行政工作技巧培训.ppt
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
05 快乐的八种技巧 Eight Ways to Be Happy
01
PART ONE
行政人员需具备的能力
Competencies required of administrative staff
行政人员需具备的能力
一、办事能力
➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力 ➢ 操作能力
A1：考虑的两件事项的因素大致有以下几点： 1、紧急程度 2、工作量大小 3、所需时间多少 4、能否由其他人代办等
Q2：每天忙的不可开交，连喝 水的时间都没有，但是每到月 底写月度总结的时候，却怎么 也想不起来这个月到底做了些 什么事。
二、行政工作技巧
A2： ➢ 建议大家每天做流水账记录。 ➢ 每天早上思考今天需要做的事情有哪些，以自己知道 的方式做下记录，并按轻重缓急处理。 ➢ 临时出现的事情根据紧急程度先后处理，但记住，未 及时处理的事情一定要做好备忘记录。 ➢ 手上的事情尽量不要做一半又去做别的事情，很容易 两件事或几件事都做不好。 ➢ 平常多和同部门、工作性质相同的同事交流工作，在 别人忙的时候你可以帮助别人，在你忙的时候别人也会伸 出援助之手。
行政工作技巧培训
Training in administrative skills
汇报时间：2018年7月23日 汇报人：
行政工作的ຫໍສະໝຸດ Baidu义
首先，行政部门是一个幕僚部门，肩负整个公司的管理、监督等职能，不仅为公司正常 运行提供平台，而且还要为公司的所有活动提供各种支持和报务。因此，行政管理工作做的 好坏，将对整个公司规范化运行起到至关重要的作用。
二、行政工作技巧
Q3：每天的事情多而杂，而且大多 是临时性的事务，在越多人的催促 下，越容易出错。
A3： ➢ 要根据自己的经验判断事项的紧急程度； ➢ 专心致志做事，越着急，越分心，越容易出错； ➢ 每天重复性事务多的人可安排好处理不同事项 的时段（紧急情况紧急处理）； ➢ 办公用品、文件资料、办公设备等的摆放要定 点、整齐、有序，方便临时取用；
七、用别人喜欢的听的句式来说话
句式二：用“我会……”表达服务意愿 行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能 向部门经理崔经理询问吧。” 同 事：“你这是在应付我嘛，‘尽可能’就是有 可能不会啦，真是的！”
行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门经 理打电话询问，我会尽快给你答复的，好吗？” 同 事：“那就OK啦，谢谢！”
其次，行政部门本身不是企业经济效益的直接创造者，但是，通过行政部门良好的服务， 从而使那些为企业直接创造经济效益的部门良好地运作，这就是行政工作的最终价值所在。
其三，行政部门协调各部门的工作，在各部门之间牵线搭桥，利用各种关系来解决各种 矛盾和问题，使公司的经营活动得到正常运行。
其四，行政部门的日常工作，给公司各部门的工作提供了一个良好的环境，行政人员努 力所营造的干净整洁的办公场所、积极向上凝聚人心的企业文化氛围，对企业各部门的员工 都有着潜移默化的作用，不容小视。
一、沟通的定义
将信息传送给对方，并期望得到对方作出 相应反应效果的过程。
我们做的每一件事情 都是在沟通！
二、沟通的七个步骤
知己
知彼
用适当的方式
为对方的处境设 想
细心聆听回应
获得对方的承诺
让对方的按照自 己的心愿做事
三、听的技巧
➢ 站在别人的立场去理解 ➢ 理解信息内容 ➢ 理解隐含成分 ➢ 理解对方的感情成分 ➢ 去除干扰讯息接收的障碍 ➢ 积极倾听：找到有意义的地方，得到益处，提高理解深度 ➢ 反复思考听到的讯息 ➢ 勇于发问，增强理解力 ➢ 增强记忆：做笔记
公司事务的联络、转达、交涉、调整、计划的外出管理： 车务、旅票、住宿、出入境
合同、资质、工商、通用公文、事务文书、新闻文稿、公 司内外文件的收发、处理、整理、归档
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资 料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后等工作
二、行政工作技巧
Q1：手上现有一件待办事项， 同时，领导也交办了件临时性 事务，要求尽快处理，该如何 安排先后处理顺序？
二、沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
02
PART TWO
行政工作技巧
Administrative skills
一、行政人员日常工作
办公室管理 日程安排 与管理 文书工作
会务安排
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换 气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密
四、回应方式
鼓励
询问
反应
重述
促进对方表达 意愿
以探索的方式获 得更多的信息
告诉对方你在听, 同时确定对方完 全了解你的意思
用于讨论结束的 时候，确定没有 误解对方的意思
五、说话的原则
➢ 孔子名言：成事不说,遂事不谏,既往不咎 ➢ 好事情：播新闻 ➢ 坏事情：先设定底线 ➢ 敏感事情：制造气氛，引导 ➢ 避免正面冲突 ➢ 词汇是很小的一部分 ➢ 语调、音量、语速、重音 ➢ 38%的听者注重的是表现力
目录
CONTENTS
01
行政人员需具备的能力
Competencies required of administrative staff
02 行政工作技巧 Administrative skills
03 沟通技巧 Communication skills
04 公务接待技巧 Official Reception Skills
六、沟通的技巧
➢ 留心捕捉脸部表情 ➢ 洞察眼睛的变化 ➢ 肢体动作可以增添色彩与气氛 ➢ 距离代表亲疏 ➢ 暗示地位的非语言信号
七、用别人喜欢的听的句式来说话
句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾 同 事：“这台复印机的质量太差了，才买回来
几天就不能用了，你们行政是不是专 买不合格产品阿？”
行政人员：“我非常理解你的心情！可能是最近我们 使用频率确实太高了，我们也正在联系 商家进行检修。”
三、安全与保密工作
方针与原则
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
03
PART THREE
沟通技巧
Communication skills
01
PART ONE
行政人员需具备的能力
Competencies required of administrative staff
行政人员需具备的能力
一、办事能力
➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力 ➢ 操作能力
A1：考虑的两件事项的因素大致有以下几点： 1、紧急程度 2、工作量大小 3、所需时间多少 4、能否由其他人代办等
Q2：每天忙的不可开交，连喝 水的时间都没有，但是每到月 底写月度总结的时候，却怎么 也想不起来这个月到底做了些 什么事。
二、行政工作技巧
A2： ➢ 建议大家每天做流水账记录。 ➢ 每天早上思考今天需要做的事情有哪些，以自己知道 的方式做下记录，并按轻重缓急处理。 ➢ 临时出现的事情根据紧急程度先后处理，但记住，未 及时处理的事情一定要做好备忘记录。 ➢ 手上的事情尽量不要做一半又去做别的事情，很容易 两件事或几件事都做不好。 ➢ 平常多和同部门、工作性质相同的同事交流工作，在 别人忙的时候你可以帮助别人，在你忙的时候别人也会伸 出援助之手。
行政工作技巧培训
Training in administrative skills
汇报时间：2018年7月23日 汇报人：
行政工作的ຫໍສະໝຸດ Baidu义
首先，行政部门是一个幕僚部门，肩负整个公司的管理、监督等职能，不仅为公司正常 运行提供平台，而且还要为公司的所有活动提供各种支持和报务。因此，行政管理工作做的 好坏，将对整个公司规范化运行起到至关重要的作用。
二、行政工作技巧
Q3：每天的事情多而杂，而且大多 是临时性的事务，在越多人的催促 下，越容易出错。
A3： ➢ 要根据自己的经验判断事项的紧急程度； ➢ 专心致志做事，越着急，越分心，越容易出错； ➢ 每天重复性事务多的人可安排好处理不同事项 的时段（紧急情况紧急处理）； ➢ 办公用品、文件资料、办公设备等的摆放要定 点、整齐、有序，方便临时取用；
七、用别人喜欢的听的句式来说话
句式二：用“我会……”表达服务意愿 行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能 向部门经理崔经理询问吧。” 同 事：“你这是在应付我嘛，‘尽可能’就是有 可能不会啦，真是的！”
行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门经 理打电话询问，我会尽快给你答复的，好吗？” 同 事：“那就OK啦，谢谢！”
其次，行政部门本身不是企业经济效益的直接创造者，但是，通过行政部门良好的服务， 从而使那些为企业直接创造经济效益的部门良好地运作，这就是行政工作的最终价值所在。
其三，行政部门协调各部门的工作，在各部门之间牵线搭桥，利用各种关系来解决各种 矛盾和问题，使公司的经营活动得到正常运行。
其四，行政部门的日常工作，给公司各部门的工作提供了一个良好的环境，行政人员努 力所营造的干净整洁的办公场所、积极向上凝聚人心的企业文化氛围，对企业各部门的员工 都有着潜移默化的作用，不容小视。
一、沟通的定义
将信息传送给对方，并期望得到对方作出 相应反应效果的过程。
我们做的每一件事情 都是在沟通！
二、沟通的七个步骤
知己
知彼
用适当的方式
为对方的处境设 想
细心聆听回应
获得对方的承诺
让对方的按照自 己的心愿做事
三、听的技巧
➢ 站在别人的立场去理解 ➢ 理解信息内容 ➢ 理解隐含成分 ➢ 理解对方的感情成分 ➢ 去除干扰讯息接收的障碍 ➢ 积极倾听：找到有意义的地方，得到益处，提高理解深度 ➢ 反复思考听到的讯息 ➢ 勇于发问，增强理解力 ➢ 增强记忆：做笔记
公司事务的联络、转达、交涉、调整、计划的外出管理： 车务、旅票、住宿、出入境
合同、资质、工商、通用公文、事务文书、新闻文稿、公 司内外文件的收发、处理、整理、归档
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资 料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后等工作
二、行政工作技巧
Q1：手上现有一件待办事项， 同时，领导也交办了件临时性 事务，要求尽快处理，该如何 安排先后处理顺序？
二、沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
02
PART TWO
行政工作技巧
Administrative skills
一、行政人员日常工作
办公室管理 日程安排 与管理 文书工作
会务安排
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换 气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密
四、回应方式
鼓励
询问
反应
重述
促进对方表达 意愿
以探索的方式获 得更多的信息
告诉对方你在听, 同时确定对方完 全了解你的意思
用于讨论结束的 时候，确定没有 误解对方的意思
五、说话的原则
➢ 孔子名言：成事不说,遂事不谏,既往不咎 ➢ 好事情：播新闻 ➢ 坏事情：先设定底线 ➢ 敏感事情：制造气氛，引导 ➢ 避免正面冲突 ➢ 词汇是很小的一部分 ➢ 语调、音量、语速、重音 ➢ 38%的听者注重的是表现力
目录
CONTENTS
01
行政人员需具备的能力
Competencies required of administrative staff
02 行政工作技巧 Administrative skills
03 沟通技巧 Communication skills
04 公务接待技巧 Official Reception Skills
六、沟通的技巧
➢ 留心捕捉脸部表情 ➢ 洞察眼睛的变化 ➢ 肢体动作可以增添色彩与气氛 ➢ 距离代表亲疏 ➢ 暗示地位的非语言信号
七、用别人喜欢的听的句式来说话
句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾 同 事：“这台复印机的质量太差了，才买回来
几天就不能用了，你们行政是不是专 买不合格产品阿？”
行政人员：“我非常理解你的心情！可能是最近我们 使用频率确实太高了，我们也正在联系 商家进行检修。”
三、安全与保密工作
方针与原则
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
03
PART THREE
沟通技巧
Communication skills