电子邮件礼仪课件(共 40张PPT)

• 当收件人为多人时，称呼可用：
– – – – 各位： 各位领导： 各位同事： Dear all,(如为英文邮件，要用逗号)
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8. 邮件正文
• 正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。 • 按逻辑顺序安排邮件内容 – 首先：开门见山，点明问题 – 其次：细节描述，背景说明 – 接着：提供支持性材料或附件 – 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后 • 6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，时因 法） – 清楚表达你的观点 – 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 • 注意 – 邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中
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10. 使用正确的标点符号-错在哪里
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的，你知道吗？
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字；
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2. 收件人、抄送和密送注意事项
• • • • 出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经 理），出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 – 思考：内部讨论定价问题被客户知道了 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人， 以节省大家的时间 不建议使用密送 BCC 有可能看不到 TO&CC 的人， BCC 的回复有可能 让TO&CC的人看到 • 回复邮件时注意 – 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单， – 不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”
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10. 使用正确的标点符号
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的，你知道吗？
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
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9. 避免错别字
• 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个 团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万 上千万订单的损失 • 如果使用 outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如 果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到 word中进行中文语 法检查 • 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对 方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更 不要按自己的喜欢来写) – 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青 菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛
• 主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮 件时，要根据邮件内容修改主题。 – 以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件
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6. 主题不是正文
• 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话 – 以下是不恰当的邮件主题
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7. 称呼
• 邮件要有称呼 • 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人
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4. 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义 – 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容
• 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、 “Re”、“Fw”等，你要适当删除，保留最多两个。这样 的例子就没有意义，如：
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为什么需要电子邮件礼仪？
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： • 专业特性： – 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的 形象，“我很专业！” – 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的 唯一方法。 • 效率: – 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 • 严肃性 – 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务 规范性
本讲义整理了最常见的24项电Байду номын сангаас邮件基本礼仪，学会应 用，必使您获益良多
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1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
• 收件人(To List) – 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” • 抄送( CC List) – 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管 都要了解你做的事 – 密送（BCC List) – 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知 道 • 思考： – 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管 已经审核过了，而实际上你的主管并不知情
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜 • 在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中 的“发送附件：”，不要出现“发送附件：XXXX”
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不要使用“万金油”邮件主题
• 主题的含义要具体且有意义
– 以下的主题不够具体，不方便收件人理解
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5. 回复邮件时注意：主题与内容相符
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3. 禁止使用“群发邮件”
• • 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡 见不鲜 除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用 群发邮件
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通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主
管负责传达(这是部门主管的责任) 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这 样，你出错的机会就多一次。 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送
电子邮件礼仪
（Rev. 20130108)
大纲
1 3 2 电子邮件礼仪的目的
电子邮件的收件人和主题 电子邮件的内容、结尾、附件
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电子邮件的回复、转发
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你会很惊讶地发现在当今这 个时代，一些管理者仍然没有意 识到电子邮件的交流是多么重要， 许多管理者不及时地回复电子邮 件或根本不回复，或者回复邮件 的时候并不是回答那些问到的问 题。非常专业地处理电子邮件会 使你成为一个更好的管理者，会 使你的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C