办公室工作务实培训课件ppt
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办公室工作培训PPT课件
为上级分忧， 为同事解难， 为全员服务。
政务、后勤、 宣传等方面的事务
2、掌管政务
3、做好服务
办公室工作综述 Office work
四 办公室工作的主要特点
政策性强
要吃准
事务繁杂
要清理
工作标准高
要严格
业务跨度大
要学习
工作强度大
要调节
被动大于主动
要服从
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
办公室工作综述 Office work
2023最新整理收集 do something
办公室工作综述
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
E
附 件
附件应当另面编排 ，并在版记之前， 与公文正文一起装 订。”附件“二字 及附件顺序号用３ 号黑体字顶格编排 在版心左上角第一 行。附件标题居中 编排在版心第三行 。附件顺序号和附 件标题应当与附件 说明的表述一致。 如附件与正文不能 一起装订，应当在 附件左上角第一行 顶格编排公文的发 文字号并在其后标 注”附件“二字及 顺序号。
上下长、中间短的沙漏形
中共西宁市委关于认真 学习贯彻党的
十七届六中全会精神的通知
办公室工作综述 Office work
（2）主送机关
一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导 致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）
办公室培训课件实用课件
办公室培训课件实用课件xx年xx月xx日CATALOGUE目录•办公室基础礼仪•办公室行政事务•办公室常用软件操作•办公室沟通与协调•办公室安全与防范•办公室培训心得分享01办公室基础礼仪1着装规范23着装应整洁、得体，以职业装为主，如西装、职业套裙等。
职业装选择颜色时，应考虑搭配得当，以深色系为主，避免过于花哨或刺眼。
颜色搭配适当的饰品可以提升职业形象，但应避免过于华丽或夸张，以简约为主。
饰品搭配使用礼貌用语，如“请”、“谢谢”、“对不起”等，以表达尊重和感激。
礼貌用语避免使用粗俗或冒犯他人的言辞，尽量使用专业和得体的语言。
言辞得体在办公室内应控制音量，避免大声喧哗或干扰他人工作。
音量控制言谈举止对待同事和来访者应热情友善，给予必要的帮助和支持。
待人接物热情友善尊重他人的意见、观点和感受，避免对他人的言行进行无谓的评价或指责。
尊重他人遵守时间安排，按时完成工作任务，不拖延或违约。
守时守约02办公室行政事务文件备份定期对重要文件进行备份，防止文件丢失。
文件归档将文件按照一定的规则分类归档，方便查找。
文件销毁对过期或不再需要的文件进行销毁，确保信息安全。
文件资料管理礼貌用语电话记录电话转接对重要电话进行记录，方便后续跟进。
对于打错的电话进行耐心转接，帮助找到正确的人。
03电话接听与转接02 01接听电话时使用礼貌用语，展现公司形象。
对来访者热情接待，询问来访目的，给予帮助。
热情接待对于需要见领导的来访者，及时引导至领导办公室。
引见领导在来访者离开时，礼貌送客出门，表达感谢。
送客出门接待来访者03办公室常用软件操作详细描述2. 高效输入与编辑文本4. 熟悉样式设置与运用总结词：高效编辑、排版与样式设置1. 快速创建、打开与关闭文档3. 掌握段落格式化与排版技巧010203040506总结词：数据处理、分析与图表制作详细描述1. 快速创建、打开与关闭工作表2. 高效输入与编辑数据3. 掌握公式与函数的使用方法4. 熟悉图表制作与数据分析工具的应用PowerPoint操作技巧详细描述2. 高效添加、编辑与格式化文本4. 熟悉演示文稿的打包、加密与输出方法总结词：幻灯片制作、动画设计与演示文稿管理1. 快速创建、打开与关闭幻灯片3. 掌握幻灯片动画设计与效果设置技巧01020304050604办公室沟通与协调03清晰表达在与同事沟通时，要使用简洁明了的语言表达自己的观点，避免含糊不清。
《办公室工作实务》PPT课件
会说ww会w.t写hemega会lle做ry.c事om 会做人
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精选课件ppt
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
会说ww会w.t写hemega会lle做ry.c事om 会做人
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实践训练
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2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
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行政管理的技能需求
处事 为人
发现问题、解决问题 通过别人完成的一项艺术
管理自己的六力
组织、控制 创新 教导、感召 凝聚
行政管理： ❖ 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就
机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管 理。
6
企业行政管理的内容
❖ 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理 、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关 制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办 公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管 理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生 等。
7
❖ 包括机关、企事业、团体等 内部负责管理、服务工作的行 政人员、后勤人员、文秘人员 等
理行政管理的基本原则
法制原则 服务原则 责任原则 效率原则 透明原则
辅助决策工作 文书工作 文书立卷和档案管理工作 行政事务工作
信息工作 会务工作 查办工作 上司交办的其他工作
行政人员的日常工作（1）
工作
归档案卷内的基本排列方法：
一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在前，来文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
选择开会地点 制定会议议事日程 会议的通知 会议经费
❖ 会议签到 ❖ 会场服务 ❖ 会议记录
❖ 会议简报 ❖ 会务总结 ❖ 会议纪要 ❖ 会议文件资料的收退 ❖ 会后的检查催办
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边
34
主席坐在长桌 的顶端
效
低投入 低效能
能C
投入
高投入 低效能 D
如何提升会议价值？
情感收益
会议收益 认识收益
任务收益
会议价值＝
人力成本
会议成本 物料成本
机会成本
会议弊端与防治
会议问题
•参加人员过多 •会议目的不明确 •简单问题复杂化 •议题讨论失控
•控制会议规模 •简化会议程序 •缩短会议时间 •提升会议水准
会议控制
❖ 明确参会人员 ❖ 选择会议时间 ❖ 会议现场布置 ❖ 会前的审核
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，
对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政人员的日常工作（2）
工作
具体内容
档案工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
A（态度）德
18
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
资历最浅者 坐在离主席 最远处
显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
❖ 有效——能集思广益，达成目标； ❖ 和谐——信任、认同、畅所欲言； ❖ 参与——参与的人全神贯注； ❖ 效率——能在预定的时间内达成会议的目的； ❖ 学习——参与者有更多的学习机会；
辅助决策 信息工作 文书工作 会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决 策过程中，要发挥辅助作用。
行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必 须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、 利用和储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是行政管理重要的经常性工作。
●真诚：●信任： ●理解： ●自制： ●宽容：
行政管理中的沟通
沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解
信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、 见解和价值观的一种双向的途径
沟通的理解
沟通是一种管理 沟通是一种态度 沟通也就是通沟
管理沟通的要诀
工作沟通要诀：
上行：理解为主 下行：说服为先 横向：协调为上 斜向：借权为用
沟通的五大原则(基础)
行政事务工 作
上司交办的 其他工作
包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、 食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
文档的归档方法：
1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷
❖ 程序图：
签收
拆封 分文 请办 批示 备注 归档登记ຫໍສະໝຸດ 传阅发文处理程序 相关工作
程序图：
拟稿 协商 会签 核稿
归档
校对 登记编号
公文处理方法和程序
❖ 三大环节： ❖ 1、发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 ❖ 2、收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督
行政管理人员日常工作的三大特征
如何获取快速成长的能量
能量来源 能力能量 职位能量 能力能量获得模式
一般 20
80
优秀 50 50
卓越 80 20
1：累加式：学习，学习，学习…… 2：裂变式：学习，实践，反思……
释放
我们认识自己吗？
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
行政管理的技能需求
处事 为人
发现问题、解决问题 通过别人完成的一项艺术
管理自己的六力
组织、控制 创新 教导、感召 凝聚
行政管理： ❖ 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就
机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管 理。
6
企业行政管理的内容
❖ 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理 、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关 制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办 公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管 理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生 等。
7
❖ 包括机关、企事业、团体等 内部负责管理、服务工作的行 政人员、后勤人员、文秘人员 等
理行政管理的基本原则
法制原则 服务原则 责任原则 效率原则 透明原则
辅助决策工作 文书工作 文书立卷和档案管理工作 行政事务工作
信息工作 会务工作 查办工作 上司交办的其他工作
行政人员的日常工作（1）
工作
归档案卷内的基本排列方法：
一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在前，来文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
选择开会地点 制定会议议事日程 会议的通知 会议经费
❖ 会议签到 ❖ 会场服务 ❖ 会议记录
❖ 会议简报 ❖ 会务总结 ❖ 会议纪要 ❖ 会议文件资料的收退 ❖ 会后的检查催办
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边
34
主席坐在长桌 的顶端
效
低投入 低效能
能C
投入
高投入 低效能 D
如何提升会议价值？
情感收益
会议收益 认识收益
任务收益
会议价值＝
人力成本
会议成本 物料成本
机会成本
会议弊端与防治
会议问题
•参加人员过多 •会议目的不明确 •简单问题复杂化 •议题讨论失控
•控制会议规模 •简化会议程序 •缩短会议时间 •提升会议水准
会议控制
❖ 明确参会人员 ❖ 选择会议时间 ❖ 会议现场布置 ❖ 会前的审核
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，
对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政人员的日常工作（2）
工作
具体内容
档案工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
A（态度）德
18
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
资历最浅者 坐在离主席 最远处
显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
❖ 有效——能集思广益，达成目标； ❖ 和谐——信任、认同、畅所欲言； ❖ 参与——参与的人全神贯注； ❖ 效率——能在预定的时间内达成会议的目的； ❖ 学习——参与者有更多的学习机会；
辅助决策 信息工作 文书工作 会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决 策过程中，要发挥辅助作用。
行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必 须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、 利用和储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是行政管理重要的经常性工作。
●真诚：●信任： ●理解： ●自制： ●宽容：
行政管理中的沟通
沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解
信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、 见解和价值观的一种双向的途径
沟通的理解
沟通是一种管理 沟通是一种态度 沟通也就是通沟
管理沟通的要诀
工作沟通要诀：
上行：理解为主 下行：说服为先 横向：协调为上 斜向：借权为用
沟通的五大原则(基础)
行政事务工 作
上司交办的 其他工作
包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、 食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
文档的归档方法：
1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷
❖ 程序图：
签收
拆封 分文 请办 批示 备注 归档登记ຫໍສະໝຸດ 传阅发文处理程序 相关工作
程序图：
拟稿 协商 会签 核稿
归档
校对 登记编号
公文处理方法和程序
❖ 三大环节： ❖ 1、发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 ❖ 2、收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督
行政管理人员日常工作的三大特征
如何获取快速成长的能量
能量来源 能力能量 职位能量 能力能量获得模式
一般 20
80
优秀 50 50
卓越 80 20
1：累加式：学习，学习，学习…… 2：裂变式：学习，实践，反思……
释放
我们认识自己吗？
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道