公司内部控制培训

公司内部管理培训
一、财务管理
1、会计凭证封面
记帐凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。

凭证种类：
现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证。

通用记账凭证，是指用来反映所有业务的记账凭证
2、记账凭证的填写
记帐凭证的基本要求是：（一）记帐凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记帐人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。

收款和付款记帐凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。

3、附件
除结帐和更正错误的记帐凭证可以不附原始凭证外，其他记帐凭证必须附有原始凭证。

如果一张原始凭证涉及几张记帐凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记帐凭证后面，并在其他记帐凭证上注明附有该原始凭证的记帐凭证的编号或者附原始凭证复印件。

二、合同管理
1、合同对方为自然人或个体工商户的，应当由其在合同签名处加按红色指纹或加盖个体工商户用章。

2、对方签约代表人或代理人要有合法的身份证明，及法定代表人证明书和法人授权委托书，无法定代表人身份证明及法人授权委托书，无权代表法定代表人签订合同。

对方为自然人的，无身份证明文件不得签订合同。

3、《中华人民共和国合同法》第二章合同的订立第十二条合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。

4、审批和签字盖章单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。

5、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

合同内容应注意的主要问题是:要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。

6、在公司履行完盖章流程之后，定稿的文件原则上不能再改动，如遇特殊情况，修改后需重新走审批流程。

7、所有以公司名义订立的合同须经公司法定代表人（或授权代表人）签署并经公司加盖有效合同公章方能生效。

签订后的合同我方应保留两份，涉及付款、转账等财务事项，我方保留三份。

8、合同正式签署后，合同承办人员将合同文本、其它有法律意
义的材料及合同流转单报一并进行归档保存。

如涉及付款、转账等财务事项，另需提交一份合同原件至财务部，合同承办人员可留合同副本备用。

9、所有合同文本都必须编号。

合同经签发后，需统一编制合同编号。

合同变更后，合同编号不予改变。

10、每项合同都必须建档管理。

合同档案包括：
（一）合同文本（原件）及其各附件；
（二）订立合同前产生的相关材料；
（三）履行合同中产生的相关材料。

合同的相关材料，是指与合同订立、履行、变更、解除等有关的任何有法律意义的材料。

二、内部控制管理
（一）采购管理
1、公司采购实行预算管理，经批准的采购预算是实施采购的依据，没有采购预算的采购项目，无相关审批不得采购。

预算内采购支出是由公司采购工作领导小组审批；预算外采购支出或临时急需增加的采购项目，需经董事会审批；需经公司“三重一大”决策程序审议的，按照相关程序执行。

2、采购管理工作包括：编制采购预算，制定采购计划；选定采
购方式和采购组织形式；组织实施采购过程；采购验收、履行合同和支付资金；结算记账等。

3、公司采购方式分为招标采购和非招标采购。

招标采购分为：
公开招标、邀请招标。

非招标采购分为：协议供货、竞争性谈判、单一来源采购、询价、零星采购及公司认定的其他采购方式。

应当指定专门机构归口管理工程项目，根据发展战略和年度投资计划，提出项目建议书，开展可行性研究，编制可行性研究报告。

项目建议书的主要内容包括：项目的必要性和依据、产品方案、拟建规模、建设地点、投资估算、资金筹措、项目进度安排、经济效果和社会效益的估计、环境影响的初步评价等。

可行性研究报告的内容主要包括：项目概况，项目建设的必要性，市场预测，项目建设选址及建设条件论证，建设规模和建设内容，项目外部配套建设，环境保护，劳动保护与卫生防疫，消防、节能、节水，总投资及资金来源，经济、社会效益，项目建设周期及进度安排，招投标法规定的相关内容等。

4、招标采购标准：
①货物和服务类项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的，应当采用公开招标方式。

②工程项目招标采购标准，按照《驻马店市建设工程招标投标管理办法》执行。

施工单项合同估算价在100万元以上的；与工程建设有关的重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元以上的；与工程建设有关的勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同
估算价在30万元以上的；
单项合同估算价低于上述规定标准，但项目总投资额（不含征地费、市政配套费与拆迁补偿费）在1000万元人民币以上的，必须进行招标。

执行过程中，驻马店市建设工程招标规模标准若有调整，按照新标准执行。

③驻马店市政府投资项目招投标管理办法第五十三条
发展和改革部门、审计机关对本市地方重点项目的招标投标活动一季度进行一次专项检查。

专项检查包括以下内容:
（一）招标投标当事人和行政监督机关有关招标投标的行为是否符合法律、法规规定的权限和程序;
（二）对招标投标的有关文件、资料的合法性、真实性进行核实;
（三）对资格预审、开标、评标、定标过程是否合法和符合招标文件、资格审查文件规定进行调查核实;
（四）招标投标结果的执行情况;
（五）其他需要专项检查的内容。

5、鉴于非招标采购方式的多样化，在国家法律法规及公司规定的允许范围内，为维护公司权益最大化，公司本部和子公司可根据采购项目的技术特点和使用环境等，选择适当方式进行采购。

其中，3万元(不含3万元)以下的货物和服务采购项目，公司可自主采购，并由采购需求部门、子公司负责登记3万元以下采购项目的基础资料汇总表和电子文档、台账，于每月月底前分别报送公司办公室和财务部备案。

6、邀请招标：邀请招标是指依法从符合资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并以发送邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。

不宜进行公告招标的，或具有特殊性、只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大；工程项目技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的，可采用邀请招标方式采购。

7、协议供货：协议供货是指事先通过公开招标采购方式，确定一家或者几家协议供货商。

凡是后面的采购出现的货物与协议供货商的供货范围一致的，直接走协议供货，不再招标。

规格或标准相对统一，产品品牌较多且市场货源充足的大宗通用类产品，可通过与中标定点采购单位签订为期1-3年供货协议。

符合条件的工程采购也可实行定点采购，一般在协议供货单位中通过竞价方式确定施工单位。

8、竞争性谈判：竞争性谈判是指与符合资格条件的供应商分别就采购事宜进行谈判的采购方式。

技术复杂或者性质特殊的，不能确定详细规格或者具体要求的；非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；因专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；采用招标方式所需时间不能满足需求的可采用竞争性谈判方式采购。

9、单一来源采购单一来源采购是指从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。

货物或服务项目，只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必
须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的；工程项目，涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾或者属于利用扶贫资金实行以工代赈、需要使用农民工等特殊情况，不适宜进行招标的项目；需要采用不可替代的专利或者专有技术；采购人依法能够自行建设、生产或者提供；国家规定的其他特殊情形，可以采用单一来源方式采购。

10、询价是指向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报价的采购方式。

采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目，可以采用询价方式采购。

11、零星采购
零星采购是指以零星开支方式支出且金额相对较小的一种采购
方式。

零星物资、低值易耗品、配件、小批量办公用品、保洁用品、福利、招待用品、宣传物等可采用零星采购方式。

采购的一般流程为：各部门和子公司按照需求提交采购申请。

采购申请应包括项目概况、采购需求、资格要求、技术规范、交货期、潜在供应商名单及建议的采购方式等主要内容。

经采购工作领导小组办公室、财务部审核后，提交采购工作领导小组审批，审批通过后启动相关采购程序。

12、公开招标与邀请招标程序。

（一）需求部门（子公司）根据采购申请编制招标文件。

（二）委托第三方招标代理机构或自行组织招标。

（三）在相关媒体发布公开招标公告或对特定单位发招标邀请。

（四）投标人投标。

（五）组建评审委员会。

公开招标评审委员不得低于5人且为单数，技术或者经济专家不少于三分之二。

（六）组织开标、评标、定标。

（七）发布中标公告，签订相关合同。

14、协议供货程序。

（一）采购需求部门推荐1-3家采购单位。

（二）采购工作领导小组通过比价、谈判等方式确定相关采购单位。

（三）签订供货协议。

15、竞争性谈判程序。

（一）成立谈判小组。

谈判小组不得低于3人且为单数，技术和经济类专家人数不少于三分之二。

（二）制定谈判文件。

谈判文件应当明确供应商资格、谈判程序、采购预算、采购需求、谈判内容、合同草案及评定成交标准等。

（三）确定邀请参加谈判供应商名单，选取不少于三家供应商方能开展竞争性谈判。

（四）确定成交供应商，签订相关合同。

16、单一来源采购程序。

（一）确定采购供应商。

（二）组织人员及专家进行论证，确保采购质量及价格合理。

（三）确定采购结果。

17、询价采购程序。

（一）成立询价小组。

（二）向适合的供应商发询价通知，供应商应不小于三家。

（三）按照供应商报价及综合评定确定供应商，并签订相关合同。

18、零星采购
采购申请经批准后，通过货比三家进行采购。

19、根据采购合同约定，采购需求部门（子公司）应根据采购类型特点制定验收方案，明确验收时间、方式、程序等内容。

重大项目采购验收还应当成立验收小组，按照合同约定对供应商履约情况进行验收，必要时可要求第三方机构及专家参与验收。

验收合格后，出具验收报告。

企业应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容
进行验收，出具验收证明。

涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。

验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。

20、归档
采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。

（二）费用报销
1、费用报销是指公司运营过程中发生的各项费用，包括零星物
品采购、日常运营费用、差旅费以及其他专项费用等。

2、各部门职责
费用报销事项发生部门是报销经办部门，承担以下职责：
（一）遵守各项费用管理规定，按照规定流程办理报销手续；
（二）经办人确保费用发生真实合理、符合相关规定，并对报销原始单据真实性、合规性负直接责任；
（三）部门负责人对事项真实性及票据合规性承担审核责任。

财务部是费用报销审核部门，履行以下职责：
（一）检查原始报销单据的真实性、完整性，复核报销金额的准确性，审核报销标准的合规性；
（二）检查费用审批流程合规性及完整性，进行费用支付与报销；
（三）检查费用报销累计金额是否超预算；
（四）通过财务分析向有关资金申请部门和公司领导提出建议，提高公司资金使用的安全性和效益性。

3、费用报销流程（详见附件1）
①经办人根据费用性质分类粘贴原始票据并填写“费用报销审批单”，报经办部门负责人审核；
②财务部主管会计进行单据审核，财务部负责人复核同意；
③经总经理审批同意后，财务部办理款项支付。

4、费用报销原则
（一）费用报销遵循“谁经办、谁报销”的原则，一事一报。

（二）按规定的报销流程审批，严禁不按顺序签字报销。

严禁由他人代经办人签字报销，严禁代审核人、审批人签字报销。

（三）费用报销应当及时，原则上当月发行的费用在当月报销，当年发生的费用不得跨年报销。

报销发票开具的日期不得超过一个月，超过一个月报销的需要经办人写出情况说明，经集团财务总监和董事长签字后方可报销；否则，财务人员有权拒绝办理报销。

（四）从其他公司、机构抽调到公司工作的人员，在派遣期间发
生的差旅费、办公费、业务招待费等费用在公司报销。

（五）在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

（六）报销事项需要签订合同或协议的，支付款项时需提供合同、协议原件及复印件，后续付款如遇付款条件、金额等发生变化的，资金支付时还需提供变更协议原件。

（七）经办人报销前原则上应取得相应的合规票据，因特殊情况无法在资金支付时取得合规票据的，经办人应当于付款后十个工作日内提供合规票据办理报销。

（八）财务部审核中发现开具的发票不符合要求或假发票的，应退回经办人。

5、票据合规性应符合以下要求：
1.发票应当按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性填开，项目齐全，内容真实，字迹清晰，不得涂改；
2.发票联应加盖单位发票专用章；
3.应填开付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称；
4.机打发票，除发票上有特殊注明事项外，其余内容应全部机打；
5.定额发票应按照发生经济业务的时间，准确填开日期，不得虚开或不开日期；
6.发票票面注明“发票的号码与机打发票号码必须一致，否则无效”的，发票的号码与机打发票号码必须一致。

（九）填写报销单时应注意：根据费用性质填写报销单据，不得涂改，金额大小写须完全一致，注明附件张数；报销审批单中列明的费用支出项目必须与所附票据相符；定额发票报销需经办人提供发票真伪验证。

（十）财务部有权根据实际情况要求经办人补充原始材料，拒不提供的，财务部有权拒绝付款，若款项已经支付，财务部有权拒付该经办人其他款项直至补齐相关材料。

（三）差旅费
差旅费是指工作人员因公出差期间发生的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费以及其他合理性支出（如：行李托运费、订退票手续费等）。

（一）差旅费列支标准
1.城市间交通费，指工作人员因公到常驻地（驻马店市常驻地不包括其所辖县）以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。

乘坐交通工具的等级见下表：
（1）员工出差如遇特殊情况需提高交通工具乘坐标准的，或改
签票的，相关费用（如改签费、退订手续费等）应经分管领导批准后，凭票据实报销。

（2）员工乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。

乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，每人可以购买交通意外保险一份。

（3）工作人员出差乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购同席卧铺票。

符合规
定而未购买卧铺票的，按本人实际乘坐火车硬座票价的60％给予补助。

（4）未按规定等级乘坐交通工具且不经批准的，超支部分由个
人自理。

2.住宿费，指工作人员因公出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所)发生的房租费用。

（1）公务活动（如参加会议、考察调研、学习交流、检查指导、汇报工作等）住宿费参照《驻马店市驿城区区直机关差旅费管理办法》、“中原豫资投资控股集团”相关制度的住宿费限额标准，如遇特殊情况，上浮不超过30%以内据实报销。

住宿费标准参照表：
单位：元/人/天
一线城市省会城市、直辖市、沿海城市及旅游城市其他地区500 380 300
注：城市类别及相关限额标准的调整，依据《驻马店市驿城区区直机关差旅费管理办法》进行相应调整。

（2）商务活动住宿费经公司总经理批准后可据实报销。

（3）员工出席或参加各类活动，主办方统一安排住宿的，按活动主办方统一安排的住宿费标准执行。

3.伙食补助费，指对工作人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。

参照《驻马店市驿城区区直机关差旅费管理办法》，按照出差自然（日历）天数计算，出差每人每天100元包干使用（驻马店市所辖县80元/天）。

4.市内交通费，指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用，按照出差自然（日历）天数，每人每天80元包干使用（驻马店市所辖县30元/天）。

因工作需要带公车出差的员工，发放市内交通费补助减半即40元/天（驻马店市所辖县15元/天），同行司机按40元/天（驻马店市所辖县15元/天）标准给予补助。

（二）差旅费列支规定
1.拟出差人员应事前填写《出差审批单》，办理审批手续。

2.报销差旅费时，要填报“差旅费报销单”，以业务需要为依据，按照实际出差的人数和天数，在标准范围内报销。

3.实际出差天数以自然日计算，以所乘交通工具往返时间为准。

与外单位拼车出行，需提供情况说明，凭单程票报销当天伙食及交通补助。

4.员工出差过程中发生住宿而没有住宿费发票的原则上不得报
销住宿费。

5.员工自驾省内出差的，因驾驶员操作不当引起的违规、罚款等由员工个人承担。

自驾产生的过路费凭票据实报销，并按照每百公里15升油耗补贴车辆加油费，里程数由经办人根据出发地至目的地填报，财务部在合理范围内审核（出发地与目的地直线距离上下浮动10%），按照规定报销住宿费及伙食补助，不再报销交通补助。

6.因工作需要，出差期间安排的相关宴请、商务谈判等所发生的费用与差旅费分单填报，经审批后予以报销。

7.外出参加培训（会议）的，应提供培训（会议）通知。

住宿费及培训费根据培训通知要求凭票据实报销，原则上只报销往返当天伙食补助及交通补助，如果培训单位不负担食宿的，应报销培训期间伙食补助但不报销培训期间交通补助。

8.出差人员在出差期间，事先经分管领导同意就近探亲，其绕道车船费机票费，扣除出差直线单程车船机票费后，超出开支部分由个人自理。

不享受绕道和在家期间的住宿费、出差补助和市内交通费。

9.因工作需要发生的外部人员差旅费，应根据协议确定是否由公
司承担，如无协议或协议规定不明确的，用人部门书面说明是否承担差旅费用，如需承担，应说明情况和应适用的费用开支标准，经部门负责人、分管领导签字确认，总经理批准后方可报销。

外部人员在本制度规定标准内凭票报销住宿费以及出发地与目的地之间的车船费
机票费，不得领取伙食补助及交通补助。

10.境外差旅费报销参照《驻马店市驿城区区直机关差旅费管理办法》相关标准执行。

（四）业务招待费
业务招待费是指为业务经营需要而发生的交际应酬费用，包括：住宿、宴请、招待用酒、用茶等。

业务招待由招待部门申请，并负责后续报销。

（一）列支标准
1.市属企业负责人开展商务活动,宴请标准按公司本部负责人每人每次不超过300元控制;公司本部各部门负责人、子公司负责人组织的宴请原则上不超过200元/人，随行司机原则上安排自助餐; 开展外事活动,宴请标准按每人每次不超过400元控制。

宴请提倡不喝酒、少喝酒，原则上中午宴请不喝酒。

2.其他要求按照公司有关制度执行。

（二）列支其他规定
1.业务招待费应遵循“必要、合理、节约”的原则，应用于工作需要，不得用于公司内部相互间招待。

2.宴请招待前经办人需填写“宴请申请单”，上报办公室，由总经理审批。

3.宴请招待后，经办人填写费用报销单，将发票、宴请申请单一并粘贴完毕按流程办理报销。

4.招待用酒、用茶等应符合中央“八项规定”精神和国家厉行节约反对浪费有关规定。

5、《党政机关国内公务接待管理规定》第十条接待对象应当按照规定标准自行用餐。

确因工作需要，接待单位可以安排工作餐一次，并严格控制陪餐人数。

接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人;超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

/6、《党政机关国内公务接待管理规定》第七条公务活动结束后，接待单位应当如实填写接待清单，并由相关负责人审签。

接待清单包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。

（五）会议费
会议费包括：住宿费、伙食费、会场租金、租车费、公杂费以及其他经批准的专项支出。

其中租车费是指会议期间，因自有车辆无法满足会务需要而临时租用车辆发生的费用；公杂费指会议资料的外部印制费，会议用文具用品购置费，会标、展板及证件制作费，传真费、。