监管操作流程与规范

监管现场运营操作标准
目录：
一、名词解释
二、现场操作流程
三、现场运营操作要求
四、质物出入库监控流程
五、监管日志填写规范
六、监管台帐填写规范
七、报表文件制作规范
八、现场凭证管理规范
九、监管风险预警信号及应急办法
第一篇：名词解释
一、盘点
定义：指定期或临时对库存商品的实际数量进行清查、清点的作业；即为了掌握货物的流动情况（入库、在库、出库的流动状况），对仓库现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对，以便准确地掌握库存数量。

目的：掌握质押物的数量、重量及空间分布。

二、首次盘点
定义：基于盘点操作的功能之一，标志监管项目的启动。

此项操作在出具第一份《质物清单》或《仓单》前，由我司、银行、企业，三方共同进行，确定项目的监管初始数量。

目的：确定我司负责监管的初始数量，台帐的数据起点。

三、物权凭证
定义：货物的权属证明，用于确认货物的来源，确认谁对该批货物拥有所有权。

目的：明确监管货物是否属于银行所有，避免项目出现事故时银行权益受损。

第二篇：现场操作流程
第三篇：现场运营操作要求
一、首次盘点
1、盘点要求
（1）根据《监管通知书》（附件1），辨识质物品名、规格和计量单位；
（2）认真计量、盘点，避免出现漏盘、重复盘点现象；
（3）与出质人共同盘点，共同确认；
（4）破损货物要做好登记。

2、盘点步骤
（1）获取公司出具的项目《监管通知书》（附件1），知悉质押物的品名、规格、计量单位；
（2）制作、打印《质物盘点明细表》（附件2），盘点表要根据现场情况制作，便于盘点；
（3）根据监管区域现有的库位和盘点人员数量，划分各盘点人所负责的盘点区域，每个盘点区域必须要有企业人员陪同；
（4）盘点: 严格辨识实物的品名、规格，认真清点数量，逐一在《质物盘点明细表》（附件2）上记录，所记录的质物品名和规格必
须和《监管通知书》所标明的一致；
（5）盘点完毕，各盘点人将盘点结果汇总，形成《盘点确认表》（附件3），然后拿给出质人签字盖章确认；
（6）收集出质货权凭证：货权凭证（附件4样本）要与质押物对应，证明质押物属于企业，并且质量和数量正确。

二、日常盘点
1、盘点要求
（1）每月底对所有质物库存进行全面盘点；
（2）每日上午对上一日有进出库的质物库存进行全盘；每日下午对质物库存进行抽盘，两次盘点都要形成盘点记录；
（3）对于有外包装的质物，要随机抽取，开包装查验；
（4）对于盘点差异，要求企业查明原因，同时据实调账。

2、盘点流程
（1）打印最新的账面库存表、货位图（附件5）和《盘点卡》（附件5）。

（2）按照货位图顺序，逐一核实质物品名、数量，将实盘数量记录在盘点卡的相关栏目；
（3）盘点结束，核实差异，根据实盘数量更新台账和货位图。

三、货位图制作
1、制作要求
（1）图中货物型号、数量、分布与质物实际情况一致；
（2）直观，能根据货位图直接找到货物；
（3）用excel表格制作，便于随时更新。

2、制作注意事项
（1）绘制监管区域平面图，监管区域如为仓库或混合仓库，则绘制仓库平面图，对仓库通道、进出口、消防设施做重点标示；
（2）标识存储区域划分界限，如监管区域已有现成的储位划分，则标示现有储位，如未划分储位，可根据监管需要自行划分，按照规则对储位进行编号：大写英文字母+数字，如A1，当然编号应因地制宜；储位划分不宜过细，以能够指引查找、方便绘制为宜；
（3）在各存储区域，标明所存放质物的品名、型号、数量；
四、质物出入库监控流程
1、监控要求
（1）所有进出监管区的货物必须经过监管员核实；
（2）进出库单证必须监管员的签字和企业的盖章确认。

2、监控方法
（1）取得企业货物进出计划，提前做好工作分工；
（2）根据进出库单证所注明的货物型号、数量，核实质物实际进出库情况是否与单证相符，发现差异立即制止；
（3）进出库结束，监管员与企业共同在单证上确认；
（4）取得进出单证留存。

3、入库管理
（1）货物入库前，出质企业提交到货通知预报，监管员做好入库准备工作；
（2）货物入库后，监管员和企业指定仓库人员共同盘点核定库存，并在《质押货物盘点明细表》（附件2）进行签字确认；
（3）监管员对企业提供的入库单据进行留存作为备查，入库单据作
为入库数据的有效凭证。

（4）入库操作流程
4、出库管理
（1）提交出库计划：质押货物出库前，出质企业向我司监管员提交出库计划，监管员根据企业的出库计划核对出库数量；
（2）判定能否出库：监管员判定此次出库后质押货物库存高于警戒线，则企业可以进行质押货物的出库；
（3）如果判定出库后质押货物的库存降至或低于警戒库存，监管员允许企业进行出库，但必须制作《预警通知书》（附件6）并通
过邮件的方式发送给银行和企业，同时抄送**仓储公司运营控
制人员；
（4）监管员将《预警通知书》打印出来，要求企业在《预警通知书》
上盖章或签字确认；
（5）如果出库将导致质物库存量降至或低于最低监管库存量，则监管员通知**仓储公司运营控制人员，并告知企业及时补货、还
款，同时通知质权银行，终止本次出库操作。

企业赎货或解押，根据公司指令放货。

（6）出库操作流程
五、监管日志填写规范
1、填写要求
（1）据实填写：根据每日巡库盘点、出入库及突发事件的实际发生
情况填写相关内容；
（2）填写及时：对于影响质物安全的事项，当班监管员要在事项处理完毕后第一时间填写监管日志，对于日常情况，当班监管员
要在每日18点或交接班时将监管日志填写完整；
（3）填写完整：监管日志所涉及的要素，必须填写完整；每日一页，不得遗漏。

空白地方用斜线划掉。

（4）日志的填写要规范，不得随意涂改，需要修改的地方用红笔斜线划掉，然后签上监管员姓名，记录数据要有计量单位并有《监
管通知书》一致，账目填写人明确。

2、填写步骤及示例
（1）项目启动，准确填写项目信息，包括项目名称、日志本号、启动日期。

图例
（2）每天填写监管工作日志、监管员按照监管日志所列明的要素，每日上午、下午和晚上对监管区域进行巡查，并认真如实记录。

图例
六、监管台帐填写规范
1、制作要求
（1）登账有据：台帐的依据是监管员与出质人共同确认的进出库单据。

（2）记录及时：每日18点或按照出质人工作日截止时间，完成台帐和报表更新。

（3）数据真实：台账记录的进出库数据要与货物实际进出库量一致。

（4）信息完整：每笔进出库所对应的凭证号、提送货人摘要等关键信息要在账本上记录完整。

（5）台帐填写要规范，不得出现随意涂改、记录数据没有计量单位，账目填写人不明确等错误。

（6）台账修改的地方必须用红笔划掉，然后写上正确数据。

（7）台账必须连贯，没有出入库的日期也要填写。

2、台账注意要点
（1）台账封面注明“××银行××项目质押物台账”；
（2）按照质物品名首英文字母的排序，排列质物的记账顺序，以便于查询；
（3）根据初次盘点数量，录入各质物的明细账，包括出入库数量和结存数量，上一次结存数量作为下次的期初数量；
（4）根据盘点数量，汇总质物的总账；
（5）根据月度、每日盘点差异，对台账进行调整，确保账实相符。

3.台账制作
由于各监管点的监管物外在形态，大小，属性各不相同，各监管点台账要根据质押物现场的实际情况（品类，规格，计量单位等）制作，要能准确反映质押物情况。

七、报表文件制作规范
1、制作要求
（1）报表数据要与盘点数据、出入库单证信息一致
（2）报表格式要根据现场质押物情况做调整，以求准确反映质押物情况。

（3）要结合货位图填写报表
2、电子报表
公司电子报表软件系统正在建设，电子报表以目前现有的格式，方式向公司传送。

八、现场凭证管理规范
1、存档凭证的种类
（1）监管凭证：《质押通知书》、《解押通知书》、《核价通知书》；（2）操作单证：《质物进出库单证》、《每日盘点记录》、《每月盘点记录》。

2、存档要求
（1）将质押货物主要原始单证和资料留存建档，保证原始单证资料要求尽量齐全；
（2）每日将出入库单据和各类单据档案分类整理，及时做好归档工作；
（3）每月末将上月文件、档案记录妥善整理，及时做好归档工作；（4）运营控制人员或片区主管定期对每月的项目巡查资料和档案进行回收。

（5）监管员将监管现场的所有文件、档案记录须统一存放在监管办
公室的文件柜或抽屉内，并须上锁管理；
（6）监管员每半年将文件、档案记录妥善整理，**仓储公司运营控制人员或地区主管从监管现场取回个区域公司，统一留存管理。

（7）根据监管点的单证管理制作归档记录表。

如下图（样本）。

九、监管风险预警信号及应急办法
为了有效控制监管业务的风险，监管人员要了解，分析来自各方面的风险讯息，作出迅捷，有效的反应，采取适当的措施。

例表（附件7）。