文写作基础知识
１、公文分类?（1）按公文内容、性质、作用不同分为:
1、规范性公文（条例、规定、办法）,?
2、指导性公文(命令、决定、批复）,
3、报请性公文（报告、请示),?
4、商洽性公文（函）,
5、知照性公文（通报、通知、公告、通告）。

6记录性公文（会议记录、简报、会议纪要?（2）根据公文行文方向不同分为:
1、上行文(报告、请示、意见)；
2、平行文（函、议案、）;
3、下行文（命令、决定、批复、通知）?
4、广行文(通告、公告)?（3)根据公文发行、传递范围不同分::?１、机密公文
２、公布公文（对社会公开发文)
３、内部公文(机关内部)?(4)按公文作者性质分（方便管理):
1、党务公文
2、行政公文
3、群团公文?(5)按公文文种性质分
1、法定公文(行政公文13种)?２、非法定公文(杂体通用公文）?(6）按文件的接受对象不同分：?1、主送件（主要受文对象)
2、抄送件（相关受文对象）
(7)按公文处理要求不同分：?1、承办性公文(必具体办理。

——对应主送件）?2、参阅性公文（不需办理，只参考——对应抄送件）?（8）按公文处理时限要求分:?文件分:特急,急件，平件。

?(9）公文涉密程度分为：
绝密(1级)时限（?年）?机密（2级）时限(?年)国家密级标志:★
秘密(３级)时限（?年）例：机密★5年
2、行文方式?从确定收文机关或行文对象的范围分:
1、逐级行文——直接向下或向上?
2、越级行文——越过直接下级或上级?
3、多级行文——又称呈、转一次性行文
４、普发行文——直达基层组织和群众的行文?5、联合行文——两个或两个以上机关或部门以共同名义向下或向上发文?６、授权行文——通过委托授权，由其他机关或个人代表本纪观、本部门对外行文（新闻机构、律师、办公室)?7、转发行文——一个机关转发其他机关的文件（转发、批转）
３、事务性语体?事务语体也叫公文语体，是国家机关、社会团体以及人民群众之间相互处理行政公务所用的一种语体。

这也是使用频率最高、运用最为广泛的一种语体。

事务语体的种类主要有命令、指令、决议、指示、公告、通知、报告、批复、公函等。

4、法定作者?答:法定公文的制作者即依法成立(法规性文件规定的）和担负相应义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

?注：《中国人民共和国宪法》和《组织法》规定了国家机关的职能以及制定和发布公文的权限，《中国共产党章程》中，也具体规定了党的中央机关地方与军队各级党的领导机关和基层组织的权力和义务。

?注:文件上法定作
5、公文格式、
6、文头、文面
者也称发文机关?
（一)印装格式:?1、公文用纸A4(２１0ｍm×２97ｍm)
2、上下边界３６mｍ±,左右边界２７mm ±，
3、横书横排，从左向右，
4、排版一般每页22行,每行28个字，
5、字体：文头——５６号华康简标宋体
标题——２1号华康简标宋体?正文——3号（１5.５）仿宋体
６、左侧装订
1、文头部分:?（红色反线以上部分,又称眉首,占三分
（二)文面格式——三大部分?
之一篇幅，共６项）
2、主体部分:
3、文尾部分:?（末页的最下方，主题词
(红色反线以下部分，又称主体，共7项)?
开始,又称版记。

版记的最后一个因素应在末页的最后一行，共5项)
文头部分?第1、2、3 项:份数序号、*密级、*紧急程度为选择项,一般文件不用,只有普发的机密文件采用,其所占的3行位置必空留。

第4项:发文标识又称版头:第5项发文字号:简称文号——一年度内发文的顺序号??7．行文规则?行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。

它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。

为什么要制定行文规则?ａ、为了保证公文能迅速有效地进入生效过程;b、避免或减少公文旅行；c、维护机关的工作秩序和整个组织系统的管理效能。

?所以党和国家都有行文的规则。

如果违背规则则会不管公文写得如何好,一旦它是存在违背了行文规则的话，那么它就不能进入有效的传递过程，公文也就失去了存在的价值。

8、发文机关发文机关就是公文制发的机关?９、发文字号发文字号又称发文编号、文号,它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号，由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。

10、成文日期?成文日期指公文生效的时间。

成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。

成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

不能将阿位伯数字与汉字混用。

?１1、主题词
它是揭示公文的主要内容的规范化的词与词组,用来方便电脑检索时使用,一份文件主题
12、主送?俗称抬头，在公文标题左下方，正文之前要顶格写。

词一般标引不超过５个。

?
主送又叫“受文机关”,是指发文机关要求对所发公文的内容进行答复或办理的对方机关。

主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。

但是，。

“主送机关”又叫“受文机关”,即受理该公文的机关；
而“收文机关”是指接收该公文的机关，包括“主送机关”和“抄送机关”。

因此，“收文机关”的范围要比“受文机关”大。

主送机关=受文机关＜收文机关
主送的表现形式类型?①特称(单称)主送只一个时,应写单位全称
例:市政府行文——东莞理工学院:
某公司行文——宏伟数码机械有限公司:?②通称:上级对下级同类诸机关普发公文，这类公文的主送机关可写通称,如“各……”；主送下级并列的机关,一般按党、政、军、群的顺序排列。

例:国务院行文——各地级以上人民政府，各县(市、区）人民政府,省政府各部门:
例：市教育局行文——市属各中小学、各幼儿园：?③递降式：(对垂直下级,从高到低）?例:省政府行文——各市、县人民政府: 例:学院行文——学院各系、各学生班级：?③通称并列式:（上级对下级同类诸机关,各单位之间用顿号隔开）?例:东莞市、惠州市、珠海市经贸局：?例:院内各单位：?④泛称：(向所有下级机关发送的公文,它有多个不同类的主送机关,采用泛称,其机关之间用标点符号的规则是同类各单位之间用顿号,不同类的各单位之间用逗号隔开。

例:市政府行文——各镇人民政府(区办事处），市府直属各单位：?例:省政府行文——广州市、深圳市外贸局,东莞市、惠州市经贸2）无抬头(一般用于无确指对象，让人们周知的事）?普发性公文——通告、公告等?命令（公布、行政)决定（大多数）通知（对象不确指的）?
确定主送机关的原则是什么?:
一是隶属关系,?二是文件内容和工作确实需要。

?◆哪些公文一般不写主送机关？
①普发即直接面向广大群众的，一般用于无确指对象，让人们周知的事）
如通告、公告等；?②通报情况的，如简报等;?③非直接对下行文的，如决定、决议、会议纪要等。

13、抄送
指除主送单位外需要协助办理执行或知晓的其他单位。

?确定抄送机关的根据:?１、文件内容与性质、
2、机关或领导人的职务与职能
3、工作的需要1 ?、公文的概念、性质、作用？公文写作的特点??公文是行政机关在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范样式的文书，是依法行政和进行公务活动的
1、明确了公文的性质——工具依法行政
重要工具。

?
进行公务活动
①凭证依据作用；
②法规约束作用；
③沟通联系作用;
④宣传教育作用。

?特点
3、写作内容政治性?
4、写作的程式
１、写作的受命性?２、写作目的专指性?
性?２、公文的三大特征？法定十三种行政公文名称?2、明确公文三大特征：?①实用性——工具性（在公文活动中形成、公务活动的重要工具)
②法定性——权威性（必由法定作者制发,即公文具有法定效力)
1、命令;
2、决定;
3、公告；
4、通告;
5、
③程式性——规范性(必按特定程序、格式制?
通知;6、通报;7、议案;８、报告;9、请示10、批复；11、意见１2、函；13、会议记录。

３、根据什么选用公文文种? 根据什么确定行文关系?
依据行文目的?依据行文关系
依据发文机关权限?依据国家的有关规定
（1）行文关系——行文工作中发文单位与受文单位之间的关系。

公文写作是定向表述，除公告、通告以及法规性文件等少数文种外,一般都有特定的受文对象，受文对象不同，行文关系就不同，而行文关系不同,使用文种、表述语气等就不同,所分清行文关系是行文的前提。

?行文关系=隶属关系+非隶属关系?隶属关系：指同一垂直组织系统中的上下级直接关系?包括:１、块块关系即领导与被领导关系（注：一个政府所管辖的范围称为“块”)?２、条条关系即业务指导关系（注：从中央到地方县一级,各级政府设立的业务主管部门,由上至下形成了一条垂直的线,这条线称之为“条条”）?非隶属关系:指非同一垂直组织系统中不相属单位之间的关系,包括不相属平级和不相属不同级的单位。

?▲我国各机关之间的行文关系主要有四种：
1、领导与被领导关系——同一垂直系统的上下级机关之间
2、业务指导关系——上级主管业务部门与下级业务主管部门之间
3、平行关系——同一系统的同级机关之间?４不相隶属关系——非同一系统单位之
4、公文标题结构以间,既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系的。

?
及用词的要求是什么??公文标题（结构）分为完全式和不完全式。

完全式标题：发文机关+关于“ 事由” ＋文种
例：国务院关于加强机构改革的决定?例: 东莞理工学院关于印发《学生进行职业技能培训的暂行规定》的通知
拟写公文标题要求:?1、标题结构正确，一般省略发文机关，用“关于+事由＋文种”?
2、搞清行文关系,正确选用文种
３、标题的事由的表达要求：
准确、鲜明、概括、简洁。

４、标题中除法规、规章名称加书引号外,一般不用标点符号?５、通知和通告运用和写法的区别？?(1）二者都有告知性，但内容范围不同?通知主要是告知工作情况,以及共同遵守执行的事项?通报则是告知
正反典型或有关情况。

?(２)行文的时间不同通知是事前行文，通报是事后行文?（3）行文目的要求不同?通知行文目的是告知事项、布置工作,其内容具体，要求遵照执行,有严格约束力。

通报的行文目的不是贯彻执行，而是让人们了解情况，交流信息、提高认识,有宣传教育作用。

（4）写作表现方式不同:?通知主要是直接叙说式,告知人们做什么,怎样做，具体明白，语言平实。

?通报则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实,分析意义，作出评价,使人了解情况,受到教育
６“请示”和”报告”运用.写法以及区别和注意事项
需要请示的情况
⑴上级规定必须经过批准后方能办理的事项;(一）请求批准的请示?或规定完成任务后必须报请审核的1、提出要求,请求批准?⑵对有政策不甚了解，需上级给予解释２、提出困难,请求帮助
恳请?
⑶工作中出现新情况,请示是否可变通处理（二)请求指示的请示
⑷重大问题，难以处理,委决不下1．提出问题,请求解答
⑸内部意见分歧,需上级裁定２.提出主张，请求裁定
当否，请批示
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况,答复上级机关的询问。

?单独成段（三种）
1、工作报告、情况报告用“特此报告”结尾,
2、答复报告用“专此报告“?
3、递送报告用”请审阅“”请阅收
就报告文字而言,写作时必须注意以下几点:?(一)陈述事实要完整清楚。

（二)分析要精炼，观点要鲜明。

（三）语言要朴实,格式要正确。

?请示事项——坚持一文一事,以免延误办事
(1)请求批准的请求事项——往往用一两句话讲清则可（2)请求指示的请求事项——可采用分条列项方法?请示与报告都是上行文,使用时容易混淆,所相对比较来谈二者区别:?１、文种性质不同:请示行文内
容具有请求性，是向上机关请求指示和批准的公文；具有请求的性质。

而报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问的公文,具有陈述性,
2、行文目的不同：请示的目的是请求上级指示、批准、解决具体问题,要求做出明确批复，求复性强；而报告的目的则在让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复;
3、行文时机的时间不同：请示具有超前性，必在事前行文,等上级机关作了批复后,才能付诸实施,而报告则可在事中、事后行文，一般不事前行文（报方案)?
4、行文写法不同:请示请求事项单一,要求一文一事，而报告容量可大可小,有时可一文一章,也可以一文数事。

7、“函”的特性,请批函与请示的区别?申请与请示的区别
请示与申请区别——?(１）文种性质不同:请示是下级向上级机关请示指示和批准的法定公文。

而申请是个人或单位向有关部门、组织、团体提出某种要求或申请解决某个问题而使用的日用文书。

?（2)行文范围不同:
请示“窄”——请示的作者必定是法定的机关、团体，?申请“宽”——申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。

（注意——个人向单位或组织请求解决问题不能使用“请示”，只能用“申请”。

）
（3）行文前提不同:如果所要求的事项是有明文规定过的或有先例的，就用申请，即根据业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出申请，而遇到工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循，无法可依,需要上级机关作出明确指示或批准,即不知道怎么做时用请示。

说通俗点就是申请是问一件事可不可以做请示是问这件事怎么做?（4）行文要求不同:机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。

?8、会议记录与会议纪要的区别？会议写作常用的三种方法及适应范围?
第一,性质不同：会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。

会议纪
要只记要点,是法定行政公文。

第二，功能不同：会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作凭证或资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行，有指导作用?第三,写法不同:会议记录要求做到如实记录会议的进程及发言的情况,会议纪要则以会议记录为依据，围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括而成。

第四,使用范围不同:会议记录使用范围广,各种会议多可以用,而会议纪要只有那些达成了共识、作出了指挥工作和行动的决定，并要求有关方面共同执行的重大会议或专项性会议才使用。

?
1０、“计划”有哪些种类和名称?计划的成熟度、方案的写作的四要?1．内容分:?
2．按时间分：?长期计划(跨年度)
综合计划、单项计划、专题计划?
中期计划（年度、季度)?短期计划（月、周、日）? 3. 按性质分:
4.按管理范围分:?国家、
生产计划、工作计划、学习计划、?科研计划、会议计划?
部门、单位、科室、班组、个人?5、按写法不同分:?条文式.表格式．综合式
1、规划:拟定具有全局性的,时限较长,涉及面广，提出可
（1)长中期计划的名称有：?
能实现的奋斗目标的计划叫规划。

(规划带有方向性、战略性、指导性。

)
3、计划：中期计划，一般
2、设想：对长远的工作而非正式的粗线条计划叫设想。

）?
时间一般在一年、半年左右,对具体的处理程序和细节进行安排
（2)短期计划的名称有:
1、安排:对短期内一些具体事情地筹划叫安排（会议议程）、
2、打算:准备近期去做，只有一些原则性的要求，初线条的大体安排。

?３、方案:短、近期单项周密计划（对某项工作经过深思熟虑后从目的要求到方式方法都作出周密安排叫方案)
４、预案:为对应某种突发性的紧急重大事件或情况发生的处置办法称预案
(3）上级下达计划的名称有：
1、意见：上级对下级布置一个阶段性式某项工作提出具体的安排.要求.?
2、要点：上级对一段时间工作概括安排,对重点任务提示性扼要交代）
3、部署：上级对某项重大任务的安排)、
关于成熟度:?不成熟，未定稿的计划应在标题后注明成熟度:
1、草案,
2、初稿,３、讨论稿,4、征求意见稿,5、送审稿。

?方案写作应做到“四要”
1、对理想目标要预计(前言)
2、对必要地程序要设计
3、对有关地细节要求要说明?４、对需要的花费要预算?１1、“总结”的主体部分一般写哪四方面内容?什么是标项撮要法? 计划与总结的关系？?1、前言(基本情况）2、成绩和经验3、问题和教训
4、今后努力方向
所谓“标项撮要”，就是将总结的内容分为若干段并标序号，段首处用一个主题句表述观点，来揭示该段主旨，然后全段围绕此观点展开的写法。

?１2、合同写作的八大基本款项？意向书、协议书、合同的异同？?（一）当事人的名称或者姓名和住所；
(二）标的（音“地”)；?三）数量(指标的的计量,用公制计量单位）（四）质量（指标的的质量,按国家标准、行业标准)?（五)价金(价款或者报酬)
（指取得对方产品或接受对方劳务等所支付的代价）?（六）期限（履行合同有效时限）
地点（履行合同的具体地点)?方式（实现合同规定双方义务的的方式）?包括交货方式、验收方式、
结算方式、付款方式等?（七）违约责任（当事人双方依法商定违
约制裁的方法)?(八）解决争议的方法（双方约定解决争议的方法）?(当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。

)?8４页１3、简报的特点、分类、文面格式?编者按的种类与写法
四、简报的种类:（可以从不同角度划分）?①按出刊时间分: 定期、不定期?②按内容涉及范围分: 综合性、专题性?③按性质和作用分（常用)
1、工作简报——反映领会和具体执行党和国家上级指示的情况,反映工作中的经验、教训问题,反映工作中先进事例和错误;?
2、动态简报——将了解收集到的思想、政治、经济、文化等各方面动态、进展、经验、问题集中及时反映的简报?３、会议简报——比较大型会议时,用来向领导报告会议情况，并组织引导会议进行。

④按编发文稿的数量与形式不同分：?（１)一期一篇综述型简报?一事一报, 篇幅长——１000字左右
如《贵港市学校党建集中建设活动领导小组办公室简报》
（2)一期数篇集纳型简报
(每篇20０字左右,每期一般在２０００字左右)
分为——?A、信息报道式:一则信息为一段，冠有小标题,自成一体,并列排列,往往在正文前有《要目》或《导读》作封面；如《东莞理工学院工会通讯》?(2)栏目式:按内容分设若干栏目,栏目按重要程度分先后排列,正文前冠〈内容提要〉作封面。

如穗府信息
（3）转发式(有编者按,一期一篇或数篇)?一般是领导机关为推动某项工作开展，或为了让某个问题引起有关单位注意,把有参考价值的材料用简报形式转发下去。

(这些信息往往来自基层）。

如《三项主题活动简报》?(三)《编者按》的写作类型及要领：切中要害、精练简短
A、说明型:(著作前言、展览前言等都属于此种）
１、编发意图的阐述。

?２、介绍交代文章的来源,出处,写作的关键背景,特别是转发处单位的材料，一定交代清楚；
B、标示型：提示中心内容,引起读者注意,引导讨论。

?
C、评论型:（可赞同原文也可批评原文）引导读者作正确评价，
针对原文,表明自己的观点,发表鲜明观点的议论，以启发和深化读者的思考。

14、消息的定义、分类、结构要素及其写法?对新近发生事实迅速及时、简明扼要的报道。

消息的分类：?（从写作角度分为五种）
1、一句话新闻(一篇消息就只一句话,无标题?
2、简明消息、(又叫简讯即100字新闻的短消息）
3、动态消息(有“消息头”“三要素”的新闻，结构完整的新闻,一般约300字左右写作上要开门见山、注重动感)
4、综合消息(一般为一组新闻,写作上要点面结合、多角度反映客观事实)?
5、图表消息:用图片或表格，再配上文字来阐明新闻报道的主题。

这种消息是往往以图表为主，读
者在看完图表之后,就对消息报道的内容有了比较全面的了解，甚至更形象、更具体,对读者的印象更深。

6、述评消息(叙议结合点出事件的本质意义和发展趋势,有针对性地发表报道,以帮助人们了解事情的真相，认清其危害?三、消息的结构要素:?标题、消息头、导语、主体、背景、结尾
15、规章制度类有哪些文种？掌握分章列条法、总序分条法、逐条贯通法
包括:法规、章程、规章制度?(1)分章列条法(又叫“章断条连法)
总则、分则、罚则、附则。

?全文分若干章，第一章为总则（写明制定规章制度的目的、根据、意义等),中间各章为分则(具体基本规则部分）,最后为附则(执行事项、措施部分）。

?条数从总则第一条起依次排列，序号通贯，直至最后一条。

（书P14９＼18１)?注意：正文一般内容为:制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程序与方式、有关说明等。

正文内容多时,按章、节、条、款、项目等层次组织,以条为基本单位的如《宪法》
２）序条法（又叫总序分条法）
全文开头有简短序言(写明目的、根据、意义等)，然后正文逐条写明分则性内容，一般最末一条写附则内容。

（3）分条法（又叫逐条贯通法)P１５5
全文从头到尾不分章节，而分条分款逐条排列,序号从起首“第一条”依次排列而下,直至文末。

?[3］重点练笔：——( １3个文种)。