浅谈高校会计档案管理问题

CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION /实现的利润确定公允价值。

存货中的产成品和商品按其估计售价减去估计的销售费用、相关税费以及购买方通过自身努力在销售过程中对于类似的产成品或商品可能实现的利润确定其公允价值。

对于固定资产类别,如机器设备、房屋建筑物等存在活跃市场的,应以购买日的市场价格确定其公允价值。

而本身不存在活跃市场,但同类或类似资产存在活跃市场的,应参照同类或类似资产的市场价格确定其公允价值;同类或类似资产也不存在活跃市场,无法取得有关市场信息、市场证据的,对于机器设备类固定资产,可采用资产评估中专业的机器设备评估的成本法,对于房屋建筑物类固定资产,可采用资产评估中的重置成本法、假设开发法、基准地价修正法、路线价法等专业的房地产评估方法。

对于存在活跃市场的无形资产,应按购买日的市场价格确定其公允价值。

对于不存在活跃市场,无法取得有关市场信息的
无形资产,由于运用成本法评估其公允价值时往往无法反映该项无形资产给企业带来的未来经济利益,所以很少使用,一般在
合并资产负债表中确定其公允价值时最常用收益法下的增量收
益折现法①、节省许可费折现法②以及多期超额收益折现法③。

3合并资产负债表中负债项目的评估分析对于短期债务类项目,一般按应支付的金额作为其公允价值;对于长期债务类项目,应按适当的折现率折现后的现值作为其公允价值。

取得的被购买方的或有负债,其公允价值在购买日能够可靠计量的,应按照假定第三方愿意代购买方承担该项义务,就其所承担义务需要购买方支付的金额计量来单独确认为预计负债。

4合并资产负债表中商誉价值以及递延所得税的评估分析根据企业会计准则有关企业合并准则的规定,购买方对合并成本大于合并中取得的被购买方可辨认净资产公允价值份额
的差额,应确认为商誉。

因而在商誉公允价值评估过程中应首先确定合并成本,一般按购买方为进行企业合并支付的现金、非现金资产、发行或承担的债务和发行的权益性证券等在购买日的公允价值以及企业合并中发生的各项直接相关费用之和确定。

对于通过多次交换交易分步实现的企业合并,其企业合并成本
为每一单项交换交易的成本之和。

然后汇总计算各项可辨认资产、负债的公允价值,得到被购买方可辨认净资产公允价值,最后计算得出该企业合并商誉应确认的商誉价值。

对于企业合并中取得的被购买方各项可辨认资产、负债及或有负债的公允价值与其原计税基础之间存在差额的,应按照企业
会计准则中有关所得税准则的规定确认相应的递延所得税资产或递延所得税负债,所确认的递延所得税资产或递延所得税负债的金额不应折现。

最后,要对合并资产负债表中项目公允价值的评估结果的整体合理性进行测试。

因为合并评估中,以被购买方各项资产公允价值为权重计算的加权平均资本回报率,应该与其加权平均资本成本基本相等或接近,如果二者差异较大,则需要进一步复核无形资产的识别过程以及各项可辨认资产、负债和或有负债的评估
过程是否合理。

主要参考文献
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经济科学出版社,2008.[5][
美]杰拉尔德·怀特.财务报表分析与应用[M].杜美杰,译.北京:中
国人民大学出版社,2007.[6]葛家澍.财务报告质量评估的探讨[J].会计研究,2001(11).①增量收益折现法,是将包括无形资产的经济实体的未来预测现金流与不含无形资产的经济实体产生的相应现金流进行比较,判断有无无
形资产在价格方面所产生的差额。

②节省许可费折现法,是指假设当财务报告的编制者不是相关无形资产的所有者,需要花钱从别人手上获得一个许可权,这部分就是必要的资金流出,但因拥有了该许可权,就可以节省这方面的许可权使用费,所节省的许可费通过折现所得出的现值,多运用于品牌、专利和技术的评估。

③多期超额收益折现法,是指把收益进行拆分,把其中作为评估对象的无形资产得到的收益拆分出来,即扣除该无形资产以外的其他有形及无形资产所应该产生的平均收益,而以超额收益进行分析,多运用于
客户关系、采矿权等的评估。

浅谈高校会计档案管理问题
王永刚
(安阳工学院,河南安阳455000)
［摘要］本文指出了高校会计档案管理存在的问题,分析问题产生的原因,并从配备专业人员、加强会计人员岗位培训、加强往来款项管理、加强财务部门与档案管理部门的沟通等方面提出完善高校会计档案管理的举措。

［
关键词］高校会计档案;管理;举措doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2012.06.003［中图分类号］F233［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194(2012)06-0005-02
［收稿日期］2012-01-29高校会计档案是指高校在财务管理和会计核算活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账表和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位财务的重要资料和证据。

高校会计档案是高等院校在教学、科研、行政管理中经济活动
的历史记录,是高校档案的重要组成部分,是一种重要的经济信
息资源,同时也是会计工作过程最有说服力的凭证。

由此可见,做中国管理
信息化China Management Informationization 2012年3月第15卷第6期Mar.,2012
Vol.15,. All Rights Reserved.
/CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION 好高校会计档案管理工作对于高校教育改革和发展具有深远的意义。

1当前高校会计档案管理中存在的问题1.1会计档案管理制度滞后,不能适合当前高校会计档案管理现代化的要求众所周知,高等院校实施的会计档案管理制度主要是参照2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》编
制的。

管理对象主要是传统的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。

而目前,我国各个高校均已实现了会计电算化,但是对于由此产生的大量的以电子文档、程序文件、数据库、备份文件等新的会计档案信息载体,则没有制订相应的管理办法,许多应当归档的会计资料散落在不同的经办人手中,因此造成了会计档案归档的不完整。

1.2会计档案资料收集不齐会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。

然而,许多高校在收集会计资料时,仍然没有将财务报表类中的上
级有关文件、财务制度、财务活动分析等归档,特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据库等重要资料,没有按会计档案
的管理要求进行正确归档保存。

1.3会计档案移交不及时根据“会计档案管理办法”规定,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务会计部门保管一年。

期满之后,原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案,全部移交学校档案部门,不得自行封包保存。

但实际工作中,财务会计部门一是为了查询的方便,二是由于装订归档的不及时,常常是会计档案长期摆放在财务会计部门,要么是不按期向学校档案管理部门移交,要么就根本不向学校档案管理部门移交。

1.4会计档案鉴定销毁难在实际工作中,高校会计档案的销毁往往不受重视。

究其原因:一是数量大,开展工作需花费大量的人力物力;二是鉴定销毁无切实可行且具操作性的统一规定。

在档案管理办法中,仅笼统地规定“根据档案的保管期限”,而会计档案属专业档案范畴,是学校经济业务活动中形成的记录经济业务的执行、完成情况
和明确经济责任的书面证明、原始资料,其重要性让审批者往往不能轻易仅凭“保管期限”来作出鉴定销毁的签字。

同时,根据“会计档案管理办法”的规定,要鉴定销毁的会计档案大多为15年以上,而根据现行的干部任用情况,几乎没有一个学校领导者能在此位如此长时间,这就造成要让现任领导来审批销毁以前领导领导下形成的原始和唯一的经济责任记录原始资料,从而形成了事实上的销毁审批难的局面;三是由于未能及时清缴的债权账务的影响。

学校不属于企业,未能清缴的债权账务,即使年代很长,也不能作为坏账核销,只能是长期挂账,保留追偿权利,而凭证作为追偿挂账的证据就具有了不可销毁的权利。

由此原因,使档案管理者对会计档案的鉴定销毁工作的艰巨性和因责任重大而产生畏难情绪及无所适从,导致学校会计档案的鉴
定销毁工作难以开展,从而影响了档案整体管理工作的质量和效果。

2完善高校会计档案管理的举措2.1制定和落实高校会计档案管理的各项规章制度根据《中华人民共和国会计法》第十五条规定:“会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,应当按照国家有关规定建立档案,妥善保管。

”因此,高校应当依据相关会计法规的要求,结合本校实际,建立和健全会计档案的收集、整理、鉴定、编目和开发利用等一整套的规章制度。

确保会计档案工作科学管理、有序开展。

2.2加强财务部门与档案管理部门的沟通财务部门与档案管理部门的沟通,有利于档案资料收集移交
范围及时调整,只有沟通了,财务部门才能及时收集应收集的资料,只有沟通了,档案管理部门才能了解财务部门的资料收集是
否齐全
,从而做好监督工作。

2.3加强往来款项管理,及时结清债权债务财务部门自身查询的方便是其不及时向学校档案管理部门移交档案的本质原因。

而查询需要产生的一个主要根源就是债权债务的清理。

由于学校对债权债务清理工作的不到位,致使很多往来款款项长期挂账,没有一个统一的清理期限,从而加大了查询需求。

因此,财务部门应加强往来款项管理,及时结清债权
债务,尽量做到当年债务当年结清,减少各账务经办人的查询要
求
,使会计档案能按规定及时向校档案管理部门移交。

2.4强化会计档案的科学管理第一,做好会计档案的归档和交接工作。

高校要严格按照《档案法》、《会计档案管理办法》的要求,有学校的财务部门应把每年形成的应该进行归档的会计资料,按照归档的要求整理归
档。

对于当年形成的会计档案,应由学校财务部门保管一年,期满
之后,财务部门编制移交清册,然后移交学校档案管理部门统一保管。

第二,完善会计档案借阅制度。

会计档案的调阅要建立严格的会计档案借阅制度,指定专人保管,防止会计档案的损坏和遗失。

原则上系统内部人员只能借阅与工作有关的会计档案,而且借阅时必须由会计档案管理人员进行登记,并由借阅人签字。

第三,对磁性介质档案管理时应注意做好防磁、防冻、防热、防污染和防有害生物等工作,重要的会计档案要备份双份,定期
检查,定期进行复制。

第四,对于保管期满的会计档案,需要核销时,应由档案管理部门和财务部门共同派人监督核销。

监督核销人员在销毁会计档案前,应当进行清点核对,销毁后,应在清册上签名盖章,并将监督销毁情况报告本单位领导。

2.5提高会计档案管理人员的业务素质目前在高校的档案管理部门中,缺乏既懂档案管理知识,又精通财务知识和计算机运用的复合型人才,不能适应新形势下会
计档案管理工作的需要。

因此,各高校应重视会计档案管理人才
培养工作,不断提高他们的政治素质和业务水平,使他们尽快掌握现代化管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。

会计档案管理工作是学校财务管理工作的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接影响学校整个财务管理工作的质量和水平。

加强学校会计档案的管理不仅可以推动学校档案管理工作的发展,还可以提高学校财务管理的水平和质量,使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

主要参考文献
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徐经艳.会计管理体制改革后的会计档案管理[J].中国档案,2005(6).[2]王丽.如何加强会计档案的管理和利用[J].财经界,2006(4).[3]财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z].1998.
[4]由琳琳.新形势下加强会计档案管理的几点思考[J].山东档案,2007(2).[5]黄雯.试析档案信息服务方式的改革与创新[J].科技创业月刊,2007(10).
会计研究
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