2 文件编写、收发、传阅存档管理制度

1、依文件性质,由相关部门起草编写,经办公室审核后由项目经理
签发,办公室做好文件备案工作。

2、对外发文（含服务性文件、政府相关部门发文等）需经办公室审
核，由项目经理签发。

各部门外来文件除本部门留档外，需交办公室备案，办公室对外来文件按性质分类存档或组织学习培训。

3、外发文件需按公司规定文件格式编写并做好发文记录，对文件进
行编号。

4、与甲方或政府部门及总公司提交文件时需由办公室统一对外发
文，文件格式统一。

5、公司档案管理工作的基本原则是：集中与分散相结合，以集中管
理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（除已交办公室外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。

公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人负责将其中已办完的的文件、资料及时归档。

6、办公室负责外来文件的接收、批转和保管工作,负责受控文件的
编辑、发放、归档、保管、回收；保证各部门使用文件的版本均为现行有效版本；
7、防止作废文件的逾期使用，对保留的作废文件应在明显处进行标
识。

8、其他部门负责本部门职责范围内文件的编写、体系文件的保管。

9、文件依性质进行保存：与甲方往来文件、合同类文档保存期永久
保存；对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存2年备查；日常工作文件保存期为5年。

对需要销毁的文件进行登记管理，报总部批准后方可销毁。

10、所有文件应以纸质保存，电子文档定期进行备份。

每年一月份
对上年度文件进行整理，装订成册。

11、文档目录包括但不限于：《人事资料》、《总部来文》、《报总部文
件》、《甲方来文》、《报甲方文件》、《外单位来文》、《会议纪要》、《工作计划与总结》、《质量检查文件》、《请示报告》、《投诉处理》、《各类合同协议》、《公司规章制度》、《满意度调查》、等。

相关记录表格
《收发文记录表》 MHK-XZ-02-1
《文件传阅单》 MHK-XZ-02-2
《文件销毁登记表》 MHK-XZ-02-4
各部门文件、档案管理负责人 MHK-XZ-02-5。