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企业ER系统管理制度
深专车ERP系统管理规定、总则第条为了加强公司刚刚上线的信息系统（ERP信息系统）的管理确保信息数据的安全性和关键用户录入单据的准确性促进公司信息化系统管理的工作持续健康发展满足深专车管理层决策信息和重要信息披露的需要根据公司相关管理规章制度结合公司ERP信息系统工作的特点特制定本办法。

第条深专车ERP信息系统是指在公司各管理部门的工作中运用公司网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和各项业务管理总和。

第条深专车ERP信息系统工作的目标是：以会计成本核算为基础逐步建立全公司统一的、科学的、经济合理的并具有辅助核算、支持决策、半自动化到自动化功能的企业信息化网络系统。

第条公司技术中心IT组主要负责管理公司上线和上线后的ERP 信息系统运维工作。

基本任务如下：（）研究并提交制定的管理ERP信息系统发展规划并组织上线和实施工作（）根据中集集团公司新的需求组织相关部门、人员对ERP信息系统进行改进和完善（）制定管理ERP信息系统的标准的管理办法和管理规章制度（）组织制定管理ERP信息系统行业标准、规范、并组织实施和监督（）组织和管理ERP信息系统的有关人员的培训和指导工作（）总结、交流推广ERP信息系统的经验指导各业务部门开展ERP信息系统开展业务工作（）建立集团公司“技术支持热线”和“项目管理网络系统”负责协调各种同信息
系统相关的技术服务和相关技术问题的解答第条应根据中集车辆集团的各项规定、标准和规范来开展本单位的ERP信息系统工作第条形成ERP信息系统管理工作的发展方向和重点各部门应充分重视这一工作把它作为建立现代企业制度、提高信息质量满足报告流程加强企业内部管理的一项重要工作来抓为决策者和管理者提供高质量的信息服务。

要把ERP信息系统工作同其他工作有机的结合起来逐步过度到以ERP信息系统为基础和手段的工作方式上来。

要重点做好普及工作是绝大部分企业办公人员了解和掌握ERP信息系统本信息化规模目前适用于塑深圳中集专用车有限公司本规范即是保证系统正常运行的规范也是考核各部门工作情况的重要依据。

岗位及岗位职责随着集团ERP信息系统应用层次的不断深化计算机应用在核算和管理方面无论在范围上还是层次上都有了很大的发展为了使我公司信息化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性特制定如下ERP信息系统的岗位及岗位责任各部门要根据实际情况进行设置进行相应的考核机制。

系统管理岗位（软件工程师）为更好地发挥信息系统为管理服务的原则在公司的领导下根据的生产管理特点和生产管理岗位设置的要求以实现ERP信息系统替代手工计划的管理顺利过渡设置系统管理岗位系统管理岗位岗位要求系统管理员是系统的维护和管理人员是一个技术性较强的岗位进过培训此岗位要求具备计算机软件及数
据库知识有维护系统环境的经验。

岗位职责a)负责系统应用软件、硬盘的日常维护工作例如软件补丁更新、网络环境配置等并登记相应的维护记录b)参加相关的系统业务联络员培训解决软件操作过程中出现的技术问题并在必要的时向相关部门或软件的使用权限c)按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作根据实际工作需要经生产主管批准后合理分配系统操作人员的使用权限d)负责系统数据库的备份系统及系统数据、档案安全保密工作e)负责公司下发的数据采集系统的维护、使用并按照公司的要求按时连通网络上报数据如果遇到为题应及时于公司联系f)严格遵守公司其他关于安全性。

保密性的规章制度对于违反规章制度进行泄密的行为有举报的义务岗位权限a)负责整个系统的用户、数据信息的安全根据公司的有关制度保证数据的准确b)有对整个系统软件进行系统升级的权限负责系统环境的搭建问题c)有对数据管理元、员、各单位系统业务联络员进行督促的权利并知道他们完成本职工作d)遵循公司其他关于系统管理的规则、制度系统基础数据管理员岗位要求数据维护员是系统中基础数据的主要操作人员主要负责物料编码公司部门供应商和客户（公司往来单位）公司组织和人员物料采购组和采购人员的关系等数据的维护负责公司内系统的操作人员权限管理。

经过公司领导审核后有软件供应商进行操作培训具备系统操作和熟悉操作办公软件能力并对公司业务有一定的了解目前有技术中心IT组的同事处理这项业务。

岗位职责a)对即将进入系统的物料编码和物料主辅单位必须严格按照软件要求进行核实后在核对后物料的基本信息、财务属性、采购属性、库存属性、生产属性、计划属性后录入系统并做好记录b)核实需要进入系统的人员、部门、公司往来单位、仓库等基础信息并及时录入系统保证系统的正常运行c)对安全性和规格型号要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据按照规定格式进行录入、维护d)数据管理员必须对自己所维护的数据负责在系统中查询、修改维护的基础数据对维护的数据做好文字记录e)遵守公司及有关保密性和安全性的规则制度遵循公司系统业务主管部门负责落实工作安排熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况把握操作人员动态并根据业务部门提交的人员操作权限进行及时分配及时配合完成系统相关工作f)熟悉软件的安装调试及计算机、网络等硬件设施的维护工作并按数据管理小组要求g)协助系统数据管理小组开展业务调研。

岗位权限a)数据管理员拥有自己的独立账号和密码和拥有开通个业务部门人员的授权权限允许进入系统中相关维护基础数据的模块和功能数据管理员必须对自己的账号和密码进行安全设置做到各负其责b)数据管理员在系统能看到相关业务部门相关模块相关数据维护的界面拥有操作权限的模块和功能c)数据管理员在系统拥有管理和负责收集基础数据的权限并对所维护的数据进行查询和修改d)数据管理员在系统中所维护的数据可以再系统中打印也可以导出为电子格式但需要填写操作记录遵循公司系统管理规定对权限分配的制度。

e)有查询系统数据权限并根据公司的有关制度检查数据的准确性同时负责系统环境的搭建对公司内操作人员违反公司信息管理规章制度或系统规章管理制度的行为进行监督的权利f)遵循公司其他关于系统管理的规章、制度。

供应链系统岗位的职责销售员岗位岗位要求销售员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员主要负责制定销售预测模型及收集各销售工作站的销售预测、销售订单及零星需求并进行汇总后及时进行录入录入时必须做到数据准确、及时。

经过培训此岗要求具备计算机操作的基本知识熟悉系统生产计划的业务流程熟悉掌握系统的操作方法。

岗位职责a)负责制作销售计划。

b)及时办理物料的销售订单业务及时开制销售提单。

c)调整产品的销售价格。

岗位权限a)销售员拥有自己的独立账号和密码只允许进入系统的销售管理模块及仓库管理模块销售员必须对自己的账号和密码进行安全设置做到各负其责b)销售员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料只能看到本人拥有操作权限的模块和功能c)销售员在系统有制作销售计划、销售订单、销售提单、内部零星需求及对应得单据审批权限及相应单据的查询权限。

d)销售员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。

e)销售员在系统中制作的单据和帐表可以在系统中进行打印也可
以导出为电子文档f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。

仓库管理员岗位岗位要求仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员主要负责物料收发业务库房管理在企业实际管理中业务复杂因此系统中库房管理人员需要了解企业实际业务流程并按照流程在系统中体现及时进行系统数据的录入做到数据的准确性和及时性。

经过培训此岗要求具备计算机操作的基础知识熟悉系统库存管理的业务流程熟悉系统的操作方法。

岗位职责a)及时办理物料的入库业务仓库管理员在收到物料时必须及时审查及时在系统中办理物料的入库业务。

为了保证系统的稳定运行各个部门仓库管理员需了解不同的入库业务在系统中操作方法制作单据。

不允许随意更改单据类型和制作单据。

发现制作单据错误需及时更改b)仓库管理员针对自己负责的客房需要对办理物料入库单进行系统库存管理模块的入库单记账功能原则为每天的单据在下班前必须记账c)及时办理物料的出库业务仓库管理员在进行发料业务后在系统中办理物料的出库业务为了保证系统的稳定运行各个部门仓库管理员需了解不同的出库业务在系统中操作方法制作单据类型业务类别。

不允许随意更改单据类型和制作单据。

发现制作单据错误需及时更改d)客房管理人员针对自己负责的库房需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记账功能
原则为每天的单据在下载前必须记账e)针对料废工废处理严格按照操作岗位手册办理料废工废的系统业务录入并及时进行系统登帐业务f)库房管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查发现错误后按照流程继续拧修改g)库房管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能为领导或相关人员提供查询的数据打印或电子文档进行呈报h)遵循公司其他针对系统管理的制度。

岗位权限a)仓库管理员拥有自己的独立账号和密码只允许进入系统的库存管理和采购管理个模块库房管理人员必须对自己的账号和密码进行安全设置做到各负其责b)库房管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门只会看到自己拥有操作的模块和功能c)仓库管理员在系统拥有制作入库单的权限具体包括采购入库单生产入库单其他入库单调拨移库单盘赢入库单生产入库单、其他入库单调拨移库单d)仓库管理员在系统拥有制作出库单的权限具体包括采购入库单生产领料单、其它出库单调拨移库单盘亏出货单e)仓库管理员在系统中拥有查询库存管理中帐表的权限具体包括库存余额的月报、日报、出入库单据的查询、批次管理的查询及收发存汇总表查询等f)仓库管理员在系统中制作的单据和帐可以在系统中进行打印也可以进行导出为电子文档g)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度采购计划岗位岗位要求采购计划员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员主要负责物料采购计划业务采购计划业务在企业实际管理中极其重要因此系统中采购计划员需要了解企业实际业务流程并按照流程在系统中体现及时进行系统数据的录入做到数
据的准确性和及时性。

经过培训此岗位要求具备计算机操作的基本知识熟悉系统采购管理模块的业务流程熟悉掌握系统的操作方法岗位的职责a)及时处理各部门的采购请购需求并在系统中制作采购计划b)采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况如采购计划的状态变更：执行终止变更等并根据实际情况在系统中进行体现c）对于系统中没有的物料需要及时按照操作规范录入到系统中d)采购员需要跟踪采购计划在系统中的执行情况如物料的入库或物料的在途e)采购计划员按照系统供应的查询帐表和单据的功能为领导或相关人员提供查询的数据打印或电子文档进行呈报f)遵循公司其他针对系统管理的制度岗位权限针对采购部门供应系统和配套体系的保密性系统对采购计划员的权限设备具体内容有：a)采购计划员拥有自己的独立账号和密码只允许进入系统的采购管理和库存管理采购员必须对自己的帐号和密码进行安全设置做到各负其责b)采购计划员在系统只能看到自己负责采购计划只能看到自己拥有操作的模块和功能只能看到自己负责的物料、仓库等信息c)采购计划员在系统拥有制作采购采购计划和修改采购计划的权限在库存管理中具有录入物料目录录入货位物料分布的权限d)采购计划员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中帐表和单据的权限具体包括采购计划采购订单采购入库单等e)采购计划员在系统中制作的单据和帐表可以再系统中进行打印也可以进行导出为电子档案f)遵循系统其他管理文档针对权限分配的制度采购员岗位岗位要求采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人
员主要负责物料采购业务采购业务在企业实际管理中极其重要因此系统中采购员需要了解企业实际业务流程并按照流程在系统中体现及时进行系统数据的录入做到数据的准确性和及时性。

进过培训此岗位要求具备计算机操作的基本知识熟悉系统采购管理模块的业务流程熟练掌握系统的操作方法岗位职责a)及时处理采购计划员在系统中制作的采购计划并把采购计划按照企业实际情况转化为采购订单满足企业生产需要b)采购员需及时把系统中的采购订单反馈到供应商那里并跟踪采购计划如发生订单变更时要及时更改订单c)采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况如物料的入库或物料的在途d)采购员按照系统提供的查询账表和单据的功能为领导或相关人员提供查询的数据打印或电子文档进行呈报e)遵循公司其他针对系统管理的制度岗位权限针对采购部门供应体系和配套体系的保密性系统对采购员的权限设备具体内容有：a)采购员拥有自己的独立账号和密码只允许进入系统的采购管理和库存管理个模块采购员必须对自己的账号和密码进行安全设备做到各负其责b)采购员在系统只能看到自己负责采购计划（订单）和采购入库单只能看到自己拥有操作的模块和功能c)采购员在系统拥有制作采购订单和修改采购订单的权限d)采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中账单和单据的权限具体包括采购计划采购订单采购入库单采购发票采购付款单等e)采购员在系统中制作的单据和帐表可以再系统中进行打印也可以进行导出为电子文档f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度财务存货会计岗位岗位要求财务存货会计师系统中存
货核算模块的主要操作人员和负责人员是销售管理及采购管理中发票与付款单、汇款单的主要操作人员主要从资金管理的角度出发加强对物料的管理。

指在降低存货的资金占用完成物料收发存的成本核算能够正确及时的核算出材料成本进行材料的核算业务此岗位要求具备计算机操作的基本知识熟悉系统存货核算的相应首付款的以物流程熟练掌握系统的操作方法岗位职责a)负责企业原材料的结算业务和暂估业务在系统制作采购发票进行发票和入库单的核销制作销售发票与销售回款单等b)在系统中利用库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料的收发存进行管理c)财务存货会计针对在实际业务或系统发现的库房管理人员或采购员的数据或信息错误有职责进行监管并要求其进行及时的更改e)财务存货会计在物料计划价格价格变更的时候必须在系统进行及时调整对于新物料必须在及时对新物料的计划价格进行调整d)财务存货会计按照系统提供的查询帐表和单据的功能为领导或相关人员提供查询的数据打印或电子文档进行呈报g)遵循公司其他针对系统管理的制度岗位权限系统对财务存货会计的权限设备具有内容有：a)财务存货会计拥有自己的独立账号和密码只允许进入系统的存货管理、采购管理和销售管理个模块财务存货会计必须对自己的账号和密码进行安全设置做到各负其责b)财务存货会计在系统自能看到自己负责的仓库和相关业务部门只能看到自己拥有操作的模块和功能c)财务存货会计在系统拥有制作发票的全新并对采购发票和入库单进行对采购入库单进行暂估业务和冲
销业务具有制作发票、销售汇款单并进行销售的权限d)财务存货会计在系统中拥有查询采购发票和付款单、销售发票与汇款单的权限e)财务存货会计在系统中具有调整计划价格的权限f)财务存货会计在系统中拥有查询存货核算中帐表的权限具体包括库存存货余额的月报、日报出入库单据的查询收发存货汇总表查询等g)财务存货会计在系统中制作和查询的单据和账单可以在系统中进行打印也可以进行导出为电子文档h)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度操作管理制度为了加强软件的操作使用管理确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度、使用人员的操作权限：（）严格授权制度：要严格系统管理员的授权权限必要时所有软件操作员的操作权限清单要经过总监（总会计师）或会计主管审核尤其是对与报表封存、账务月结、记账与取消记账等重要的功能权限一定要详细设置应由专门人员或由会计主管亲自负责（）严格标准码制度：所有单位必须严格遵守单位集团公司已经下发的标准编码并且按规定好的标准单位编码、标准报表编码、标准科目编码上报数据严禁私自改变标准编码。

系统管理员必须根据集团公司的整体要求和本单位的实际特点进行初始化设置（）数据录入人员进行数据录入操作时应严格按照凭证编制人员或系统管理人员并根据修正后的凭证修改录入的数据。

数据录入人员除可以进行数据录入操作外还可以进行数据查询工作但不得进行数据复核操作复核人员亦不能进行数据录入操作复核时发现凭证录入错误必须通知数据录入人员进行修改复核人员不得
进行已录入数据的修改操作待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作（）系统维护人员除实施数据维护时一般情况下不允许随意打开系统数据进行操作。

实施维护时不准修改数据结构。

其他操作人员一律不允许实施数据库操作（）用于信息化的硬盘和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。

其他人员一律不允许上机。

操作人员必须进过培训并进过系统管理员认可合格后方可上机（）操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”如实填写操作人员有不可推卸的责任（）出纳员、维护人员、程序人员均不准实时数据录入操作（）备份数据软件和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管账务处理制度：（）不应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件。

根据现行制度和集团公司要求运用软件的规定正确的设置全部级次的会计科目会计年度中间可以任意追加新的会计科目但已经制单或记账的会计科目不得任意修改或删除(账务的修改工作由系统管理人员执行)（）转换会计年度时应在新的会计年度开始后的天内完成结转各帐户的年初手续并保证数据检验平衡正确年初余额在当年记账以前可以修改当年记账以后如有调整只能通过填制记账凭证进行（）任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证摘要区规范填入在机上填制的记账凭证编号应当连续（）记账凭证必须进过复核人员签
字后才能根据其登记账簿复核人员必须在屏幕上直接对及其存储的记账进行复核签字同时要对打印输出的记账凭证或代用凭单进行签字盖章。

同一张记账凭证填单和复核不能是同一人。

记账凭证在记账以前必须打印输出（记账凭证清单）没有打印输出的记账凭证不得登记入账（）总账及现金账和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订出纳人员根据审核人员审核并准许报销的凭证收入或付出款项出纳人员可以不登记订本式日记账如现金处理收支较多可根据需要自设辅助账。

单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库日报表并在表上签字盖章（）日清月结制度：每日处理的凭证要及时记账要根据集团公司的要求设备统一的月结日期。

月结功能应由专人负责并且月结以后不允许在处理该月业务。

单位应保障至少每月核对一次总账每季核对一次明细账。

（）报表审核与封存制度：每月的报表在上报以前由总监（总会计师）审核并由相应授权的操作员在软件上进行报表的封存（确认报表封存标志）封存以后报表将不允许再修改。

（）必须将存储在机器内的账簿数据打印输出为书面账簿会计账簿打印间隔时间不得超过半年平时可以打印已满页的账簿数据但每年年末必须将全部账簿数据打印输出。

、会计凭证的审核与管理：会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。