秘书实务思考题

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《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第九章)(编辑定稿)

第九章谈判事务思考题及参考答案1.为什么说“谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务”？答：在市场经济环境下,谈判是各级各类组织经常性的公务活动。

在频繁的对外对内经济来往中,既需要经常运用谈判这一手段来推销商品,采购原材料,引进人才、资金、技术、设备,广泛开展经济技术协作,也要经常运用谈判来解决越来越多的利益冲突和经济纠纷,谈判在企业经营活动中的作用越来越重要。

谈判是市场经济条件下普遍存在的社会行为,是现代领导一项经常性的公务活动。

作为领导的参谋和助手，秘书要为领导的谈判提供良好的服务,承担谈判的具体事务，经常直接参加领导的谈判活动。

有时秘书还在领导的授权下作为本方的主要代表直接参加谈判。

谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务。

因此秘书有必要掌握谈判的基本知识，熟悉谈判的一般程序，以便更好地发挥秘书在谈判中的作用。

2.谈判应该坚持哪些原则？说说这些原则的具体含义。

答：（1）客观性原则，即参加谈判的各方应该尊重客观事实,服从客观真理,而不能凭自己的意志和好恶而主观用事。

谈判各方都应该以诚相待,摆事实,讲道理,不弄虚作假欺骗对方。

（2）求同存异原则，即谈判各方应该努力寻求各方意见或利益的共同点或相容点,并就已经取得一致或谅解的内容达成协议,允许保留无法弥合的分歧。

如果坚持一定要在讨论的所有事项上都取得一致,许多谈判就很难达成协议。

（3）公平竞争原则，即参加谈判的各方在谈判中的地位应该平等,讨论问题应遵循公平合理的标准,不得以强凌弱,不得强加于人。

（4）互利原则，即任何谈判都应追求双赢结果,谈判的任何一方在维护本方利益的同时,必须考虑其他各方的利益。

3.一次正规商务谈判的大致程序如何？各阶段有哪些秘书工作？答：第一阶段：谈判前的准备阶段。

主要工作有：收集谈判信息、确定谈判目标、安排和审议谈判议程、设计谈判对策、组织谈判班子、选择和安排谈判地点。

第二阶段：谈判进行阶段。

主要工作有：开局、摸底、磋商（主要活动有报价、讨价还价和议价）以及让步。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第六章)(编辑定稿)

第六章参谋咨询思考题及参考答案1.为什么说参谋咨询是秘书工作的重要内容？答：（1）就秘书和领导的关系而言，秘书是领导的助手，参谋咨询自古以来就是秘书的职责。

参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。

为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。

（2）就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织的具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。

（3）就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。

领导通过倾听和交流征求秘书机构的意见，拓宽自己的思路、强化自己的想法、（4）就秘书工作本身特点而言，工作的非权力支配性和非职责限定性，掌握的信息不受职能管理的局限，因此秘书的参谋咨询对领导具有更加特殊的意义。

2.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构的参谋作用。

答：（1）在发现存在问题中的参谋咨询，秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，划定它在空间和时间上的界限，并准确地加以说明，按照严格的逻辑推断来寻求问题产生的原因。

（2）在确定决策目标中的参谋咨询，秘书机构要依据领导解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。

（3）在拟订备选方案中的参谋咨询，秘书机构要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映。

与此同时，秘书机构要协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将其结果加以综合分析，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。

（4）在选择决策方案中的参谋咨询，秘书机构要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第一章)(编辑定稿)

第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。

2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。

(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。

这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。

(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。

公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。

(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。

(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。

(6)新闻报道。

3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。

(2)内容符合法律政策。

(3)观点明确、逻辑严密。

(4)内容实在、篇幅简短。

(5)语言规范、行文得体。

4.简述文稿撰拟的一般过程。

答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。

(2)初稿的撰拟。

(3)文本的校核、检查和修改。

(4)文稿的审核、签发和定稿。

5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。

具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第十二章)(编辑定稿)

第十二章其他日常事务思考题及参考答案1.秘书值班有哪些具体要求？答：(1)忠于职守，(2)认真细心，(3)严守秘密，(4)热情待人，(5)详细记录。

2.秘书处理公务电话要注意哪些问题？答：（1）做好准备并认真记录，（2）吐字清晰，用语规范,速度适中，（3）态度要和气,多用礼貌用语，（4）注意安全保密，（5）打电话时姿态要端正。

3.秘书如何保管和使用印章？答：组织印章必须指定忠实可靠的专职秘书保管，未经上司批准不得擅自委托他人代管。

印章要在办公室内使用，不得擅自拿出办公室。

印章应置于牢固的橱柜里，配好相应的锁。

取拿印章应注意轻取轻放，避免破损。

印章应经常清理，保持卫生以期保证印章使用质量。

凡使用印章，必须经有关领导审核批准。

印章管理人员在盖印前，还应对所盖印的文书内容、手续、格式、份数进行认真检查，尤其是对一些特殊情况的用印，更要细心检查，必须确认一切与批准的文件相符才能用印。

文件和信件用章，可凭领导的签发手续，按应发的份数盖。

如果发现问题或情况不明确，要及时请示，上司核准后，方可用印。

不得在空白纸或空白介绍信上用印，任何人不得因私用印。

秘书每次用印，都要进行详细登记。

4.机关后勤事务的主要内容有哪些？答：机关后勤事务主要包括环境管理、办公资源管理和车辆管理。

机关的环境包括外部环境和内部环境。

外部环境是指机关办公室外环境，有道路、花园、庭院等。

内部环境指办公楼内环境，有办公室、会议室、食堂、礼堂等。

办公资源有固定设备和消耗性用品两种。

秘书机构和秘书管理的办公资源主要有办公桌椅、文件柜、电话机、复印机、电脑、打印机、传真机及配套的各种办公文具（笔墨纸张）等。

秘书机构(办公室)管理的车辆主要指公务用车。

车辆调度一般由秘书机构(机关办公室)进行统一安排。

5.秘书保密工作的重点有哪些？答：(1)文档保密，(2)会议保密，(3)通信和网络信息保密，(4)涉外保密。

案例分析及参考答案下面的案例说的是“电话难打”。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第二章)(编辑定稿)

第二章文档管理思考题及参考答案1.简述收文和发文的办理程序。

答：如下图，左为发文办理程序，右为收文办理程序。

2.哪些文书需要立卷并归档？答：一个单位公务活动中形成的下列文件材料应当归档：(1)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

(2)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

(3)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。

(4)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

3.机关档案工作的基本任务有哪些？答：根据《机关档案工作条例》的规定,机关档案部门的基本任务是：(1)对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督。

(2)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。

(3)根据本地区、本系统、本单位的管理体制,制定相应的档案工作制度、条例,并负责对所属地区或下级单位的档案工作进行指导、监督和检查。

机关档案部门必须贯彻执行保卫、保密制度,确保档案和档案机密的安全。

4.怎样进行归档文件整理?答：归档文件的整理主要包括：装订、分类、排列、编号、编目、装盒及编制归档文件说明等一系列工作。

归档文件以“件”装订，固定页次。

装订时，“件”内文件的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.电子文档的保管有什么要求?答：对电子文档的保管，档案管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件。

（1）对电子档案物质载体的保管，保管环境要求较高，除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一是归档载体应进行防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。

二是单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

三是存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

四是环境温度选定范围为17℃度至20℃；相对湿度选定范围为35%至45%。

秘书实务试题库（二篇）

秘书实务试题库会务服务滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、‘五金、交电等。

公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代销，薄利多销为该公司的一大特色。

该公司目前已与国内 150 多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本。

各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。

适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000 万元以上的 30 家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。

剪彩后，30 家厂商的老总还将举行购物签名活动。

在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。

由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。

期间还有很多传接电话。

作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。

事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。

思考题：1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。

2、模拟演示会间奉送茶水。

3、模拟演示会议记录。

4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。

5、针对会议出现下列情况，模拟演示协助会议召集人控制会议进程：(1)与会者偏离议程;(2)会议决定片面;(3)与会者沉默，没有气氛;(4)会议决定与现行政策或规定相抵触。

会见与会谈的安排南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校，学校占地 10 万平方米，建筑面积 6 万平方米，设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等 10 个专业，在校生 4 500 余人，每年除有500 名毕业生对口报考高职外，约有 1000 名毕业生走上就业岗位。

《秘书学概论》思考题答案-第一章

《秘书学概论》思考题答案-第一章《秘书学概论》第一章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第一章的思考题参考答案。

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（CQ资料）秘书学,秘书学概论,第章,思考题,参考答案1. 什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。

应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。

《秘书国家职业标准》（2006）：秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

”《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

2. 中国古代秘书的称谓有哪些？中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。

《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。

其称谓各不相同。

如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。

魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。

这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。

秘书写作思考题参考答案

第一章作者意识1．解释下列名词。

法定作者：法定作者指写作主体是依法成立并具有法人资格的组织，这一组织必须是依法成立的，能以自己的名义发出公文、能行使相应的权利并承担相应义务的机关和法人代表。

法定作者在撰写文稿时，在内容上必须忠于法定作者的意图，在形式上必须严格遵循规范的行文格式，决不能我行我素，自行其是。

代言作者：代言作者是指以撰稿人的身份参与写作活动的作者类型。

在写作实践中，代言作者实际上存在两种形态。

一种是代言人以助手身份参与写作，如秘书代表法定作者撰写公文，代领导写讲话稿。

一种是代言人以执笔服务者的身份帮助他人完成某项写作任务，常常根据服务对象的要求，记录对方的口述内容。

如代他人起草书信、合同，撰写起诉状、答辩状等。

前一种形态属于秘书写作的范畴，后一种形态属于应用写作的范畴。

读者期待：所谓读者期待，就是在读者阅读前和阅读过程中，由于主观的和客观的、过去的和现时的诸多因素影响，形成的某种认知结构，对文章充满的某种诉求。

这种期待决定或影响着读者接受的方向和层次、接受的质量效果，也制约着作者的审美倾向、思维方式、表达语体。

撰稿者：撰稿者的称谓实际上是在与作者这个概念的比较中产生的。

撰稿者不具备文学作者“率性抒写”的自由度、灵活性，不具有法定作者的“制定、决定”的权利。

从宏观上看，秘书写作的作者实际上就是撰稿者。

当然，秘书作为撰稿者和自由撰稿者不同，秘书是固定的撰稿者，秘书的服务对象是固定的，秘书为其服务的对象写作。

2．简述秘书写作与目标管理的关系。

答：目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。

目标管理认为：管理者应该通过目标对下级进行管理，组织最高层管理者确定了组织目标后，必须对其进行有效分解，转变成各个部门以及各个人的分目标，管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。

通常，秘书机构、秘书组织、秘书职业都是为了实现组织的管理目标才设立的，秘书工作及秘书写作是组织宏观管理目标的具体分解或转化环节。

《秘书学概论》复习思考题参考问题详解

《秘书学概论》复习思考题参考答案以下按照教材章节的顺序及各章复习思考题的顺序，根据教材内容给出问题的参考答案要点。

这些问题理论性较强，不要求学生死记硬背，而是应该融会理解，逐渐加深对秘书职业、秘书工作的认识。

第1章绪论1．要点：（1）服务领导直接化（2）业务知识专门化（3）工作效益间接化（4）秘书工作职业化（5）资格认定制度化（6）秘书人员女性化（7）从业人数扩大化2．要点：（1）对秘书学基本理论的研究（2）对秘书人员的研究（3）对秘书具体业务的研究（4）对秘书专业技术的研究（5）对中外秘书史的研究（6）研究秘书学与相邻学科的关系的研究3．（1）领导科学是以领导活动为研究对象，探讨领导活动的特点和领导活动产生、变化、发展规律的科学。

它主要是研究领导与被领导之间的关系变化规律，领导如何决策的规律，领导机构的设置、运转、科学化和用人规律，科学的领导方法和领导作风等。

秘书工作历来在领导工作中占有重要地位，虽然领导与秘书的关系是领导与被领导的关系，但秘书的基本职责是领导的参谋与助手，处在一种辅助领导工作的特殊位置上，秘书工作的好坏会直接影响到领导活动的效果。

领导科学与秘书学在研究对象上既不能相互替代，但却又有着许多不可分割的联系。

也就是说，秘书工作不能离开领导工作而独立存在，与领导科学的结合无疑能够更好地促进秘书学研究的发展。

（2）文书学是研究文书的形成与运行规律的科学。

档案学是研究档案的形成与运行规律的科学。

文书学与档案学是两个关系极为密切的学科，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，二者的研究对象是同一事物的不同阶段，最后在文书立卷过程中达到有机结合。

而通过文书处理和档案管理来为领导服务正是秘书工作的重要内容，同文书与档案打交道也是秘书人员的基本技能。

因此研究秘书学也同样离不开文书学、档案学。

秘书学可以借鉴文书学、档案学中关于文书的立卷存档、鉴定保护、整理利用等一整套的理论和方法来研究秘书资料的收集和整理；反过来秘书工作中文书处理质量的提高，又会给文书档案工作带来很大方如便利。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第四章)(编辑定稿)

第四章调查研究思考题及参考答案1.为什么调查研究要坚持实事求是原则？怎样才能做到实事求是？答：调查研究的目的就是了解事物的真实情况,掌握大量第一手材料,并通过分析研究得到对事物本质和规律的认识,从而进一步指导实践。

如果在调查研究中不尊重事实、弄虚作假,就根本达不到调查研究的目的,甚至给工作造成极大的干扰和损失。

调查研究要做到实事求是,必须做到：“不唯上”——不能为了迎合领导意见而歪曲客观事实。

“不唯书”——不能被书本或过去的文件上已有的观点和结论所束缚。

“不唯己”——不能从主观愿望和个人好恶出发，要敢于否定自己原来的不符合实际的观点。

“不唯众”——是不能被暂时的多数人的观点所左右。

“要唯实”——一切从实际出发,不可为任何既定观点和结论去按图索骥,寻找所谓“论据”,也不可先入为主、偏听偏信。

调查研究者不得以任何理由夸大、缩小或隐瞒、歪曲事实。

2.调查研究一般分几个阶段？各阶段有哪些主要工作？答：一次正规的调查研究总可以分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、研究阶段、总结阶段。

准备阶段的主要工作有：确定调查研究的课题和具体目标，确定调查研究的对象和范围，做好调研组织、思想和技术上的准备，拟订调查提纲，设计、印制调查表格、问卷等。

调查阶段的主要工作有：调查点的联络，进行正式调查,做好调查材料的收集、整理工作。

研究阶段的主要工作是：运用各种方法,从质和量两个方面对调查材料进行思维加工。

揭示事物的本质和规律,了解事物之间的因果关系,预测事物的发展趋势,并在此基础上对领导的决策和管理工作提出具体建议。

总结阶段的主要工作有：撰写调查研究报告，输出调研信息，调研活动总结，调研成果的转化。

3.常用的调查方法有哪些？如何正确运用这些调查方法？答：(1)现场观察。

现场观察要注意：①要观察真实的现场,防止有人制造假象，②观察要客观，不能带个人偏见，③要注意略看与细察相结合，④要注意留下原始的观察记录。

(2)个别访谈。

个别访谈要注意：①选择合适的调查对象；②访谈前做好充分准备；③讲究谈话的艺术。

秘书实务-问答

第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。

秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？研究范围:①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。

主要内容：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。

3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。

它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。

秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。

4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。

秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。

5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。

根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。

第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。

为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。

修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。

2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。

对于在常规性工作中遇到的问题，秘书则不必事事请示。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第八章)(编辑定稿)

第八章信访工作思考题及参考答案1.什么是信访？信访工作或信访活动的六个基本要素是什么？答：信访“是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况,提出建议、意见或者投诉请求,依法由有关行政机关处理的活动”。

信访工作或信访活动包括六个基本要素：一是信访者或信访人。

二是信访事项或信访内容。

三是信访形式或信访方式。

四是信访受理者。

五是信访处理者。

六是信访结果。

2.简述信访工作机构的基本任务和职责。

“信访工作机构”与“有权处理信访事项部门”有何联系与区别？答：《信访条例》规定,县级以上各级政府信访工作机构是本级政府负责信访工作的行政机构。

各级党组织、工青妇等群众组织和人大、政协、法院、检察院以及各企事业等单位都设立了专门的机构和专、兼职人员负责处理来信来访工作。

信访机构主要任务是“接访(信)转办、联络协调、督促解决”。

各级政府信访工作机构具体履行下列职责：(1)受理、交办、转送信访人提出的信访事项，(2)承办上级和本级人民政府交由处理的信访事项，(3)组织协调有关方面处理重要问题和疑难复杂信访事项，(4)督促检查信访事项的处理和各项措施的落实，(5)开展调查研究,及时向本级人民政府提出完善政策和改进工作的建议，(6)对政府部门和信访工作机构进行业务指导,总结交流信访工作经验，(7)为信访人反映和查询问题提供便利条件,引导信访人依法信访。

信访工作机构只是接待受理信访事项的机构,不是解决处理信访事项的机构,信访工作机构以外的职能性工作部门或政府工作部门才是处理解决信访问题的部门。

信访工作机构主要负责登记、受理、转送、协调、督办信访事项,并提出改进建议等,与有权进行实质性处理的职能性工作部门或政府工作部门主要负责登记、受理、办理和答复的职能不同。

3.信访工作必须遵循哪些原则？这些原则对秘书提出了哪些要求？答：信访工作的原则：(1)按法规和政策办事的原则，(2)实事求是,重证据、重调查研究的原则，(3)属地管理、分级负责,谁主管、谁负责的原则，(4)坚持处理实际问题与疏导教育相结合的原则，(5)件件有着落、事事有结果的原则。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第十章)(编辑定稿)

第十章时间管理和差旅服务思考题及参考答案1.办公室如何避免或消除拖延时间的现象？答：许多人在一定程度上都有拖延时间的惰性。

拖延时间有许多原因。

为了做一件令自己愉快的事情而推迟一件应该做的事情，是拖延时间的主观原因；办公室总有没完没了的事情，是拖延时间的客观原因。

秘书在工作中拖延时间还有许多其他原因。

如不知怎样开始一个工作项目或对自己的工作技能没有信心、害怕失败、过分追求完美等。

秘书要找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。

秘书首先要主动与上司沟通，明确当前最重要的工作，将精力和时间集中用在最需要的工作上。

制订一个具体的行动计划是避免拖延的重要手段。

办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。

有了这样的清单，就不会忘记要做事情。

拟订日程表能让所有的计划变成现实。

根据日程表去进行每项工作，以促使当天的工作任务能按时完成，并尽可能充分利用所有能支配的时间。

2.简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。

答：上司日程安排指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。

它有利于上司及组织管理层之间的工作协调，以保障组织正常运转；有利于秘书机构区分轻重缓急，明确事情优先级，理顺事务关系，酌情安排上司的工作活动，避免出现时间冲突；有利于组织内其他相关部门联系工作。

安排上司日程时应该：注重实效,不搞形式主义；注意张驰相间,劳逸结合；要留有充分的机动时间；要充分尊重上司本人的意见；要注意保守机密。

3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。

答：出差途中除了为上司出差的主要任务（调研、谈判、参加会议等）提供业务上的服务外，作为差旅服务主要有以下工作：帮助上司安排好时间，落实交通工具；热情接待来访客人；与本机关办公室保持良好的通信联系；注意上司的安全和健康。

出差归来后的工作主要有：处理外出公务活动的资料（考察报告、会议传达提纲等），结算旅差费用。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第十一章)编辑定稿

第十一章公关、接待和礼仪思考题及参考答案1.公共关系实务主要包括哪些内容？为什么说公关工作是秘书机构的一项常规工作？答：公共关系实务是指公共关系工作的具体事务，主要包括：操办公关活动、编写新闻公报、举办记者招待会和公众代表座谈会等各种会议、策划组织领导的演讲或报告、准备或起草各种宣传资料、举办图片或实物展览、编撰组织内部刊物、制作电视录像或广播讲话等。

一次典型的公共关系活动，通常包括调查、策划、实施和评估四个步骤，这就是通常所说的“四步工作法”。

2.公关意识包括哪些内容？答：大型企业通常设有专门的“公共关系部”,配有公关经理、公关小姐、公关先生等专门的公关人员。

大多数中小企业以及政府机关、事业单位不设公关部,公共关系工作是由秘书机构负责的,办公室配有专职公关秘书或兼管公关的秘书。

即使是只有一个秘书的小公司,其工作内容也包括公关事务。

公关意识是指将公共关系的基本原则化为自觉习惯和行为规范所形成的思想意识。

它对秘书的行为有着重要影响和制约作用。

公关意识是一个意识系统,由一系列互相联系的意识所构成,主要包括下述六个方面：（1）形象意识，（2）公众意识，（3）互惠意识（利益平衡），（4）真诚意识，（5）沟通意识，（6）长远意识。

3.秘书应该树立什么样的职业形象？答：秘书职业形象由秘书职业外在形象要素和秘书职业内在形象要素组成。

外在形象要素主要包括个人仪表仪态、言谈举止、职业着装等；内在形象要素主要包括职业精神、执业能力、文化素养等。

(1)内在形象包括秘书的职业精神、文化素养和执业能力，是秘书职业形象的核心。

a.职业精神——它是秘书职业的灵魂，包括职业崇高感、职业幸福感、职业成就感。

b.文化素养——它是指秘书要有合理的知识结构，既要有基础知识，也要有专业知识，雄厚的知识储备是做好秘书职业的基础。

c.执业能力——执业能力是指秘书的职业技能。

秘书要有较强的专业执业能力，主要包括调查研究和信息处理能力、文稿写作与文件处理能力、活动策划与计划能力、会议服务与组织管理能力、危机处理与应变能力、日常事务与协调沟通能力。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第三章)(编辑定稿)

第三章会务工作思考题及参考答案1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。

答：(1)常务会议中秘书工作重点：事先收集议题，并提供给会议主持人；会后形成的文件要及时下达执行。

(2)专题会议中秘书工作重点：首先，限定与会对象；其次，资料准备要充分；再次，会议形成的简报、纪要等文件等，如有必要，应及时上报、下达。

(3)学术会议中秘书工作重点：会议文字工作要尽量征求和尊重专家的意见；协助领导拟好讲话稿，要求少而精，不说外行话；会后编辑论文出版或组织论文评选。

(4)代表会议中秘书工作重点：秘书机构无法全部承担会务工作，但应协助领导(主持人)全面筹划、妥善安排、协调各项工作。

(5)现场会议中秘书工作重点：会前应调查清楚该经验或教训的典型性；会前、会中向领导提供该经验或教训的咨询材料和相关决定依据；会前还要根据内容，通知对口单位领导准时出席会议。

(6)联席会议中秘书工作重点：在会前通知有关单位的全权代表参加，谨防一方不表态或再回去请示而延误工作；在某个问题出现较激烈争论时，秘书要注意协助主持人加强协调工作，缓解矛盾；会议有关协议书要反复协商，会后备案。

(7)电视电话、网络视频会议中秘书工作重点：会前要协助领导拟好讲话稿和会议有关材料，并及时发给与会者。

还要检查落实线路畅通情况，并及时相互通报情况。

(8)活动性会议中秘书工作重点：抓好典型发言，保证到会人数，以扩大会议效果；做好安全保卫工作。

2.会议有哪些构成要素？答：(1)会议议题，(2)会议名称，(3)与会人员——由主持人员、出席人员、辅助人员三部分组成，(4)会议时间——包括会议召开的时间和会议结束时间（会期的长短），(5)会议地点——包括会议召开的所在地和会议召开的具体会场，(6)会议组织形式，(7)会议成本预算。

3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。

答：会前准备阶段的工作有：制订会议预案（包括确定会议议程和日程），编制会务工作程序表，准备会议材料，发出会议通知，布置和检查会场，落实各项后勤服务（包括与会人员的住宿、餐饮、交通，会议各种票证的准备等）。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第七章)(编辑定稿)

第七章督查和协调思考题及参考答案1.什么是督查工作？督查工作有何特点？答：督查是督促检查的简称，包含有督办、催办、查办等内容。

督查工作就是对领导机关重要决策或工作部署贯彻执行情况,以及各级领导批示、交办事项的办理情况进行督促检查的工作。

督查工作的特点是：(1)综合性，(2)间接性，(3)时效性，(4)权威性。

2.为何要进行督查? 做好督查工作有何原则和要求？答：领导机关做出重大决策,颁布重要政策,部署一项重要工作,都需要督查工作的跟进,否则都有可能落空。

督查工作是实现决策目标的重要手段，是改进工作作风的重要途径，是获取信息反馈的重要渠道。

3. 什么是协调工作？协调工作在管理系统中有何作用？答：秘书和秘书机构服务于组织目标，在自己的职权范围内，或在领导的授权下，调节各级组织、各类人员、各项工作之间的关系，促使各种公务活动趋向同步化与和谐化、秩序化与科学化，以实现组织的整体目标。

这个协调的过程就是协调工作。

协调是管理的一项重要职能，是一种实现共同价值最大化的过程。

任何有组织的工作过程，都需要有协调的组织，都离不开协调的功能。

协调的核心是使围绕一个共同目标的有关部门和人员，在各自的岗位上，和谐协调地进行工作，把各方面的力量组成一个和谐统一的合力，以求得最佳管理效果。

4. 秘书机构协调工作的主要内容有哪些？答：(1)政策协调——在制定、贯彻政策过程中的协调。

(2)计划协调——在制订和执行计划时所进行的协调工作。

(3)关系协调——包括上下级关系的协调，左右关系的协调，领导集体间关系的协调，人际关系的协调(4)事务协调——指日常具体工作安排中的微观协调。

5. 你在日常生活、工作中都遇到或看到哪些需要协调的现象？你或别人是怎样进行协调的？你认为除了教材介绍的协调方法，还有哪些方法？（略）案例分析及参考答案1.通过下面的案例，体会督查工作与调查研究、信息工作、文稿撰拟等其他秘书工作的内在联系。

2004年,济南市针对老城区背街小巷众多,道路年久失修,居民“晴天出门一脚土,雨天出门一脚泥”的状况,投资两个多亿,对五个城区1175条背街小巷进行综合整治,重点解决路不平、灯不亮、污水横流、乱搭乱建等问题,努力为老百姓创造良好的生活环境。

秘书实务案例分析及答案

秘书实务案例分析及答案秘书实务案例分析及答案【篇一：秘书实务试题及答案】第二部分工作实务一15分便条李丽：公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。

请你列出选择会址应考虑的因素。

另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。

谢谢行政经理：苏萌年月日二15分便条李丽：公司因为业务发展需要，刚刚招聘来一位秘书，安排其专门负责公司内、外的日常信息传递工作。

请你向她提供一份包括以下几个问题的说明。

1．信息分类工作的原则2．信息传递的基本形式3．信息传递的注意事项谢谢行政经理：苏萌年月日三20分便条李丽：以下是我下星期一年月日要参加的一系列活动：上午10：15－11：15召开董事会，所有的经理都参加；上午11：30－12：00给参加员工培训课的新员工讲话；中午12：30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午14：00－15：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原；下午15：45会见丽康公司的销售部经理张建。

请你抓紧时间为我制作一份工作日志。

另请向我说明制作工作日志时应注意的问题。

谢谢行政经理：苏萌年月日2021年11月四级一、参考答案（一）选择会址应考虑的因素：（6分）1.交通便利，使与会者便于前往；2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符；3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用；4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好；5.有无停车场；6.场地租借的成本必须合理（二）写好请示应注意的事项（9分）1.要遵守行文规则。

（1）不要滥用请示。

（2）请示应当坚持一文一事。

涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。

（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。

秘书理论与实务温习题

实务部份温习题一、某公司准备在上海开办一家销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左侧用作产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副领导办公区、接待区、销售部、财务部。

该销售分公司的负责人将整个一层大厅全数设计为现今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用能够移动的隔间来分隔，没有门，所有人员的工作状态都能够看得很清楚。

【分析思考】你如何看待上述办公室格局？其哪些地方是合理的，哪些是不合理的？二、意外的电话此日上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。

公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。

十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。

面对这种情况，于雪应该如何处置？此刻于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！咱们老总正在开会，不能接听电话。

b、李总，实在不恰巧，咱们孙总正在参加董事会，估量会议要到12点钟才结束。

转头咱们再给您来个电话，您看这样可以吗？c、李总，请您稍等一下，孙总方才散会，我马上帮您去找找。

d、李总请您等一下，我马上叫咱们孙总来接电话！e、李总，实在对不起，咱们孙总不在公司。

【分析思考】对于于雪以上几种选择，你以为哪一种选择比较适合，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、小郝是乌鲁木齐某集团公司陈总的秘书。

有一天离下班还有一个半小时，陈总告知小郝：明天全天我的活动较多，你快给我制作一份详细安排表，并通知各有关人员。

陈总打算明天早晨去机场送一名重要客人，航班起飞时间是9：00（去机场需要25分钟）；回来后去雪岭宾馆看望昨天抵达的另一名重要客人及其随行2人，然后一边共进早饭一边聊聊业务合作事宜；11：00召开总领导办公会，讨论总领导办公室郭主任起起草的公司今年工作总结及明年工作要点；1：00和公司丁副总、郑总经济师一路，与昨天抵达的那位客人一行正式商谈合作事宜；中午在云岭宾馆宴请客人一行并在席间继续聊聊有关合作的一些细节问题；下午4：00去市里参加经济工作会议的总结大会并聆听市主要领导发言；6：30去公司新大楼工地检查安全生产办法的落实情况；晚间陪同合作方客人一行三人搭车阅读城市夜景和观看冰灯。