外来文件管理制度

外来文件管理制度External Document Management System
编制
Editor
审核
Review
批准
Approval
外来文件管理制度
1.总则
1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

1.2 外来文件包括从外部获得的文件，各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同，客户提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等。

1.3 本制度适用于本公司对获取、识别、传递、发放、更新外来文件等过程进行控制。

2.管理职责
2.1 技术中心标准情报室是外来文件的归口管理部门，负责对外来的技术标准进行识别，负责对本公司产品相关安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记、贮存和管理工作。

2.2 质检部负责对外来的法规规范进行识别；
2.3 办公室负责对外来法律法规、政策文件进行识别。

3.外来文件的获取
3.1 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。

3.2 公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。

4.外来文件的识别、评审
4.1 技术标准
4.1.1 凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术外来文件（电子版/书面版），收到后应提交到技术中心标准情报室，由标准情报室进行识别，并整理出《外来文件目录》，目录应列明文件编号、名称、发布日期；
4.1.2 技术标准，图纸等需提交技术部门，评审文件有效性和适宜性，确认是否为最新版，是否可依照执行；
4.1.3 标准情报室识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本，标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

4.2 法规规范
4.2.1 凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章及产品检验、接收标准，收到后应移交到质检部进行识别；
4.2.2 质检部对收集到的法规规范、产品检验、接收标准进行识别，识别其应实施的部门、范围；
4.3 政策文件
4.3.1 凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；
4.3.2 办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；
4.3.3 办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。

5.外来文件的提交、转化
5.1 评审人员对外来文件评审后，将适宜存档的外来文件正本及清单递送给档案室统一存档。

各部门提交文件的评审人员应在《外来文件目录》上签字确认，并明示使用方式及发放范围；
5.2 评审人员对外来文件识别后，对认定为不适宜存档的外来文件，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性，如再次确认文件不适宜归档，应在档案室报备并在《外来文件目录》上签字后销毁；
5.3 如果需要将外来文件转化为内部标准，则相关职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急、难易程度而定，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交档案室。

5.4 档案室负责把批准转换的外来文件原件收集归档，并编制《外来文件清单》。

6.外来文件的发放、借阅和保管
6.1 外来文件统一由技术中心标准情报室负责发放、借阅和保管；
6.2 外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由部门报请标准情报室确定分发范围后发放，登记《文件接收，发放，回收记录》，由使用部门负责人签字领用；
6.3 本公司外来文件一律不得外借，任何部门和个人均不得擅自复制外来文件。

内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

7.外来文件的更新、检查
7.1 职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性；
7.2 当外来文件发生版本更替时，档案室负责更新《外来文件清单》。

及时发放新版文件，收回旧版文件，并加盖作废章后销毁或处置。

对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。

7.3 质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。

8.附则
8.1 本制度由企业技术中心制订，报总工程师批准后颁布。

8.2 本制度由企业技术中心负责解释。

8.3 本制度自颁布之日起施行。

附件1
外来文件清单
附件2
文件发放、回收记录表
部门：表单编号：。