项目往来文件管理程序

密级: □秘密□机密□绝密
文件编号:HF（UHP）- 435-PMD-PP-001利比亚盖尔杨简巴度地区五千套住房项目项目往来文件管理程序
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5签署2
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说明：
本文件执行解释权在工程管理部。

项目往来文件管理程序
目的
为确保在利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目（5000 Units Housing Project in Gharyan ,Libya ；中文简称：字母简码：5KUHP 项目代码：435）执行过程中，规范管理中国宏福集团（简称：CHFG 详见附件）及利比亚住房项目相关管理单位；中国宏福集团利比亚项目国内总部（简称：CHFGB 详见附件）；中国宏福集团利比亚项目总指挥部（简称：CHFGS 详见附件）与业主（Housing ＆ Infrastructure Board of Libya (HIB)）、监理、供货厂商及其它相关单位之间的往来文件，特制定本程序。

适用范围
本程序适用于利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位各职能部门与业主、监理、及其它供货厂商等之间为项目运作而发生的文件收发传递、电子邮件交流等情况。

对外文件往来文件文件归口由行政管理部统一管理，各相关管理部门之间或以及厂商之间往来文件归口，由各部门自行管理。

编号规定
传真、工作联络单、内部工作联络单编号
在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单必须遵从下列编号规定： X – HF （UHP ）–435- XXX / XXX - XXX
信息文件分项代码定义：
F --- 传真； L --- 工作联络单； C --- 内部工作联络单。

说明:当文件在项目内部发放时,第5层次代码(接收单位代码标识)省略；当文件发
送当地政府机构、集团公司，或现场同时发送多个项目参建/合作组织时，第5层次代码可用000表示。

会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件编号
在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件将遵从下列编号规定：
X – HF （UHP ）- 435- XXX - XXX
项目代码标识
接收单位/项目组代码标识 发文部门/项目组代码标识 宏福建工国际工程部代码标识 顺序号代码标识(001~n)
信息文件分项代码标识
项目代码标识
码标识
编制部门/项目组代码标识 宏福建工国际工程部代码标识 顺序号代码标识(001~n)
信息文件分项代码标识
项目计划/报告文件编号
HF（UHP）–435-XXX–XXX–XXX–XXX-X
后缀代码标识（仅用于计划）
顺序号代码标识(001~n)
装置区域代码标识（不分装置时以100表示）
文件分类代码标识
项目职能部门/项目组代码标识
项目代码标识
宏福建工国际工程部代码标识
文件分类代码定义：
PLN ---- 实施计划；
SCH ---- 进度计划；
EST ---- 费用估算及控制；
ARP ---- 年报；
QRP ---- 季报；
MRP ---- 月报；
WRP ---- 周报；
RPT ---- 工作报告。

版号代码定义：可变码，由数字0、1、2……组成，排序规律递增（用于年、月、周报及报告时缺省）。

当文件/记录在工程建设现场发生时，应在上述文件编号的职能部门/项目组代码后加“（S）”，顺序号可自成系统。

项目职能部门/项目组代码标识见《项目组织机构及职责》。

外部组织代码：承包商、监理及供货商的代码应为该外部组织的拼音缩写，由项目组与外部组织在协调会期间明确。

发给不同接收方、不同部门、不同种类的文件（同一文件例外）均应重新开始编号；各职能部门/项目组的文件与记录编号由工程秘书进行管理。

所有文件电子版应存为OFFICE97/2000/2003格式，电子文件的命名应与纸介质文件命名相同。

标准格式
在项目执行过程中，宏福建工国际工程部项目部与公司总部、监理及其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单、会议纪要、备忘录、通知、工作报告、指令、阅批件必须遵从附件标准格式，工作计划、进度计划、费用估算及控制文件、年报、季报、月报、周报等文件的标准格式见相应的程序文件。

起草人应保证各项信息填写完全，编号准确，页面清晰，签署有效。

签署
传真、信函
以部门或项目组名义发出的传真或信函，应有起草人和职能部门/项目组经理的签署方为有效；以项目名义发出的传真或信函，应有起草人和项目主任的签署方为有效。

会议纪要、备忘录、指令、阅批件
以职能部门/项目组名义对外的会议纪要、备忘录、指令、阅批件，应有职能部门/项目组经理和对方同等级别的负责人或授权代表签署方为有效；以项目名义对外的会议纪要或备忘录，应有项目经理和对方同等级别的负责人或授受权代表签署方为有效。

项目发生的所有传真、工作联络单、内部工作联络单、会议纪要、备忘录、通知、工作报告、指令、阅
批件都必须严格按照 “起草审核批准（或签发）分发存档”的程序进行，以保证文件始终处于受控制状态。

文件发出后，一般可以电话方式确认对方是否收到。

对于需要签收或回执的，应按有关管理规定要求执行，收件方应以传真方式返回其代表亲笔签署的回执。

对外的会议纪要、备忘录、指令、阅批件，参加各方都应保存原件。

目录清单及文件传送表编号
为了保证文件的分发、保持及追溯效果，职能部门或项目组应按“文件传送表或文件阅批表”的要求进行分发，对发表或接收的正式文件建立目录清单，其编号层次定义如下： X –HF （UHP ）- 435-XXX-XX
注释：当项目组需要按装置单元建立目录清单时，可在项目组代码前加装置单元代码标识。

文件密级
本项目所有往来文件密级分三个密级 ，绝密、机密、秘密； 绝密级：公司主要负责人传阅（或由公司总经理确定传阅范围）；
机密级：利比亚项目部部门以上负责人传阅（或由公司总经理确定传阅范围）； 秘密级：利比亚项目部内部人员。

以上密级划分依据合同相关条款编制。

电子邮件
一般的对外工作和业务往来信息，如果不涉及到双方责任或经济利益，为便于工作，也可以在双方达成一致的情况下，通过电子邮件来完成。

为确认对方是否收到所发出的邮件，一是可将电子邮件设置为要求回执的邮件，即当对方收到并打开邮件后，网络将自动发给发邮件方回执；二是可以通过电话进行确认。

调整与完善
在项目执行过程中，各职能部门/项目组应在该文件基础与业主、监理、供货厂商等在相互协商的基础上建立项目协调执行程序，报项目控制部备案。

其它规定
以中国恩菲工程技术有限公司的名义上报集团或对其他企业联系的信函按公司规定执行。

相关文件 （略） 附件
项目经理指令 通知 传真 工作联系单 内部工作联系单 项目职能部门/项目组代码标识 项目代码标识
标识 宏福建工国际工程部代码标识
顺序号代码标识(01~n) I ------ 目录清单代码标识 T ------ 文件传送表代码标识
R ------ 文件阅批表代码标识
备忘录
工作报告阅批件
文件阅批表文件传送单收文记录表发文记录表。