邮政局文件控制程序文件

文件操纵程序

一、目的：建立本局有关质量活动的文件操纵程序,使所有的文件得以有效操纵，确保质量文件的一致性和适用性。二、适用范围：适用于文件的编制、审核、批准、识不、分发、保存、修订、维护等涉及的单位和个人。

三、职责：

（一)办公室负责全局文件的操纵治理工作；各县(市）局、专业公司、本部各部门各自负责县（市）局、专业公司和部门内的文件治理工作。

(二）分发给各单位/人员的文件由使用单位/人员依规定进行建档、保存等，实现有效治理。

（三)任何人皆有权提出文件的修订建议,文件的原编制部门负责文件的修订工作。

四、内容

(一)文件编写

１、各单位应依照质量治理体系有效运行的需要，编写足够数量的质量治理体系文件，治理者代表能够视情况分配文件的编写工作。

2、文件编写过程中,如文件的内容涉及到其他相关单位,负责该文件编写的人员应合理分配各单位职责,并与相关单位的领导协商讨论,取得一致意见。

3、为了使文件使用方便,易于治理和保存,每份质量治理体系文件都必须有对应的编号，每个编号只对应于一份文件，文件编号方法如下:

文件编号以文件下发时的局字号、部门号/分局号等进行区分;

4、文件的编制年份作为版本号。

5、文件编辑格式。总体上依照《XX市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[2000]局字10６号)

（二）文件审批、公布

1、所有质量治理体系文件在“发文稿纸”上会签、批准后,

方可公布实施，文件编、审、批权责按照《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000］局字1０6号)执行，各县(市)局视情况可相应制订文件的审批、分发方法。

2、文件公布：文件经授权人批准签字(章)后，办公室负责局字号及办公室文件的分发,部门号/分局号文件由各部门/分局分发。

3、文件的分发范围和数量依规定发放；各单位收到文件后,视需要可转发；文件的分发情况在“发文登记表”中记录，接收文件的人应在“收文登记表”上记录，以示承认收到该文件;实行办公自动化的单位亦可将收发文情况在电脑中录入并保存。

4、各专业公司或本部各部门所制订的部门内部使用的规章制度，应由部门领导审批后，由部门文件治理人员负责分发，分发情况在“发文登记表”中记录。

５、网络系统中的文件和资料应打印成书面的样稿,按照上述要求由领导审批后,方可贮存在电脑中或发放相关部门和/客户。文件和资料的更改按照本程序第(五）条款要求执行。

（三）文件的保存和维护

1、文件的分发单位负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件的妥善治理和保存。

2、文件的同意者收到文件后,应确认文件的有效性,进行归档，便于识不和检索。

3、文件的持有人和调阅者应保持文件的整洁、清晰，非经同意不得拆卸、复印。

４、文件应妥善保管，对机密性的文件应限制阅读范围。(四）外来文件治理:

1、外来的文件包括:指导工作用的国际/国家标准、设备使用讲明书、上级下发的文件、相关的法规等。

2、外来文件按照《XX市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[2000]局字106号)进行操纵。

（五)文件的修订：

1、文件的执行者在执行过程中,发觉文件的规定与现状不符

或已阻碍质量治理体系有效运行时,应填写“文件修订审批表”（泉邮办-０7),对文件提出修订的意见。所有的文件在未通过评审、再次得到批准之前,不得随意更改。

2、文件的修订原则上需经文件的原编制、审核、批准的相同的单位或个人修订、审核、批准;如其他人审批时，此人应获得原审批所依据的有关背景资料。

3、文件修订后应重新进行文件的分发(发文号改变),发文部门应确保原有的文件持有人都得到文件的最新版本。

4、文件修订后,新文件重新分发情况在“发文登记表”上登记;各单位每半年对本单位发放的文件在“文件目录一览表”中汇总,对作废文件作出讲明。

５、表格格式作为文件的附件一般应附在文件的后面,以便执行，表单需修订时,应填写“文件修订审批表”，通过单位主管批准,同时通知各使用单位进行更换。

6、为确保使用文件的有效版本,各收文单位在收到修订后的文件后,应将作废文件办理归档。

７、为防止非法修改，文件为不可擦拭的版本,不可使用铅笔编写。

8、办公室有权对文件接收的文件保存情况进行监督。发觉不符时，应将不符情况通知相关人员，并有权要求其采取纠正措施。

五、应用表单

(一)发文登记表:按各单位原有的表单接着使用

（二)收文登记表:按各单位原有的表单接着使用

(三)文件修订审批表

文件资料修订审批表

年月日

NO:

设备治理程序

一、目的:对设备进行治理,以经济的费用取得最佳的效果，并能保持其运转能力与性能，达到预期的目的。

二、适用范围:适用于为满足邮政服务需要的所有设备的治理。

三、职责：

（一)市局建设维护部负责邮政计算机网络及设备维护的监督、检查及考核等治理工作;各县(市)局指定相应的设备治理部门负责本单位邮政设备治理工作。

（二）各单位操作人员对设备进行日常维护保养并做好清洁工作，严格按照规程使用设备,并协助设备维修人员执行周期检修打算和故障修理。设备维护人员应正确维修、维护邮政设

备，定期进行检修,及时将重大设备故障情况报告设备治理部门。

(三)各县（市）局、分局各自保存设备治理相关的资料和记录。

四、设备治理程序：

(一)设备的申购、安装、验收

1、设备的申购

市局本部各单位视需要且已列入打算的设备，经局领导批准后,由打算财务部采购;关于未列入打算的设备,在购买时应填写“零星购置资产申请表”,经局领导批准后,再由打算财务部采购。建设维护部应协同采购员做好选择供应商和设备选型工作。各县（市)局可参照执行。

2、设备的安装验收：

(1)设备购入后,使用单位和供应部门应会同供货单位进行开箱验收,验收不合格应及时与供应商联系退货或其他事宜;开箱验收合格后,由设备使用单位按设备使用讲明书要求安装,进行试车验收。

（2)设备开箱、试车验收情况记录在“设备验收单”中，设备使用讲明书由使用单位保存。