精心、精细、精准、精益求精——浅谈如何做好质量系统办公室工作

精心、精细、精准、精益求精——浅谈如何做好质量系统办
公室工作
摘要：办公室作为一个单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指
挥中心，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，任何一个环节出了
问题，都会产生很大的影响，甚至给整个质监工作带来被动或造成损失。

办公室
工作开展得如何，直接制约和影响着单位各项工作的开展和完成。

文中根据实际
情况，对办公室工作提出了具体的管理措施。

关键词：办公室工作精心管理服务到位
办公室作为一个单位的综合服务部门，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服
务等诸多工作，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。

具有参与
政务、管理事务、搞好服务的重要职责。

因此，要做好办公室工作，应该从坚持“一个原则”，实现“两个转变”，协调好“三个关系”，抓好“四项工作”做起：
一、坚持一个原则，围绕领导决策，精心组织，搞好服务。

坚持一个原则，就是要坚持上为党组领导分忧，下为干部职工服务的原则。

办公室是为
领导决策和实施决策服务的部门，是领导工作的参谋和助手，担负着承上启下、协调左右、
沟通内外的任务。

为适应工作需要，要着力把握上情、吃透下情，善于从错综复杂的现象中
发现带有苗头性、倾向性的问题，发挥好领导的耳目、喉舌作用。

办公室工作事小责任大，每件事都包含着很多学问。

因此，要做到视野开阔、思维敏捷、行动迅速、着眼全局，提供参谋——落实——反馈的全程服务。

在领导决策之前为领导收集
决策所需的信息，为决策作“铺垫”。

把参谋与落实有机结合起来，当好参谋，抓好落实，善
于发现问题，敢于揭露矛盾，如实反映问题，确保政令畅通，促进决策的落实。

二、实现“两个转变”，围绕办公职能，精细管理，促进服务。

服务是办公室的主要工作职责，而创新是办公室服务工作的持久动力。

提高服务水平是
办公室工作永恒的主题，离开了服务，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。

因此，要
致力于创新服务理念，积极创新服务方法，大力推进服务工作的两大转变，实现工作方式的
新突破：
一是由被动服务转变为主动服务：从原来的“领导交办、办就办好”的思维方式向“怎样去办、怎样办好” 的方式转变。

虽然办公室工作确实是受命行事，但不能就此认为办公室的工
作都是属于被动性的工作，很多工作可以提前预测，主动展开。

只要摒弃被动服务的观念，
增强超前意识，全方位、多角度地思考问题，早作准备，做到领导未谋有所思，领导未闻有
所知，领导未示有所行，一定会由被动变为主动。

这样，办公室在履行职责，办理领导交办
事项时，就会紧贴领导意图，围绕大局展开工作，从而牢牢掌握工作的主动性。

二是由一般服务转变为一流服务：办公室的一切工作都是围绕搞好服务来展开的，办公
室的地位、作用也主要是在服务中得以体现。

因此，办公室服务不能停留在上传下达、办文
办事等日常事务上，坚决克服大而化之的粗放式管理，尤其要在细节上下工夫。

找准那些带
有全局性和根本性的问题，积极主动的做好信息调研工作，及时向领导反馈基层工作中存在
的困难和群众反映强烈的问题，加强联系和沟通。

不断健全和强化信息网络，完善工作制度，为领导的决策提供有价值的参考和超前性的服务。

因此，在日常工作中，牢固树立“为领导服务，为各科、所、队服务，为单位职工服务”的意识，做到用心谋事，精细管理，在推动科学决策，当好参谋助手方面发挥创造性作用。

三、协调好“三个关系”，围绕工作开展，做到精准服务：
办公室是综合部门，既要协调方方面面，又要服务上下左右，联系内外，是机关的“窗口”和“门面”。

这不仅要求办公室人员当好配角，而且要善于配合，善于协调，搞好关系，为领
导解忧：
一是搞好横向协调。

即办公室与单位内部各个部门之间的关系。

凡是涉及到与内部部门的
事情，办公室人员应在决策、处理之前，及时和有关部门协商通气，取得共识后，再提交领
导审定，付诸实施。

决策付诸实施后，办公室要在职能范围内，调节工作运转的各个环节和
功能，对部门之间由于职能交叉产生的工作矛盾进行协调，减少扯皮现象，并根据工作部署，担负起监测工作进度的重任，明确督查任务，分阶段、有重点的进行督促检查，全面准确的
了解和反映有关决策的落实情况，防止和克服“各自为政”“单打独唱”的现象发生，实现同轴
共转，齐心共抓，保证决策落实到底。

二是搞好纵向协调，即上下级之间的关系。

办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查和兄弟单位负责人的来访等等。

是面向社会的重要窗口，是
承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和纽带。

因此，办公室效率要高、形象要好，发挥好
桥梁枢纽作用。

这样一方面可以有效地避免因工作协调不到位，可能造成领导层相互之间的
误会；另一方面能够及时得到来自上面的理解和支持，减少工作阻隔，少走弯路。

三是搞好外部协调。

质监部门虽然属于垂直管理机关，但其身处地方，与政府、办事处
及其他相关部门有着千丝万缕的关系，如不能很好的处理好各种外部关系，可能会使质监机
关的声誉受损、办事受阻。

因此，要加强与地方政府、部门之间的协调，建立健全工作联系
制度，形成与市委和“一府两院”勤联系，常交流，多协商的工作机制，营造融洽、和谐的外
部工作环境。

四、抓好“四项工作”，精益求精，树立服务品牌。

一是抓好学习强素质。

一方面抓好政治理论学习，另一方面抓好业务知识的学习。

同时，
还要抓科技、文化知识等其他方面的学习。

办公室担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务
和机关管理等多项工作。

在办公室岗位工作，必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验，才能适应办公室工作的需要。

只有平时注重不断的学习，随时掌
握有关国家的大政方针政策，保持清醒的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。

要熟悉业务知识，包括财会知识和科学文化知识，文字功底和
语言表达能力以及工作方法，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是答复问题等方面都
是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题等。

因此，只有抓好学习，才能不断提高办公人员的
综合素质和整体素质。

二是抓好调查研究。

调查研究是谋事之道、成事之基。

办公室要把调查研究作为为领导
决策提供依据的基础性工作来抓。

抓住领导的关注点及质监工作的着力点，深入开展调查研究，适时提出建议，做到谋领导之所需，解工作之所难，当好领导决策的“外脑”。

三是抓好制度管理。

没有规矩不成方圆。

办公室要根据本单位的情况制定有效的措施。

首先要合理分工，根据办公室的工作职责，将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位，制定
各种工作人员的工作职责，落实指标，各施其职，各尽其责，建立健全各项工作制度，做到
工作有章可循。

其次，工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情
况通报。

在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提
高办事效率。

对人们关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成。

再次，是严格
考核，建立激励机制。

按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，根据
考核情况与奖金挂钩。

同时还应制定一些激励措施，如调研、信息工作、新闻报道工作实行
奖励，充分发挥他们的积极性和创造性。

总之，在实际工作中，要始终把各项规章制度放在心上，严格各项工作目标管理制度，
建立健全职责范围、工作流程、工作标准、工作手段等制度，不断完善学习制度、调查研究
制度、信息报送制度、实绩考核制度等，使办文、办会、办事等工作更加科学、规范、有序。

严肃各项工作程序和工作纪律，做到工作到位而不越位、移位、错位。

凡事都认真，努力做到：知大知小，分清事情的轻重缓急，用大局的天平来衡量每一项工作，分清主次、大小、
难易，避免视小不为、因小失大。

值班、会议通知、发文核稿、座次安排、后勤服务、接待
等这些都是“小事”，但稍有不慎就会捅大漏子，导致办公室的整个工作脱节。

因此，绝不能
粗心大意，掉以轻心，懂得小中见大，以大带小。

要始终信守办公室工作无小事，小事不小，大事更大的观点，真正做到为领导服务、为部门服务、为群众服务。

四是抓好勤政廉政树形象。

作为办公室工作人员，必须以高度责任感，加强自己的勤政、廉政建设。

办公室工作头绪多，任务重，加班加点的时间的多，一年到头没有多少休息时间，是个清水部门，要胜任工作，就要始终保持一颗平静之心，做到头脑清，手脚勤，待人诚，
心胸宽，办事公，言行慎。

要不该说的不说，不该听的不听，不该问的不问，不该看的不看，不该要的不要，不该拿的不拿。

始终做到大事讲原则，小事讲风格，努力维护好领导形象，
充分发挥办公室的整体效能，增强服务意识，转变工作作风，提高服务质量，树立良好形象。

新时代的办公室工作有着更高的标准和要求，一言以蔽之，要当好助手、搞好协调，做
好服务。

参考文献：
王运涛《如何做好办公室工作》。