档案的建立与管理

档案的建立与管理

6.3.1档案管理工作内容

（1）档案的收集

（2）档案的分类和保存

（3）档案的统计

（4）档案的移交

（5）档案的利用

（6）信息的反馈

（7）档案的鉴定和销毁

（8）档案的保密与安全

6.3.2质量标准和操作规程

（1）总则

1）档案工作是一个单位基础管理工作的组成部分，是维护经济利益、合法利益和记录历史真实面貌以及提供信息的一项工作。

2）本公司档案是本公司和国家的宝贵财富，必须全部归档。任何个人和部门不得擅自保管、对外交流。

3）本公司档案工作纳入目标责任管理系统的考核范围，对全公司各部门、管理处进行考核，并纳入公司各类人员职责范围之中，促使各类档案材料的完整和准确，系统和安全，以便开发利用。

4）本公司每个部门、管理处和员工都有遵守国家和上级有关档案工作的法规、公司各项档案管理制度的义务。

（2）档案管理体制

1）档案实行集中管理分类保管的办法。

A、整个档案工作由行政部下属信息中心统一归口管理，同时负责对各部门、各管理处及行政挂靠单位的档案工作进行指导、监督、检查和考评。

B、档案分行政、员工、质量检查、项目、设备设施、财务、环境事务、安保、物流九大类。

C、限于库房面积等原因，人力资源部负责员工档案管理，其余档案由信息中心统一负责管理。

D、单独购买的超过2000元以上的设备，其档案直接归信息中心管理；与工程项目配套的设备，由项目归口部门随项目档案一起整理归档。引进设备应随翻译件一同归档。

2）档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。

3）各部门、管理处必须有一名兼职信息管理员，负责该部门、管理处的档案工作，对该部门、管理处所有档案管理工作，使公司档案管理形成有机的网络。

4）档案实行部门预立卷制。

（3）档案的来源

要做好物业档案管理在遵循文档自然形成规律的大前提下，物业档案管理有以下基本要求必须做到：

1）及时记录、数据准确、资料详实；不错不漏、帐实相符；妥善保管、查询方便；

2）保证档案的完整、准确、新鲜、安全。完整是对档案的整体性的要求；准确是指档案内容与实际情况吻合，即是原始的记录；新鲜是指档案所反映的信息必须是动态变化的，是最新的客观、真实的记录；安全既包含使档案内容保密，也包括在保管上的安全、妥善；

3）做到“三清”，即物业情况清、业主资料清和服务状况清。

物业档案是指物业管理机构在物业管理的全部活动中所形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。

物业档案的形式是多样的。从载体上看，有纸张、磁带、胶卷等；从记录方法看，有手写、复印、摄影、录像等；从表达方式上看，有文字、图像、声音等；从内容上看，有业主档案、物业档案、服务档案等；从形式与内容的结合方式看，有图、档、卡、册、表、证、软件、声像材料等。

4）工作记录的规定

A、公司所有员工都要做好工作日志、且当日事当日记；

B、各项具体的工作按ISO9001：2000体系做好相关表格的记录；

C、所有记录必须客观、真实、及时、全面；

D、各项记录应有记录时间、记录内容及记录人；

E、各项会议要有记录，由公司或管理处行政人员负责。

（4）档案管理操作流程

1）档案的收集是指将物业管理活动中所产生的资料进行收集，并将有价值的各种资料进行集中的过程。

2）档案的分类、保存是指对收集到的所有档案资料进行系统、合理的分类，并储存于相应的案卷中的过程，其中包括档案卷宗目录的编写、卷内目录的编写、档案密级的设定、档案保存期限的确定。3）档案的电子化是指为了避免档案的遗失、破损，利用计算机信息化的先进科技技术和互联网信息中心，将档案形成电子版材料储存于电子档案库中，既可方便查询、提高工作效率，又对档案的安全性做了一个保障，是档案管理发展的趋势。

4）档案的利用是档案价值的一个重要体现，物业管理者为解决管理过程中的问题时重要的参考和凭证，也是为物业管理者提供客观依据和总结经验教训，找出管理规律的过程。

5）档案的移交是物业公司对下属管理处的一个有效监督，将管理处的管理的真实情况切实的反映到公司的过程，是物业公司了解下属管理处情况的一个有效手段。

6）信息的反馈是指物业公司根据下属管理处的实际情况对管理方式方法进行调整和做出事情处理办法的过程。

7）档案的销毁是为了降低档案保存的成本及保存档案的价值性，应及时对无价值的档案进行剔除，并根据档案销毁程序进行销毁。

（5）档案的分类标准

在物业管理实物过程中，根据档案资料的不同内容，大致可以将档案分成四类，即业主档案、工程技术档案、服务档案和其他管理档案。

业主档案，也称为业主或租业主档案，是在业主入住或进行第二次装修阶段时，建立、形成的与业主实际情况相符的档案资料。一般包括购房合同、业主的身份证复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主规约、验房单、业主个人情况登记表、家庭成员登记表及业主的房屋维修档案。

工程技术档案，是在房产建设、租售、管理过程中，与房产开发商或物业管理权移交方就工程建设产权及工程技术等方面形成的原始信息。它不仅包括房产前期开发中的建筑许可证、建筑施工图、各项工程竣工验收资料、交接资料等信息，而且还包含物业投入使用后的租售合同、接管基建项目、设备档案等。

服务档案，是物业管理机构在日常管理中建立和收集的房屋维修档案、设备运行档案、业主接待档案（含投诉与回访记录）等资料以及其他的相关资料。这些实务性的档案汇总是形成档案管理制度的基础内容。随着物业管理水准的不断提升，对于管理服务过程的控制要求越来越高，对于在管理服务过程中可能产生的书面记录、文件资料等档案的管理也越来越受到关注。特别是对于与服务对象的接触中可能产生的记录，比如，业主接待记录、纠纷处理记录等服务内容的这类档案。这些档案资料必须是适时全面的、客观真实的，有利于今后查考或作为凭证的可靠依据。