报关单证档案管理制度范文

报关单证档案管理制度范文
报关单证档案管理制度范本
第一章总则
为规范报关单证档案的管理，确保报关单证档案的准确性、完整性和及时性，促进报关工作的正常开展，特制定本制度。

本制度适用于公司报关单证档案的管理工作。

第二章档案管理职责
1. 公司报关单证档案的管理工作由档案管理部门负责，具体责任如下：
1）审核报关单证的真实性和合规性，确保报关单证的准确性；2）负责报关单证的归档工作，确保档案的完整性；
3）及时更新报关单证档案，保证档案的及时性；
4）定期进行档案的清理和整理，保证档案的有序性；
5）协助相关部门的报关单证审批工作；
6）报关单证档案的借阅和归还管理；
7）对外提供报关单证档案的复印、打印等服务；
8）档案移交与交接的管理；
9）档案的安全管理。

第三章报关单证档案的收集与归档
1. 公司报关单证档案的收集范围包括所有涉及报关的单证，包括但不限于进口合同、进口发票、装箱单、提单、报关货物进口合同备案证明、进口货物运输工具确认书等。

2. 报关单证的归档：
1）报关单证应归属于相关的报关项目，按照项目进行归档；
2）归档文件应按照文件的形式、种类和时效性进行分类和标识，并附上编号和时间戳；
3）归档文件应放置在专门的文件柜或档案陈列室中，每个文
件柜或档案架应有相应的编号和标识；
4）报关单证的归档顺序应为按照时间顺序进行，新的文件必
须放在旧的文件之后；
5）禁止将归档文件存放在地下室、易燃物附近或其他不安全
的区域；
6）归档文件应按照一定的规定进行封存，并保留一定的备份；7）归档文件应进行定期的检查和维护，确保档案的完整性和
安全性。

第四章报关单证档案的查阅与利用
1. 报关单证档案的查阅：
1）公司内部员工可凭借工作需要，向档案管理部门申请查阅
报关单证档案；
2）查阅需填写查阅申请表，并注明查阅的目的和查阅时限；3）档案管理部门应在申请后合理的时间内提供相应的档案，
并在档案上做好查阅记录；
4）档案管理部门可根据需要限制档案的查阅范围，确保档案
的安全性和保密性。

2. 报关单证档案的复制与打印：
1）公司内部员工可向档案管理部门申请报关单证档案的复制
和打印服务；
2）复制和打印需填写复制或打印申请表，并注明复制或打印
的目的和数量；
3）档案管理部门应在申请后合理的时间内提供复制或打印服务，并在档案上做好相应的记录。

第五章报关单证档案的保管与销毁
1. 档案的保管：
1）所有报关单证档案均由档案管理部门进行统一保管，并制
定相应的档案存放和保管措施；
2）对于重要的报关单证档案，应采取纸质档案和电子档案相
结合的方式进行保管，确保档案的安全性和可用性；
3）档案管理部门应建立报关单证档案的存档目录，并确保存
档目录的更新和完善；
4）档案管理部门应制定档案保管的责任制和轮班制，保证档
案在工作时间内的安全性和准确性。

2. 档案的销毁：
1）档案管理部门应负责定期审核和清理报关单证档案，判断
是否可以销毁；
2）档案管理部门应按照有关法律法规的规定和公司的相关制度，制定报关单证档案的销毁流程；
3）档案管理部门应制定档案销毁的责任制和审核制度，确保
档案销毁的准确性和合规性；
4）档案销毁应有相应的记录和报备，并留存相应的销毁证明。

第六章其他补充事项
1. 报关单证档案的借阅和归还：
1）对于公司内部员工的档案借阅，需填写借阅申请表，并注
明借阅的目的和借阅时限；
2）档案的借阅期限一般为一个月，如有需要可申请延期；3）档案借阅期满后，应按时归还档案，并在档案上做好相应的归还记录；
4）如需外借档案，须经过上级主管部门的批准，并签订借阅协议。

2. 档案的移交与交接：
1）档案管理部门应负责报关单证档案的移交和交接工作；2）档案的移交和交接应按照预定的时间和程序进行，确保档案的安全性和准确性；
3）档案管理部门应制定档案移交和交接的标准操作流程，并给予相应的培训。

第七章附则
1. 本制度自颁布之日起执行。

2. 本制度的解释权归公司档案管理部门所有。

以上为报关单证档案管理制度范本，该制度旨在规范报关单证档案的管理工作，确保档案的准确性、完整性和及时性，促进报关工作的正常开展。

具体操作过程中，可根据实际情况进行适当的调整和补充。