办公室职责与工作内容

办公室职责与工作内容

一、主要工作职责:

1、积极参与公司各项工作。做好上传下达，承上启下，内外联系，综合协调等工作。起草或审核以公司名义行文的文件、材料。调查研究，搞好有关工作的督查、落实。

2、管理公司事务。抓好自身建设的各项规章制度的建立和落实。

3、负责公司组织、宣传等日常工作。

4、完成上级领导和本级领导交办的其他工作。

二、主要工作内容

公文处理：

（一）工作内容

通过机要、邮政、电传、网络等渠道收到或发出的公文、内刊、简报和其他文书材料的处理。一般信件、报刊等材料由机关收发人员处理。以本公司为收件人或发件人的文件、公函、电传、内刊等公文由办公室人员处理。

（二）工作程序

1、收文处理程序

（1）登记：对来文逐件清理签收，分类登记，发现差错即刻查询。

（2）批办：将登记后的公文附传阅单，并列传阅清单，

送分管负责人批办，按照批办意见分送有关领导或部门传阅。

（3）交办：领导对来文做出办理指示的，按照指示送有关部门或人员办理。

（4）催办：及时提醒领导阅示传阅文件；及时了解有关部门办理情况并向相关领导汇报。

（5）归档：传阅完毕或办结的文件，连同传阅单一并收回归档。

2、发文处理程序

（1）拟文：公司主要领导或主管领导确定拟稿人员，提出拟稿要求。拟稿人员起草后送交办领导审查，按领导审查意见修改。

（2）审查：完成拟稿后，正式文件由办公室初审，再报主管领导审核签发;其他文件直接报主管领导审核签发。

（3）登记：拟稿人员将签发的文稿按公文格式规范打印并校对，正式文件随领导签发稿送办公室编号、登记。负责编号登记人员同时对文件格式进行审查。

（4）印刷用印：拟稿人员或领导指定的相关人员将已经签发的文稿交付印刷，送办公室用印，印章管理人员对用印文件进行再审查。

（5）分发归档：负责部门将文稿按要求文稿分发，领导签发的底稿并一份正式文件交办公室立卷归档;所有以本公司名义制发的公文由办公室保留一份电子档案和纸质档。

3、工作标准

来文清点签收认真，登记处理迅速规范;发文审查严格，纠正不规范问题; 办毕文件收缴及时，整理规范，保管安全，保证领导和股室使用，无延误、失密、泄密问题。

档案管理：

（一）工作内容

按照档案管理工作制度，做好档案的检索、统计，保障档案的利用，实现管理规范化要求。

（二）工作程序

1、收集和整理:工作人员每个季度开始前将上个季度办理完毕的具有保存价值的文件材料和业务档案进行整理，打印档案目录索引一并送档案室;档案管理人员将档案材料输入电脑，并按全宗号排列存放;编写档案索引，填写档案收进登记簿和总登记簿，全面系统记录档案的收进、移出情况和数量变化。

2、保管:采取防火、防水、防盗、防高温、防霉、防虫、防有害气体、防光等八防措施，防止档案损坏;建立档案室管理制度、档案保密制度、档案查询制度等，严防档案泄密或丢失。

3、棱索:对档案信息进行加工、储藏，编制案卷目录、全宗文件目录、文号目录、人名索印运:全宗指南。

4、统计:依据档案总登记簿和收进登记簿，对档案收进、

移出、销毁、实存数量等进行统计;定期检查清点并作详细记录，清点或交接人在记录上签名;清点记录归全宗卷，同时形成书面材料报有关领导。

5、利用:本公司内部借(查)阅档案，须在档案借阅登记簿上签字，注明借阅的时间、目的、卷数等，并限期归还，因工作需要，档案被暂时移出库外，必须填写档案代理卡; 外公司人员查询档案，必须出示本公司介绍信和工作证等证件;律师代理诉讼查询档案，查询人员必须出示律师资格证明和法院立案证明，经管理人员初审合格后，填写档案查询登记表，报经分管领导同意;档案利用完毕填写利用登记簿。

(三)工作标准

完善并严格执行档案管理制度，及时收集，认真整理，按时归档，方便查询;妥善保管各类档案，不破损、不丢失、不泄密;实现档案管理制度化、规范化、科学化。

印信管理：

(一)工作内容依照国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印信的规定》及有关规定对本用各类印章和介绍信、各类凭证进行管理和使用。

（二）工作程序

1、制发印章。本公司及各部门的印章由办公室统一制发，其他印章由办公室确定制发。印章的尺寸、样式和印章的名称、文字、字体、质料，按照《关于国家行政机关和企

业、事业单位印章的规定》执行;因机构变更、使用损坏而作废的印章，由制发单位收回，报领导同意后销毁。

2、印章管理。办事处印章由办公室专人管理，财务印章和法定代表人印章由财税所专人管理，其他部门印章由相关部门专人管理。一般不得将印章携带出公司使用，确需在公司外使用的，要由印章管理人员携带印鉴到场监印。

3、用印审批。使用公司的印章要由办公室负责人审核，重要文件经单位领导审批并签字。使用其他印章由有关部门、主管领导审批。

4、用印管理。印章管理人员在用印前应了解用印文件的内容和目的，确认符合用印手续规定，除留有存根的介绍信和有领导签发并存档的文件、有关负责人签字的报表，其他用印均进行登记。

5、对需留存的合同、协议、领导签批的信件草稿、印发的文件原件及文稿等，应在加盖印章后留存一份立卷归档。

6、业务部门以公司名义颁发凭证需要事先加盖相关印章的，要逐件编号登记，由领用部门负责人指定专人管理填发。

(三)信证管理程序

凭证由使用部门顺序编号，按照有关规定审批使用。需先盖章后填发的凭证，盖章时应当进行登记，并由使用部门负责人指定专人管理。

(四)工作标准

专人负责，严格制度，认真审查，妥善保管，确保安全和及时使用。

会务管理：

(一)工作内容

按照领导指示筹备、组织、管理班子会议及系统综合性会议。班子会议、综合性会议由办公室牵头筹备组织，其他会议由相关股室牵头筹备组织。

(二)工作程序

l、会前准备：根据会议要求做好相关工作:领受任务，明确会议名称、时间、地点、内容、议程、主持人、与会人员、邀请参加会议领导、新闻单位和其他单位人员等事项;研究会务，确定会务人员，明确分工;制作并报批会议经费预算;制发会议通知;起草、审定、印刷、收集、分装会议材料，制作会议须知;制作悬挂会标，布置会场，检查音响等设施。

2、会中服务：迎接参会领导和新闻单位及有关单位人员;组织签到，督促与会人员入场，分发会议材料;做好音响、音像、饮水等服务保障;做好会议记录，编发会议简报; 落实与会人员就餐等事项;其他有关情况处理。

3、会后事项处理：整理会议记录，按领导要求起草印发会议纪要、简报或新闻稿件; 督查会议议定事项的落实;