物业服务档案管理方案

物业服务档案管理方案
接管项目后，物业公司将着手项目物业管理档案建立与管理，通过档案的“集中化、有序化、信息化”科学程序，建立物业服务中心与主管领导部门的外部互联网络，运用先进的资料检索软件，便于上级主管单位的工作检查和监督；达到资源共享、合理利用的目的。

使项目物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从软件到硬件，自始至终都建立相应的管理档案。

使档案管理真正为管理服务。

一、建立项目管理档案的要求
1、物业服务中心形成的各类资料文书，由档案室负责立卷，并按归档制度，于次年第一季度内归档于档案室。

立卷归档工作要接受指导、协调和监督。

2、在物业服务过程中形成的会员档案及业主档案，由各责任部门负责立卷，并按归档制度，于次月月初归档于物业服务中心档案室。

专业性较强的或者需要保密的档案可以延长移交期限。

3、各质量记录由责任部门负责立卷，按归档制度按月归档于物业服务中心档案室。

4、档案室管理人员每月应对档案保管状况进行检查，对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复制或其它技术处理，以保证档案的完整性和实用性。

5、档案室管理人员在接受各归档案卷时，应按要求做好交接登记。

6、档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等。

7、物业服务中心所有档案为核心机密，任何人调阅档案都必须填写申请单，由所在部门领导同意签字，批准后方可调阅。

8、档案一律禁绝带出档案室；复印、借用经同意管理完登记手续前方可带出档案室；所有档案由档案室管理人员负责调取、清偿，并做好记录。

9、档案管理人员每个月对借用记录进行盘查和跟踪确认，以保证档案材料的可追溯性。

10、任何人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位或个人，一经发现，将给予严肃处理并在必要情况下追究其法律责任。

11、档案室管理人员根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为物业服务中心各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。

12、档案分长期、短期档案；销毁档案时，应由行政人事部负责人监销，并办理销毁/监销手续，以防止档案遗失和泄密。

二、档案资料的内容
1、工程档案：包括竣工验收材料、小区竣工材料、接管验收材料及相关图纸，要求长期保存。

2、业主档案：从交楼开始的全部所需材料，包括交楼材料、变换材料、过户材料等，需长期保存。

物业服务中心与来往书函记录。

3、会员档案：从入会开始至退会结束的所有资料，包括入会资料、变更材料，退会资料等，需长期保存。

会员档案自会员退会起，保存两年后，必须予以销毁，并做好相关销毁记录。

4、公函档案：公函管理完毕，按照规定将公函的定稿、正本和有关材料（包括音像材料）收集齐全，立卷归档，长期保存。

5、人事档案：员工进入物业服务中心报到后直至离任期间产生的所有有关个人材料。

人事档案在员工离任手续管理完毕，保存两年后销毁。