做好个人时间管理计划课件

一、时间管理1、尊重他人的时间，珍惜自己的时间。

2、学习目标：（1）掌握实用的时间管理技巧（2）学会制定对症下药的时间管理计划3、时间管理的目的：将时间投入与目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。

效率：单位时间内做更多的事或做一件事情用最少的时间效果：确定的期待结果效能：以最小的代价或花费获得最佳的期待结果二、时间管理概述1、什么事消耗了你的时间：电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做事事必躬亲工作没有程序做事没有主次，不分轻重缓急不知道如何说“不”喜欢或熟悉的事尽快做完，棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙2、时间管理的定义及目的：（1）时间管理：时间本身不能够被管理，时间管理是对单位时间内的事件的管理。

（2）不能管理时间，便什么都不能管理。

------德鲁克（3）时间的四项特性：一、供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加或减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。

二、无法积蓄：时间不像人力、物力、财力和技术那样可以积蓄和储藏。

无论你是否愿意都必须消耗时间，所以我们无法节流，也无法使时间倒流。

三、无法取代：任何一项活动都赖于时间的堆砌，也就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。

因此时间是无法取代的。

四、无法失而复得：时间无法像失物一样失去而复得。

花费的金钱尚可以赚回，挥霍的时间会永远丧失。

3、时间管理的原则：时间管理的原则同时适用于个人和组织（1）有效计划：确立目标、寻求达到目标的各种方案、选择最佳方案、将最佳方案转化为每周、每日的工作事项、列出每周、每日的工作次序并具体执行、定期检查目标可行性程度，根据实际情况完善计划（2）优先管理：为什么有人忙忙碌碌却做不出成绩，享受不到快乐为什么有的人悠闲自在却能在关键时刻做出“漂亮”事，令人刮目相看能否搞好时间管理，取决于你的人生态度，与你对事件的取舍重要不紧急：长期计划、发现问题与预防、人际关系的建立、自我表现培养与提高结果：有远见、平衡、纪律和自制、少有危机4D：定出时间去做或者等会去做重要紧急：危机事件的处理、紧迫的问题、有期限的压力计划等结果：压力、筋疲力尽、危机处理、忙于收拾残局4D：马上去做不重要不紧急：繁琐的工作、某些信件、电话、浪费时间之事、有趣的活动结果：全无责任感、工作不保、依赖他人或赖于社会机构维持生存4D：别去做了不重要紧急:不速之客、某些电话、会议、信件与报告、必要而不重要的事情等= 结果：短时近利、危机处理、缺乏自制力、轻视目标与计划、人际管理浮躁4D：授权别人去做重要的事：重大影响的事情紧迫的事：不一定是重要的事情（3）80/20原则：帕雷多定律、关键的少数、次要的多数：投入的时间占80%、产出占20%关键的少数：投入的时间占20%、产出占80%重要的事情：围绕组织、目标的实现重要不紧急-----远见重要紧急-------短时测试：1、什么是时间管理对单位时间内事件的管理2、关于效能的理解不正确的是：BA、时间的效能和企业的终极目标要相吻合B、效能的观念就是仅仅衡量速度，不考虑其他的因素C、效能的概念始终不偏离终极目标和结果D、在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能3、投资回报最高的事件是：重要不紧急4、时间管理的原则：做有效计划、学会优先管理、懂得80/20原则5、关于时间的特性，表述错误的是：AA、供给有最大弹性B、无法积蓄C、无法取代D、无法失而复得三、时间管理存在的现象很想干一件事，却没有时间干工作太忙，身不由己一天下来，该做的重要事情没做，反被琐事缠身每天都很烦乱，不开心工作效率很高，但仍然处于救火状态能挣钱却无时间消费，成为只有工作没有生活的一群人工作没有程序与计划2、个人时间管理的方法防止拖延个人的5S管理学会拒绝与放弃学会学习学会有效地处理电子邮件改变习惯排除干扰进行高回报的活动1、拖延：是指在个人可控的时间内，可以尽早的完成的事情，但因主观惰性使其临近“最后关头”。

2、赛韦特说：“拖延是人的天性”，所以是很难改变的。

3、拖延的原因：没压力、没兴趣、没利益、没心情、完美主义4、对策：计划、监督、临时性地拖一下以缓解心情、自我提醒、求助、授权5、个人时间管理的方法----个人5S管理（1）杂乱无章的办公环境浪费我们许多时间如何节约时间保持桌面整洁按项目分类把主要的任务放到手边电话要伸手可及记录你要做的事情清理掉可有可无的资料学会放弃既没有价值又浪费时间的事情授权或分配出这些活动，节约自己的时间不要事事追求完美将一些事情汇总，集中时间进行处理拿钱买时间学会说NO，不要太好面子，一个不会说NO的人一生将会很痛苦6、个人时间管理的方法-----学会学习（1）你如何读书？根据80/20原则，一本书最重要的部分是目录，其次是简介和推荐语，再找感兴趣的内容看。

熟能生巧，巧能生精，书越读越薄。

温故而知新，触类旁通，学而时习之。

参加一些学术会议或沙龙组织，迅速接近某一学科的前沿，继而超越。

7、个人时间管理的方法-----学会有效处理电子邮件（1）电子邮件以其迅速和便捷的特点而被滥用，可能使你付出昂贵的时间代价。

（2）电子邮件分类：来自外部的垃圾邮件来自内部的垃圾邮件很长很重要的需要细致阅读的邮件工作指令公司政策发布的通知与自己职责相关的工作沟通与自己间接相关的信息抄送其他（3）内部垃圾邮件的种类：与我工作任务不相关的错发给我的邮件、内容表述不清，不知所云的邮件邮件主题双方扯皮，但却不停地给我的邮件随意群发给我的邮件超过时效的邮件表述不完整，需停下来追问的邮件主题不明确，需要花大力气去从字里行间分析的邮件8、个人时间管理的方法----改变习惯（1）改变不好的习惯和中性的习惯，走出舒适区列出改变习惯的计划：需要改变的习惯、习惯存在的问题、改变习惯的理由、改变习惯的目标、目标的量化写出需要改变的习惯列出改变习惯的方式写出量化的结果（2）创造一个改变习惯的环境（3）坚持下去9、个人时间管理的方法----排除干扰（1）来自上司的干扰对策：确定自己的时间计划，让上司知道你的工作及目标，要高一格，快一步。

（2）来自同事的干扰对策：和他人约定一定时间内不沟通，如财务系统的报销就是由应变到质变（由随意沟通改为约定沟通）。

（3）来自下属的干扰对策：集中时间处理琐碎的事情，做事分清楚轻重缓急。

“己所不欲，勿施于人”，我们既要珍惜自己的时间，又要尊重他人的时间，特别是对于领导干部而言尤为重要。

（4）浪费他人时间主要表现在：任意侵害和占用下属时间会议时间、地方的反复变动屁股太沉因交代不明，反复修改稿件及会议通知没有预约的突然到访把不紧急的事项当成紧急的事项让下属去做没有任何对策和答案的汇报反复修改报告直到开会以前让一些无关的人参加会议10、个人时间管理的方法----进行高回报活动（1）高回报的活动就是你每分钟创造的价值高于你每分钟的时间价值。

（2）简化、授权或取消其他占用你太多时间的低回报的例行事项和活动，这一简单的步骤就能让你拥有更多的时间从事优先顺序较高的活动，变得更有生产力。

11、员工的时间管理重点统筹安排时间提高工作效率增强工作的执行力充分利用上下班班车上的20分钟12、个人时间管理的工具月工作计划周工作计划日工作计划题目1、属于内在因素耗时类型的是：CA、资料不全B、不速之客C、欠缺自律D、沟通不良2、依照办公室整理的5S,要做到：AA、整理、整顿、清扫、清洁、素养B、分类一般为7—8个文档，标准适当严些C、文件夹用彩色标签、彩色文件夹类别更好D、每天清理办公桌，收到文档，掌控一切3、传统时间观念误区是：DA、分秒必争 B勤奋的工作 C做事情要有计划 D最短的时间内做最多的事情4、不属于对时间有效控制的方式的是：DA、有自己的时间计划并保证时间计划不被打乱B、和他人约定在一定的时间内不沟通C、集中时间处理琐碎的事情D、勤奋的工作5、如何培养良好的工作习惯错误的说法是：BA、把不重要或暂时用不到的文件从桌子上清走B、多做发展性的工作C、把重要文件放在固定的地方D、重新归类未审批处理的文件三、（一）组织时间管理常存在的问题1、缺乏战略的战术行动2、缺乏规划的工作行动3、缺乏目标的盲目行动4、不好的会议文化5、人际关系不协调6、工作不协调7、工作职责不清楚8、沟通不畅9、人岗不匹配10、资源不足11、培训方法不当12、未有效授权（二）高效能组织的标志1、重要不紧急：65---80%2、重要紧急：20---25%3、不重要不紧急：1---5%4、不重要紧急：15%（三）组织的时间管理内容1、战略层面的时间管理：战略目标的清晰能够在最大限度上避免因决策失误而造成的各种损失，同时必定能够减少很多企业高层之间的沟通成本。

决策目标不能反复变化，否则将引起下属的混乱及时间的浪费，所以战略目标一定要清晰。

首先要做对的事情，才能把事情做对。

要防止企业走弯路，减少企业的沟通成本，特别是高层的沟通成本。

2、流程层面的时间管理(1)通过流程再造、优化组织可以大大提高我们的工作效率(2)流程再造首先要进行增值流程的分析，分析流程中的每一步骤，判断哪些增值了，哪些没有。

判定是否增值有三个标准：客户必须在乎它它必须时间改变流程中的对象并且必须一次做好（3）通过减少流程的时间，可以实现三种好处：可以更快地向客户提供产品和服务可以将新产品更快地投放市场，质量效果能得到提升花更少的时间进行不增值的、不必要的测试3、组织层面的时间管理结构影响行为改变金字塔式的组织结构以流程优化为导向建立扁平化矩阵式组织结构4、沟通层面的时间管理（1）建立健全沟通渠道沟通渠道的网络化，即建立一种从上到下、从下到上、从左到右、从右到左的全方面的沟通网。

5、会议层面的时间管理（1）提高会议效果的方法：把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来只有必须参加的人才参加，避免浪费太多人的时间务必准时开会与散会，制定应付干扰的方法要控制会议的议题，要求大家不要离题一定要有效追踪，执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论（2）什么情况下没有必要开会传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发已经有例会了，可以安排在例会上讨论资料未收集齐备或决定作用的人无法参加，会议不用开你是决策人，让其他人来参加会议会把事情复杂化，并拖延时间（四）组织时间管理的方法1、用标准化来提高效率环境标准化：保证办公环境的整洁有序时间标准化：计算时间，保证守时讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准的讲解方式流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题操作标准化：针对各项工作的具体操作来建立标准，并以此来培训员工2、项目的时间管理任务分解的WBS甘特图CPM图求关键路径平行交叉作业，缩短工期3、实施专业化管理（1）专业的人做专业的事可以做到事半功倍平面设计-------排版动画设计-------造型培训、学习------专业化水平4、建立组织运作的支持系统案例某企业为严格财务管理，要求所有工程师出差后必须填写报销申请单，写明每项费用，出租、机票起止地和时间，主管、经理、财务签字后方可报销，平均每名工程师报销过程约1天。