参观接待制度

参观接待制度

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参观接待制度

格林美股份有限公司

二零一六年九月

目录

前言 (3)

1 参观接待前期确认与规划 (3)

1.1 接待来访前期确认工作 (3)

1.2 接待来访总体规划 (4)

2 宾客来访前期准备工作 (4)

2.1 准备基本物料 (4)

2.2 采购接待所需物品 (5)

2.3 制定参观路线 (5)

2.4 摄影 (5)

2.5食宿行安排 (6)

2.6公司整体布置 (7)

2.9 员工面貌 (7)

3 接待当日具体工作 (8)

3.1车辆安排 (8)

3.2 厂区清洁、正常生产 (8)

3.3工作人员到位 (8)

3.4 参观讲解 (8)

3.5嘉宾座谈 (9)

3.6结束送行 (9)

4 接待来访后期总结工作 ........................................... 错误!未定义书签。

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4.1撰写新闻稿 (9)

4.2 循环办整理资料留档 (9)

5 保密原则特别申明 (10)

附件一格林美重大接待管理制度 (11)

附件二格林美国际接待礼仪规范 (17)

附件三客户来访接待流程图 (22)

附件四客户来访接待人员职责说明 (23)

附件五接待礼仪和座位安排 (25)

附件六格林美保密协议和保密声明 (30)

附件七格林美集团新闻宣传工作管理办法 (37)

附表一来访客户接待通知单 (40)

附表二格林美参观通知 (41)

附图一格林美桌签 (43)

附图二格林美接机牌 (43)

附图三格林美水牌 (44)

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前言

[适用范围]:集团总部、各分子公司、控股公司及办事处

[规范目的]:为规范公司对外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象,根据<格林美重大接待管理制度>(附件一)、<格林美国际接待礼仪规范>(附件二)制定本制度。

1 参观接待前期确认与规划

格林美集团总部、各分子公司、控股公司及办事处通用参观接待流程(流程图参见附件三),相关重要接待人员职责见附件四。1.1 接待来访前期确认工作

对口部门确认来访时间及宾客信息。

(1) 预约到客人后,尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。

(2) 需要确认宾客的随行人数。

(3) 需要确认接待地点。

(4) 需要确认宾客信息,确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等)

(5) 需要了解客人来访目的。

(6) 根据以上信息,向相关领导提出参观请示。

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1.2 接待来访总体规划

(1) 对口部门制作接待通知单(参见附表一),及时呈总经理、接待领导、部门负责人及行政部。

(2) 食宿行安排:行政部根据客户接待通知单安排接待,包括接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排。

(3) 会议安排:客户来访前,对口部门应根据客户级别通知部门负责人、总经理或副总经理,确定参与洽谈人员。

(4) 接待方案:重要客户来访,行政部与技术发展部人员协同制定详细的<接待方案>,包括车辆信息安排表,呈交负责接待公司的总经理及接待对口部门负责人。重大接待在收到接待信息后第一时间上报集团总经理、董事长。

2 宾客来访前期准备工作

2.1 准备基本物料

(1)对口部门根据客户需要准备相关会议材料(如汇报所用PPT 等);

(2)行政部准备来访客人信息表(包括会谈主题、时间、地点、出席嘉宾和领导的姓名和职位)、国旗、姓名牌、循环经济手册、公司宣传片及会议背景,并根据需要准备礼品(提前确定礼品种类并购买)等;

(3)检查接待客人所用车辆上的物品,行政部需及时更换最新公司循环经济手册,并准备矿泉水和万能充电器,根据天气情况准备湿

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