ZY-QP01文件和资料控制程序

宜宾市中益能源有限公司 程 序 文 件 标题：文件和资料管理程序
5.4 外来文件的控制
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1）开发工程部负责收集与产品有关的外来文件、国家或行业标准等，品管部负责收集产品 质量标准，包括客户的质量标准等交给文控中心做好外来资料登记，并由文控员根据内 容放发到相关部门。 2）行政部负责收集适用的与环保或安全相关的法律、法规和其他要求，按“法律法规识别 与更新控制程序”执行。 5.5 每隔三个月由文控中心检查全公司各部门的文件使用情况，确保有效版本的文件得到充 分的使用。 6.相关文件及记录 《文件修改申请单》 《文件借阅登记表》 《外来资料登记表》 《文件发放、回收记录表》 《文件补发申请单》 《受控文件统计表》
D.记录：指证明管理体系正常、有效运作和改进的记录或表格。 编号方式： ZY－QF－ XX X 文件流水号（001） 部门代码 记录代号 公司代号 E.外来资料：指公司体系运作有关的外来技术书籍、标准、法律法规及其它要求。 编号方式：直接引用原编号进行登记。 F.技术文件（图纸）：指与产品有关技术参数、图样及其它说明等。 编号方式：EN-WI-XX EN-ECN-XX EN-PP-XX EN-QC-XX 5.2.2.3 发放控制 1）管理手册、程序文件、作业指导文件、岗位职责、管理制度、外来文件等文件，由 发文部门根据文件内容确定需要发放到的部门或人员，交由文控中心在复印件上加 盖“受控文件”印章受控发放，并填写《文件发放、回收记录表》，确保各个场所 都能得到相应文件的有效版本。文件接收人在《文件发放、回收记录表》里签名。 指工程技术文件 指工程更改文件 指产品图 指QC工程图
类 别 制 定 审 核 批 准 修 改 发 放 回 收
管理手册
ISO小组
管理者代表
总经理 总经理 管理者代表
ISO小组 各部门 各部门
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
程序文件 各部门经理 管理者代表 作业指导文 件 技术文件 （图纸） 记录 外来资料、 标准 公司管理制 度 岗位职责 各部门 技术员 工程师 各部门 － 行政部 行政部 部门经理 项目负责人 － 管理者代表 管理者代表 管理者代表
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C.作业指导文件编号：（三级文件）
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（1）管理制度：包括公司行政管理制度和各部门管理文件。 （2）作业规程：指各工序通常性，共同性的操作。 （3）检验规程：指指导检验员进行质量检验的共同性操作流程 （4）岗位职责汇编：指公司所有岗位人员资历和相关负责事项的文件汇集。 编号方式： ZY－WI－XX 文件流水号 作业文件代号 公司代号
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4.定义（无） 5.工作程序 5.1 工作流程 文件控制管理流程
文件编、审、批
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文件的受控、下发
文件的执行
文件的修改
文件的存档借阅
文件的作废
文件的回收
5.2 工作要点 5.2.1 文件的编制、审核、批准 公司管理体系文件的编、审、批见上页一览表。 5.2.2 管理体系文件的受控与管理 5.2.2.1 受控文件包括管理手册、程序文件、作业指导书、技术（产品）图纸、岗位职责 管理制度等。 5.2.2.2 管理体系文件编号规定： A.管理手册： ZY － QM 表示管理手册（一级文件） 表示公司名称代号 B.程序文件编号方式：（二级文件） ZY－ QP —XX 程序文件流水号 程序文件 公司名称代号
2）技术文件（图）由开发工程部确定需要发放到的部门或人员，交由文控中心文控员
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发放，并在复印件上加盖“技术受控文件”印章受控发放，确保相应场所都能得到 相应文件的有效版本，文件接收人在《文件发放、回收记录表》里签名。 5.2.2.4 文件的修改 1）管理手册、程序文件及各种记录，由提出修改人填写《文件修改申请单》交管理者代 表批准后由制订部门实施修改，作业指导书、岗位职责、管理制度等文件如需修改， 由提出修改人员填写《文件修改申请单》经原审核、批准部门确认后由原制订部门修 改；管理者代表根据公司实际情况可直接修改管理手册、程序文件及各种品质记录； 其他任何人、部门均不得在文件上擅自乱写、乱画或自行修改。由于打印或印刷等其 他不是原则性的个别字眼、符号的更改，制订部门可在文件中进行更改；修改后的文 件按正常的审批及批准后方可发布实施。 2) 技术文件(图纸)由工程师直接修改，并经项目负责人审核，开发工程部经理批准。
5.2.2.5 文件版本及修改号的控制 1）管理体系文件版本号以英文件字母A1、A2、A3……表示。文件采用活页修改的方式， 每修改一次修改号递增一次，文件任何一页修改5次后或重大修改后,版本号递增一 次,如初版时为A1，第一次修改后为A2……等。 2）技术文件（图纸）的修改由制图员在图纸上注明。 5.2.2.6 文件的作废 1）作废文件在文件上加盖“作废文件”印章，由文控中心保留一份存档，其余均回收。 2）使用部门对文件需妥善保管，若有损坏、丢失，应上报文控中心或管理者代表。 5.2.2.7 文件的回收 1）文件因作废需收回由文控中心负责收回。 2）因各种原因离开岗位或公司的人员，需将所持文件交接后，方能办理有关手续。 5.2.2.8 文件的借阅 文件如需借阅，需到文控中心进行登记填写《文件借阅登记表》后方能借出。 5.3 电子版文件及记录的管理 5.3.1 管理体系文件电子版文档由文控中心收集管理,做好备份,定期杀毒,防止病毒感染. 5.3.2 电子版记录由各部门记录管理人员统一管理，做好备份，定期杀毒，防止病毒感染. 5.3.3 公司不发放电子版管理体系文件到各部门.
部门经理 开发工程部 管理者代表 － 总经理 总经理 品管部 － 行政部 行政部
注: 在制定以上各类文件内容涉及到其他部门时，由分管范围内部门经理组织各相关部门会审.
文件分发号标识规定
序号 1 2 3 4 5 6 部门名称 总经理 副总经理 管理者代表 制造经理 开发工程部 品质部 分发号 01 02 03 04 05 06 序号 7 8 9 10 11 12 部门名称 物控部 制造部 人事行政部 销售部 财务部 分发号 07 08 09 10 11 序号 部门名称 分发号
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1.目的
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通过对文件和资料实施控制管理，满足管理体系有效运行，保证所有文件的适用性、协调性 和完整性，确保与管理体系运作的场所均能使用有效版本文件，特制定本管理程序。 2.适用范围 本管理程序适用于全公司所有与管理体系运行有关的文件。 3.职责 3.1 各部门负责本部门资料的管理。 3.2 公司各类体系文件由品管部统一管理。 3.3 文件的编制、审核、批准、修改、发放、回收，具体按以下管理体系文件控制一览表执 行，当编制、审核、批准人员不在时，直属上司可代替行使。 管理体系文件控制一览表