档案与信息管理培训讲义.pptx
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档案与信息管理
主讲人：向 阳
我是向阳
• 中国人民大学毕业，中南财经政法大学研 究生
• 广东科学技术职业学院副教授 • 卓高顾问公司培训顾问 • 湖北对外服务有限公司培训顾问 • 曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、
中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油 运、株州时代等20多家企业进行培训 • 爱好体育，业余足球守门员 • 主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟 通、档案管理、公文写作、办公室管理等
• 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。20.7.2611:47:5511:47Jul-2026-Jul-20
• 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。11:47:5511:47:5511:47Sunday, July 26, 2020
• 13、志不立，天下无可成之事。20.7.2620.7.2611:47:5511:47:55July 26, 2020
——著名评论家伊腾肇氏
• 9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20. 7.2620.7.26Sunday, July 26, 2020
• 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。11:47:5511:47:5511:477/26/2020 11:47:55 AM
二、信息的收集
• 明确范围——以本单位各项工作 为目标
• 熟悉来源——分析不同来源的可 信度
• 选择方法 • 查找信息
二、信息的收集
信息的收集方法
看读问写网换买
观察法 阅读法 询问法 问卷法
网络法 交换法 购置法
二、信息的分类
• 含义：同同异异 • 方法：
字母法、地区法、主题法、数字法、时间法
纸质档案温湿度要求： 温度：14-20℃ 相对湿度：50-65%
五、档案检索和利用
利用者 查检
检索工具 存储
档案信息
五、档案检索和利用
检
索
档
内容
工案具源自成分报道工查找
具
五、档案检索和利用
检索工具种类
归档文件目录 分类目录 主题目录
人全名宗索指引南
五、档案检索和利用
档案检索工具的编制： • 选择——工具 • 分析——档案 • 形成——条目 • 构成——工具
文件材料 档案
机关 组织 个人
社会活动
留存备查
二、档案工作
• 档案工作的具体内容
集中 系统 精炼 安全 归纳 服务
社会活动 提供利用
检索 保管 鉴定 整理 收集 档案 社会活动
二、档案工作
• 我国档案工作机构
• 档案局： • 档案馆： • 档案室：
二、档案工作
• 到目前为止，我国档案馆总数已达 3300多个，位居世界第一。
信息管理
一、相关知识
秘书部门是一个机关单位的信息中心， 其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有 全方位性，而为领导决策提供全面、及时、 准确的信息，则是信息作用的主要方面。 因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本 职能就在于接收信息、处理信息、利用信 息和沟通信息。
一、相关知识
定义
信
事
息
物
方式 运动
一、相关知识
• 特征
客观 依附
时效 传递
可塑 开发
共享 无限
二、信息的收集
大家一起来想一想， 信息收集的渠道有哪些？
二、信息的收集
秘书收集 信息的范围
国际金融 国际市场
国内法律政策 国内市场 社会动态
客户信息 内部信息
国外
国内 企业
二、信息的收集
• 要求
价值性——无用的不要 时效性——过时的不要 层次性——零乱的不要 针对性——无关的不要 全面性——残缺的不要
案卷目录实例
卷内文件目录实例
四、档案整理和保管
• 档号：档案整理、保管的代号 • 包括：
全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）
35-12-165-73
四、档案整理和保管
• 档案保管的内容： 库房管理 流动保护 技术处理
要求：8防（火水潮霉虫尘光磁）
四、档案整理和保管
库房管理
• 了解编号 • 熟悉编号 • 调节温湿度 • 库房检查 • 流动保护
一、认识档案
• 我国现存最早的档案是产生于三千五百多 年前的甲骨档案。
• 之所以说它是严格意义的档案理由如下： 1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用
激光档案 磁性档案 感光档案 纸质档案 缣帛档案 简牍档案 金石档案 甲骨档案
一、认识档案
• 我国档案载体的演变
一、认识档案
• 什么是档案
五、档案检索和利用
档案利用方式：
档案阅览服务 档案外借服务 档案复制服务 档案证明 档案咨询 档案展览
五、档案检索和利用
常用档案资料的编制 • 大事记 • 组织沿革 • 基础数字汇集 • 资料汇编
总结
通过档案工作的一系列环节， 最终使档案信息得到妥善保存， 有效开发，服务于社会。
第二篇
五、信息的传递
• 确定方法 说——语言传递 读——文字传递 电——电讯传递 看——可视化辅助物传递
六、信息的存储
纸质载体
激光载体
信息存储载 体
磁性载体
感光载体
六、信息的存储
• 信息存储管理系统 集中管理系统 分散管理系统
计算机辅助管理系统
六、信息的存储
• 存储要求 选择存储——有无用 确定期限——放多久 分类存储——分别放 防止损失——安全放 便于利用——找得到
• 要求：
（1）科学性、系统性、逻辑性、实用性 （2）确定体系，标准、层次 （3）准确归类，不交叉或包容
三、信息的分类
• 熟悉 选择 辨类 归类
信息分类方法有哪些？
四、信息的校核
• 范围： 事实、观点——内容 数据、图表、符号——形式 时间、地点、人物——对象 政策、法规——依据
要求： 以原始数据为基础 排除主观因素干扰
七、信息的传递
• 信息传递的基本形式：
（1）口头传递。 （2）书面传递。 （3）电信传递。
八、信息的利用
• 信息利用的形式
①信息检索服务 ②信息加工服务 ③定题、咨询服务 ④网络信息服务
总结
秘书应当努力使自己成为领导的眼 睛、领导的耳朵、领导的手和脚，但绝 对不要成为领导的大脑。做领导的目、 耳、手、足的意思就是为领导收集信息， 推荐好书，结交诤友，以让领导纵观天 下风云。
档案管理基础
• 档案和档案工作 • 档案的收集和鉴定 • 档案的整理和保管 • 档案的检索和利用
培训要点
信息管理基础
• 档案和档案工作 • 档案的收集和鉴定 • 档案的整理和保管 • 档案的检索和利用
第一篇
档案管理基础
一、认识档案
档案是随着人类社会的产生 和发展，逐渐产生的发展起来 的。
远古时期的“结绳”、“刻 契”等记事方式，可以看作是 档案的前身。但它们还不是严 格意义的档案。
。2020年7月26日星期日上午11时47分55秒11:47:5520.7.26
• •
T H E E N D 15、会当凌绝顶，一览众山小。2020年7月上午11时47分20.7.2611:47July 26, 2020
16、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2020年7月26日星期日11时47分55秒11:47:5526 July 2020
• 17、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。上午11时47分55秒上午11时47分11:47:5520.7.26
谢谢观看
• 我国档案馆网络已经建成，并在各项 事业中发挥着重大作用。
三、档案收集和鉴定
• 收集：
把各处形成的档案集中到档案部门。
• 收集的主要方法：
归档、平时收集、移交
文件转换成档案的三个条件： 1、办理完毕、 2、有保存价值、 3、集中保存
三、档案收集和鉴定
• 文件归档：
归档时间：第二年六月以前 归档范围：办理完，有价值 归档要求：
直接反映 间接反映
一、相关知识
• 信息工作的基本要求：
准确、及时、全面、适用
收集
整理
传递
存储
利用
反馈
一、相关知识
反馈
信宿 信道 信源
一、相关知识
• 信息的种类 按性质：自然、社会 按形式：语言、文字、声像、机读、 缩微 按领域：政治、经济、…… 按状态：静态、动态 按来源：横向、纵向 按作用：预测、动态、反馈
1、制成材料符合要求 2、初步整理
三、档案收集和鉴定
•档案鉴定
档
原则
有用 保
案
价期
存
鉴
方法
值限
销
定
标准
无用 毁
三、档案收集和鉴定 • 保管期限
永久 无期限
定期
有期限
长期 16-50 短期 ＜15
三、档案收集和鉴定
• 原则
全——全面 深——历史 远——发展
• 要求
（1）内容 （2）特征 （3）需求
• 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other famous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about.
三、档案收集和鉴定
• 判断——是否保存 • 分析——价值大小 • 确定——保存多久 • 复审——有无变化
三、档案收集和鉴定
• 如何分析档案价值 来源 内容 形式
技功术能
四、档案整理和保管
• 档案整理：
通过对档案的分类、编号、编目、上架， 使档案实现系统化的过程。
四、档案整理和保管
• 含义 按照“来源、时间、内容、形式” 对档案进行
四、信息的校核
• 确定内容
选择方法 核实分析 作出判断
溯源法
比较法
核对法
逻注辑法意： 调结查法合使用 数理提统计高法质量
向外传递 向内传递
五、信息的传递
• 方向——
信件 备忘录 通知 告示 传阅单 内部刊物
信件 新闻稿 新闻发布会 报刊声明
五、信息的传递
• 信息传递的要求：
（1）快速及时。 （2）准确完整。 （3）区别对待。 （4）安全保密。
• 常用分类法 年度、组织机构、问题
四、档案整理和保管
• 常用分类法的结合运用 年度——组织机构 年度——问题 组织机构——年度 问题——年度
四、档案整理和保管
• 要求 正确判断年度、组织机构
法律、条例：批准日 指示、命令：签署日 会议纪录：开会日 计划、总结：针对日
四、档案整理和保管
• 编目：案卷目录的编制
主讲人：向 阳
我是向阳
• 中国人民大学毕业，中南财经政法大学研 究生
• 广东科学技术职业学院副教授 • 卓高顾问公司培训顾问 • 湖北对外服务有限公司培训顾问 • 曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、
中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油 运、株州时代等20多家企业进行培训 • 爱好体育，业余足球守门员 • 主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟 通、档案管理、公文写作、办公室管理等
• 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。20.7.2611:47:5511:47Jul-2026-Jul-20
• 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。11:47:5511:47:5511:47Sunday, July 26, 2020
• 13、志不立，天下无可成之事。20.7.2620.7.2611:47:5511:47:55July 26, 2020
——著名评论家伊腾肇氏
• 9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20. 7.2620.7.26Sunday, July 26, 2020
• 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。11:47:5511:47:5511:477/26/2020 11:47:55 AM
二、信息的收集
• 明确范围——以本单位各项工作 为目标
• 熟悉来源——分析不同来源的可 信度
• 选择方法 • 查找信息
二、信息的收集
信息的收集方法
看读问写网换买
观察法 阅读法 询问法 问卷法
网络法 交换法 购置法
二、信息的分类
• 含义：同同异异 • 方法：
字母法、地区法、主题法、数字法、时间法
纸质档案温湿度要求： 温度：14-20℃ 相对湿度：50-65%
五、档案检索和利用
利用者 查检
检索工具 存储
档案信息
五、档案检索和利用
检
索
档
内容
工案具源自成分报道工查找
具
五、档案检索和利用
检索工具种类
归档文件目录 分类目录 主题目录
人全名宗索指引南
五、档案检索和利用
档案检索工具的编制： • 选择——工具 • 分析——档案 • 形成——条目 • 构成——工具
文件材料 档案
机关 组织 个人
社会活动
留存备查
二、档案工作
• 档案工作的具体内容
集中 系统 精炼 安全 归纳 服务
社会活动 提供利用
检索 保管 鉴定 整理 收集 档案 社会活动
二、档案工作
• 我国档案工作机构
• 档案局： • 档案馆： • 档案室：
二、档案工作
• 到目前为止，我国档案馆总数已达 3300多个，位居世界第一。
信息管理
一、相关知识
秘书部门是一个机关单位的信息中心， 其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有 全方位性，而为领导决策提供全面、及时、 准确的信息，则是信息作用的主要方面。 因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本 职能就在于接收信息、处理信息、利用信 息和沟通信息。
一、相关知识
定义
信
事
息
物
方式 运动
一、相关知识
• 特征
客观 依附
时效 传递
可塑 开发
共享 无限
二、信息的收集
大家一起来想一想， 信息收集的渠道有哪些？
二、信息的收集
秘书收集 信息的范围
国际金融 国际市场
国内法律政策 国内市场 社会动态
客户信息 内部信息
国外
国内 企业
二、信息的收集
• 要求
价值性——无用的不要 时效性——过时的不要 层次性——零乱的不要 针对性——无关的不要 全面性——残缺的不要
案卷目录实例
卷内文件目录实例
四、档案整理和保管
• 档号：档案整理、保管的代号 • 包括：
全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）
35-12-165-73
四、档案整理和保管
• 档案保管的内容： 库房管理 流动保护 技术处理
要求：8防（火水潮霉虫尘光磁）
四、档案整理和保管
库房管理
• 了解编号 • 熟悉编号 • 调节温湿度 • 库房检查 • 流动保护
一、认识档案
• 我国现存最早的档案是产生于三千五百多 年前的甲骨档案。
• 之所以说它是严格意义的档案理由如下： 1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用
激光档案 磁性档案 感光档案 纸质档案 缣帛档案 简牍档案 金石档案 甲骨档案
一、认识档案
• 我国档案载体的演变
一、认识档案
• 什么是档案
五、档案检索和利用
档案利用方式：
档案阅览服务 档案外借服务 档案复制服务 档案证明 档案咨询 档案展览
五、档案检索和利用
常用档案资料的编制 • 大事记 • 组织沿革 • 基础数字汇集 • 资料汇编
总结
通过档案工作的一系列环节， 最终使档案信息得到妥善保存， 有效开发，服务于社会。
第二篇
五、信息的传递
• 确定方法 说——语言传递 读——文字传递 电——电讯传递 看——可视化辅助物传递
六、信息的存储
纸质载体
激光载体
信息存储载 体
磁性载体
感光载体
六、信息的存储
• 信息存储管理系统 集中管理系统 分散管理系统
计算机辅助管理系统
六、信息的存储
• 存储要求 选择存储——有无用 确定期限——放多久 分类存储——分别放 防止损失——安全放 便于利用——找得到
• 要求：
（1）科学性、系统性、逻辑性、实用性 （2）确定体系，标准、层次 （3）准确归类，不交叉或包容
三、信息的分类
• 熟悉 选择 辨类 归类
信息分类方法有哪些？
四、信息的校核
• 范围： 事实、观点——内容 数据、图表、符号——形式 时间、地点、人物——对象 政策、法规——依据
要求： 以原始数据为基础 排除主观因素干扰
七、信息的传递
• 信息传递的基本形式：
（1）口头传递。 （2）书面传递。 （3）电信传递。
八、信息的利用
• 信息利用的形式
①信息检索服务 ②信息加工服务 ③定题、咨询服务 ④网络信息服务
总结
秘书应当努力使自己成为领导的眼 睛、领导的耳朵、领导的手和脚，但绝 对不要成为领导的大脑。做领导的目、 耳、手、足的意思就是为领导收集信息， 推荐好书，结交诤友，以让领导纵观天 下风云。
档案管理基础
• 档案和档案工作 • 档案的收集和鉴定 • 档案的整理和保管 • 档案的检索和利用
培训要点
信息管理基础
• 档案和档案工作 • 档案的收集和鉴定 • 档案的整理和保管 • 档案的检索和利用
第一篇
档案管理基础
一、认识档案
档案是随着人类社会的产生 和发展，逐渐产生的发展起来 的。
远古时期的“结绳”、“刻 契”等记事方式，可以看作是 档案的前身。但它们还不是严 格意义的档案。
。2020年7月26日星期日上午11时47分55秒11:47:5520.7.26
• •
T H E E N D 15、会当凌绝顶，一览众山小。2020年7月上午11时47分20.7.2611:47July 26, 2020
16、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2020年7月26日星期日11时47分55秒11:47:5526 July 2020
• 17、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。上午11时47分55秒上午11时47分11:47:5520.7.26
谢谢观看
• 我国档案馆网络已经建成，并在各项 事业中发挥着重大作用。
三、档案收集和鉴定
• 收集：
把各处形成的档案集中到档案部门。
• 收集的主要方法：
归档、平时收集、移交
文件转换成档案的三个条件： 1、办理完毕、 2、有保存价值、 3、集中保存
三、档案收集和鉴定
• 文件归档：
归档时间：第二年六月以前 归档范围：办理完，有价值 归档要求：
直接反映 间接反映
一、相关知识
• 信息工作的基本要求：
准确、及时、全面、适用
收集
整理
传递
存储
利用
反馈
一、相关知识
反馈
信宿 信道 信源
一、相关知识
• 信息的种类 按性质：自然、社会 按形式：语言、文字、声像、机读、 缩微 按领域：政治、经济、…… 按状态：静态、动态 按来源：横向、纵向 按作用：预测、动态、反馈
1、制成材料符合要求 2、初步整理
三、档案收集和鉴定
•档案鉴定
档
原则
有用 保
案
价期
存
鉴
方法
值限
销
定
标准
无用 毁
三、档案收集和鉴定 • 保管期限
永久 无期限
定期
有期限
长期 16-50 短期 ＜15
三、档案收集和鉴定
• 原则
全——全面 深——历史 远——发展
• 要求
（1）内容 （2）特征 （3）需求
• 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other famous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about.
三、档案收集和鉴定
• 判断——是否保存 • 分析——价值大小 • 确定——保存多久 • 复审——有无变化
三、档案收集和鉴定
• 如何分析档案价值 来源 内容 形式
技功术能
四、档案整理和保管
• 档案整理：
通过对档案的分类、编号、编目、上架， 使档案实现系统化的过程。
四、档案整理和保管
• 含义 按照“来源、时间、内容、形式” 对档案进行
四、信息的校核
• 确定内容
选择方法 核实分析 作出判断
溯源法
比较法
核对法
逻注辑法意： 调结查法合使用 数理提统计高法质量
向外传递 向内传递
五、信息的传递
• 方向——
信件 备忘录 通知 告示 传阅单 内部刊物
信件 新闻稿 新闻发布会 报刊声明
五、信息的传递
• 信息传递的要求：
（1）快速及时。 （2）准确完整。 （3）区别对待。 （4）安全保密。
• 常用分类法 年度、组织机构、问题
四、档案整理和保管
• 常用分类法的结合运用 年度——组织机构 年度——问题 组织机构——年度 问题——年度
四、档案整理和保管
• 要求 正确判断年度、组织机构
法律、条例：批准日 指示、命令：签署日 会议纪录：开会日 计划、总结：针对日
四、档案整理和保管
• 编目：案卷目录的编制