文书材料立卷归档程序

文书材料立卷归档程序
文书材料立卷归档程序
一、文件材料整理组卷
（一）将收集起来的零散文件材料，首先按单份文件进行整理，把每份形成过程中不可分割的材料分别集中到一起。

然后按文件特征，结合保管期限，将同一问题或相近似的问题、同一名称、同一制发机关、同一时间阶段、同一地区的单份文件材料分别再集中一起组成案卷。

（二）卷内文件材料的排列：
1、一般性文件按正件、签发件顺序排列。

2、批复性文件按批复、请示顺序排列。

3、转发性文件按转发件、被转发件、签发件排列。

4、法规性文件和重要文件按正件、附件、签发件、核办件和重要的修改稿顺序排列。

5、问题相同或相近的两个以上的文件，按每个单份文件排好后，再按文件的重要程度排列，重要的排在前面，一般的可按时间排在后面。

6、刊物性文件按刊物编号或形成时间先后顺序排列。

每期正件在前，签发件附后。

7、统计报表按汇总表、地区报表排列。

8、联发文件，本单位主办的按正件、会签件、签发件、底稿排列；外单位主办的按正件、会签复印件排列。

9、会议文件按会议纪要、会议决定、决议、领导讲话、会议通知、请示、名单、日程安排、简报、参阅文件、学习文件、代表发言材料等顺序排列。

根据会议形成文件材料多少、组成一卷或多卷。

（三）拟写案卷题名
1、要对卷内文件材料进行研究，简报扼要的概括出卷内反映的主要内容。

2、题名一般要具有责任者、主要内容、公文种类三要素。

3、责任者用序列号或规范简称或全称，有序列号的局级单位责任者用序列号、无序列号的局级单位，责任者用规范简称或全称。

两个以上责任者的可用“等”字省略。

4、案卷题名字数一般应控制在40个汉字左右。

（四）划定保管期限
根据卷内内容和文书档案保管期限的规定，定出案卷的保管期限，永久、长期、短期。

二、档案审查
把初步组成的案卷送局办公室或档案馆负责档案指导
立卷人员进行审查。

审查的内容是：
（一）卷内文件材料是否齐全，呈办过程是否清楚。

（二）组卷是否按文件特征进行组卷。

（三）卷内文件排列顺序是否遵循自然形成规律及相
互之间的有机联系。

（四）案卷题名拟写是否简明扼要，能否揭示出卷内的主要文件内容。

（五）保管期限是否划分基本准确。

（六）卷内是否有热敏纸文件和未除掉的金属物等。

审查人员发现的问题应予文字说明，以便负责档案具体操作人员改正。

三、立卷技术加工
（一）对卷内文件材料纸张规格进行处理。

凡应归档的文件材料一律使用A4型标准用纸，对文件用纸过大的要进行折摺，对文件用纸过小的要进行裱贴。

（二）编写卷内页号，将文件材料固定在卷内的一定位置上。

用黑铅笔编写，文件正面编在右上角，反面有文字的编在左上角（空白面不编号）。

页号采用阿拉伯数字从“1”开始，顺序编写，不得重复。

（三）档案卷内文件目录及备考表的填写
1、顺序号栏，填与卷内每份文件顺序排列号。

2、文号栏填写文件制发机关的发文字号。

3、责任者栏填写文件制发单位和个人，文件制发单位和个人应以文件下款的公章和个人印章或签名为准。

两个责任者以上用等省略。

4、题名栏填写卷内文件题名，对卷内每份文件的题名
要原文照录，不能省略或更改。

一栏录不完的题名可接第二栏依次录完为止。

5、日期栏填写文件制发的年月日，以文件下款的日期为准。

日期应写在题名最后一行相应的日期栏内。

6、页号栏填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。

页号应写在题名最后一行相应的页号栏内。

7、备注栏填写需要注明的内容。

8、备考表填写卷内文件材料需要说明的情况，立卷人、检查人签字或签章及立卷时间。

（四）案卷装订
1、卷内文件材料前后放置与文件纸张大小基本一致的牛皮纸。

2、卷内文件材料右边、下边要处理整齐。

3、采用三孔一线的装订方法，装订在文件左边，装订长度180毫米，距订口边10毫米。

（五）档案卷皮的填写
案卷卷皮一律用毛笔和较粗的钢笔逐项填写。

字迹要工整清楚。

1、卷皮上方小长格处，填写案卷形成的局级机构。

编为序列号的局级机构，填写大写序列号局，未编序列号的局级机构，填写职能局名称。

2、卷皮中间大格处，填写案卷题名。

题名要具有责任
者、主要内容、公文种类三要素。

责任者用序列号或规范简称或全称，有序列号的局级单位责任者用序列号、无序列号的局级单位，责任者用规范简称或全称。

两个以上责任者的可用“等”字省略。

3、起止日期栏填写卷内文件材料形成最早和最后的日期，用阿拉伯数字填写。

4、保管期限栏，根据划定的保管期限，填写永久、长期和短期。

5、件数、页数栏，用阿拉伯数字填写卷内文件的总件数和文件的
总页数。

6、立卷单位栏填写处、室职能机构。

编为序列号的处，填写编号，未编序列号的处、室，填写职能名称。

7、全宗号、类别号、目录号、案卷号栏，由部档案馆保管处填写。

四、档案移交
1、档案以局级单位向档案馆移交。

2、移交单位要编制档案移交目录一式二份和目录软盘。

3、接收档案单位要对移交的档案进行检查清点，并抽检卷内材料。

4、交接双方履行签字手续，移交目录各保存一份。