第11章 数据的导入和导出

第11章数据的导入和导出

通过本章内容学习，可以使读者掌握Access与其他类型数据的共享与交互方法，能够熟练地对数据进行导入和导出操作，并且能够根据实际需求选用合适的导入和导出类型。此外，用户还能对Office软件的协同工作有了基本的认识和了解。

本章重点：

外部数据介绍

数据的导入

数据的导出

Office软件的协作

11.1外部数据介绍

Access作为一种典型的开放型数据库，能够支持与其他类型的数据库文件进行数据的交换和共享，同时也支持与其他Windows程序创建的数据文件进行数据交换。

当数据进行交换时，就需要进行数据的导入、导出操作。Access具有很强的导入和导出功能，而且，在Access中所包含的4个默认的选项卡中，有关数据导出和导入的【外部数据】选项卡就是其中的一个。由此可见，数据的共享和交换在数据库工具中起到的作用。

和旧版本的Access软件相比较，Access 2010停止了对数据访问页对象的支持，反而大幅度地提高了网络协同工作的能力。利用SharePoint网站，事先数据的共享和交换，利用Office中的Outlook邮件收发软件，加强了开发人员的协同工作等。在下面的各节中将带大家一起体会Access2010强大的协同工作能力。

11.2数据的导入

一般情况下，Access数据库获得数据的方法主要有两种，一种方法是在数据表或者窗体中直接输入数据，另一种方法是利用Access的数据导入功能，将外部数据导入到当前使用的数据库中。

简单地讲，数据的导入就是将其他格式的数据合并到Access数据库中，并实现对导入数据的调用。被导入的数据是将外部数据作为源数据，在Access中建立一个对源数据的备份，这个备份是以Access的数据结构储存的，因此备份中的数据也是单独存在的，它与原来的数据是分开使用的。

数据的各种导入操作都是在【外部数据】选项卡中的【导入并连接】选项组中实现的，其中的各个选项如图11-1所示。

图11-1【导入并连接】选项组

11.2.1导入外部数据

在Access中，提供了直接导入的功能，这样就能够在不打开其他数据库的情况下导入数据。

单击【导入并连接】选项组中的Access按钮，即可打开【获取外部数据-Access数据库】对话框。这样，我们就可以按照向导的要求一步一步地导入所需要的数据。

下面我们将以一个小的实例来简单地介绍一下Access的数据导入操作步骤。

步骤01打开随书附带光盘中的CDROM\素材\Cha11\学生考

核.accdb 素材文件，切换至【外部数据】选项卡，在【导入并连接】 ，打开【获取外部数据-Access 数据库】

图11-2 【获取外部数据 -Access 数据库】对话框

步骤02 在该对话框中单击【文件名】右侧的【浏览】按钮，在弹出的

【打开】对话框中选择需要导入的外部文件的正确路径，此处选择随书附带光盘中的CDROM\素材\Cha11\学生信息.accdb 素材文件，如图11-3所示。

选项组中单击Access 按钮

对话框，如图11-2所示。

图11-3【打开】对话框

步骤03单击【打开】按钮，在【获取外部数据-Access数据库】对话框中会显示刚才所选择的路径，然后选中【将表、查询、窗体、报表、宏和

模块导入当前数据库】单选按钮，如图11-4所示。

图11-4【获取外部数据-Access数据库】对话框

步骤04设置完成后单击【确定】按钮，弹出【导入对象】对话框，如图

11-5所示。

图11-5【导入对象】对话框

步骤05在该对话框中选择刚才导入的数据文件，切换至【窗体】选项

卡，然后选择【学生信息】，如图11-6所示。

图11-6【窗体】选项卡

步骤06在该对话框中单击【选项】按钮，可以显示关于导入数据的选

项，如图11-7所示。

图11-7【选项】选项

如果在【导入】选项组中选中【关系】复选框，那么表关系也会一起被导入。

步骤07设置完成后单击【确定】按钮，返回【获取外部数据-Access数据库】对话框，在该对话框中系统会提示是否保存导入步骤，如图11-8

所示。

图11-8是否保存导入步骤选项

步骤08选中【保存导入步骤】复选框，下方则会显示导入步骤信息，如

图11-9所示。

图11-9选中【保存导入步骤】复选框

步骤09设置完成后单击【保存导入】按钮，保存导入步骤。至此，就完成了对Access外部文件的导入，我们可以在导航窗格中看到刚才导入的外

部文件，如图11-10所示。

图11-10导入的外部文件

外部文件导入后，所导入的外部文件就成为当前数据库中的内容，但是由于以下两个原因，可能无法正常使用导入的数据。

·如果当前的数据库中没有源数据表，那么该文件将无法正常使用。

·如果没有相应的窗体、报表等对象，那么可能无法正常使用导入的数

据。

11.2.2使用链接表导入数据

链接，就是指在源文件和要建立的目标文件之间建立一个映射关系，当源文件被修改之后，与源文件建立映射关系的目标文件也会随之改变。

Access提供了通过链接表导入数据的功能，通过链接表导入数据，其实只是导入源文件的一个链接，而不是真正的复制一份数据。

通过使用链接可以实现数据的共享，当需要修改数据时，我们只

需要在源文件上进行调整和修改，就可以一次性的对目标文件进行修改，这样就会减少错误的出现，还大大减少了存储空间的使用。

下面我们将简单地介绍怎样通过链接导入数据文件，其具体操作步骤如

下。

步骤01 继续上一实例操作，单击【导入并连接】选项组中的

，打开【获取外部数据-Access 数据库】对话框，如图

图11-11 【获取外部数据 -Access 数据库】对话框

步骤02 在【文件名】右侧的文本框中输入正确的文件路径，然后选中

【通过创建链接表来链接到数据源】单选按钮，如图11-11所示。

Access 按钮

11-11所示。