TS16949文件(全套质量手册、程序文件、表单)

共页第页
最新修订日期：共页第
文件控制流程图
1. 目的
对质量管理体系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各相关场所使用有效文件。

2. 适用范围
适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3. 职责
质量部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。

各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件，相关部门主管审核、签字，质量部审定，管理者代表批准。

各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合部审定，管理者代表批准。

技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括《工序标准操作卡》、《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等，并由部门主管领导审核批准。

各部门设兼职文件管理员，负责本部门文件和资料的管理工作。

4. 工作程序和要求
文件的分类
受控文件
凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：
质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

管理文件：如制度等。

技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

非受控文件
凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。

盖“非受控”章的文件为非受控文件，供有关人员参考用。

因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。

“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

文件管理
质量体系文件、管理性文件由综合部归档、控制、分发和回收。

技术文件由技术部归档、控制、分发和回收。

外来文件由各相关部门接受后进行识别，对需执行的文件按受控文件进行控制和管理。

各相关部门文件由各部门进行控制和管理。

文件编号
质量手册
XC
版
文件顺序号
文件代号
组织简称
-WI；外来文件-WL。

9等十位阿拉伯数字顺序表示，初始为0，中间不允许有空号。

（技术文件按技术文件管理规定执行）
文件版本用A，B，……，Z等二十六位英文大写字母顺序表示，初始为A，中间不能有间隔。

文件编制与审批
质量手册由质量部组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。

程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准由各职能部负责编制、审核，质量部或综合部审定，管理者代表批准发布实施。

文件编制后，填写《文件审批》，履行审核、审定、批准发布手续。

文件的发放与接收
发放：文件下发时，要加盖红色文件“受控章”，填写《收文登记簿》，发至使用点，确保文件受控，且每个使用点都能得到相应的有效文件。

接收：各单位文件管理员负责文件的签收、登记。

管理：综合部对发放的文件建立《受控文件清单》，对文件进行动态管理。

文件的修订、换版及销毁
文件的修订及换版由综合管理部执行。

管理文件需修改/换版时，由文件的编制者填写《文件修改/换版通知单》，履行原审核、会签手续后，由质量部审定，管理者代表批准后实施。

综合部对修改/换版的管理文件下发《文件修改/换版通知单》及修改后的文件，在《受控文件清单》中删除原有相应文件。

技术文件的更改填写《技术通知单》，具体执行《技术文件管理规定》。

各单位在收到新修改的文件后，及时查看对应的《文件修改/换版通知单》。

作废管理文件收回后，综合部填写《文件销毁记录》记载收回文件的去向和处理方式。

文件的保管
部门文件管理员要把文件分类，并按一定的规则放置，以便迅速查找及核对。

生产现场的文件摆放位置及方式，在不影响操作、抬头即可见到的原则下，由相关部门确定，文件使用人员执行。

文件应妥善保管，未经授权，任何人不得擅自标识、涂改和复印，并防止污染和损坏。

影响使用的破损文件，由文件使用负责人到文件发放部门更换相同版本相同编号的文件，破损文件收回。

外来文件包括标准、顾客提供的工程图样、法律法规，获得外来文件的部门要对文件的有效性及适用性进行识别，识别后的有效、适用文件要受控，其审批、发放、变更、回收，按受控文件进行管理。

顾客提供的新工程规范文件，要在5个工作日内完成评审和审批，要在两个工作周内完成更改，发放和实施，包括影响生产件批准的文件更改或更新并记录生产实施的日期。

文件使用人调离岗位，应及时与新调入人员进行文件交接，并到综合管理部办理交接手续。

收回的作废文件一律无痕销毁处理。

若作为资料或其它目的需保留的任何作废文件，文件管理员《文件销毁记录》“备注栏”中做好记录后加盖“作废参考”章, 由文件需要部门自行管理。

文件评审、换版
由于组织机构、产品结构重大调整等因素导致管理体系发生变化时，综合管理部及时组织对现行文件适用性进行评审，必要时按以上相关条款进行修订或换板。

记录的管理
记录是特殊形式的文件，按《记录控制程序》进行控制。

5. 相关文件目录
《记录控制程序》
《技术文件管理规定》
6. 相关记录及保存期
《受控文件清单》长期保存
《文件审批》保存期随文件寿命
《文件修改/换版通知单》保存期随文件寿命
《文件销毁记录》保存期五年
《收文登记簿》长期保存
1. 目的
建立并保持质量管理体系记录的控制要求，以保证能够提供产品符合规定要求和质量体系有效运行的证据及其追溯。

2. 适用范围
适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和顾客指定的记录。

3. 职责
综合部是记录的归口管理部门，负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录的审定和建立。

各职能部门负责本部门记录的控制和管理。

工作程序及要求
记录清单建立、备案、标识
各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单。

清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存期限，并经部门经理审批。

综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核，各部门经理批准，确保符合质量管理体系规定要求。

各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案。

综合部对记录空白表格给予文件编号，具体编码规则如下： XC/JL — ××× — ×/×
记录的使用
各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等。

记录应做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。

如需要更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名。

记录表单要按照规定的格式进行填写，不必填写处要用“/”划去，不能留有空白。

记录收集的内容
各部门根据其职能，确定、准备和收集以下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）：
管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录；
过程设计的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记录； 供方评价记录及合格供方的质量记录；
有可追溯性要求时，产品唯一性标识的记录；
设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录； 对过程、设备、人员的鉴定记录；
进货、过程、最终检验和试验的记录（包括让步放行记录） 检验、测量、试验设备的校准检定记录； 不合格品控制的有关记录
持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录 内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录； 各种培训记录； 与服务有关的记录； 与统计分析有关的记录；
搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录；
来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录； 可靠性分析、验证记录；
其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录； 对顾客或供方的PPAP 相关记录； 满足法律法规和顾客要求的记录；
记录编号 版本/修改状态 公司及记录的拼音缩写
效益、效率、成本相关记录。

记录的编目、归档、贮存
各部门对记录进行分类并按顺序编好目录。

各部门所产生的记录自行归档，对要归档的记录应按记录的时间顺序或编号序进行分类装订，对已归档的记录，记录管理人员要填写《记录归档及处理登记台帐》，且归档记录要标准明确、分类清楚、易于存取、追溯、查阅。

贮存
各部门自行贮存本部门所产生的质量记录。

贮存环境要适宜，防止损坏或丢失。

记录的保管要做到台帐清晰，便于识别、查阅、存取。

记录保存期限如下：
内部质量管理体系审核和管理评审记录保留3年。

产品风险分析、措施记录保留15年；b. 生产件批准文件、工装记录、采购单和修改单的保存时间必须为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年（当顾客有特殊要求时，按顾客要求执行）；
c. 质量运行状态记录（控制图、检验和试验结果）必须在其生产的当年和下一个日历年予以保留；
d. 以上规定的保留时间必须理解为“最短的”保存时间，本要求不替代任何政府规定的要求；
e. 所有质量记录的具体保存期限按质量记录目录清单规定的期限保存。

记录的查阅、作废处置、监督检查
查阅
记录借阅要履行借阅手续，借阅人要在《借阅登记台帐》上登记，签名，标明借阅份数和返还日期等。

归档的记录，原则上只能查阅，不能带出，以防损坏，丢失。

合同要求时，在商定期限内，记录可提供给顾客或其代表进行评价时查阅。

作废处置
超出保存期限的记录，如无继续保存的价值，各部门应进行作废处理。

记录需作废处理应列出处理清单，经部门经理批准、综合管理部备案后方能进行处理，作废的处理方式一般采取无痕销毁。

综合管理部不定期对各部门的记录的控制过程进行监督检查。

相关文件目录
《文件控制程序》
相关记录及保存期
《记录归档及处理登记台帐》长期保存
《表格管理样册》长期保存
1. 目的
规定内部质量管理体系审核的要求，确保质量管理体系持续地保持符合性和有效性，并为质量体系的改进提供依据。

2. 适用范围
适用于公司质量管理体系内部审核的控制。

3. 职责
质量部负责编制年度质量管理体系内部审核计划。

管理者代表审核、总经理（最高管理者）批准质量管理体系年度审核计划。

质量部负责内部质量管理体系审核的组织工作。

各部门接受内部质量审核活动，并对发现的和潜在的不合格项及时采取纠正和预防措施。

4. 工作程序和要求
内部质量管理体系审核的前期工作
质量部负责编制年度质量管理体系内部审核计划。

总经理批准内部质量管理体系审核计划。

管理者代表提名经过培训、具备审核资格的内审员组成审核组并任命审核组长。

审核组长主持召开审核组会议，并进行分工。

审核员按分工，查阅有关资料，并编制检查表。

制订和实施内部质量管理体系审核计划。

审核组长制订内部质量管理体系审核具体实施计划，计划内容应包括：
a. 审核的目的和范围；
b. 审核依据、过程要求；
c. 审核组成员；
d. 审核的日期；
e.审核范围必须覆盖质量管理体系运行的所有部门、场所和班次。

审核组应将审核计划提前7天通知受审核部门，受审核部门接到审核计划后如有异议，应在3天内向审核组长提出更改建议，最终审核时间安排由审核组长和受审核部门共同商定。

实施内部质量管理体系审核
审核组长主持召开有审核组成员和受审核部门有关人员参加的首次会议，介绍审核计划，说明审核要求，落实具体安排。

实施现场审核
审核员按审核计划和审核检查表实施现场审核，对在现场审核发现的不符合事实进行记录，不符合项分为严重不符合项和一般不符合项。

严重不符合项：
凡所查质量管理体系中有明显不符合ISO/TS16949：2002规范或质量管理体系运行中有明显不完善如缺少某个质量管理体系过程或某个质量管理体系程序未实施，或多次发现并形成系统的一般不符合。

一般不符合项：
凡所查质量管理体系或某系统存在的不足以影响质量管理体系或某系统的不符合。

c. 审核中发现不符合项，应在审核组内取得一致意见，并填写《不符合项通知单》，《不符合项通知单》应取得受审核单位签字认可。

审核结束时，审核组长主持召开有审核组成员和受审核部门有关人员参加的末次会议，介绍本次审核情况，并宣读审核结论，出据不符合项通知单，并对制订纠正措施、以及跟踪、监督等提出要求。

.编写审核报告，应包括以下内容：
审核的目的和范围；
审核依据；
审核组成员、审核日期、受审核部门、审核的过程和审核的主要内容；
审核项目中符合及不符合情况；
审核结论及纠正措施建议；
对前次审核后不符合项纠正措施的实施情况及控制效果的评价。

审核组长把内部审核报告报管理者代表审核、总经理批准后分送有关领导及有关部门。

责任部门针对不符合事实和不符合项，进行调查、分析，在规定时间内制订纠正措施，明确完成日期，并将《不符合项通知单》返还审核组。

审核组对责任部门的纠正措施计划进行确认。

责任部门必须在规定的期限内按纠正措施要求完成整改，并书面报告质量部。

质量部负责组织内审员对审核提出的不符合项整改情况进行跟踪检查，做好检查记录，并验证其不符合项整改的效果。

根据验证的结果，质量部编写对不符合项整改后的验证报告。

质量部把内部质量管理体系审核的结果以及纠正措施实施效果提交管理评审。

5. 相关文件目录
《管理评审程序》
《纠正和预防措施控制程序》
6. 相关记录及保存期
《审核检查表》保存期三年
《不合格项分布表》保存期三年
《不符合项通知单》保存期三年
《内部质量管理体系审核报告》保存期三年
《内部审核实施计划》保存期三年
目的
定期对质量管理体系进行系统的评审，以确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。

适用范围
适用于公司对质量管理体系的有效性和绩效进行评审。

职责
总经理主持管理评审并做出决策；
管理者代表负责向总经理报告质量管理体系的运行情况，向总经理提出召开管理评审会议的建议，协助改进措施的制订与实施；
质量部负责管理评审会议的具体组织工作及会议决策的落实；
各部门负责提供本部门有关管理评审输入所需的资料及上次管理评审提出的改进措施完成情况的资料、参加会议及决策措施的实施。

工作程序
质量部制定评审计划
管理评审每年至少一次。

若因市场发生重大变化、组织机构发生重大变化、产品质量发生重大问题、质量法规和质量标准发生重大改变、顾客严重投诉时，由管理者代表提议、总经理决定，适时增加管理评审。

评审计划内容包括：评审频次、时间、评审范围、参加部门和人员、地点，明确输入要求和责任单位。

管理者代表审核管理评审计划，总经理批准管理评审计划。

评审输入
综合部按计划内容书面通知各部门准备好评审输入资料。

质量部书面提供质量管理体系运行情况；质量管理体系运行监督情况。

综合部书面提供机构、职责和人力资源状况；人员培训及业务计划执行情况。

财务部书面提供质量成本分析和评估报告。

技术部书面提供过程能力提高和技术管理及预防和纠正措施实施情况。

生产部书面提供生产计划完成情况、安全环保情况及设备/工装管理情况。

采购部书面提供采购控制和供方供货情况。

质量部书面提供产品质量总体评价及产品的质量控制情况。

销售部书面提供产品销售、顾客订单完成情况、顾客抱怨、顾客满意度以及合同完成情况和对实际的和潜在的市场失效分析。

管理者代表提供质量管理体系运行报告，内容包括：
方针、目标适宜情况；
内部、外部质量管理体系的审核报告；
采取纠正、预防措施的效果，以及存在的问题；
质量管理体系运行、保持及其效果做全面的汇报、分析并提出改进建议。

组织评审
管理者代表汇报质量管理体系运行状况，包括失效、绩效和效率及改进建议。

各部门经理对主管的质量管理体系活动和/或本部门质量体系运行状况、存在问题和改进措施进行汇报。

与会人员提出评审意见。

总经理对质量管理体系做出评审结论，并对体系、过程、产品改进和资源需求做出决策、包括对方针、目标适宜性做出结论。

评审输出
质量管理体系的适宜性、充分性和有效性的总体评价结论；
对质量管理体系及其过程改进的决定和措施，必要时包括对质量方针和质量目标改进的措施；
与顾客有关的产品的改进决定和措施；
资源配置的需求改进。

管理者代表审核评审报告，总经理批准管理评审报告。

整改及跟踪验证
质量部根据批准的评审报告，下发纠正、预防措施通知单，明确责任和期限要求。

责任部门在针对实际质量问题进行分析的基础上，制定整改措施。

责任部门按《纠正和预防措施控制程序》实施整改。

质量部组织实施效果验证，验证人员应记录验证结果，根据验证记录编写验证报告，对验证有效的措施涉及到文件更改时，由综合部组织相关部门对文件进行更改。

具体执行《文件控制程序》。

管理者代表审核、总经理批准验证报告。

质量部按《记录控制程序》归档。

5. 相关文件目录
《纠正和预防措施控制程序》
《持续改进工作程序》
《质量管理体系内部审核程序》
《生产件批准程序》
《文件控制程序》
《记录控制程序》
6. 相关记录及保存期
《管理评审记录》保存期五年《管理评审改进情况报告》保存期五年《会议记录》保存期一年《管理评审报告》保存期五年《管理评审计划》保存期五年
保证人力资源需求得到满足，对从事影响产品质量工作的人员进行培训、技能考核，提高员工质量意识，掌握本岗位所需技能，胜任岗位工作。

适用范围
适用于胜捷公司人员的招聘、任职资格的确定及从事对质量有影响的各级人员的培训和资格考核。

职责
综合部职责
负责人员的招聘和管理工作。

负责组织各部门制订岗位规范，明确岗位任职条件。

协助各部门确认部门人员的任职资格。

负责制定人力资源流失应急计划。

负责编制年度培训计划。

负责对培训效果进行评价，并对培训记录进行管理，建立员工培训档案。

负责制定员工激励管理过程并总结。

负责对年度培训效果进行评审总结。

负责员工绩效考核工作的组织和管理。

各部门职责
负责提出本部门人员需求计划和员工的培训需求。

总经理负责年度培训计划的审批。

4. 工作程序和要求
综合部根据胜捷电机经营和发展计划制订出人力资源发展规划。

综合部组织各部门制订岗位规范、任职条件，依据任职条件对各类人员教育、培训、技能和经验做出规定。

各部门依据岗位规范、任职条件和业务计划，填写《培训申请表》报综合部。

人员需求申请的审批
综合部审核各部门人员需求申请。

总经理审批《人员需求申请单》。

综合部根据人力资源需求情况，实施人员招聘或内部调整，并开展相应的培训工作。

各部门每年12月15-20日向综合部提交下年度培训需求申请。

综合部每年12月31日前依据各部门培训需求申请及人员能力等级状况，编制年度培训计划。

总经理对年度培训计划进行审批。

培训的内容
质量意识、质量法规、标准、规范以及质量管理体系文件。

相关的专业技术知识和技能以及法律法规要求。

安全生产知识、相关规章制度。

临时安排的相关内容的培训。

培训计划的实施
综合部依据《年度培训计划》，制订《培训实施计划表》并通知受培训相关人员。

对需进行考试的培训项目，受委托部门同时拟制考试试题，报综合部备案。

综合部组织实施培训计划。

对需考试、考核的培训项目，培训结束后，由受委托部门和综合部组织考试、考核，在《培训档案》上填写考试、考核结果，并保留试卷和考试、考核记录。

培训结束后，综合部根据受培训部门意见及培训结果填写《员工培训记录表》、《培训效果调查表》，对此次培训效果进行评价。

评价的内容包括：
a. 培训的目的；
b. 培训时间；
c. 培训方式；
d. 培训课题、培训内容；
e. 效果评价及改进意见。

对从事特殊工作岗位的人员，包括检验、试验、特殊工序操作人员，综合部每年至少组织一次培训及考试、考核，对其资格进行认可，持证上岗。

综合部组织相关部门依据各岗位上岗标准、安全、技能等要求，对新进厂员工、转岗员工进行跟踪培训，经相关部门知识、技能考核达到要求后进行登记。

质量管理体系内部审核员由具有资格的认证、咨询机构培训、考试、发证，并经总经理任命。

对国家劳动部门规定的特殊工种：如司机、电工、电气焊工等根据需要由综合部组织外培、取证，并持证上岗。

综合部负责所有培训记录的管理，建立培训档案。

综合部负责对全员职责、技能进行考核并确定和掌握其能力等级，以便明确培训方向，做到知人善任。

能力等级划分如下：
a．不合格；
b．可以在监督下进行工作；
c．可以独立完成工作；
d．有能力指导他人进行工作。

综合部每年组织召开一次由各部门领导参加的培训工作总结会议，对全年培训工作的绩效、经验和不足进行评审，以持续改进培训工作，并保留记录。

综合部负责制订胜捷电机员工激励的管理过程和管理办法，通过调研、评审予以总结，并实施表扬和奖励以促进质量工作的开展和改进。

任职资格的确定
综合部协助各部门确定部门人员任职资格。

特殊工种任职资格由综合部根据国家有关法律法规的规定组织外培，并取得相应岗位的资格证。

电气设备的维修由持有电工证的电工负责。

特殊工序人员必须经理论、实际操作考试考核，合格后颁发上岗证。

技术部、质量部人员必须熟练使用计算机及相关仪器设备，在项目开发中具有使用APQP、FMEA、SPC、MSA以及CAD等技术的能力达到设计要求。

任职不合格者经再培训或重新招聘。

总经理审批综合部报送的人员的任职资格评定情况。

绩效考核
综合部负责组织新员工在试用期的考核。

综合部负责胜捷电机员工的绩效考核工作。

综合部负责招聘有效性及绩效考核有效性的评价。

5. 相关文件目录
无
6. 相关记录及保存期
《培训申请表》保存期二年
《员工培训计划》保存期二年
《员工培训实施计划表》保存期二年
《培训效果调查表》保存期一年
《培训档案》保存期长期
《员工培训记录表》保存期一年。