秘书事务管理 事务36 信息的收集共61页
秘书事务管理 事务36 信息的收集
（八）调查
调查是有目的、有重点、主动收集信 息的重要方法。秘书要有目的、有计划地 进行市场调查，亲自深入现场，通过各种 途径和方式，直接收集第一手资料，挖掘 层次更深、质量更高的信息内容。 秘书陪同领导出差时，是收集信息的 极好机会，应利用考察、实地调查等机会， 深入了解市场情况，亲自感受和获取信息。
（二）时效性
时效性是指信息的价值作用随着时间的 变化而改变的一种特性。信息只有在一定的 时间内才能体现最大价值，超过特定时限的 信息便会部分或全部丧失其使用价值。 信息生成的速度快、数量多、时效短， 且具有流动性、随机性和不规则性。因此， 秘书必须具有对信息的敏感性，及时收集、 加工、存储和运用有价值的信息。
7.购置法
通过订购、现购、邮购、代购等方 式，购买储存在文献资料、磁带、磁盘 中的信息。 购置法能获得大量系统化、专业化 信息，信息来源广，但所需费用较高， 需要花费较多的时间和人力，同时，也 需要对信息进行筛选鉴别。
（四）查找信息
根据要查找信息的主题、内容和用 途，利用各信息渠道提供的信息介绍、 信息目录、信息咨询或其他信息查询途 径，找出所需要的信息。
（六）可传递性
信息可以通过一定媒介或一定载体在 不同的时空中进行传递，可以从古代传递 到现代，也可以从一个地方传递到另一个 地方。
（七）可开发性
信息作为一种资源，取之不尽，用之 不竭，可以充分开发利用。
（八）无限性
随着时间的推移，各种各样的信息会 无休止地产类型。按照不同的标准， 可以将信息划分为不同的类型。
5.网络法 6.交换法 7.购置法
1.观察法
人们直接用眼睛或借助其他工具通过观 察事物的视觉影像认识客观事物、获取信 息的方法。 观察法简单、灵活，能获得较为客观的 信息，但获得信息量有限、深层次信息少， 而且观察效果受观察者的观察能力影响较 大，适宜对环境、人物、事件实际状况的 了解。
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31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
秘书事务管理 事务36 信息的收集
1、合法而稳定的权力在使得当时很 少遇到 抵抗。 ——塞 ·约翰 逊 2、权力会使人渐渐失去温厚善良的美 德。— —伯克
3、最大限度地行使权力总是令人反感 ；权力 不易确 定之处 始终存 在着危 险。— —塞·约翰逊 4、权力会奴化一切。——塔西佗
5、虽然权力是一头固执的熊，可是金 子可以 拉着它 的鼻子 走。— —莎士 比
秘书日常事务管理课件
2
休闲场合着装
在商务休闲场合，如商务午餐、团建活 动等，可以选择更为休闲的装扮，如男 性可穿着休闲西装或衬衫搭配牛仔裤， 女性可选择休闲套装或连衣裙。
3
季节性着装要求
根据季节的变化，合理选择服装，如夏 季应注意透气、轻便的材质，避免穿着 过于厚重，冬季则应注意保暖，选择质 地温暖的衣物。
商务交际礼仪
危机公关
阐述在危机事件中如何进行公关应对，包括信息 发布、媒体沟通、品牌维护等方面。
案例分析
分析一次真实的突发事件处理案例，展示秘书在 其中的关键作用和实际操作。
案例三：高效沟通与协作实战演练
总结与反思
有效沟通技巧
介绍如何与不同性格、背景的 同事进行高效沟通，包括倾听 、表达、反馈等方面。
团队协作
详细阐述如何在团队中协作， 包括分工、协调、整合等方面 ，以实现团队目标。
实战演练
设计一次真实的沟通协作场景 ，让学员参与其中，通过实际 操作提升沟通与协作能力。
对实战演练进行总结，提炼成 功经验和需要改进之处，引导 学员进行反思和提升。
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THANKS
损坏，确保文件资料的安全。
文件保密与销毁
对于涉及机密的文件资料，秘书 需要确保文件的保密，同时对于 过期或无用的文件资料，需要进
行妥善销毁，以防泄密。
会议安排与记录
会议筹备
秘书需要提前进行会议筹备工作，包括确定会议主题、时间、地点 、参会人员等，确保会议顺利进行。
会议记录与整理
在会议过程中，秘书需要详细记录会议内容和讨论结果，会后及时 整理成会议记录，分发给参会人员，以确保会议精神得到贯彻落实 。
办公软件的应用技巧
文字处理软件
深入讲解Word等文字处理软件的高级功能，如邮件合并 、批量处理、长文档编辑等，提升秘书的文档处理效率。
文秘专业信息收集与整理方法
文秘专业信息收集与整理方法随着信息时代的到来，信息的获取和整理变得越来越重要。
作为文秘专业的学生，我们需要掌握一些有效的信息收集和整理方法，以提高工作效率和质量。
本文将介绍几种常用的文秘专业信息收集与整理方法，帮助读者更好地应对信息处理的挑战。
一、信息收集方法1. 网络搜索网络是当今最主要的信息来源之一。
我们可以利用搜索引擎，如百度、谷歌等，输入关键词来搜索相关的信息。
在进行搜索时，应注意选择可靠的网站和权威的信息源，以确保所获得的信息的准确性和可信度。
2. 图书馆资源图书馆是一个宝贵的信息库。
我们可以借助图书馆的资源，如书籍、期刊、报纸等，获取所需的信息。
在使用图书馆资源时，应熟悉图书馆的分类系统，掌握检索技巧，以快速找到所需的资料。
3. 专业期刊和学术论文专业期刊和学术论文是了解最新研究成果和专业知识的重要途径。
我们可以定期阅读相关领域的期刊和学术论文，掌握最新的研究动态和学术观点。
同时，我们还可以通过检索相关的期刊和学术论文数据库，获取需要的文献资料。
4. 参加学术会议和研讨会学术会议和研讨会是学术交流和知识分享的重要平台。
我们可以通过参加学术会议和研讨会，与同行交流、学习和分享经验。
在会议和研讨会上，我们可以听取专家学者的报告，参与讨论和互动，获取新的信息和观点。
二、信息整理方法1. 笔记和摘录在收集到大量信息后，我们需要对其进行整理和归纳。
笔记和摘录是常用的整理工具。
我们可以将重要的信息摘录下来，用关键词或标签进行分类，以便日后查阅和使用。
同时，我们还可以根据需要制作思维导图或概念图，将信息之间的关系和联系可视化。
2. 文件管理和归档文件管理和归档是保持信息整洁和有序的重要手段。
我们可以建立一个清晰的文件夹结构，将相关的文件和资料进行分类存放。
同时，我们还可以使用标签或关键词对文件进行标注，以便快速检索和查找。
定期清理和整理文件，删除不必要的信息，保持文件的更新和有效性。
3. 数据库和电子表格对于大量的数据和信息，我们可以使用数据库和电子表格进行管理和整理。
秘书资格考试之事务管理
秘书资格考试之事务管理秘书是一种重要的职业，扮演着组织的支持者和决策者之间的桥梁角色。
为了担任这个职位，一般需要通过秘书资格考试以证明自己具备必要的技能和知识。
本文将重点介绍秘书资格考试中的事务管理部分。
事务管理是秘书工作的核心之一，包括接待访客、电话管理、文件处理、日程安排等。
在秘书资格考试中，事务管理的题目内容涉及的范围较广，考察的重点主要包括以下几个方面：首先是接待访客。
秘书在工作中经常需要接待访客，这包括安排接待地点、准备接待用品、确认访客身份等。
在考试中，可能会涉及到各种接待场景的情景设定，考生需要从整体考虑访客的需求和公司内部的规定，进行有效和友好的接待。
其次是电话管理。
秘书通常会负责接听公司的来电，并进行转接、记录和回答问题。
在考试中，会模拟接听电话的情境，考生需要根据来电者的需求和公司的规定进行处理，例如向正确的人员转接电话、记录准确的信息等。
再次是文件处理。
秘书负责处理公司内外的文件，包括文件的收集、整理、归档和传递等。
在考试中，可能会出现需要考生根据一系列文件的要求进行整理和归档的情景，考生需要有较强的文件处理能力和基本的组织能力。
最后是日程安排。
秘书常常需要为领导或团队成员安排日程，包括会议安排、会议纪要的记录和发送等。
在考试中，可能会出现需要考生为多个人员安排不同会议的情景，考生需要合理安排时间和地点，并妥善处理各项事宜。
除了上述几个方面，事务管理还包括很多其他细节，例如办公用品的管理、快递收发的安排等。
考生需要掌握相关的基本知识和技巧，并具备良好的沟通和协调能力。
在秘书资格考试中，事务管理部分往往是考生实践运用知识和技能的重要环节，也是考察考生综合运用知识分析和解决问题的能力。
为了提高事务管理的能力，考生可以通过以下几种方法进行准备：1. 学习相关知识：了解事务管理的基本概念和方法，学习相关的法律法规和规章制度，掌握基本的操作流程和要求。
2. 实践操作：通过模拟真实的工作情境来进行实践操作，例如模拟接待访客、接听电话、整理文件和安排日程等场景。
秘书事务管理信息管理
秘书事务管理信息管理
信息反馈的要求
&准确真实 &尽量缩短信息反馈时间 &信息反馈要广泛全面，多信源、多通
道反馈
秘书事务管理信息管理
信息反馈工作程序
(1)明确目标 (2)选择信息反馈的方法：系列性信息反馈、
广角型反馈信息、连续型反馈信息 (3)获取反馈信息 (4)加工分析反馈信息 (5)传递反馈信息 (6)利用反馈信息
秘书事务管理信息管理
三、信息的分类
信息的分类方法
字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等） 地区分类法 主题分类法 数字分类法 时间分类法（按信息形成先后）
•根据工作需要，将各种分类方法结合使用
秘书事务管理信息管理
三、信息的分类
信息分类的注意事项
1、利用颜色、标签区分类别 2、建立交叉参照卡
•
•名称/主题：
•1、溯源法 •2、比较法 •3、核对法 •4、逻辑法 •5、调查法 •6、统计法
•核对 •计算 •定性、定量分析 •逻辑推理 •判断真伪
秘书事务管理信息管理
信息的传递
& 信息传递的要求
= 迅速、准确、保密
& 信息传递的途径
= 信源－信道－信宿
& 信息传递的方向
= 内向传递：在单位内部进行信息交流沟通 = 外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息
& 信息储存的载体
= 纸质载体 = 磁性载体： = 缩微品： 信息存储的设备： 文件夹、文件盒、文件袋、 = 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防
潮、防虫 = 科学地存放排列
秘书事务管理信息管理
秘书实务之信息工作
秘书实务之信息工作秘书实务之信息工作在现代社会中，信息的获取和传递是非常重要的一项工作。
作为一名合格的秘书，信息工作是其职责之一。
信息工作主要包括信息的收集、整理、存档和传递等方面。
只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。
首先，信息的收集是秘书工作中必不可少的一环。
秘书需要及时了解各种信息，包括媒体报道、行业动态、政策法规等。
通过不断收集信息，秘书能够及时了解到各种信息动态，为领导作出决策提供信息支持。
其次，秘书需要对收集到的信息进行整理和分析。
秘书需要将收集到的信息进行分类整理，建立起一个完整的信息库。
通过对信息的整理和分析，秘书能够更好地把握各种信息的内涵和价值，帮助领导更准确地把握形势。
然后，秘书要做好信息的存档工作。
收集到的信息需要进行存档，以备将来使用。
秘书需要建立起一个规范的信息存档系统，确保信息的安全和便捷使用。
在存档的同时，秘书要注意信息的保密工作，确保信息不被泄露。
最后，秘书需要及时将信息传递给相关人员。
信息的传递是秘书工作的核心环节之一。
秘书需要将领导需要知道的信息及时传递给相关人员，并保证信息的准确性和完整性。
在信息传递的过程中，秘书要注意沟通的技巧和方式，以确保信息的顺利传递。
总结起来，秘书的信息工作是一项复杂而重要的工作。
秘书需要及时收集各种信息，进行整理和分析，并将信息存档和传递给相关人员。
只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。
在信息工作中，秘书需要具备一定的专业知识和技能。
首先，秘书需要熟悉各种信息收集和整理的方法和技巧。
例如，掌握搜索引擎的使用方法，能够高效地查找和筛选信息；掌握文献检索的方法，能够全面了解相关领域的信息。
其次，秘书需要具备一定的信息分析能力。
只有通过对信息的分析，秘书才能将信息转化为对领导决策有价值的内容。
最后，秘书需要具备良好的沟通和协调能力。
在信息传递的过程中，秘书需要与各方人员进行有效的沟通和协调，以确保信息准确地传递给相关人员。
秘书事务管理信息管理
•1、溯源法 •2、比较法 •3、核对法 •4、逻辑法 •5、调查法 •6、统计法
•核对 •计算 •定性、定量分析 •逻辑推理 •判断真伪
秘书事务管理信息管理
信息的传递
& 信息传递的要求
= 迅速、准确、保密
& 信息传递的途径
= 信源－信道－信宿
& 信息传递的方向
= 内向传递：在单位内部进行信息交流沟通 = 外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息
和决策层反映执行指令情况的反馈形式。横向反 馈是同级组织之间的信息反馈。 前反馈与后反馈
秘书事务管理信息管理
信息反馈的要求
&准确真实 &尽量缩短信息反馈时间 &信息反馈要广泛全面，多信源、多通
道反馈
秘书事务管理信息管理
信息反馈工作程序
(1)明确目标 (2)选择信息反馈的方法：系列性信息反馈、
广角型反馈信息、连续型反馈信息 (3)获取反馈信息 (4)加工分析反馈信息 (5)传递反馈信息 (6)利用反馈信息
4、选择开发信息的形式 5、形成信息产品
秘书事务管理信息管理
信息的利用
1、信息利用的特点：周期性、经常性、广泛 性和实效性
2、信息利用的要求 （1）遵守信息法规 （2）维护信息安全 （3）最大限度地满足信息需求 （4）注意对日常信息的积累
秘书事务管理信息管理
案例分析
& 天地公司新上任的客户经理赵飞要去拜访 公司的一个客户。为了让赵经理了解客户 的情况，助理高叶应该怎办？
秘书事务管理信息管理
& 高叶通过索引和目录查找客户信息，为赵 经理提供了公司以往收集的客户资料信息， 包括以往客户的采购建议和该客户全部的 历史资料，如订单、支付、送货、客户支 持以及市场营销等。
秘书事务管理信息管理
秘书事务管理信息管理秘书在组织中扮演着重要的角色，负责协助领导高效地开展工作。
随着信息技术的发展，秘书的工作方式和内容也在不断变革，信息管理成为秘书事务管理的重要组成部分。
本文将探讨秘书事务管理与信息管理的关系，并介绍一些秘书事务管理中常用的信息管理工具和技巧。
秘书事务管理是指秘书负责的日常事务工作，包括文件管理、会议组织、行程安排、商务谈判等。
信息管理是指对组织内部和外部的信息资源进行有效管理和利用的过程。
秘书事务管理与信息管理紧密相关，秘书需要将大量的信息整理、筛选、传递给领导，同时也需要收集、归档和保护组织的重要信息。
信息管理的高效与否直接影响到秘书事务管理的质量。
在信息管理方面，秘书可以使用各种工具和技巧来提升工作效率。
首先是办公自动化设备，如电脑、复印机、传真机等。
这些设备可以帮助秘书高效地处理文件和信息，提升工作效率。
其次是办公软件，如文字处理软件、电子表格软件、邮件管理软件等。
这些软件可以用来编辑、归档和传递各种文件和信息，帮助秘书更好地完成工作任务。
另外，秘书还可以使用云存储和网络办公工具来实现信息的共享和协同办公，提高工作效率和沟通效果。
信息管理还包括文件管理和档案管理。
秘书需要负责组织和管理大量的文件和档案，确保其可以方便地被查找和使用。
文件管理包括文件的归档、分类、编号和索引等工作。
秘书可以使用电子文档管理系统来进行文件管理，方便文件的检索和传递。
档案管理则是把已经不再活跃使用的文件进行归档和保管，确保其安全可靠。
秘书可以制定档案管理制度和流程，确保档案的长期保存和有效利用。
信息安全和保密也是秘书事务管理中重要的方面。
秘书可能接触到组织的重要信息和商业机密，需要保证其安全性和保密性。
秘书可以采取各种措施来保护信息安全，如设置密码、加密文件、限制文件访问权限等。
此外，秘书还可以制定保密制度和保密流程，确保组织的重要信息不被泄露。
在信息管理方面，秘书还可以利用信息技术来进行信息筛选和搜集。
第三十六章信息的收集《秘书事务管理》PPT课件
（五）依附性
信息只有依附于一定的物质载体才能 被保存下来。信息依附的载体有语言、文 字、符号、形体、表情等表意性载体，有 声波、电磁波、网络等无形的承载性物质 载体，还有纸张、磁带、光盘等有形的承 载性物质载体。正是由于具有依附性，才 使得信息可以用载体存储起来、积累下来， 可以不受时间和空间的限制，通过传递载 体来传播信息。
要全面收集各种需求的信息，保持信 息的历史联系或专业内容联系，不仅收集 与工作活动直接相关的信息，同时收集对 管理活动有间接影响的各种信息。
六、信息收集的工作程序
（一）明确收集范围 （二）熟悉信息来源 （三）选择收集方法 （四）查找信息
（一）明确收集范围
工作活动中的信息需求是不断变化的， 具有针对性和灵活性。因此，秘书要以服务 单位的各项工作为目标，确定收集信息的范 围，按照工作活动的需要有针对性地收集原 始数据信息。要坚持调查研究，及时、准确 地从大量信息中选取真实、适用、有价值的 信息，为工作活动提供可靠的信息支持。
按照信息在秘书工作中的作用划分，信息 可以分为预测信息、动态信息、反馈信息。
预测信息是在事物发生阶段、实际工作展 开前所产生的信息；动态信息是在事物发展、 成长过程中形成的信息；反馈信息是事物结束 某一特定过程后产生的结果。
三、信息工作的程序
信息工作是组织信息有序化交流和利 用的活动，信息工作程序包括：
（三）可塑性
信息可以归纳、综合、精炼 和浓缩，进行各种载体的转换， 进而改变形态，转变为所需要的 形式，以便于利用。
（四）共享性
共享性是信息区别于一般物质的显 著特征。由于信息可以在不同的载体间 转换和传播，并且在转换和传播的过程 中不会减少和消失。因此，信息在一定 时间内可以为众多的主体使用，而本身 并不消耗。
秘书事务管理信息管理
信息整理与筛选
分类整理
将收集到的信息按照类别 进行整理，便于后续处理 和分析。
筛选去重
对整理后的信息进行筛选 ，去除重复、不相关或无 效的信息，确保信息质量 。
格式化处理
将筛选后的信息进行格式 化处理，统一格式和标准 ，便于存储和传输。
信息分析与利用
数据分析
运用统计分析、趋势预测等方法对信 息进行深入分析，挖掘信息的潜在价 值。
强化信息分析和研究能力
秘书应具备对各类信息进行深度分析和研究的能力，能够挖掘信息 的内在联系和规律，为领导决策提供有力支持。
建立有效的信息管理制度
制定信息管理规定
01
明确信息的收集、整理、传递、使用和保密等方面的规定，确
保信息管理有章可循。
建立信息分类和编码体系
02
根据组织的特点和需求，建立科学的信息分类和编码体系，方
秘书事务管理信息处理的案 例研究
企业秘书的信息管理实践
企业秘书在信息管理实践中，需要负 责收集、整理、分类和存储各类信息 ，包括客户信息、项目资料、合同文 件等。
企业秘书需要利用信息技术工具，如 电子文档管理系统、客户关系管理系 统等，提高信息管理的效率和准确性 。
企业秘书还需要对信息进行保密管理 ，确保商业机密和客户隐私不被泄露 。
率。
保障信息安全
通过文件管理和信息传递的规范操 作，可以确保组织内部的信息安全 。
促进内部沟通
秘书事务管理有助于协调各部门之 间的关系，促进内部沟通与合作。
秘书事务管理的历史与发展
历史回顾
秘书事务管理随着组织的出现而 产生，随着信息技术的发展和管 理理论的更新而不断完善。
发展趋势
随着数字化和智能化技术的应用 ，秘书事务管理将更加注重数据 分析和智能化操作，以提高工作 效率和准确性。
秘书事务管理 事务36 信息的收集PPT文档共63页
•
29、在一切能够接受法律支配的人类 的状态 中，哪 里没有 法律， 那里就 没有自 由。— —洛克
•
30、风俗可以造就法律，也可以废除 法律。 ——塞·约翰逊
16、业余生活要有意义，不要越轨。——华盛顿 17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。——罗素·贝克 18、最大的挑战和突破在于用人，而用人最大的突破在于信任人。——马云 19、自己活着，就是为了使别人过得更美好。——雷锋 20、要掌握书，莫被书掌握；要为生而读，莫为读而生。——布尔沃
END
秘书事务管理 事务36 信息的收集
•
26、我们像鹰一样，生来就是自由的 ，但是 为了生 存，我 们不得 不为自 己编织 一个笼 子，然 后把自 己关在法律如果不讲道理，即使延续时 间再长 ，也还 是没有 制约力 的。— —爱·科 克
•
28、好法律是由坏风俗创造出来的。 ——马 克罗维 乌斯
秘书事务管理 事务36 信息的收集63页PPT
46、法律有权打破平静。——马·格林 47、在一千磅法律里，没有一盎司仁 爱。— —英国
48、法律一多，公正就少。——托·富 勒 49、犯罪总是以惩罚相补偿；只有处 罚才能 使犯罪 得到偿 还。— —达雷 尔
50、弱者比强者更能得到法律的保护 。—— 威·厄尔
6、最大的骄傲于最大的自卑都表示心灵的最软弱无力。——斯宾诺莎 7、自知之明是最难得的知识。——西班牙 8、勇气通往天堂，怯懦通往地狱。——塞内加 9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。——赫尔普斯 10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。——笛卡儿