设备、机具档案台帐管理制度

设备、机具档案台帐管理制度
一、目的与范围
为了规范设备、机具档案台账管理，确保企业设备、机具的安全、有序运作，
提高设备管理效率和维护设备资产的价值，特订立本制度。

本制度适用于企业内全部设备、机具的档案、台账管理。

二、管理标准
2.1 设备、机具档案建立
设备、机具档案应及时完整地建立并保持更新。

每个设备、机具的档案应包含
以下基本信息：—设备、机具的名称、型号、规格；—设备、机具的购买日期、购买渠道、购买金额；—设备、机具的出厂日期、保修期；—设备、机具的使用地方、使用部门、使用负责人；—设备、机具的安装、调试情况；—设备、机具的检修、维护记录；—设备、机具的报废、处理记录。

2.2 档案管理责任
2.2.1 设备、机具档案管理员
设备、机具档案管理员负责设备、机具档案的建立、更新、管理和保密工作。

其重要职责包含：—对设备、机具档案进行登记、归档、备份等工作；—及时更新设备、机具档案信息；—帮助相关部门办理设备、机具的领用、报废手续；—
负责设备、机具档案数据的备份和安全保管。

2.2.2 部门负责人
各部门负责人应对所属部门内的设备、机具档案负责，并依照规定的要求搭配
设备、机具档案管理员工作。

2.3 设备、机具档案存档和检索
2.3.1 存档要求
设备、机具档案文件应依照文件管理制度的要求，订立归档规定，确保档案存
放的有序、清楚和安全。

2.3.2 档案检索
设备、机具档案应设置统一的编号，建立档案检索系统，方便查询和使用。

而
且要求：—设备、机具使用部门在需要时可以通过设备、机具编号、名称等信息，
快速检索设备、机具档案；—年度定期进行设备、机具档案库存清查，确保档案
完整性。

2.4 设备、机具使用管理
2.4.1 使用责任和要求
设备、机具的使用部门应确保设备、机具依照操作规程使用，并负责设备、机
具的日常维护保养，确保其正常运行。

2.4.2 维保计划和记录
各部门应订立设备、机具的维护计划，并依照计划进行设备、机具的定期维护
保养，将维护、保养记录及时填写完整，保存相关凭证。

2.4.3 设备、机具保管
设备、机具的保管地方应单独设立，保管部门应定期对设备、机具进行检查、
保养、清洁，并订立相应的保管制度。

2.5 设备、机具报废和处理
设备、机具报废前应经过审批，通过相关部门进行合理的处理布置。

2.5.1 报废程序
设备、机具报废程序应包含以下环节：—提出报废申请，并附带设备、机具
的相关信息和报废理由；—经相关部门审批；—将报废设备、机具进行封存，并记录相关信息；—经过指定的处理部门或专业机构进行物资处理，记录相关信息。

2.5.2 报废记录
设备、机具报废后，应填写报废记录，包含报废日期、报废原因、报废部门等
信息，并加盖该设备、机具的废弃标记。

三、考核标准
3.1 设备、机具档案管理评估
定期对设备、机具档案管理工作进行评估，评估内容包含：—设备、机具档
案的建立和完整性；—设备、机具档案的及时更新；—设备、机具档案的备份和安全保管；—设备、机具使用部门对档案的搭配情况；—设备、机具档案的存档和检索情况。

3.2 设备、机具使用管理评估
对设备、机具的使用管理工作进行评估，评估内容包含：—设备、机具的使用责任和要求的履行情况；—设备、机具维保计划和记录的完整性；—设备、机具保管制度的执行情况；—设备、机具报废和处理程序的合规性。

四、附则
本制度自颁布之日起执行，并在执行过程中依据需要进行修订。

如有违反本制度的行为，将视情节轻重予以相应的纪律处分。

该制度由企业法务部门负责解释，并报公司领导班子审定。

以上为《设备、机具档案台帐管理制度》的范文，敬请遵守实施。

附：制度修订记录
更新日期版本号修改内容修订人
YYYY/MM/DD V1.0 初始化版本企业法务部门
YYYY/MM/DD V1.1 细化档案存档和检索要求企业法务部门
YYYY/MM/DD V1.2 增补设备、机具报废和处理流程企业法务部门。